如何完善和利用遠程用戶體驗研討會

當今最優秀的設計師不僅僅是創造者； 他們是促進者。 在一個包括許多參與者的日益多學科、協作和創造性的過程中，他們充當指揮者，協調並激勵團隊發揮最大的作用。

UX 研討會可能是將其付諸實踐的最佳方式之一。 設計思維、精益用戶體驗和設計衝刺等意識形態的興起已經將用戶體驗研討會變成了必需品，對於設計師來說，促進設計研討會的能力是一項非常理想的技能。

用戶體驗研討會包括邀請您的團隊（其他設計師、開發人員、產品經理等）進入會議室，圍繞目標制定議程（例如，對新產品功能進行原型設計），並提出一些協作技術，比如頭腦風暴和素描。 通過這樣做，您將獲得比嘗試自己管理所有事情更好的結果——並且作為額外的獎勵，培養一個更敬業、更有動力的團隊。

想像一下，在很可能發生技術問題的情況下，與跨越廣泛地理區域的遠程團隊成員進行此操作，沒有面對面的交流。 如果與同一地點的團隊（每個人都在同一個物理位置）進行設計研討會已經具有挑戰性，那麼如果您忽略關鍵的、久經考驗的促進技術，它的遠程版本可能會真正令人沮喪和浪費時間。

讓我們看一些經過時間考驗的實踐，這些實踐將有助於使遠程 UX 研討會順利運行。 我們還將研究之前、期間和之後發生的情況，以及您應該注意的一些陷阱。

工作坊前

定義參與者角色並獲得幫助

規劃和促進遠程設計研討會需要準備和協作。 將一些任務委託給其他人是個好主意。 這將有助於避免在研討會期間出現瓶頸和任何令人不快的意外——比如必須同時收集筆記和解釋接下來的步驟。

在遠程 UX 研討會的運行中有兩個角色協同工作：研討會負責人和本地助理：

研討會負責人和促進者

這個人（很可能是您）將“主持節目”，管理研討會協作和時間安排，為活動設定節奏，並讓參與者保持參與。 您的主要任務是幫助團隊提高工作效率並保持工作坊暢通。 做一個僕人領袖。 根據遠程研討會技術，您也可以參與（例如，您可以同時主持原型製作會議和草圖）。

當地助理

鑑於主持人一次只能在一個地方，每個遠程位置都應該有一名本地助理，可以與團隊的其他成員一起做出貢獻。 重要的是讓另一邊有人：

• 照顧後勤（預訂會議室，與參與者安排研討會等）
• 安排房間並設置遠程技術（見下文）
• 獲取材料和用品（Sharpies、便利貼、記事本等）
• 幫助運行車間

設置房間並提前測試技術

沒有什麼比因為失去連接、屏幕共享故障、房間內過多的迴聲或無法看到同事在紙上繪製的草圖的細節而中斷了精彩的討論或產生想法更令人沮喪的了。無果而終地定位在相機前供您查看和反饋。 這個列表可能很長。

儘管遠程 UX 研討會的最終性能在很大程度上取決於技術和房間，但我們中的許多人仍然理所當然地認為這一切都會奏效。 這種假設可能很危險。 雖然可能無法運行一個完美的用戶體驗研討會，但通過一些計劃和足夠的測試，您可以避免大多數負面的意外。 確保您擁有：

1. 穩定的互聯網連接和備份。 除了您的主要互聯網連接外，還需要保護移動網絡作為備份。 當今的大多數 3G/4G 網絡都以可接受的水平支持視頻會議。 準備好在需要時快速切換到您的移動連接，並確保事先進行測試！
2. 一個安靜、舒適、光線充足的房間。 盡可能避免迴聲、來自他人的干擾、強光（例如來自打開的窗戶，這對相機來說是災難性的）、白板上的反射或太暗。 如果有人在共享空間（例如普通辦公室或共享辦公環境）參加會議，請確保在會議進行時有關於噪音和乾擾的規定。 例如，在我之前的工作中，我們關掉了一些燈，以便突然進入房間的任何人都知道正在舉行遠程會議。
3. 適當的視頻會議設備。 今天有大量特定的解決方案可以滿足不同的需求和預算。 對於單人設置，現代筆記本電腦中帶有麥克風和高清攝像頭的耳機可能就足夠了。 對於會議室（和台式電腦），請查看此在線工具，為您的團隊找到最佳的視頻會議解決方案。
4. 合適的協作軟件。 對於遠程 UX 研討會，擁有出色的視頻會議、文件共享和屏幕共享軟件至關重要。 多種解決方案可在一個地方提供所有內容，例如 Google Hangouts、Slack 和 Zoom。 我對視頻會議和屏幕共享的偏好是 Zoom（到目前為止），主要是因為視頻質量很棒，但我建議您查看一些軟件評論以自行決定。

