วิธีการสมบูรณ์แบบและใช้ประโยชน์จากการประชุมเชิงปฏิบัติการ UX ระยะไกล

นักออกแบบที่เก่งที่สุดในปัจจุบันเป็นมากกว่าผู้สร้าง พวกเขาเป็นผู้อำนวยความสะดวก ในกระบวนการสหสาขาวิชาชีพ การทำงานร่วมกัน และสร้างสรรค์ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ พวกเขาทำหน้าที่เป็นตัวนำที่ประสานและสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมเพื่อให้ดีที่สุด

เวิร์คช็อป UX น่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติ การเพิ่มขึ้นของอุดมการณ์ เช่น Design Thinking, Lean UX และ Design Sprints ได้เปลี่ยนเวิร์กช็อป UX ให้กลายเป็นความจำเป็น และสำหรับนักออกแบบ ความสามารถในการอำนวยความสะดวกในเวิร์กช็อปด้านการออกแบบเป็นทักษะที่พึงปรารถนาอย่างยิ่ง

เวิร์กชอป UX ประกอบด้วยการเชิญทีมของคุณ (นักออกแบบ นักพัฒนา ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ เป็นต้น) คนอื่นๆ เข้ามาในห้องประชุม รวบรวมวาระเกี่ยวกับเป้าหมาย (เช่น สร้างต้นแบบฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ใหม่) และนำเสนอเทคนิคการทำงานร่วมกันบางอย่าง เช่นการระดมความคิดและการร่างภาพ คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าโดยการทำเช่นนี้มากกว่าพยายามจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง—และเป็นโบนัสเพิ่มเติม ฝึกฝนทีมที่มีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจมากขึ้น

ลองนึกภาพการทำเช่นนี้กับสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่กว้างขวางโดยไม่มีการสื่อสารแบบเห็นหน้าในสถานการณ์ที่ปัญหาทางเทคนิคมักจะเกิดขึ้น หากการจัดเวิร์กช็อปการออกแบบกับทีมงานที่อยู่ร่วมกัน (ทุกคนในที่เดียวกัน) เป็นเรื่องที่ท้าทายอยู่แล้ว เวอร์ชันระยะไกลอาจสร้างความหงุดหงิดใจได้อย่างแท้จริงและเสียเวลาเปล่า หากคุณเพิกเฉยต่อเทคนิคการอำนวยความสะดวกที่สำคัญและพยายามแล้วจริง

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ผ่านการทดสอบตามเวลาซึ่งจะช่วยให้เวิร์กช็อป UX ระยะไกลทำงานได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ เราจะพิจารณาว่าเกิดอะไรขึ้นก่อน ระหว่าง และหลัง และข้อผิดพลาดบางประการที่คุณควรระวัง

ก่อนการประชุมเชิงปฏิบัติการ

กำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วมและรับความช่วยเหลือ

การวางแผนและการอำนวยความสะดวกในการประชุมเชิงปฏิบัติการการออกแบบระยะไกลจำเป็นต้องมีการจัดเตรียมและความร่วมมือ เป็นความคิดที่ดีที่จะมอบหมายงานบางอย่างให้กับผู้อื่น วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและความประหลาดใจอันไม่พึงประสงค์ใดๆ ระหว่างเวิร์กชอป—เช่น การต้องรวบรวมบันทึกย่อและอธิบายขั้นตอนต่อไปพร้อมกัน

มีสองบทบาทที่ทำงานร่วมกันในการรันเวิร์กชอป UX ระยะไกล: หัวหน้าเวิร์ กชอปและ ผู้ช่วยในพื้นที่ :

หัวหน้างานและวิทยากร

นี่คือบุคคล (ซึ่งน่าจะเป็นคุณมากที่สุด) ซึ่งจะ "จัดการแสดง" จัดการการทำงานร่วมกันและกำหนดเวลาในเวิร์กชอป กำหนดจังหวะสำหรับกิจกรรม และทำให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม ภารกิจหลักของคุณคือการช่วยให้ทีมมีประสิทธิผลและทำให้เวิร์กชอปเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เป็นผู้นำคนรับใช้ คุณสามารถเข้าร่วมได้ (เช่น คุณสามารถเป็นผู้นำเซสชั่นการสร้างต้นแบบและสเก็ตช์ภาพได้ในเวลาเดียวกัน) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทคนิคเวิร์กชอประยะไกล

