원격 UX 워크샵을 완성하고 활용하는 방법

오늘날 최고의 디자이너는 창작자 그 이상입니다. 그들은 촉진자입니다. 많은 참가자를 포함하는 점점 더 다학문적이고 협력적이며 창의적인 프로세스에서 그들은 팀이 최선을 다하도록 정렬하고 영감을 주는 지휘자 ​​역할을 합니다.

UX 워크숍은 이것을 실천하는 가장 좋은 방법 중 하나일 것입니다. Design Thinking, Lean UX, Design Sprints와 같은 이데올로기의 등장으로 UX 워크숍은 필수가 되었으며, 디자이너에게 디자인 워크숍을 활성화하는 능력은 매우 바람직한 기술입니다.

UX 워크숍은 팀(다른 디자이너, 개발자, 제품 관리자 등)을 회의실에 초대하고, 목표에 대한 의제(예: 신제품 기능의 프로토타입)를 만들고, 몇 가지 협업 기술을 제안하는 것으로 구성됩니다. 브레인스토밍과 스케치처럼요. 모든 것을 스스로 관리하려고 하는 것보다 이렇게 하면 더 나은 결과를 얻을 수 있으며 추가로 참여도가 높고 의욕적인 팀을 육성할 수 있습니다.

기술적인 문제가 발생할 가능성이 매우 높은 상황에서 면대면 의사 소통 없이 넓은 지리적 영역에 걸쳐 원격 팀 구성원과 함께 이 작업을 수행한다고 상상해 보십시오. 같은 위치에 있는 팀(모두가 같은 장소에 있음)과 함께 설계 워크샵을 진행하는 것이 이미 어려운 일이라면 원격 버전은 중요하고 검증된 촉진 기술을 무시하면 좌절감과 시간 낭비가 될 수 있습니다.

원격 UX 워크샵을 원활하게 운영하는 데 도움이 될 몇 가지 검증된 사례를 살펴보겠습니다. 또한 이전, 도중, 이후에 어떤 일이 발생하는지 살펴보고 주의해야 할 몇 가지 함정에 대해서도 알아보겠습니다.

워크샵 전

참가자 역할 정의 및 도움 받기

원격 설계 워크샵을 계획하고 진행하려면 준비와 협업이 필요합니다. 일부 작업은 다른 사람에게 위임하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 병목 현상과 워크숍 중에 메모를 수집하고 다음 단계를 동시에 설명해야 하는 것과 같은 불쾌한 놀라움을 피하는 데 도움이 됩니다.

원격 UX 워크샵을 운영하는 데 함께 작동하는 두 가지 역할이 있습니다. 워크샵 리더 와 로컬 어시스턴트 :

워크숍 리더 및 진행자

이것은 무엇보다도 "쇼를 진행"하고, 워크샵 협업 및 시간을 관리하고, 활동의 속도를 설정하고, 참가자의 참여를 유지하는 사람(대부분 귀하)입니다. 귀하의 주요 임무는 팀의 생산성을 돕고 워크샵의 흐름을 유지하는 것입니다. 섬기는 지도자가 되십시오. 원격 워크숍 기술에 따라 참가할 수도 있습니다(예: 프로토타입 세션을 주도하고 동시에 스케치할 수 있음).

현지 어시스턴트

진행자는 한 번에 한 곳에만 있을 수 있으므로 각 원격 위치에는 나머지 팀과 함께 기여할 수 있는 현지 조수가 있어야 합니다. 상대방이 다음을 수행하는 것이 중요합니다.

• 물류 관리(회의실 예약, 참가자와 워크샵 일정 등)
• 방 정리 및 원격 기술 설정(아래 참조)
• 재료 및 보급품 얻기(샤피, 포스트잇, 메모장 등)
• 워크샵 운영에 도움

사전에 방을 설정하고 기술을 테스트하십시오.

훌륭한 토론이나 아이디어 생성이 연결 끊김, 화면 공유 결함, 회의실의 과도한 울림으로 인해 중단되거나 동료가 종이에 그린 스케치의 세부 사항을 볼 수 없다는 깨달음보다 더 실망스러운 것은 없습니다. 은(는) 사용자가 보고 피드백을 제공할 수 있도록 카메라 앞에 무익한 위치에 있습니다. 이 목록은 길 수 있습니다.

원격 UX 워크숍의 궁극적인 성능은 기술과 공간에 따라 크게 좌우되지만 우리 중 많은 사람들은 여전히 ​​모든 것이 잘 될 것이라고 당연시합니다. 이 가정은 위험할 수 있습니다. 약간의 계획과 충분한 테스트를 통해 완벽한 UX 워크샵을 운영하는 것은 불가능할 수 있지만 대부분의 부정적인 놀라움을 피할 수 있습니다. 다음 사항이 있는지 확인하십시오.

