リモートUXワークショップを完成させて活用する方法

今日の最高のデザイナーは、クリエイター以上のものです。 彼らはファシリテーターです。 多くの参加者を含む、ますます学際的、協調的、創造的なプロセスでは、彼らはチームを調整し、最善を尽くすように刺激する指揮者として機能します。

UXワークショップは、おそらくこれを実践するための最良の方法の1つです。 デザインシンキング、リーンUX、デザインスプリントなどのイデオロギーの台頭により、UXワークショップは必需品になりました。デザイナーにとって、デザインワークショップを促進する能力は非常に望ましいスキルです。

UXワークショップは、チーム（他のデザイナー、開発者、製品マネージャーなど）を会議室に招待し、目標に関する議題をまとめて（たとえば、新製品の機能のプロトタイプを作成する）、いくつかのコラボレーション手法を考案することで構成されます。ブレーンストーミングやスケッチのように。 これを行うことで、すべてを自分で管理しようとするよりも良い結果が得られます。さらに、追加のボーナスとして、より積極的で意欲的なチームを育成できます。

技術的な問題が発生する可能性が非常に高い状況で、顔を合わせてコミュニケーションをとることなく、地理的に広い地域のリモートチームメンバーとこれを行うことを想像してみてください。 同じ場所にいるチーム（同じ物理的な場所にいる全員）と一緒に設計ワークショップを実施することがすでに困難な場合、そのリモートバージョンは、重要で実証済みのファシリテーション手法を無視すると、本当にフラストレーションと時間の無駄になる可能性があります。

リモートUXワークショップをスムーズに実行するのに役立ついくつかの実績のあるプラクティスを見てみましょう。 また、前、最中、後に何が起こるか、そして注意すべきいくつかの落とし穴についても調べます。

ワークショップの前

参加者の役割を定義してヘルプを得る

リモート設計ワークショップの計画と促進には、準備とコラボレーションが必要です。 一部のタスクを他のタスクに委任することをお勧めします。 これにより、メモの収集と次のステップの説明を同時に行う必要があるなど、ワークショップ中のボトルネックや不快な驚きを回避できます。

リモートUXワークショップの実行で連携する2つの役割があります。ワークショップリーダーとローカルアシスタントです。

ワークショップリーダーおよびファシリテーター

これは、とりわけ「ショーを運営」し、ワークショップのコラボレーションとタイミングを管理し、活動のペースを設定し、参加者の関心を維持する人（おそらくあなた）です。 あなたの主な使命は、チームの生産性を高め、ワークショップの流れを維持することです。 しもべのリーダーになりなさい。 リモートワークショップの手法によっては、参加することもできます（たとえば、プロトタイピングセッションとスケッチを同時に行うことができます）。

ローカルアシスタント

ファシリテーターは一度に1つの場所にしか配置できないため、各リモートロケーションには、チームの他のメンバーと一緒に貢献できるローカルアシスタントが必要です。 反対側に誰かがいることが重要です：

• ロジスティクスの面倒を見る（会議室の予約、参加者とのワークショップのスケジュールなど）
• 部屋を配置し、リモート技術を設定します（以下を参照）
• 材料と備品（シャーピー、ポストイット、メモ帳など）を入手する
• ワークショップの運営を手伝ってください

部屋をセットアップし、事前に技術をテストします

接続が失われたり、画面共有の不具合が発生したり、部屋に過度のエコーが発生したり、同僚が紙に描いたスケッチの詳細が見えないことに気づいたりして、すばらしいディスカッションやアイデアの生成が中断されることほどイライラすることはありません。は、カメラの前に無益に配置されているため、表示してフィードバックを提供できます。 このリストは長くなる可能性があります。

リモートUXワークショップの最終的なパフォーマンスは技術と部屋に大きく依存するという事実にもかかわらず、私たちの多くはそれがすべてうまくいくことを当然のことと思っています。 この仮定は危険な場合があります。 少しの計画と十分なテストがあれば、完璧なUXワークショップを実行することはおそらく不可能ですが、ネガティブな驚きのほとんどを回避することができます。 次のことを確認してください。