ผู้ช่วยเจ้าถิ่น

เนื่องจากวิทยากรสามารถอยู่ในที่เดียวในแต่ละครั้ง สถานที่ห่างไกลแต่ละแห่งควรมีผู้ช่วยในพื้นที่ที่สามารถมีส่วนร่วมกับส่วนที่เหลือในทีมได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีใครสักคนอยู่เคียงข้างเพื่อ:

• ดูแลด้านโลจิสติกส์ (จองห้องประชุม จัดตารางการประชุมเชิงปฏิบัติการกับผู้เข้าร่วม ฯลฯ)
• จัดห้องและติดตั้งเทคโนโลยีระยะไกล (ดูด้านล่าง)
• รับวัสดุและอุปกรณ์ (Sharpies, Post-its, notepads, etc.)
• ช่วยในการดำเนินการเวิร์กช็อป

ตั้งค่าห้องและทดสอบเทคโนโลยีล่วงหน้า

ไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการอภิปรายหรือการสร้างแนวคิดดีๆ ที่หยุดชะงักโดยการเชื่อมต่อที่ขาดหายไป ความผิดพลาดในการแชร์หน้าจอ เสียงก้องมากเกินไปในห้อง หรือการตระหนักว่าคุณไม่สามารถดูรายละเอียดของภาพสเก็ตช์ที่เพื่อนร่วมงานของคุณทำบนกระดาษและ คือการวางตำแหน่งไว้หน้ากล้องอย่างไร้ผลเพื่อให้คุณดูและแสดงความคิดเห็นได้ รายการนี้อาจยาวได้

แม้ว่าที่จริงแล้วประสิทธิภาพสูงสุดของเวิร์กช็อป UX ระยะไกลนั้นขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีและห้องอย่างมาก แต่พวกเราหลายคนก็ยังคิดว่าทุกอย่างจะออกมาดี สมมติฐานนี้อาจเป็นอันตรายได้ แม้ว่าอาจเป็นไปไม่ได้ที่จะเรียกใช้เวิร์กช็อป UX ที่สมบูรณ์แบบ แต่ด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อยและการทดสอบที่เพียงพอ คุณก็สามารถหลีกเลี่ยงสิ่งที่น่าประหลาดใจในเชิงลบส่วนใหญ่ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี:

1. การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและการสำรองข้อมูล นอกจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหลักของคุณแล้ว ให้รักษาความปลอดภัยเครือข่ายมือถือเป็นข้อมูลสำรอง เครือข่าย 3G / 4G ในปัจจุบันส่วนใหญ่รองรับการประชุมทางวิดีโอในระดับที่ยอมรับได้ เตรียมพร้อมที่จะเปลี่ยนไปใช้การเชื่อมต่อมือถือของคุณอย่างรวดเร็วหากจำเป็น และอย่าลืมทดสอบก่อน!
2. ห้องเงียบสงบ โปร่งสบาย มีแสงสว่างเพียงพอ พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งต่างๆ เช่น เสียงสะท้อน การรบกวนจากผู้อื่น แสงที่สว่างจ้า (เช่น จากหน้าต่างที่เปิดอยู่ซึ่งเป็นภัยต่อกล้อง) เงาสะท้อนบนกระดานไวท์บอร์ด หรือความมืดมากเกินไปให้มากที่สุด หากมีใครเข้าร่วมจากพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน (เช่น ห้องทำงานปกติหรือสถานการณ์ coworking) ให้ตรวจสอบว่ามีกฎเกี่ยวกับเสียงรบกวนและการหยุดชะงักเมื่อการประชุมอยู่ระหว่างดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ในงานก่อนหน้าของฉัน เราปิดไฟบางส่วนเพื่อให้ทุกคนที่เข้ามาในห้องรู้ว่ามีการประชุมทางไกลเกิดขึ้น
3. อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสม มีวิธีแก้ปัญหาเฉพาะมากมายในปัจจุบันที่ตอบสนองความต้องการและงบประมาณที่แตกต่างกัน สำหรับการตั้งค่าคนเดียว ชุดหูฟังพร้อมไมโครโฟนและกล้อง HD ในแล็ปท็อปสมัยใหม่อาจเพียงพอ สำหรับห้องประชุม (และคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป) ให้ตรวจสอบเครื่องมือออนไลน์นี้เพื่อค้นหาโซลูชันการประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ
4. ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสม สำหรับเวิร์กช็อป UX ระยะไกล จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ การแชร์ไฟล์ และการแชร์หน้าจอที่ยอดเยี่ยม โซลูชันมากมายนำเสนอทุกอย่างในที่เดียว เช่น Google Hangouts, Slack และ Zoom การตั้งค่าของฉันสำหรับการประชุมทางวิดีโอและการแชร์หน้าจอคือ Zoom (จนถึงตอนนี้) ส่วนใหญ่เป็นเพราะคุณภาพวิดีโอที่ยอดเยี่ยม แต่ฉันขอแนะนำให้ดูบทวิจารณ์ซอฟต์แวร์บางอย่างเพื่อตัดสินใจด้วยตัวเอง

