Comment perfectionner et tirer parti des ateliers UX à distance

Les meilleurs designers d'aujourd'hui sont plus que des créateurs ; ce sont des facilitateurs. Dans un processus de plus en plus multidisciplinaire, collaboratif et créatif qui comprend de nombreux participants, ils agissent comme des chefs d'orchestre qui alignent et inspirent l'équipe à donner le meilleur d'elle-même.

Les ateliers UX sont probablement l'un des meilleurs moyens de mettre cela en pratique. La montée en puissance d'idéologies comme le Design Thinking, le Lean UX et les Design Sprints ont fait des ateliers UX une nécessité, et pour les designers, la capacité d'animer un atelier de design est une compétence hautement souhaitable.

Un atelier UX consiste à inviter votre équipe (autres designers, développeurs, chefs de produit, etc.) dans une salle de conférence, à élaborer un ordre du jour autour d'un objectif (par exemple, prototyper une nouvelle fonctionnalité d'un produit), et à proposer des techniques collaboratives, comme le remue-méninges et les croquis. Vous obtiendrez de meilleurs résultats en faisant cela qu'en essayant de tout gérer vous-même et, en prime, cultivez une équipe plus engagée et motivée.

Imaginez que vous fassiez cela avec des membres d'équipe distants dans une vaste zone géographique sans communication en face à face dans une situation où des problèmes techniques sont très susceptibles de se produire. Si mener un atelier de conception avec une équipe colocalisée (tout le monde au même endroit physique) est déjà difficile, sa version à distance peut être une véritable frustration et une perte de temps si vous ignorez les techniques d'animation critiques et éprouvées.

Examinons quelques pratiques éprouvées qui contribueront au bon déroulement d'un atelier UX à distance. Nous examinerons également ce qui se passe avant, pendant et après, ainsi que certains des pièges à éviter.

Avant l'atelier

Définir les rôles des participants et obtenir de l'aide

La planification et l'animation d'un atelier de conception à distance nécessitent de la préparation et de la collaboration. C'est une bonne idée de déléguer certaines tâches à d'autres. Cela aidera à éviter les goulots d'étranglement et les mauvaises surprises pendant l'atelier, comme devoir collecter des notes et expliquer les prochaines étapes simultanément.

Il y a deux rôles qui se conjuguent dans le déroulement d'un atelier UX à distance : l' animateur d'atelier et l' assistant local :

L'animateur et animateur de l'atelier

C'est la personne (très probablement vous) qui, entre autres, « dirigera le spectacle », gérera la collaboration et le calendrier de l'atelier, fixera le rythme des activités et maintiendra l'engagement des participants. Votre mission principale est d'aider l'équipe à être productive et à maintenir le déroulement de l'atelier. Soyez un leader serviteur. Selon la technique de l'atelier à distance, vous pouvez également participer (par exemple, vous pouvez mener une session de prototypage et de croquis en même temps).

L'assistant local

Étant donné que l'animateur ne peut se trouver qu'à un seul endroit à la fois, chacun des sites éloignés doit avoir un assistant local qui peut contribuer avec le reste de l'équipe. Il est important d'avoir quelqu'un de l'autre côté pour :

• S'occuper de la logistique (réserver une salle de conférence, programmer l'atelier avec les participants, etc.)
• Aménagez la salle et configurez la technologie à distance (voir ci-dessous)
• Procurez-vous du matériel et des fournitures (Sharpies, Post-it, bloc-notes, etc.)
• Aide au fonctionnement de l'atelier

Configurez la salle et testez la technologie à l'avance

Rien n'est plus frustrant que d'avoir une grande discussion ou une génération d'idée interrompue par une connexion perdue, un problème de partage d'écran, un écho excessif dans la pièce ou la réalisation que vous ne pouvez pas voir les détails du croquis que votre collègue a fait sur papier et se positionne sans succès devant la caméra pour que vous puissiez voir et donner votre avis. Cette liste peut être longue.

