Wie man Remote-UX-Workshops perfektioniert und nutzt

Die besten Designer von heute sind mehr als Schöpfer; Sie sind Moderatoren. In einem zunehmend multidisziplinären, kollaborativen und kreativen Prozess, an dem viele Beteiligte beteiligt sind, fungieren sie als Dirigenten, die das Team ausrichten und inspirieren, sein Bestes zu geben.

UX-Workshops sind wahrscheinlich eine der besten Möglichkeiten, dies in die Praxis umzusetzen. Der Aufstieg von Ideologien wie Design Thinking, Lean UX und Design Sprints hat UX-Workshops zu einer Notwendigkeit gemacht, und für Designer ist die Fähigkeit, einen Design-Workshop zu moderieren, eine äußerst wünschenswerte Fähigkeit.

Ein UX-Workshop besteht darin, Ihr Team (andere Designer, Entwickler, Produktmanager usw.) in einen Konferenzraum einzuladen, eine Agenda um ein Ziel herum zusammenzustellen (z. wie Brainstorming und Skizzieren. Auf diese Weise erzielen Sie bessere Ergebnisse als wenn Sie versuchen, alles selbst zu verwalten – und als zusätzlichen Bonus bilden Sie ein engagierteres und motivierteres Team.

Stellen Sie sich vor, dies mit entfernten Teammitgliedern über ein weites geografisches Gebiet ohne persönliche Kommunikation in einer Situation zu tun, in der technische Probleme sehr wahrscheinlich auftreten. Wenn die Durchführung eines Design-Workshops mit einem gemeinsamen Team (alle am selben physischen Ort) bereits eine Herausforderung darstellt, kann die Remote-Version eine echte Frustration und Zeitverschwendung sein, wenn Sie kritische, bewährte Moderationstechniken ignorieren.

Sehen wir uns einige bewährte Praktiken an, die dazu beitragen, dass ein Remote-UX-Workshop reibungslos abläuft. Wir werden auch untersuchen, was vorher, während und nachher passiert, und einige der Fallstricke, auf die Sie achten sollten.

Vor dem Workshop

Definieren Sie Teilnehmerrollen und erhalten Sie Hilfe

Die Planung und Durchführung eines Remote-Design-Workshops erfordert Vorbereitung und Zusammenarbeit. Es ist eine gute Idee, einige Aufgaben an andere zu delegieren. Dadurch vermeiden Sie Engpässe und unangenehme Überraschungen während des Workshops – wie das Sammeln von Notizen und das gleichzeitige Erklären der nächsten Schritte.

Es gibt zwei Rollen, die bei der Durchführung eines Remote-UX-Workshops zusammenarbeiten: der Workshopleiter und der lokale Assistent :

Der Workshopleiter und Moderator

Dies ist die Person (höchstwahrscheinlich Sie), die unter anderem „die Show leitet“, die Zusammenarbeit und das Timing der Workshops verwaltet, das Tempo für die Aktivitäten vorgibt und die Teilnehmer bei der Stange hält. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, dem Team zu helfen, produktiv zu sein und den Workshop am Laufen zu halten. Sei ein dienender Anführer. Je nach Remote-Workshop-Technik können Sie auch teilnehmen (z. B. Sie könnten eine Prototyping-Sitzung leiten und gleichzeitig skizzieren).

Der Assistent vor Ort

Da der Moderator immer nur an einem Ort sein kann, sollte jeder der entfernten Standorte einen lokalen Assistenten haben, der zusammen mit dem Rest des Teams einen Beitrag leisten kann. Es ist wichtig, jemanden auf der anderen Seite zu haben, um:

• Sich um die Logistik kümmern (Konferenzraum buchen, Workshop mit den Teilnehmern planen etc.)
• Richten Sie den Raum ein und richten Sie die Remote-Technik ein (siehe unten).
• Materialien und Verbrauchsmaterialien besorgen (Sharpies, Post-its, Notizblöcke usw.)
• Helfen Sie mit, den Workshop zu leiten

Richten Sie den Raum ein und testen Sie die Technik im Voraus

Nichts ist frustrierender, als eine großartige Diskussion oder Ideenfindung durch eine unterbrochene Verbindung, einen Fehler bei der Bildschirmfreigabe, ein übermäßiges Echo im Raum oder die Erkenntnis, dass Sie die Details der Skizze, die Ihr Kollege auf Papier gemacht hat, nicht sehen können ist erfolglos, sich vor der Kamera zu positionieren, damit Sie sie sehen und Feedback geben können. Diese Liste kann lang sein.