สุดท้าย เมื่อคุณตรวจสอบรายการด้านบนในรายการของคุณแล้ว อย่าลืมทดสอบทุกอย่างให้ดีก่อนเวิร์กชอป จากนั้นทดสอบอีกครั้งหากทำได้

เป็นจริงเมื่ออำนวยความสะดวกในเวิร์กช็อป UX

วางแผนล่วงหน้ากับผู้ช่วยในพื้นที่ของคุณและตัดสินใจว่าจะใช้เทคนิคและเครื่องมือในเวิร์กชอปใดเพื่อผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

1. อธิบายและฝึกฝนเทคนิคกับผู้ช่วยในพื้นที่ล่วงหน้า เพื่อให้คุณเข้าใจตรงกันระหว่างเวิร์กชอป
2. การคำนวณเวลาสำหรับแต่ละงานอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ อย่ามองในแง่ดีเกินไปเมื่อประเมินระยะเวลากิจกรรม ผิดพลาดในด้านของการให้เวลามากเกินไป
3. แบ่งกำหนดการเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถมีสมาธิกับพลังงานใหม่ได้
4. สุดท้าย วางแผนเวลาในการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นและปัญหาอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างเวิร์กชอป (ใช้เวลา 5 นาทีต่องาน) พวกเขา จะ เกิดขึ้น

ระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ

สมดุลเครื่องมือดิจิทัลและกายภาพ

หนึ่งในความท้าทายที่ยากที่สุดเมื่อดำเนินการเวิร์กช็อป UX ระยะไกลคือการหาส่วนผสมที่ลงตัวระหว่างเครื่องมือดิจิทัลและเครื่องมือทางกายภาพ เป็นความสมดุลที่ละเอียดอ่อนเนื่องจากทั้งคู่มีข้อดีและข้อเสีย ต้องเลือกอย่างชาญฉลาด

เป้าหมายคือเพื่อให้เวิร์กช็อปลื่นไหลในขณะที่ประมวลผลสตรีมข้อมูล (เนื้อหา) ที่สร้างขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องการให้ทีมสร้างแนวคิดอย่างรวดเร็ว แต่คุณยังต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากแนวคิดเหล่านั้นด้วยการประมวลผลในลักษณะที่ให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด (การจัดกลุ่ม การรวม การแยก การจัดลำดับความสำคัญ ฯลฯ) ต่อไปนี้คือสองกลยุทธ์ที่แตกต่างกันสำหรับชุดค่าผสมนี้:

แนวทางการประชุมเชิงปฏิบัติการ 1: สิ่งประดิษฐ์ที่ไม่ใช่ดิจิทัลส่วนใหญ่

แนวทางนี้ใช้กับการสร้างสิ่งประดิษฐ์ส่วนใหญ่ "เชิงเปรียบเทียบ" โดยใช้ปากกา+กระดาษ และแปลงเป็นดิจิทัลในภายหลังด้วยการสแกนหรือถ่ายภาพ แนวทางนี้เหมาะสมที่สุดเมื่อ:

1. ทีมส่วนใหญ่อยู่ในที่เดียว (มีผู้เข้าร่วมเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่อยู่ห่างไกล)
2. คุณต้องการใช้ประโยชน์จากความเร็วและเสรีภาพของเนื้อหาที่สร้างขึ้นด้วยมือ (สเก็ตช์ โพสต์อิท ฯลฯ)
3. ค่าใช้จ่ายในการแปลงเป็นดิจิทัลและจัดเรียงข้อมูลที่บันทึกไว้มีน้อย กล่าวคือ คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขหรือประมวลผลเนื้อหาที่สร้างขึ้นมากเกินไป (สรุป เขียนใหม่ ฯลฯ)

