項目管理備忘單

雖然接受知識並閱讀有關領導團隊的完美流程非常棒，但了解沒有可以普遍應用的單一完美流程也很重要。 在本文中，我將介紹可以幫助您成為更好的項目經理的最重要的技能，無論您使用何種技術、框架或方法。

團隊，團隊，團隊

團隊是您的安全屋。 與您的團隊建立良好的關係並增強團隊溝通和團隊精神至關重要。 團隊必須為所有成員提供一個安全的地方，讓他們感覺最強大。 無論決定如何，都是由團隊做出的； 無論構建什麼功能，它都是由團隊構建的； 你們都以團隊而不是個人的名義獲得榮譽。

幾年前，我改變了正式的溝通禮儀，從“我”改為“我們”。 例如，當我與團隊外部的利益相關者分享某些內容時，我會說：“我們已經為最後一個 sprint 創建了速度圖。 我們已經完成了預算和時間表成本預測。” 儘管起初這似乎不尋常，但它有明顯的好處。 首先，權力在團隊內部，如果你作為一個團隊達成了決策，決策就會變得更加穩健。 其次，項目經理以身作則，通過不說“我”，我們表明我們沒有為自己的任何事情贏得任何榮譽。 這同樣適用於錯誤——所有做錯的事情都在團隊中。 我們不會責怪個別團隊成員。 之後，我們會進行內部審查，對流程進行調整和改進，以避免將來出現類似錯誤。

停止尋找完美的過程

如果您正在為您的團隊追求完美的流程，您可以立即停止。 沒有這樣的東西可以普遍適用。

項目經理在其職業生涯中會接觸到許多不同的框架、實踐和流程。 他們選擇在他們的團隊中使用一些框架來發現什麼特別有效。 然而，如果團隊拒絕這個過程，重要的是不要遵循“一刀切”的模型。

相反，項目經理應該調整流程以與他們的團隊合作。 在我的 IT 職業生涯中，我還沒有遇到過一個團隊完全“按部就班”地使用任何框架。 對我們和我們的團隊形成、文化和心態有用的東西極不可能適用於其他團隊。 因此，項目經理應該不斷測試各種實踐，直到達到最佳狀態——最適合團隊的實踐組合。

如果團隊引入了 Scrum，但發現每日會議有額外開銷，則另一種選擇是在 Slack 中使用會議機器人並僅在必要時安排通話。 同樣的態度也可以應用於 sprint 評審——如果團隊成員發現它們適得其反，管理者可以決定根據團隊的需要安排評審。 重要的是要明白，我們不是 Scrum、看板或其他框架的守護者，它們只是為了幫助團隊尋求生產力和動力。

多手完成多項任務

當涉及到項目利益相關者時，溝通是關鍵。 不管你喜不喜歡，項目經理必須參與項目的所有溝通。 有時，管理人員會因信息和任務超載而不知所措，但這是他們報名參加的工作。

經驗豐富的項目經理掌握通過溝通快速查看並決定需要密切關注的內容的技能。 一開始，可能需要更多的努力來實現這一點，但目標是克制自己不要進入細節，比如深入的技術討論，如果它們對項目沒有好處的話。 相反，為了節省時間並避免來回傳遞消息，項目經理可以安排團隊電話會議以尋找解決方案。 一個 15 分鐘的電話通常可以取代數小時的不確定的書面溝通。

所有利益相關者都應該意識到項目經理是唯一的聯繫點。 優先考慮和委派職責是項目經理的基本職責，以確保項目保持在正軌上。 許多經理選擇自己完成任務以確保滿足要求，但從長遠來看，他們可能會失去對重要事物的關注。 委託可以委託的一切。 您仍然可以完成通常需要項目經理注意的任務； 例如，我為重要的功能和任務做一些 QA，但我從不過多地參與其他成員的任務。

默認情況下信任估計，然後衡量和討論

項目經理必須相信他們的團隊成員對任務的估計。 在成為項目經理之前，我做了四年的開發人員。 在沒有一些數據支持我的論點的情況下，我從未與開發人員爭論過估算。 我所說的數據是指團隊成員之前在任務上花費的估計和實際時間的記錄，而不是我自己的開發經驗。 在估算任務時，您必須考慮人們的不同經歷和背景。 如果項目經理想就估算進行討論和爭論，他們必須用數據支持他們的論點，並清楚他們想要實現的目標。

敏感信息的透明度和控制

項目經理是業務和技術之間的連接者，他們往往掌握著雙方的信息。 除了看到大局之外，他們還面臨一些風險，例如處理敏感信息。 在成為透明的領導者和正確處理機密信息之間找到一條細線至關重要。