Trotz der Tatsache, dass die ultimative Leistung eines Remote-UX-Workshops stark von der Technik und dem Raum abhängt, gehen viele von uns immer noch davon aus, dass alles funktionieren wird. Diese Annahme kann gefährlich sein. Obwohl es wahrscheinlich nicht möglich ist, einen perfekten UX-Workshop durchzuführen, können Sie mit ein wenig Planung und genügend Tests die meisten negativen Überraschungen vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

1. Eine stabile Internetverbindung und ein Backup. Sichern Sie zusätzlich zu Ihrer primären Internetverbindung ein mobiles Netzwerk als Backup. Die meisten der heutigen 3G/4G-Netze unterstützen Videokonferenzen auf akzeptablem Niveau. Stellen Sie sich darauf ein, bei Bedarf schnell auf Ihre mobile Verbindung umzuschalten, und testen Sie diese unbedingt vorher!
2. Ein ruhiger, komfortabler, gut beleuchteter Raum. Vermeiden Sie so weit wie möglich Dinge wie Echos, Unterbrechungen durch andere, hartes Licht (z. B. von offenen Fenstern, das für Kameras katastrophal ist), Reflexionen auf Whiteboards oder zu viel Dunkelheit. Wenn jemand von einem gemeinsam genutzten Raum aus teilnimmt (wie einem normalen Büroraum oder einer Coworking-Situation), stellen Sie sicher, dass es Regeln für Lärm und Unterbrechungen gibt, wenn ein Meeting im Gange ist. In meinem vorherigen Job haben wir zum Beispiel einige Lichter ausgeschaltet, damit jeder, der plötzlich den Raum betritt, weiß, dass ein Remote-Meeting stattfindet.
3. Geeignete Ausrüstung für Videokonferenzen. Heutzutage gibt es unzählige spezifische Lösungen, die unterschiedliche Anforderungen und Budgets erfüllen. Für ein Ein-Personen-Setup kann ein Headset mit Mikrofon und die HD-Kamera in modernen Laptops ausreichen. Überprüfen Sie für Konferenzräume (und Desktop-Computer) dieses Online-Tool, um die beste Videokonferenzlösung für Ihr Team zu finden.
4. Die richtige Collaboration-Software. Für Remote-UX-Workshops ist es entscheidend, über großartige Software für Videokonferenzen, Dateifreigabe und Bildschirmfreigabe zu verfügen. Mehrere Lösungen bieten alles an einem Ort, wie Google Hangouts, Slack und Zoom. Meine Vorliebe für Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe ist (bei weitem) Zoom, hauptsächlich aufgrund der hervorragenden Videoqualität, aber ich empfehle, sich einige Software-Rezensionen anzusehen, um selbst eine Entscheidung zu treffen.

Schließlich, nachdem Sie die oben genannten Punkte auf Ihrer Liste überprüft haben, stellen Sie sicher, dass Sie alles lange vor dem Workshop testen. Testen Sie dann erneut, wenn Sie können.

Seien Sie realistisch, wenn Sie einen UX-Workshop moderieren

Planen Sie im Voraus mit Ihrem lokalen Assistenten und entscheiden Sie, welche Workshop-Techniken und -Tools Sie für die gewünschten Ergebnisse verwenden werden.