最後，一旦您檢查了清單上的上述項目，請務必在研討會之前測試所有內容。 然後，如果可以，請再次測試。

在促進 UX 研討會時要實事求是

與您當地的助理一起提前計劃，並決定您將使用哪些研討會技術和工具來實現您想要實現的結果。

1. 事先與當地助理解釋和練習技術，以便您在工作坊期間同步。
2. 準確計算每項任務的時間很重要——估計活動持續時間時不要過於樂觀。 錯在允許太多時間的一邊。
3. 安排休息時間，以便參與者可以重新集中精力。
4. 最後，計劃一些時間來解決研討會期間可能出現的潛在技術問題和其他問題（每個任務 5 分鐘即可）。 它們會發生。

工作坊期間

平衡數字和物理工具

運行遠程用戶體驗研討會時最困難的挑戰之一是找到數字和物理工具的理想組合。 這是一個微妙的平衡，因為兩者都有其優點和缺點； 需要明智地選擇。

目標是在有效處理其生成的數據流（內容）的同時保持研討會的暢通。 您希望團隊快速產生想法，但您也希望通過以實現最大生產力的方式（分組、合併、拆分、優先排序等）處理這些想法來充分利用這些想法。 以下是這種組合的兩種不同策略：

研討會方法 1：主要是非數字工件

這種方法適用於通過使用筆+紙“類比”地創建大多數工件並稍後通過掃描或拍照將其數字化。 這種方法最適合以下情況：

1. 大多數團隊都在一個位置（只有少數參與者是遠程的）
2. 您想利用手工生成的內容（草圖、便利貼等）的速度和自由度
3. 對捕獲的信息進行數字化和分類的成本很低，即您不必過多地修改或處理生成的內容（總結、重寫等）

例如，在一個名為“設計工作室”的研討會概念中，會議參與者可以快速手繪草圖，用手機捕捉圖像並通過 Dropbox 或 Slack 共享。 另一個例子是一個簡短的構思會議，您只有幾個便利貼需要優先排序（少於 20 個），有人可以快速將便利貼輸入到電子表格中，以便於排序和優先排序。

當然，這種方法有一些缺點：

1. 無法訪問您未數字化的內容的風險。 想像一下，幾週或幾個月後你需要重新審視這個主題——你記得它被討論過，但找不到任何掃描或照片。 除非您花時間存儲便利貼，使它們井井有條且易於訪問，否則這不是理想的情況。
2. 對於數字化工件，人們無法輕鬆地“複製、粘貼、撤消、複製、排序”等，這會阻礙生產力。

研討會方法 2：主要是數字工件

在使用數字工具創建和管理研討會生成的內容（如虛擬板和在線電子表格）時使用這種方法。 這種方法最適合以下情況：

1. 您希望使創建的所有內容（發現、想法、草圖等）易於訪問
2. 您想快速編輯和重新組織內容（複製+粘貼、複製、過濾、排序、編號、優先級，例如電子表格格式）
3. 團隊大多偏遠

使用這種研討會方法的一個很好的例子是當團隊使用虛擬板創建親和力圖、移情圖或用戶旅程時。

使用這種方法的另一個場景是當您需要在構思會議中收集想法時。 您可以使用共享的在線電子表格代替在黑板上的便利貼（物理或虛擬），每個參與者在電子表格的單元格中輸入他們的想法（見下文）。

您還可以使用自動計算和排序功能在頭腦風暴會議期間加快選擇和優先考慮想法的過程。 在下面的示例中，團隊需要從他們之前集思廣益的 40 多個想法中選擇最佳想法。 電子表格允許對最佳創意進行投票，並按票數自動對列表進行排序。 整個過程不到8分鐘。