在項目經理不被視為最高管理層的公司中，他們仍然可以訪問大量機密信息。 有時，他們沒有被具體告知哪些信息是機密信息，他們必須自己弄清楚。 最終目標不是向團隊隱瞞信息，所有對項目交付重要的信息都需要對團隊中的每個人都可用。 儘管如此，其中一些應該保密是有原因的，因為它可能會破壞團隊的積極性或引發不必要的爭論。 例如，如果公司即將與投資者簽署一筆大交易，則可以選擇向團隊宣布消息或將消息保留給特定人群，直到交易得到驗證。 第二種選擇更好，因為交易可以隨時橫盤整理，如果團隊的期望沒有得到滿足，就會降低積極性。

尋求最大透明度有幾個原因。 首先，讓其他人參與溝通可以降低錯過重要信息的風險。 由於項目中有很多討論，經理們放錯一些信息或忘記做出反應的情況並不少見。 其次，有更多的人參與其中，就不需要向不同的團隊成員重複相同的信息，因為他們已經知道了。

儘早標記風險

項目經理必須形成系統化的方法來消除障礙，以便團隊成員能夠處理所有項目任務。 如果經理們在衝刺後沒有解決阻礙因素，許多項目最終可能會在積壓工作中被標記為被阻止。 有一種趨勢是只從最重要的任務中刪除阻塞器，然而，這可能會導致災難，因為大量相互依賴的任務可能會被阻塞。

最好創建一個專門用於刪除阻止程序的行動項目列表，並與專門的利益相關者一起跟進每個項目。 同樣重要的是要在任務之間建立適當的連接，以便每個人都知道哪些高優先級的任務會因為較低級別的阻塞器而被阻塞。 最終，項目經理有兩種選擇。 首先，他們可以保留自己的待辦事項清單，並優先考慮消除障礙。 其次，他們可以為任務添加更多細節，並通過添加使阻止程序與所有連接任務保持一致的依賴項來徹底連接它們。 第二種選擇變得過於復雜，尤其是在大型項目中； 經理們通常會同時做這兩件事，以保持工作繼續進行並按時消除障礙。

從挫折和艱難時期到小胜利

如果錯過最後期限是不可避免的，項目經理不應該對團隊生氣。 這些正是需要激勵而不是責備的時代。 挺身而出，成為領導者； 如有必要，將責任歸咎於自己，並激勵團隊克服並儘你所能提供功能。 安排審查以了解哪裡出了問題以及您的團隊將來如何更好地工作，以防止這些挫折再次發生。

同樣重要的是一起慶祝小胜利。 安排一次簡短的會議來表揚團隊，例如，當您在批准的時間表內交付結果時。 累積的小胜利導致整個項目成功。

文件會議

一致的文檔是每個項目經理最重要的習慣之一。 根據我的經驗，會議管理通常被低估，因此，在我的項目管理職業生涯中，我花了很多時間在浪費性的會議上。 準備是每次會議成功的關鍵，大約需要五分鐘：

• 創建議程並確定所需的參與者。 確保邀請所有參與者。
• 將議程發送給參與者，並與他們確認是否應該討論其他任何事情。
• 如果您有虛擬會議，請檢查鏈接是否已發送。

會議開始時：

• 提前幾分鐘加入，歡迎大家，打招呼，然後在短暫的閒聊之後，直接進入議程。
• 在會議期間，做筆記，寫下所有行動項目，在完成議程後檢查是否有任何問題，然後結束會議。
• 會議結束後，立即與團隊分享筆記和行動項目。

根據我的經驗，15 分鐘的會議通常比一兩個小時的會議更有效率，因為每個人都直截了當，你可以防止參與者偏離議程——除非有重要的事情要討論。

一些可以節省大量時間的額外提示：

• 有一個會議記錄模板。
• 如果可能，請發送定期邀請。
• 創建用於跟進操作項的模板。
• 為後續電子郵件設置提醒。

正確的工具會有所作為

選擇正確的軟件工具是項目管理的關鍵部分。 項目經理參與討論團隊應該使用哪些特定工具是很常見的。 此類討論可能是浪費時間，也可能是富有成效的，這取決於團隊對他們希望使用特定工具實現的目標的理解。 在決定最合適的工具時，需要考慮一些因素：

• 團隊規模
• 團隊組成
• 項目方法論或框架
• 報告應包括多少細節

我按團隊規模組織了我的工具列表。 對於較小的團隊，尤其是在項目初期，我使用 Trello。 該工具具有看板框架所需的大部分功能。 當我在一個有幾十個人的中型項目上工作時，我會考慮使用 Asana。 它具有一些不錯的項目管理功能，包括一定程度的報告。 但是，如果項目涉及超過 20 人且報告的詳細程度，我傾向於使用 Jira。 它與市場上可用的許多其他解決方案很好地集成在一起，可以進行出色的定制。 我還使用 Clubhouse 作為所有中小型項目的首選工具，我在那裡發現了很多很棒的功能。

調整是關鍵

必鬚根據團隊的需求和痛點來調整框架、流程和工具，而不是相反。 隨著您獲得經驗，您會積累大量您喜歡、討厭、謹慎使用或已丟棄的工具和方法。 每年都會有新的湧現，而一些舊的則會過時。 但是，您作為領導者所培養的技能將使您能夠充分利用每個框架。