1. Erklären und üben Sie die Techniken vorher mit dem lokalen Assistenten, damit Sie während des Workshops synchron sind.
2. Es ist wichtig, die Zeit für jede Aufgabe genau zu berechnen – seien Sie nicht zu optimistisch, wenn Sie die Aktivitätsdauer schätzen. Err auf der Seite, zu viel Zeit einzuräumen.
3. Planen Sie Pausen ein, damit die Teilnehmer ihre Energien neu fokussieren können.
4. Planen Sie schließlich etwas Zeit ein, um potenzielle technische Probleme und andere Probleme zu beheben, die während des Workshops auftreten können (5 Minuten pro Aufgabe sind in Ordnung). Sie werden passieren.

Während des Workshops

Gleichen Sie digitale und physische Werkzeuge aus

Eine der schwierigsten Herausforderungen bei der Durchführung eines Remote-UX-Workshops besteht darin, eine ideale Mischung aus digitalen und physischen Tools zu finden. Es ist ein heikles Gleichgewicht, da beide ihre Vor- und Nachteile haben; man muss weise wählen.

Ziel ist es, den Workshop am Laufen zu halten und gleichzeitig den erzeugten Datenstrom (Content) effizient zu verarbeiten. Sie möchten, dass das Team schnell Ideen generiert, aber Sie möchten auch das Beste aus diesen Ideen herausholen, indem Sie sie so verarbeiten, dass maximale Produktivität erreicht wird (Gruppieren, Zusammenführen, Aufteilen, Priorisieren usw.). Hier sind zwei verschiedene Strategien für diese Kombination:

Workshop-Ansatz 1: Meist nicht-digitale Artefakte

Dieser Ansatz gilt, wenn die meisten Artefakte „analog“ mit Stift und Papier erstellt und später durch Scannen oder Fotografieren digitalisiert werden. Dieser Ansatz ist am besten geeignet, wenn:

1. Der Großteil des Teams befindet sich an einem Standort (nur wenige Teilnehmer sind remote)
2. Sie möchten die Geschwindigkeit und Freiheit von handgenerierten Inhalten (Skizzen, Post-its usw.)
3. Der Aufwand für die Digitalisierung und Sortierung der erfassten Informationen ist gering, d. h. Sie müssen die generierten Inhalte nicht übermäßig modifizieren oder bearbeiten (zusammenfassen, umschreiben etc.)

In einem Workshop-Konzept namens „Designstudio“ können die Sitzungsteilnehmer beispielsweise schnell von Hand skizzieren, Bilder mit ihrem Handy aufnehmen und über Dropbox oder Slack teilen. Ein weiteres Beispiel ist eine kurze Ideenfindungssitzung, bei der Sie nur ein paar Post-its priorisieren müssen (weniger als 20), und jemand kann die Post-its schnell in eine Tabelle eingeben, um das Sortieren und Priorisieren zu erleichtern.

Natürlich hat dieser Ansatz einige Nachteile:

1. Das Risiko, den Zugriff auf Dinge zu verlieren, die Sie nicht digitalisieren. Stellen Sie sich vor, Sie müssen das Thema Wochen oder Monate später noch einmal aufgreifen – Sie erinnern sich, dass es besprochen wurde, können aber keine Scans oder Fotos finden. Wenn Sie sich nicht die Zeit genommen haben, die Post-its aufzubewahren, organisiert und zugänglich zu halten, ist dies kein wünschenswertes Szenario.
2. Bei digitalisierten Artefakten hat man nicht die Möglichkeit, einfach „zu kopieren, einzufügen, rückgängig zu machen, zu duplizieren, zu sortieren“ usw., was die Produktivität behindert.

Workshop-Ansatz 2: Meist digitale Artefakte

Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie digitale Tools verwenden, um von Workshops generierte Inhalte (wie virtuelle Boards und Online-Tabellen) zu erstellen und zu verwalten. Dieser Ansatz ist am besten geeignet, wenn:

1. Sie möchten alles, was erstellt wurde (Erkenntnisse, Ideen, Skizzen usw.) leicht zugänglich aufbewahren
2. Sie möchten Inhalte schnell bearbeiten und neu organisieren (Kopieren+Einfügen, Duplizieren, Filtern, Sortieren, Nummerieren, Priorisieren, z. B. wie in einem Tabellenkalkulationsformat)
3. Das Team ist größtenteils remote

Ein gutes Beispiel für die Verwendung dieses Workshop-Ansatzes ist, wenn das Team Affinitätsdiagramme, Empathiekarten oder Benutzerreisen mithilfe virtueller Boards erstellt.