Malgré le fait que les performances ultimes d'un atelier UX à distance dépendent grandement de la technologie et de la salle, beaucoup d'entre nous tiennent toujours pour acquis que tout fonctionnera. Cette hypothèse peut être dangereuse. Bien qu'il ne soit probablement pas possible d'organiser un atelier UX parfait, avec un peu de planification et suffisamment de tests, vous pouvez éviter la plupart des mauvaises surprises. Assurez-vous d'avoir :

1. Une connexion Internet stable et une sauvegarde. En plus de votre connexion Internet principale, sécurisez un réseau mobile en secours. La plupart des réseaux 3G/4G actuels prennent en charge la vidéoconférence à des niveaux acceptables. Préparez-vous à basculer rapidement sur votre connexion mobile si besoin, et n'oubliez pas de la tester au préalable !
2. Une chambre calme, confortable et bien éclairée. Autant que possible, essayez d'éviter des choses comme l'écho, l'interruption des autres, la lumière dure (par exemple des fenêtres ouvertes, ce qui est désastreux pour les caméras), la réflexion sur les tableaux blancs ou trop d'obscurité. Si quelqu'un participe depuis un espace partagé (comme un bureau ordinaire ou une situation de coworking), assurez-vous qu'il existe des règles concernant le bruit et les interruptions lorsqu'une réunion est en cours. Par exemple, dans mon travail précédent, nous éteignions certaines lumières afin que toute personne entrant soudainement dans la pièce sache qu'une réunion à distance avait lieu.
3. Matériel de visioconférence adapté. Il existe aujourd'hui des tonnes de solutions spécifiques qui répondent à différents besoins et budgets. Pour une configuration individuelle, un casque avec microphone et la caméra HD des ordinateurs portables modernes peuvent suffire. Pour les salles de conférence (et les ordinateurs de bureau), consultez cet outil en ligne pour trouver la meilleure solution de visioconférence pour votre équipe.
4. Le bon logiciel de collaboration. Pour les ateliers UX à distance, il est essentiel de disposer d'un excellent logiciel de visioconférence, de partage de fichiers et de partage d'écran. Plusieurs solutions offrent tout au même endroit, comme Google Hangouts, Slack et Zoom. Ma préférence pour la visioconférence et le partage d'écran est Zoom (de loin), principalement en raison de la qualité vidéo impressionnante, mais je vous recommande de jeter un œil à certaines critiques de logiciels pour décider par vous-même.

Enfin, une fois que vous avez vérifié les éléments ci-dessus sur votre liste, assurez-vous de tout tester bien avant l'atelier. Ensuite, testez à nouveau si vous le pouvez.

Soyez réaliste lorsque vous animez un atelier UX

Planifiez à l'avance avec votre assistant local et décidez des techniques et des outils d'atelier que vous utiliserez pour les résultats que vous souhaitez obtenir.

1. Expliquez et pratiquez les techniques avec l'assistant local au préalable, afin d'être synchronisé pendant l'atelier.
2. Il est important de calculer avec précision le temps consacré à chaque tâche. Ne soyez pas trop optimiste lorsque vous estimez la durée des activités. Pécher par excès de laisser trop de temps.
3. Prévoyez des pauses pour que les participants puissent recentrer leurs énergies.
4. Enfin, prévoyez du temps pour résoudre les problèmes techniques potentiels et autres problèmes qui pourraient survenir pendant l'atelier (5 minutes par tâche suffisent). Ils se produiront.

Pendant l'atelier

Équilibrer les outils numériques et physiques

L'un des défis les plus difficiles lors de la gestion d'un atelier UX à distance est de trouver un mélange idéal d'outils numériques et physiques. C'est un équilibre délicat, car les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients ; il faut choisir judicieusement.

L'objectif est de maintenir la fluidité de l'atelier tout en traitant efficacement le flux de données (contenu) qu'il génère. Vous souhaitez que l'équipe génère des idées rapidement, mais vous souhaitez également tirer le meilleur parti de ces idées en les traitant de manière à atteindre une productivité maximale (regroupement, fusion, fractionnement, hiérarchisation, etc.). Voici deux stratégies différentes pour cette combinaison :

Approche de l'atelier 1 : principalement des artefacts non numériques

Cette approche s'applique lors de la création de la plupart des artefacts "analogiquement" en utilisant un stylo + papier et en les numérisant plus tard en les numérisant ou en prenant des photos. Cette approche est la plus appropriée lorsque :

1. La majeure partie de l'équipe est au même endroit (seuls quelques participants sont à distance)
2. Vous souhaitez profiter de la rapidité et de la liberté des contenus générés à la main (croquis, Post-it, etc.)
3. Le coût de numérisation et de tri des informations capturées est faible, c'est-à-dire que vous n'avez pas à trop modifier ou traiter le contenu généré (résumer, réécrire, etc.)