1. 안정적인 인터넷 연결 및 백업. 기본 인터넷 연결 외에도 모바일 네트워크를 백업으로 보호하십시오. 오늘날 대부분의 3G/4G 네트워크는 수용 가능한 수준에서 화상 회의를 지원합니다. 필요한 경우 모바일 연결로 빠르게 전환할 수 있도록 준비하고 미리 테스트하세요!
2. 조용하고 편안하며 채광이 좋은 방입니다. 에코, 다른 사람의 방해, 강한 빛(예: 열린 창으로 인해 카메라에 치명적), 화이트보드에 반사되거나 너무 많은 어둠과 같은 것을 최대한 피하십시오. 공유 공간(일반 사무실이나 코워킹 등)에서 누군가가 참여하는 경우 회의 진행 중 소음 및 방해에 대한 규칙이 있는지 확인하십시오. 예를 들어, 이전 직장에서 우리는 갑자기 방에 들어오는 사람이 원격 회의가 있다는 것을 알 수 있도록 일부 조명을 껐습니다.
3. 적절한 화상 회의 장비. 오늘날에는 다양한 요구와 예산을 충족하는 수많은 특정 솔루션이 있습니다. 1인 설정의 경우 마이크가 있는 헤드셋과 최신 노트북의 HD 카메라로 충분할 수 있습니다. 회의실(및 데스크톱 컴퓨터)의 경우 이 온라인 도구를 확인하여 팀에 가장 적합한 화상 회의 솔루션을 찾으십시오.
4. 올바른 협업 소프트웨어. 원격 UX 워크샵의 경우 훌륭한 화상 회의, 파일 공유 및 화면 공유 소프트웨어를 보유하는 것이 중요합니다. Google 행아웃, Slack 및 Zoom과 같은 여러 솔루션이 모든 것을 한 곳에서 제공합니다. 화상 회의 및 화면 공유에 대한 선호도는 Zoom(지금까지)입니다. 대부분이 뛰어난 비디오 품질 때문입니다. 그러나 몇 가지 소프트웨어 리뷰를 살펴보고 스스로 결정하는 것이 좋습니다.

마지막으로, 목록에서 위의 항목을 확인했으면 워크샵 전에 모든 항목을 잘 테스트하십시오. 그런 다음 가능하면 다시 테스트하십시오.

UX 워크샵을 진행할 때 현실적이어야 합니다.

지역 조수와 미리 계획을 세우고 달성하려는 결과를 위해 사용할 워크샵 기술과 도구를 결정하십시오.

1. 워크숍 중에 동기화할 수 있도록 사전에 현지 어시스턴트와 기술을 설명하고 연습합니다.
2. 각 작업의 시간을 정확하게 계산하는 것이 중요합니다. 활동 기간을 예측할 때 너무 낙관하지 마십시오. 너무 많은 시간을 허용하는 측면에서 오류.
3. 참가자가 에너지를 다시 집중할 수 있도록 휴식 시간을 예약하십시오.
4. 마지막으로 워크숍 중에 발생할 수 있는 잠재적인 기술 문제 및 기타 문제를 해결하기 위한 시간을 계획합니다(작업당 5분이면 충분함). 그들은 일어날 것입니다.

워크샵 중

디지털 도구와 물리적 도구의 균형

원격 UX 워크샵을 운영할 때 가장 어려운 문제 중 하나는 디지털 도구와 물리적 도구의 이상적인 조합을 찾는 것입니다. 둘 다 장단점이 있기 때문에 미묘한 균형입니다. 현명하게 선택해야 합니다.

목표는 생성하는 데이터 스트림(컨텐츠)을 효율적으로 처리하면서 워크샵의 흐름을 유지하는 것입니다. 팀이 아이디어를 빠르게 생성하기를 원하지만 최대 생산성을 달성하는 방식(그룹화, 병합, 분할, 우선 순위 지정 등)을 달성하는 방식으로 아이디어를 처리하여 아이디어를 최대한 활용하고 싶습니다. 이 조합에 대한 두 가지 전략은 다음과 같습니다.

워크샵 접근 방식 1: 대부분 디지털이 아닌 아티팩트

이 접근 방식은 펜+종이를 사용하여 "유추적으로" 대부분의 인공물을 만들고 나중에 스캔하거나 사진을 찍어 디지털화할 때 적용됩니다. 이 접근 방식은 다음과 같은 경우에 가장 적합합니다.