Ein weiteres Szenario, das mit diesem Ansatz funktioniert, ist das Sammeln von Ideen in Ideenfindungssitzungen. Anstelle von Post-its auf der Tafel (physisch oder virtuell) können Sie eine gemeinsame Online-Tabelle verwenden, in der jeder Teilnehmer seine Ideen in die Zellen der Tabelle einträgt (siehe unten).

Sie können auch den Prozess der Auswahl und Priorisierung von Ideen während Brainstorming-Sitzungen beschleunigen, indem Sie automatische Berechnungs- und Sortierfunktionen verwenden. Im Beispiel unten musste das Team die besten Ideen aus mehr als 40 Ideen auswählen, die es zuvor erdacht hatte. Die Tabelle ermöglichte die Abstimmung für die besten Ideen und sortierte die Liste automatisch nach der Anzahl der Stimmen. Der gesamte Vorgang dauerte weniger als 8 Minuten.

Die Workshop-Teilnehmer stimmten für Ideen (Spalte B) ab, indem sie Punkte auf einer Skala von 5 bis 1 in die ihnen zugewiesenen Spalten (Spalten C bis L) eintrugen. Die Tabelle berechnete dann die Gesamtpunktzahl (Stimmen) für jede Idee, was es dem Moderator ermöglichte, die Ergebnisse schnell zu sortieren (Spalte M).

Typische Nachteile dieser Strategie sind:

1. Workshop-Techniken, die Zeichnen (wie Skizzieren) und andere Freihandaufgaben (Post-its) erfordern, können benachteiligt sein, es sei denn, es ist ein großartiges digitales Erfassungstool verfügbar
2. Einige Teammitglieder haben keinen Zugriff auf die ausgewählten digitalen Tools (Software, geeignete Hardware usw.). Einige virtuelle Online-Boards begrenzen die Anzahl der kostenlosen Benutzer und das Hinzufügen der erforderlichen Anzahl von Teilnehmern ist aufgrund von Budgetbeschränkungen nicht möglich

Ein praktisches Beispiel

Wir haben zwei UX-Workshop-Ansätze diskutiert (1: hauptsächlich physisch und 2: hauptsächlich digital); In der „realen“ Welt können Sie einen hybriden Ansatz verwenden und Aspekte von beidem mischen. Stellen wir uns einen eintägigen Design-Workshop vor, für den wir die folgende Methode anwenden könnten (wenn man bedenkt, dass alles per Videokonferenz erledigt wird):

Beschleunigen Sie die Arbeit mit Vorlagen

Stellen Sie sicher, dass Sie alles einsatzbereit haben, wenn der Workshop beginnt: Vorlagen, vorgefüllte Dokumente, virtuelle Boards usw. Bereiten Sie sich sorgfältig vor und verschwenden Sie nicht die Zeit aller, indem Sie vor ihnen aufbauen.

Nach dem Workshop

Feedback einholen, bewerten und verbessern

Es ist eine gute Idee, nach dem Workshop Feedback von Ihrem Team einzuholen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden könnten. Die beste Zeit dafür ist gleich danach, weil alles noch frisch ist. Als Ergebnis des umfassenden Einsatzes von Technologie im Falle eines überwiegend digitalen Ansatzes tauchen beispielsweise immer viele Fallstricke und potenzielle Störungen auf – es ist für jedes Team von großem Vorteil, zu diskutieren, warum sie aufgetreten sind und wie man sie umgehen kann.