ตัวอย่างเช่น ในแนวคิดเวิร์กชอปที่เรียกว่า "สตูดิโอออกแบบ" ผู้เข้าร่วมเซสชั่นสามารถร่างภาพด้วยมืออย่างรวดเร็ว ถ่ายภาพด้วยมือถือ และแชร์ผ่าน Dropbox หรือ Slack อีกตัวอย่างหนึ่งคือเซสชันแนวคิดสั้นๆ ที่คุณมีโพสต์อิทเพียงไม่กี่รายการที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ (น้อยกว่า 20 รายการ) และผู้อื่นสามารถพิมพ์บันทึกโพสต์-อิทลงในสเปรดชีตได้อย่างรวดเร็วเพื่อการจัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญที่ง่ายขึ้น

มีข้อเสียบางประการสำหรับแนวทางนี้:

1. ความเสี่ยงที่จะสูญเสียการเข้าถึงสิ่งที่คุณไม่ได้แปลงเป็นดิจิทัล ลองนึกภาพว่าหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนต่อมา คุณต้องทบทวนเรื่องนั้นอีกครั้ง—คุณจำได้ว่ามีการพูดคุยกัน แต่ไม่พบภาพสแกนหรือภาพถ่ายใดๆ เว้นแต่คุณจะใช้เวลาในการเก็บโพสต์อิท จัดระเบียบและเข้าถึงได้ นี่ไม่ใช่สถานการณ์ที่พึงปรารถนา
2. ด้วยสิ่งประดิษฐ์ดิจิทัล เราไม่สามารถ "คัดลอก วาง เลิกทำ ทำซ้ำ จัดเรียง" ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน

แนวทางการประชุมเชิงปฏิบัติการ 2: สิ่งประดิษฐ์ดิจิทัลส่วนใหญ่

ใช้แนวทางนี้เมื่อใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อสร้างและจัดการเนื้อหาที่สร้างในเวิร์กชอป (เช่น กระดานเสมือนและสเปรดชีตออนไลน์) แนวทางนี้เหมาะสมที่สุดเมื่อ:

1. คุณต้องการให้ทุกอย่างที่สร้างขึ้น (สิ่งที่ค้นพบ ความคิด ภาพร่าง ฯลฯ) เข้าถึงได้ง่าย
2. คุณต้องการแก้ไขและจัดระเบียบเนื้อหาใหม่อย่างรวดเร็ว (คัดลอก+วาง ทำซ้ำ กรอง เรียงลำดับ หมายเลข จัดลำดับความสำคัญ เช่น ในรูปแบบสเปรดชีต)
3. ทีมส่วนใหญ่อยู่ห่างไกล

ตัวอย่างที่ดีในการใช้แนวทางการประชุมเชิงปฏิบัติการนี้คือเมื่อทีมสร้างแผนภาพความสัมพันธ์ แผนที่ความเห็นอกเห็นใจ หรือการเดินทางของผู้ใช้โดยใช้กระดานเสมือน

อีกสถานการณ์หนึ่งที่ใช้ได้กับแนวทางนี้คือเมื่อคุณต้องการรวบรวมแนวคิดในเซสชั่นความคิด แทนที่จะโพสต์อิทบนกระดาน (ทางกายภาพหรือเสมือน) คุณสามารถใช้สเปรดชีตออนไลน์ที่แชร์ซึ่งผู้เข้าร่วมแต่ละคนพิมพ์ความคิดของตนลงในเซลล์ของสเปรดชีต (ดูด้านล่าง)

คุณยังสามารถเพิ่มความเร็วในกระบวนการเลือกและจัดลำดับความสำคัญของแนวคิดในระหว่างการระดมความคิดด้วยการใช้คุณสมบัติการคำนวณและการจัดเรียงอัตโนมัติ ในตัวอย่างด้านล่าง ทีมงานจำเป็นต้องเลือกแนวคิดที่ดีที่สุดจากกว่า 40 ไอเดียที่พวกเขาเคยระดมสมองกันมาก่อน สเปรดชีตอนุญาตให้โหวตแนวคิดที่ดีที่สุดและจัดเรียงรายการตามจำนวนโหวตโดยอัตโนมัติ กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาน้อยกว่า 8 นาที