1. 安定したインターネット接続とバックアップ。 プライマリインターネット接続に加えて、バックアップとしてモバイルネットワークを保護します。 今日の3G/4Gネットワ​​ークのほとんどは、許容可能なレベルでビデオ会議をサポートしています。 必要に応じてモバイル接続にすばやく切り替える準備をして、事前にテストしてください。
2. 静かで快適な、明るい部屋。 エコー、他の人からの妨害、硬い光（たとえば、カメラにとって悲惨な開いている窓からの）、ホワイトボードでの反射、または過度の暗闇などをできるだけ避けてください。 誰かが共有スペース（通常のオフィスルームやコワーキングの状況など）から参加している場合は、会議の進行中に騒音や中断のルールがあることを確認してください。 たとえば、前の仕事では、一部の照明を消して、突然部屋に入った人がリモート会議が行われていることを認識できるようにしました。
3. 適切なビデオ会議機器。 今日、さまざまなニーズと予算を満たす特定のソリューションがたくさんあります。 1人でセットアップする場合は、マイク付きのヘッドセットと最新のラップトップのHDカメラで十分な場合があります。 会議室（およびデスクトップコンピューター）の場合は、このオンラインツールをチェックして、チームに最適なビデオ会議ソリューションを見つけてください。
4. 適切なコラボレーションソフトウェア。 リモートUXワークショップでは、優れたビデオ会議、ファイル共有、および画面共有ソフトウェアを用意することが重要です。 Googleハングアウト、Slack、Zoomなど、いくつかのソリューションがすべてを1か所で提供します。 ビデオ会議と画面共有の私の好みは、主に素晴らしいビデオ品質のためにズーム（はるかに）ですが、いくつかのソフトウェアレビューを見て自分で決めることをお勧めします。

最後に、リストの上記の項目を確認したら、ワークショップの前にすべてを十分にテストしてください。 次に、可能であればもう一度テストします。

UXワークショップを促進するときは現実的である

地元のアシスタントと事前に計画を立て、達成したい結果に使用するワークショップのテクニックとツールを決定します。

1. ワークショップ中に同期できるように、事前に地元のアシスタントと一緒にテクニックを説明して練習してください。
2. 各タスクの時間を正確に計算することが重要です。アクティビティの期間を見積もるときは、楽観的すぎないでください。 時間がかかりすぎるという側面の誤り。
3. 参加者が自分のエネルギーに再び集中できるように休憩をスケジュールします。
4. 最後に、ワークショップ中に発生する可能性のある潜在的な技術的な問題やその他の問題を修正するための時間を計画します（タスクごとに5分で十分です）。 それらは起こります。

ワークショップ中

デジタルツールと物理ツールのバランスをとる

リモートUXワークショップを実行する際の最も難しい課題の1つは、デジタルツールと物理ツールの理想的な組み合わせを見つけることです。 どちらにも長所と短所があるため、これは微妙なバランスです。 賢く選ぶ必要があります。

目標は、ワークショップが生成するデータストリーム（コンテンツ）を効率的に処理しながら、ワークショップの流れを維持することです。 チームがアイデアを迅速に生成することを望んでいますが、最大の生産性（グループ化、マージ、分割、優先順位付けなど）を実現する方法でアイデアを処理することにより、それらのアイデアを最大限に活用したいと考えています。 この組み合わせの2つの異なる戦略は次のとおりです。

ワークショップアプローチ1：主に非デジタルアーティファクト

このアプローチは、ペンと紙を使用して「分析的に」ほとんどのアーティファクトを作成し、後でスキャンまたは写真を撮ってデジタル化する場合に適用されます。 このアプローチは、次の場合に最も適切です。