Bereiten Sie vor dem Workshop eine kurze anonyme Online-Umfrage vor und senden Sie den Link direkt nach dem Workshop an die Teilnehmer. Achten Sie darauf, jeden Aspekt als separaten Abschnitt zu verfolgen (verwendete Ausrüstung und Techniken, Kommunikation, Remote-Technologie, Software, Workshop-Dauer usw.) und lassen Sie das Team Kommentare hinterlassen, nicht nur bewerten oder Kontrollkästchen aktivieren.

Es gibt viele andere Möglichkeiten, Feedback nach dem Workshop zu erhalten – wie das Team zu bitten, Post-its mit Kommentaren (physisch oder virtuell) an eine Wand zu hängen, oder Einzelgespräche zu führen. Wählen Sie diejenige, die am besten zu Ihnen passt, aber verpassen Sie nicht die Gelegenheit.

Kümmern Sie sich um Ihre digitalen Artefakte

Die während des Workshops generierten Assets sind nicht nur während des Workshops nützlich, sondern können für weitere Diskussionen oder als Ausgangspunkt für andere Workshops verwendet werden.

Bei einem traditionellen (oder meist nicht digitalen) Ansatz ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie am Ende Berge von Post-its, handschriftlichen Notizen und Skizzen haben werden. Wenn dies der Fall ist, empfiehlt es sich, zumindest die wichtigsten Artefakte aufzubewahren, bis Sie sicher sind, dass Sie sie loslassen können. Sie haben auch die Möglichkeit, sie zu digitalisieren (Fotos machen, Tabellenkalkulationen erstellen usw.).

Bei einem hauptsächlich digitalen Ansatz müssen Sie sich nicht mit so viel Papier auseinandersetzen, aber die generierten digitalen Artefakte müssen dennoch organisiert, sortiert und in einer Art System abgelegt werden. Es ist am besten, keine unordentliche Liste unvollständiger, aufgegebener Dateien zu hinterlassen, die in Zukunft Kopfschmerzen verursachen werden – investieren Sie direkt nach dem Workshop etwas Zeit, um sie zu organisieren. Sie können dies auf zwei Arten tun:

1. Erstellen Sie ein zentralisiertes, organisiertes Repository für den Workshop. Zum Beispiel ein gemeinsamer Hauptordner mit Unterordnern für jede Technik, die während des Workshops verwendet wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie Links zu virtuellen Boards und anderen externen Quellen/Tools enthalten.
2. Stellen Sie sicher, dass die Kernartefakte vollständig sind (Skizzen, Tabellenkalkulationen, virtuelle Boards usw.). Wenn es nicht möglich ist, sie während des Workshops zu beenden, wenn Sie glauben, dass sie in Zukunft nützlich sein können, tun Sie dies so bald wie möglich, sobald er vorbei ist. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis – Monate später ergibt eine unfertige Skizze oder Tabelle möglicherweise keinen Sinn mehr für Sie.

Einpacken

Mit unterschiedlichen Techniken und Tools können Remote-UX-Workshops die gleichen Ergebnisse liefern wie Workshops an einem anderen Ort. Wenn es richtig gemacht wird, gleichen die durch digitale Kollaborationstools gesteigerten Produktivitätsvorteile den Mangel an persönlichen Gesprächen aus.

Die Planung und Durchführung eines Remote-UX-Design-Workshops ist kein Hexenwerk, aber die vielen komplexen Details und potenziellen Fallstricke erfordern Aufmerksamkeit. Trotz akribischer Vorbereitung ist es unwahrscheinlich, dass Sie beim ersten Versuch alles richtig machen. Entspannen Sie sich am besten, haben Sie Spaß mit Ihrem Team und denken Sie daran: Jeder Workshop ist eine Gelegenheit zum Lernen und das nächste Mal ist immer eine Verbesserung!

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Weiterführende Literatur im Toptal Design Blog:

• Die Gestaltungsprinzipien und ihre Bedeutung
• Die besten UX-Designer-Portfolios – inspirierende Fallstudien und Beispiele
• Erforschung der Gestaltungsprinzipien des Designs
• Adobe XD vs. Sketch – Welches UX-Tool ist das Richtige für Sie?
• Die 10 UX-Ergebnisse, die Top-Designer verwenden