1. 대부분의 팀이 한 위치에 있습니다(몇 명의 참가자만 원격에 있음).
2. 손으로 만드는 콘텐츠(스케치, 포스트잇 등)의 속도와 자유로움을 활용하고 싶으신 분
3. 캡처된 정보를 디지털화하고 정렬하는 비용이 낮습니다.

예를 들어, "디자인 스튜디오"라는 워크샵 개념에서 세션 참가자는 손으로 빠르게 스케치하고 모바일로 이미지를 캡처하고 Dropbox 또는 Slack을 통해 공유할 수 있습니다. 또 다른 예는 우선 순위를 지정할 포스트잇이 몇 개 있고(20개 미만) 누군가가 포스트잇 메모를 스프레드시트에 빠르게 입력하여 더 쉽게 정렬하고 우선 순위를 지정할 수 있는 짧은 아이디어 세션입니다.

당연히 이 접근 방식에는 몇 가지 단점이 있습니다.

1. 디지털화하지 않은 항목에 대한 액세스 권한을 잃을 위험이 있습니다. 몇 주 또는 몇 달 후에 해당 주제를 다시 방문해야 한다고 상상해 보십시오. 그 주제에 대해 논의한 것을 기억하지만 스캔이나 사진을 찾을 수 없습니다. 포스트잇을 보관할 시간을 들이지 않고 정리하고 접근할 수 있는 상태로 유지하는 것은 바람직한 시나리오가 아닙니다.
2. 디지털화된 아티팩트를 사용하면 "복사, 붙여넣기, 실행 취소, 복제, 정렬" 등을 쉽게 수행할 수 없으므로 생산성이 저하됩니다.

워크숍 접근 방식 2: 대부분 디지털 인공물

디지털 도구를 사용하여 워크숍에서 생성된 콘텐츠(예: 가상 보드 및 온라인 스프레드시트)를 만들고 관리할 때 이 접근 방식을 사용합니다. 이 접근 방식은 다음과 같은 경우에 가장 적합합니다.

1. 생성된 모든 것(발견, 아이디어, 스케치 등)을 쉽게 액세스할 수 있도록 유지하고 싶습니다.
2. 콘텐츠를 빠르게 편집하고 재구성하려는 경우(예: 스프레드시트 형식에서와 같이 복사+붙여넣기, 복제, 필터링, 정렬, 번호 지정, 우선 순위 지정)
3. 팀은 대부분 원격

이 워크숍 접근 방식을 사용하는 좋은 예는 팀이 가상 보드를 사용하여 친화도 다이어그램, 공감 지도 또는 사용자 여정을 생성할 때입니다.

이 접근 방식을 사용할 수 있는 또 다른 시나리오는 아이디어 세션에서 아이디어를 수집해야 하는 경우입니다. 게시판에 포스트잇(실제 또는 가상) 대신 각 참가자가 스프레드시트의 셀에 아이디어를 입력하는 공유 온라인 스프레드시트를 사용할 수 있습니다(아래 참조).

또한 자동 계산 및 정렬 기능을 사용하여 브레인스토밍 세션 중에 아이디어를 선택하고 우선 순위를 지정하는 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 아래 예에서 팀은 이전에 브레인스토밍한 40개 이상의 아이디어 중에서 최고의 아이디어를 선택해야 했습니다. 스프레드시트는 최고의 아이디어에 대한 투표를 허용하고 투표 수별로 목록을 자동으로 정렬했습니다. 전체 과정은 8분도 채 걸리지 않았습니다.

워크숍 참가자들은 할당된 열(열 C에서 L)에 5에서 1까지의 점수를 입력하여 아이디어(열 B)에 투표했습니다. 그런 다음 스프레드시트는 각 아이디어에 대한 총점(투표)을 계산하여 진행자가 결과를 빠르게 정렬할 수 있도록 합니다(M 열).

이 전략의 일반적인 단점은 다음과 같습니다.

1. 드로잉(스케치 등) 및 기타 자유 작업(포스트잇)이 필요한 워크샵 기술은 사용할 수 있는 훌륭한 디지털 캡처 도구가 없는 한 불리할 수 있습니다.
2. 팀의 일부 사람들은 선택한 디지털 도구(소프트웨어, 적절한 하드웨어 등)에 액세스할 수 없습니다. 일부 온라인 가상 보드는 무료 사용자 수를 제한하고 예산 제약으로 인해 필요한 참가자 수를 추가하는 것이 불가능합니다.

실용적인 예

우리는 두 가지 UX 워크숍 접근 방식(1: 대부분 물리적, 2: 대부분 디지털)에 대해 논의했습니다. "실제" 세계에서는 하이브리드 접근 방식을 사용하고 두 가지 측면을 혼합할 수 있습니다. 다음 방법을 적용할 수 있는 1일 디자인 워크샵을 상상해 봅시다(모든 것이 화상 회의를 통해 이루어진다고 가정).