研討會參與者通過在他們指定的列（C 到 L 列）中以 5 到 1 的比例輸入分數來投票支持想法（B 列）。 然後，電子表格計算了每個想法的總分（投票），使主持人能夠快速對結果進行排序（M 列）。

這種策略的典型缺點是：

1. 除非有可用的出色數字捕捉工具，否則需要繪圖（如素描）和其他徒手任務（便利貼）的車間技術可能會處於不利地位
2. 團隊中的某些人將無法訪問所選的數字工具（軟件、適當的硬件等）。 一些在線虛擬板限制了免費用戶的數量，並且由於預算限制，增加所需的參與者數量是不可行的

一個實際的例子

我們討論了兩種 UX 研討會方法（1：主要是物理的，2：主要是數字的）； 在“真實”世界中，您可以使用混合方法並混合兩者的方面。 讓我們想像一個為期一天的設計研討會，我們可以應用以下方法（考慮到一切都是通過視頻會議完成的）：

使用模板加快工作速度

確保在工作坊開始時準備好一切準備就緒：模板、預填文檔、虛擬板等。認真準備，不要在每個人面前設置浪費時間。

研討會結束後

獲得反饋、評估和改進

在研討會結束後從您的團隊獲得反饋並確定可以改進的領域是一個好主意。 這樣做的最佳時間是在它結束之後，因為一切仍然是新鮮的。 例如，由於在大多數數字化方法中廣泛使用技術，許多陷阱和潛在故障總是浮出水面——討論它們發生的原因以及如何規避它再次發生對任何團隊都有很大的好處。

在研討會之前，準備一份簡短的匿名在線調查，並在研討會結束後將鏈接發送給參與者。 確保將每個方面作為單獨的部分進行跟踪（使用的設備和技術、通信、遠程技術、軟件、研討會持續時間等），並讓團隊留下評論，而不僅僅是評分或複選框。

還有許多其他方法可以獲得研討會後的反饋——比如要求團隊將便簽貼在牆上並附上評論（物理或虛擬），或者進行一對一的採訪。 選擇最適合您的，但不要失去機會。

照顧好您的數字文物

研討會期間產生的資產不僅在進行期間很有用，而且可以用於進一步討論或作為其他研討會的起點。

在傳統（或大多數非數字）方法中，您很可能最終會得到成堆的便利貼、手寫筆記和草圖。 如果是這種情況，一個好的做法是至少保留最重要的工件，直到您確定可以放手為止。 您還可以選擇將它們數字化（拍照、製表到電子表格等）。

在大多數數字化的方法中，您不會有太多的紙張需要處理，但生成的數字化工件仍然需要在某種系統中進行組織、分類和歸檔。 最好不要留下一份雜亂無章的不完整、廢棄文件列表，這些文件會在未來引起頭疼——在研討會結束後花一些時間來組織它們。 您可以通過兩種方式做到這一點：

1. 為研討會創建一個集中的、有組織的存儲庫。 例如，一個共享主文件夾，其中包含研討會期間使用的每種技術的子文件夾。 確保包含指向虛擬板和任何其他外部源/工具的鏈接。
2. 確保核心工件是完整的（草圖、電子表格、虛擬板等）。 如果在工作坊期間無法完成它們，如果您認為它們將來有用，請在結束後儘快完成。 不要依賴你的記憶——幾個月後，未完成的草圖或電子表格可能對你沒有任何意義。

包起來

使用不同的技術和工具，遠程 UX 研討會可以提供與同地研討會相同的結果。 如果做得好，數字協作工具提高的生產力可以彌補面對面討論的不足。

規劃和運行遠程 UX 設計研討會不是火箭科學，但需要注意許多複雜的細節和潛在的陷阱。 儘管進行了細緻的準備，但您不太可能在第一次嘗試時就做好一切。 最好的辦法是放鬆一下，與您的團隊一起玩得開心，並記住——每個研討會都代表著學習的機會，下一次總是進步！

讓我們知道您的想法！ 請在下方留下您的想法、評論和反饋。

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