ผู้เข้าร่วมเวิร์กชอปโหวตไอเดีย (คอลัมน์ B) โดยการป้อนคะแนนในระดับ 5 ต่อ 1 ในคอลัมน์ที่ได้รับมอบหมาย (คอลัมน์ C ถึง L) จากนั้นสเปรดชีตจะคำนวณคะแนนรวม (โหวต) สำหรับแต่ละแนวคิด ช่วยให้วิทยากรจัดเรียงผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว (คอลัมน์ M)

ข้อเสียทั่วไปของกลยุทธ์นี้คือ:

1. เทคนิคเวิร์กชอปที่ต้องใช้การวาดภาพ (เช่น การสเก็ตช์ภาพ) และงานอิสระอื่นๆ (โพสต์-อิท) อาจเสียเปรียบได้ เว้นแต่จะมีเครื่องมือจับภาพดิจิทัลที่ดี
2. บางคนในทีมจะไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัลที่เลือกได้ (ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสม ฯลฯ) กระดานเสมือนออนไลน์บางกระดานจำกัดจำนวนผู้ใช้ฟรี และการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมตามที่กำหนดนั้นไม่สามารถทำได้เนื่องจากข้อจำกัดด้านงบประมาณ

ตัวอย่างการใช้งานจริง

เราได้หารือเกี่ยวกับแนวทางการประชุมเชิงปฏิบัติการ UX สองแนวทาง (1: ส่วนใหญ่เป็นทางกายภาพ และ 2: ส่วนใหญ่เป็นดิจิทัล); ในโลก "ของจริง" คุณสามารถใช้แนวทางไฮบริดและผสมผสานแง่มุมของทั้งสองอย่างได้ ลองนึกภาพการประชุมเชิงปฏิบัติการการออกแบบหนึ่งวันซึ่งเราสามารถใช้วิธีต่อไปนี้ (พิจารณาว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นผ่านการประชุมทางวิดีโอ):

เร่งงานด้วยเทมเพลต

อย่าลืมเตรียมทุกอย่างให้พร้อมใช้เมื่อเริ่มเวิร์กช็อป: เทมเพลต เอกสารที่กรอกไว้ล่วงหน้า บอร์ดเสมือนจริง ฯลฯ เตรียมตัวอย่างขยันขันแข็งและไม่ต้องเสียเวลาของทุกคนด้วยการตั้งค่าต่อหน้าพวกเขา

หลังจบเวิร์คช็อป

รับคำติชม ประเมิน และปรับปรุง

เป็นความคิดที่ดีที่จะรับคำติชมจากทีมของคุณหลังการประชุมเชิงปฏิบัติการและระบุด้านที่สามารถปรับปรุงได้ เวลาที่ดีที่สุดที่จะทำสิ่งนี้คือทันทีที่มันจบลงเพราะทุกอย่างจะยังสดอยู่ ตัวอย่างเช่น จากการใช้เทคโนโลยีอย่างกว้างขวางในกรณีของแนวทางดิจิทัลเป็นส่วนใหญ่ หลุมพรางและข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นมากมายมักจะปรากฏให้เห็นอยู่เสมอ การพูดคุยถึงสาเหตุที่เกิดขึ้นและวิธีหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้นอีกครั้ง เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมใดๆ

ก่อนการประชุมเชิงปฏิบัติการ ให้เตรียมแบบสำรวจออนไลน์แบบไม่เปิดเผยชื่อสั้นๆ และส่งลิงก์ให้ผู้เข้าร่วมทันทีหลังจบเวิร์กชอป อย่าลืมติดตามแต่ละด้านเป็นส่วนแยกกัน (อุปกรณ์และเทคนิคที่ใช้ การสื่อสาร เทคโนโลยีระยะไกล ซอฟต์แวร์ ระยะเวลาเวิร์กชอป ฯลฯ) และให้ทีมแสดงความคิดเห็น ไม่ใช่แค่ให้คะแนนหรือช่องทำเครื่องหมาย

มีหลายวิธีในการรับความคิดเห็นหลังเวิร์กช็อป เช่น ขอให้ทีมโพสต์อิทบนวอลล์พร้อมความคิดเห็น (ทางกายภาพหรือเสมือน) หรือการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว เลือกอันที่เหมาะกับคุณที่สุด แต่อย่าเสียโอกาส