1. チームのほとんどは1つの場所にあります（少数の参加者のみがリモートにいます）
2. 手作業で生成されるコンテンツ（スケッチ、ポストイットなど）の速度と自由度を活用したい
3. キャプチャされた情報のデジタル化と並べ替えのコストは低く、つまり、生成されたコンテンツを過度に変更または処理する必要はありません（要約、書き換えなど）。

たとえば、「デザインスタジオ」と呼ばれるワークショップのコンセプトでは、セッションの参加者は手ですばやくスケッチしたり、携帯電話で画像をキャプチャしたり、DropboxやSlackで共有したりできます。 もう1つの例は、優先順位を付けるポストイットが数個（20未満）で、誰かがポストイットをスプレッドシートにすばやく入力して、並べ替えと優先順位付けを簡単にする短いアイデアセッションです。

当然、このアプローチにはいくつかの欠点があります。

1. デジタル化していないものにアクセスできなくなるリスク。 数週間または数か月後に主題を再検討する必要があると想像してください。それが議論されたことを覚えていますが、スキャンや写真が見つかりません。 ポストイットを保存し、整理してアクセスしやすい状態に保つために時間をかけない限り、これは望ましいシナリオではありません。
2. デジタル化されたアーティファクトでは、「コピー、貼り付け、元に戻す、複製、並べ替え」などを簡単に行うことができず、生産性が低下します。

ワークショップアプローチ2：主にデジタルアーティファクト

デジタルツールを使用してワークショップで生成されたコンテンツ（仮想ボードやオンラインスプレッドシートなど）を作成および管理する場合は、このアプローチを使用してください。 このアプローチは、次の場合に最も適切です。

1. 作成されたすべてのもの（調査結果、アイデア、スケッチなど）に簡単にアクセスできるようにしたい
2. コンテンツをすばやく編集および再編成したい（たとえば、スプレッドシート形式のように、コピー+貼り付け、複製、フィルタリング、並べ替え、番号付け、優先順位付け）
3. チームはほとんどリモートです

このワークショップアプローチを使用する良い例は、チームが仮想ボードを使用してアフィニティダイアグラム、共感マップ、またはユーザージャーニーを作成している場合です。

このアプローチで機能する別のシナリオは、アイデアセッションでアイデアを収集する必要がある場合です。 ボード上のポストイット（物理的または仮想）の代わりに、共有オンラインスプレッドシートを使用して、各参加者がスプレッドシートのセルにアイデアを入力することができます（以下を参照）。

また、自動計算および並べ替え機能を使用して、ブレーンストーミングセッション中にアイデアを選択して優先順位を付けるプロセスを高速化できます。 以下の例では、チームは以前にブレインストーミングした40以上のアイデアから最良のアイデアを選択する必要がありました。 スプレッドシートでは、最高のアイデアに投票でき、投票数でリストが自動的に並べ替えられました。 全体のプロセスは8分未満かかりました。

ワークショップの参加者は、割り当てられた列（列CからL）に5から1のスケールでポイントを入力することにより、アイデア（列B）に投票しました。 次に、スプ​​レッドシートは各アイデアの合計ポイント（投票）を計算し、ファシリテーターが結果をすばやく並べ替えることができるようにしました（列M）。

この戦略の典型的な欠点は次のとおりです。

1. 優れたデジタルキャプチャツールが利用可能でない限り、描画（スケッチなど）やその他のフリーハンドタスク（ポストイット）を必要とするワークショップ手法は不利になる可能性があります
2. チームの一部の人々は、選択されたデジタルツール（ソフトウェア、適切なハードウェアなど）にアクセスできません。 一部のオンライン仮想ボードは無料ユーザーの数を制限しており、予算の制約のために必要な参加者数を追加することはできません。

実例

2つのUXワークショップアプローチ（1：ほとんどが物理的、2：ほとんどがデジタル）について説明しました。 「現実の」世界では、ハイブリッドアプローチを使用して、両方の側面を組み合わせることができます。 次の方法を適用できる1日のデザインワークショップを想像してみましょう（すべてがビデオ会議を介して行われることを考慮して）。