Par exemple, dans un concept d'atelier appelé "design studio", les participants à la session peuvent rapidement dessiner à la main, capturer des images avec leur mobile et partager via Dropbox ou Slack. Un autre exemple est une courte session d'idéation où vous n'avez que quelques post-it à prioriser (moins de 20), et quelqu'un peut rapidement taper les post-it dans une feuille de calcul pour faciliter le tri et la hiérarchisation.

Naturellement, il y a quelques inconvénients à cette approche :

1. Le risque de perdre l'accès à des choses que vous ne numérisez pas. Imaginez que des semaines ou des mois plus tard, vous ayez besoin de revenir sur le sujet - vous vous souvenez qu'il a été discuté, mais ne trouvez pas de scans ou de photos. À moins que vous n'ayez pris le temps de stocker les post-it, de les garder organisés et accessibles, ce n'est pas un scénario souhaitable.
2. Avec les artefacts numérisés, on n'a pas la possibilité de "copier, coller, annuler, dupliquer, trier", etc. facilement, ce qui nuit à la productivité.

Approche de l'atelier 2 : principalement des artefacts numériques

Utilisez cette approche lorsque vous utilisez des outils numériques pour créer et gérer du contenu généré par un atelier (comme des tableaux virtuels et des feuilles de calcul en ligne). Cette approche est la plus appropriée lorsque :

1. Vous voulez garder tout ce qui a été créé (résultats, idées, croquis, etc.) facilement accessible
2. Vous souhaitez éditer et réorganiser le contenu rapidement (copier+coller, dupliquer, filtrer, trier, numéroter, hiérarchiser, par exemple, comme dans un tableur)
3. L'équipe est principalement à distance

Un bon exemple d'utilisation de cette approche d'atelier est lorsque l'équipe crée des diagrammes d'affinité, des cartes d'empathie ou des parcours d'utilisateurs à l'aide de tableaux virtuels.

Un autre scénario qui fonctionne avec cette approche est lorsque vous devez collecter des idées lors de sessions d'idéation. Au lieu de post-it sur le tableau (physique ou virtuel), vous pouvez utiliser une feuille de calcul en ligne partagée où chaque participant tape ses idées dans les cellules de la feuille de calcul (voir ci-dessous).

Vous pouvez également accélérer le processus de sélection et de hiérarchisation des idées lors des séances de brainstorming grâce à l'utilisation de fonctions de calcul et de tri automatiques. Dans l'exemple ci-dessous, l'équipe devait choisir les meilleures idées parmi plus de 40 qu'elles avaient déjà réfléchies. La feuille de calcul permettait de voter pour les meilleures idées et triait automatiquement la liste en fonction du nombre de votes. L'ensemble du processus a pris moins de 8 minutes.

Les participants à l'atelier ont voté pour des idées (colonne B) en inscrivant des points sur une échelle de 5 à 1 dans les colonnes qui leur ont été attribuées (colonnes C à L). La feuille de calcul a ensuite calculé le total des points (votes) pour chaque idée permettant au facilitateur de trier les résultats rapidement (colonne M).

Les inconvénients typiques de cette stratégie sont :

1. Les techniques d'atelier qui nécessitent du dessin (comme le croquis) et d'autres tâches à main levée (post-it) peuvent être désavantagées à moins qu'un excellent outil de capture numérique ne soit disponible
2. Certaines personnes de l'équipe n'auront pas accès aux outils numériques sélectionnés (logiciels, matériel adéquat, etc.). Certains tableaux virtuels en ligne limitent le nombre d'utilisateurs gratuits et il n'est pas possible d'ajouter le nombre requis de participants en raison de contraintes budgétaires

Un exemple pratique

Nous avons discuté de deux approches d'atelier UX (1 : principalement physique et 2 : principalement numérique) ; dans le monde « réel », vous pouvez utiliser une approche hybride et mélanger les aspects des deux. Imaginons un atelier de conception d'une journée pour lequel nous pourrions appliquer la méthode suivante (étant donné que tout se fait par visioconférence) :

Accélérez le travail avec des modèles

Assurez-vous d'avoir tout prêt à l'emploi au début de l'atelier : gabarits, documents pré-remplis, tableaux virtuels, etc. Préparez-vous avec diligence et ne faites pas perdre de temps à tout le monde en vous installant devant eux.