ดูแลสิ่งประดิษฐ์ดิจิทัลของคุณ

ทรัพย์สินที่สร้างขึ้นระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการจะมีประโยชน์ไม่เพียงแต่ในขณะที่กำลังดำเนินการอยู่เท่านั้น แต่ยังสามารถใช้สำหรับการอภิปรายเพิ่มเติมหรือเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการอื่นๆ

ในแนวทางดั้งเดิม (หรือส่วนใหญ่ไม่ใช่ดิจิทัล) เป็นไปได้มากที่คุณจะลงเอยด้วยโพสต์อิท โน้ตที่เขียนด้วยลายมือ และภาพร่าง หากเป็นกรณีนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีคือเก็บสิ่งประดิษฐ์ที่สำคัญที่สุดไว้อย่างน้อยจนกว่าคุณจะแน่ใจว่าสามารถปล่อยมันไปได้ คุณยังมีตัวเลือกในการแปลงเป็นดิจิทัล (ถ่ายภาพ จัดตารางเป็นสเปรดชีต ฯลฯ)

ในแนวทางดิจิทัลส่วนใหญ่ คุณจะไม่มีกระดาษให้จัดการมากนัก แต่สิ่งประดิษฐ์ดิจิทัลที่สร้างขึ้นจะยังคงต้องมีการจัดระเบียบ จัดเรียง และจัดเก็บในระบบบางประเภท ทางที่ดีที่สุดคืออย่าทิ้งรายการไฟล์ที่ไม่สมบูรณ์และถูกละทิ้งซึ่งอาจทำให้ปวดหัวได้ในอนาคต—ให้ใช้เวลาสักพักหลังจากเวิร์กชอปเพื่อจัดระเบียบไฟล์เหล่านั้น คุณสามารถทำได้สองวิธี:

1. สร้างพื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์และเป็นระเบียบสำหรับเวิร์กชอป ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์หลักที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละเทคนิคที่ใช้ระหว่างเวิร์กชอป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมลิงก์ไปยังบอร์ดเสมือนและแหล่งข้อมูล/เครื่องมือภายนอกอื่นๆ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนประกอบหลักนั้นสมบูรณ์ (สเก็ตช์ สเปรดชีต กระดานเสมือน ฯลฯ) เมื่อไม่สามารถทำให้เสร็จในระหว่างเวิร์กชอป ถ้าคุณคิดว่าสิ่งเหล่านี้จะมีประโยชน์ในอนาคต ให้ทำโดยเร็วที่สุดเมื่อเสร็จสิ้น อย่าพึ่งพาหน่วยความจำของคุณ หลายเดือนต่อมา ภาพร่างหรือสเปรดชีตที่ยังไม่เสร็จอาจไม่สมเหตุสมผลสำหรับคุณ

สรุป

การใช้เทคนิคและเครื่องมือที่แตกต่างกัน เวิร์กช็อป UX ระยะไกลสามารถให้ผลลัพธ์เช่นเดียวกับเวิร์กชอปที่ตั้งอยู่ร่วมกัน หากทำถูกต้อง ประโยชน์ด้านประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นจากเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลจะช่วยชดเชยการขาดการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน

การวางแผนและดำเนินการเวิร์กช็อปออกแบบ UX ระยะไกลไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด แต่รายละเอียดที่ซับซ้อนมากมายและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นนั้นต้องการความสนใจ แม้จะเตรียมการอย่างพิถีพิถัน แต่ก็ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะทำทุกอย่างถูกต้องในการลองครั้งแรก สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำคือทำใจให้สบาย สนุกสนานกับทีมของคุณ และจำไว้ว่า ทุกเวิร์กชอปแสดงถึงโอกาสในการเรียนรู้ และครั้งต่อไปคือการพัฒนาเสมอ!

แจ้งให้เราทราบสิ่งที่คุณคิด! โปรดแสดงความคิดเห็น ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะของคุณด้านล่าง

• • •

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบล็อก Toptal Design:

• หลักการออกแบบและความสำคัญ
• ผลงานออกแบบ UX ที่ดีที่สุด – กรณีศึกษาและตัวอย่างที่สร้างแรงบันดาลใจ
• สำรวจหลักการออกแบบของเกสตัลต์
• Adobe XD กับ Sketch – เครื่องมือ UX ใดที่เหมาะกับคุณ
• 10 UX ที่นักออกแบบชั้นนำเลือกใช้