템플릿으로 작업 속도 향상

워크샵이 시작될 때 템플릿, 미리 채워진 문서, 가상 보드 등 모든 것을 사용할 수 있도록 준비하십시오. 부지런히 준비하고 모든 사람이 앞에 설정하여 시간을 낭비하지 마십시오.

워크샵 후

피드백 받기, 평가 및 개선

워크숍 후에 팀으로부터 피드백을 받고 개선할 수 있는 영역을 식별하는 것이 좋습니다. 모든 것이 여전히 신선하기 때문에 이것을 하기에 가장 좋은 시간은 끝난 직후입니다. 예를 들어, 대부분이 디지털 방식인 경우 기술을 광범위하게 사용한 결과 많은 함정과 잠재적 결함이 항상 표면화되었습니다. 이러한 문제가 발생한 이유와 재발을 방지하는 방법을 논의하는 것은 모든 팀에게 큰 도움이 됩니다.

워크숍 전에 간단한 익명의 온라인 설문조사를 준비하고 워크숍 직후 참가자에게 링크를 보냅니다. 각 측면을 별도의 섹션(사용된 장비 및 기술, 통신, 원격 기술, 소프트웨어, 워크샵 기간 등)으로 추적하고 팀이 평가 또는 확인란뿐만 아니라 의견을 남길 수 있도록 하십시오.

팀에 포스트잇을 벽에 붙여 댓글(실제 또는 가상)을 하도록 요청하거나 일대일 인터뷰를 하는 것과 같이 워크숍 후 피드백을 받는 다른 방법이 많이 있습니다. 가장 적합한 것을 선택하되 기회를 놓치지 마십시오.

디지털 아티팩트 관리

워크숍 중에 생성된 자산은 진행 중인 동안 유용할 뿐만 아니라 추가 토론이나 다른 워크숍의 시작점으로 사용할 수 있습니다.

전통적인(또는 대부분 디지털이 아닌) 접근 방식에서는 포스트잇, 손으로 쓴 메모 및 스케치 더미로 끝날 가능성이 매우 높습니다. 이 경우 가장 중요한 아티팩트를 놓을 수 있다고 확신할 때까지 최소한 가장 중요한 아티팩트를 보관하는 것이 좋습니다. 디지털화할 수도 있습니다(사진 찍기, 스프레드시트로 표 만들기 등).

대부분의 디지털 방식에서는 처리할 문서가 많지 않지만 생성된 디지털 인공물은 여전히 ​​일종의 시스템에서 조직, 분류 및 정리해야 합니다. 미래에 골칫거리가 될 불완전하고 버려진 파일의 지저분한 목록을 남기지 않는 것이 가장 좋습니다. 워크샵 직후에 정리하는 데 시간을 투자하십시오. 다음 두 가지 방법으로 이 작업을 수행할 수 있습니다.

1. 워크숍을 위한 중앙 집중식의 조직화된 리포지토리를 만듭니다. 예를 들어 워크샵 중에 사용된 각 기술에 대한 하위 폴더가 있는 공유 마스터 폴더. 가상 보드 및 기타 외부 소스/도구에 대한 링크를 포함해야 합니다.
2. 핵심 아티팩트가 완전한지 확인하십시오(스케치, 스프레드시트, 가상 보드 등). 워크샵 중에 완료할 수 없을 때 나중에 유용할 수 있다고 생각되면 가능한 한 빨리 끝난 후에 하십시오. 기억에 의존하지 마십시오. 몇 달이 지나면 완성되지 않은 스케치나 스프레드시트가 이해가 되지 않을 수 있습니다.

마무리

다른 기술과 도구를 사용하여 원격 UX 워크샵은 같은 장소에 있는 워크샵과 동일한 결과를 제공할 수 있습니다. 올바르게 수행되면 디지털 협업 도구로 인해 증대되는 생산성 이점이 대면 토론의 부족을 상쇄할 수 있습니다.

원격 UX 디자인 워크샵을 계획하고 운영하는 것은 로켓 과학이 아니지만 많은 복잡한 세부 사항과 잠재적인 함정에 주의가 필요합니다. 세심한 준비에도 불구하고 첫 번째 시도에서 모든 것을 제대로 할 수는 없을 것입니다. 가장 좋은 방법은 긴장을 풀고 팀과 함께 즐거운 시간을 보내는 것입니다. 모든 워크숍은 학습의 기회이며 다음 시간은 항상 개선됩니다!

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