Après l'atelier

Obtenez des commentaires, évaluez et améliorez

C'est une bonne idée d'obtenir les commentaires de votre équipe après l'atelier et d'identifier les domaines qui pourraient être améliorés. Le meilleur moment pour le faire est juste après la fin car tout sera encore frais. Par exemple, en raison de l'utilisation intensive de la technologie dans le cas d'une approche principalement numérique, de nombreux pièges et problèmes potentiels surgissent invariablement - discuter de la raison pour laquelle ils se sont produits et comment les éviter à nouveau est d'un grand avantage pour toute équipe.

Avant l'atelier, préparez une courte enquête anonyme en ligne et envoyez le lien aux participants juste après l'atelier. Assurez-vous de suivre chaque aspect dans une section distincte (équipements et techniques utilisés, communications, technologie à distance, logiciels, durée de l'atelier, etc.) et laissez l'équipe laisser des commentaires, pas seulement noter ou cocher des cases.

Il existe de nombreuses autres façons d'obtenir des commentaires après l'atelier, comme demander à l'équipe de mettre des post-its sur un mur avec des commentaires (physiques ou virtuels), ou de faire des entretiens individuels. Choisissez celui qui vous convient le mieux mais ne perdez pas l'opportunité.

Prenez soin de vos artefacts numériques

Les ressources générées au cours de l'atelier sont utiles non seulement lorsqu'il est en cours, mais peuvent être utilisées pour d'autres discussions ou comme point de départ pour d'autres ateliers.

Dans une approche traditionnelle (ou principalement non numérique), il est très probable que vous vous retrouviez avec des piles de post-its, de notes manuscrites et de croquis. Si tel est le cas, une bonne pratique consiste à conserver au moins les artefacts les plus importants jusqu'à ce que vous soyez sûr de pouvoir les laisser partir. Vous avez également la possibilité de les numériser (prendre des photos, tabulation dans des feuilles de calcul, etc.).

Dans une approche essentiellement numérique, vous n'aurez pas autant de papier à traiter, mais les artefacts numériques générés devront toujours être organisés, triés et classés dans une sorte de système. Il est préférable de ne pas laisser une liste désordonnée de fichiers incomplets et abandonnés qui causeront des maux de tête à l'avenir - investissez du temps juste après l'atelier pour les organiser. Vous pouvez le faire de deux manières :

1. Créez un référentiel centralisé et organisé pour l'atelier. Par exemple, un dossier principal partagé avec des sous-dossiers pour chaque technique utilisée pendant l'atelier. Assurez-vous d'inclure des liens vers des tableaux virtuels et toute autre source/outil externe.
2. Assurez-vous que les artefacts de base sont complets (croquis, feuilles de calcul, tableaux virtuels, etc.). Lorsqu'il n'est pas possible de les terminer pendant l'atelier, si vous pensez qu'ils peuvent être utiles dans le futur, faites-le le plus tôt possible une fois celui-ci terminé. Ne vous fiez pas à votre mémoire : des mois plus tard, un croquis ou une feuille de calcul inachevés n'auront peut-être aucun sens pour vous.

Emballer

En utilisant différentes techniques et outils, les ateliers UX à distance peuvent fournir les mêmes résultats que les ateliers colocalisés. S'ils sont bien faits, les avantages de productivité stimulés par les outils de collaboration numérique compensent le manque de discussion en face à face.

Planifier et animer un atelier de conception UX à distance n'est pas sorcier, mais les nombreux détails complexes et les pièges potentiels exigent une attention particulière. Malgré une préparation méticuleuse, il est peu probable que vous réussissiez tout du premier coup. La meilleure chose à faire est de se détendre, de s'amuser avec votre équipe et de vous rappeler que chaque atelier représente une opportunité d'apprentissage, et la prochaine fois est toujours une amélioration !

Dites-nous ce que vous en pensez! S'il vous plaît laissez vos pensées, commentaires et commentaires ci-dessous.

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