テンプレートを使用して作業をスピードアップ

ワークショップの開始時には、テンプレート、事前に入力されたドキュメント、仮想ボードなど、すべてをすぐに使用できるようにしてください。入念に準備し、それらの前に設置して全員の時間を無駄にしないでください。

ワークショップ後

フィードバックを受け取り、評価し、改善する

ワークショップの後にチームからフィードバックを受け取り、改善できる領域を特定することをお勧めします。 すべてがまだ新鮮なので、これを行うのに最適な時期は、それが終わった直後です。 たとえば、ほとんどがデジタルアプローチの場合のテクノロジーの広範な使用の結果として、多くの落とし穴と潜在的なグリッチが常に表面化します。それらが発生した理由と、それが再び発生するのを回避する方法について議論することは、どのチームにとっても大きなメリットです。

ワークショップの前に、簡単な匿名のオンライン調査を準備し、ワークショップの直後に参加者にリンクを送信します。 各側面を個別のセクション（使用する機器と技術、コミュニケーション、リモートテクノロジー、ソフトウェア、ワークショップ期間など）として追跡し、評価やチェックボックスだけでなく、チームにコメントを残してもらいます。

ワークショップ後のフィードバックを得る方法は他にもたくさんあります。たとえば、チームにコメント（物理的または仮想的）を付けてポストイットを壁に貼るように依頼したり、1対1のインタビューを行ったりします。 自分に最も適したものを選択してください。ただし、機会を逃さないでください。

あなたのデジタルアーティファクトの世話をする

ワークショップ中に生成されたアセットは、進行中だけでなく、さらなる議論や他のワークショップの開始点としても使用できます。

従来の（またはほとんどデジタルではない）アプローチでは、ポストイット、手書きのメモ、スケッチが山積みになる可能性が非常に高くなります。 この場合、手放すことができると確信できるまで、少なくとも最も重要なアーティファクトを保持することをお勧めします。 それらをデジタル化するオプションもあります（写真を撮る、スプレッドシートに集計するなど）。

ほとんどのデジタルアプローチでは、処理する紙はそれほど多くありませんが、生成されたデジタルアーティファクトは、ある種のシステムで整理、並べ替え、ファイル化する必要があります。 将来的に頭痛の種となる、不完全で放棄されたファイルの乱雑なリストを残さないことが最善です。ワークショップの直後にそれらを整理するために投資してください。 これは2つの方法で実行できます。

1. ワークショップ用に一元化され、整理されたリポジトリを作成します。 たとえば、ワークショップで使用された各テクニックのサブフォルダーを含む共有マスターフォルダー。 仮想ボードおよびその他の外部ソース/ツールへのリンクを必ず含めてください。
2. コアアーティファクト（スケッチ、スプレッドシート、仮想ボードなど）が完全であることを確認してください。 ワークショップで終わらせられない時、将来役立つと思ったら、終わったらできるだけ早く終わらせてください。 記憶に頼らないでください。数か月後、未完成のスケッチやスプレッドシートが意味をなさなくなる可能性があります。

要約

さまざまな手法とツールを使用して、リモートUXワークショップは同じ場所にあるワークショップと同じ結果をもたらすことができます。 正しく行われた場合、デジタルコラボレーションツールによって向上した生産性のメリットは、対面での話し合いの欠如を相殺します。

リモートUXデザインワークショップの計画と実行はロケット科学ではありませんが、多くの複雑な詳細と潜在的な落とし穴に注意が必要です。 細心の注意を払ったにもかかわらず、最初の試行ですべてが正しく行われる可能性はほとんどありません。 最善の方法は、リラックスしてチームで楽しんで、覚えておくことです。すべてのワークショップは学習の機会を表しており、次回は常に改善されます。

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