Como aperfeiçoar e aproveitar workshops remotos de UX

Os melhores designers de hoje são mais do que criadores; são facilitadores. Em um processo cada vez mais multidisciplinar, colaborativo e criativo que inclui muitos participantes, eles atuam como condutores que alinham e inspiram a equipe a dar o melhor de si.

Os workshops de UX são provavelmente uma das melhores maneiras de colocar isso em prática. O surgimento de ideologias como Design Thinking, Lean UX e Design Sprints transformaram os workshops de UX em uma necessidade e, para os designers, a capacidade de facilitar um workshop de design é uma habilidade altamente desejável.

Um workshop de UX consiste em convidar sua equipe (outros designers, desenvolvedores, gerentes de produto, etc.) como brainstorming e esboços. Você obterá melhores resultados fazendo isso do que tentando gerenciar tudo sozinho – e como um bônus adicional, cultive uma equipe mais engajada e motivada.

Imagine fazer isso com membros remotos da equipe em uma ampla área geográfica sem comunicação cara a cara em uma situação em que é muito provável que ocorram problemas técnicos. Se a realização de um workshop de design com uma equipe co-localizada (todos no mesmo local físico) já é um desafio, sua versão remota pode ser uma verdadeira frustração e uma perda de tempo se você ignorar técnicas de facilitação críticas e comprovadas.

Vejamos algumas práticas testadas ao longo do tempo que ajudarão a fazer um workshop remoto de UX funcionar sem problemas. Também veremos o que acontece antes, durante e depois, e algumas das armadilhas que você deve observar.

Antes da Oficina

Defina as funções dos participantes e obtenha ajuda

Planejar e facilitar um workshop de design remoto requer preparação e colaboração. É uma boa ideia delegar algumas tarefas para outras pessoas. Isso ajudará a evitar gargalos e surpresas desagradáveis ​​durante o workshop – como ter que coletar notas e explicar os próximos passos simultaneamente.

Existem duas funções que trabalham juntas na execução de um workshop de UX remoto: o líder do workshop e o assistente local :

O líder e facilitador do workshop

Essa é a pessoa (provavelmente você) que, entre outras coisas, vai “dirigir o show”, gerenciar a colaboração e o tempo do workshop, definir o ritmo das atividades e manter os participantes engajados. Sua principal missão é ajudar a equipe a ser produtiva e manter o workshop fluindo. Seja um líder servidor. Dependendo da técnica do workshop remoto, você também pode participar (por exemplo, você pode liderar uma sessão de prototipagem e esboço ao mesmo tempo).

O assistente local

Dado que o facilitador só pode estar em um local de cada vez, cada um dos locais remotos deve ter um assistente local que possa contribuir junto com o restante da equipe. É importante ter alguém do outro lado para:

• Cuidar da logística (reservar uma sala de conferências, agendar o workshop com os participantes, etc.)
• Organize a sala e configure a tecnologia remota (veja abaixo)
• Obter materiais e suprimentos (Sharpies, Post-its, blocos de notas, etc.)
• Ajude a realizar a oficina

Configure a sala e teste a tecnologia com antecedência

Nada é mais frustrante do que ter uma grande discussão ou geração de ideias interrompida por uma conexão perdida, uma falha de compartilhamento de tela, um eco excessivo na sala ou a percepção de que você não consegue ver os detalhes do esboço que seu colega fez no papel e está se posicionando inutilmente na frente da câmera para você visualizar e dar feedback. Esta lista pode ser longa.

Apesar do fato de que o desempenho final de um workshop de UX remoto depende muito da tecnologia e da sala, muitos de nós ainda damos como certo que tudo dará certo. Essa suposição pode ser perigosa. Embora provavelmente não seja possível realizar um workshop de UX perfeito, com um pouco de planejamento e testes suficientes, você pode evitar a maioria das surpresas negativas. Certifique-se de que você tenha:

1. Uma conexão de internet estável e um backup. Além de sua conexão principal com a Internet, proteja uma rede móvel como backup. A maioria das redes 3G/4G atuais suportam videoconferência em níveis aceitáveis. Esteja preparado para mudar rapidamente para sua conexão móvel, se necessário, e certifique-se de testá-la antes!
2. Uma sala silenciosa, confortável e bem iluminada. Tanto quanto possível, tente evitar coisas como eco, interrupção de outras pessoas, luz forte (por exemplo, de janelas abertas, o que é desastroso para câmeras), reflexo em quadros brancos ou muita escuridão. Se alguém estiver participando de um espaço compartilhado (como uma sala comum de escritório ou uma situação de coworking), verifique se há regras para ruídos e interrupções quando uma reunião estiver em andamento. Por exemplo, no meu trabalho anterior, desligamos algumas das luzes para que qualquer pessoa que entrasse de repente na sala soubesse que uma reunião remota estava ocorrendo.
3. Equipamento apropriado para videoconferência. Existem toneladas de soluções específicas hoje que atendem a diferentes necessidades e orçamentos. Para uma configuração de uma pessoa, um fone de ouvido com microfone e a câmera HD em laptops modernos pode ser suficiente. Para salas de conferência (e computadores desktop), consulte esta ferramenta online para encontrar a melhor solução de videoconferência para sua equipe.
4. O software de colaboração certo. Para workshops remotos de UX, é fundamental ter um ótimo software de videoconferência, compartilhamento de arquivos e compartilhamento de tela. Várias soluções oferecem tudo em um só lugar, como Google Hangouts, Slack e Zoom. Minha preferência por videoconferência e compartilhamento de tela é o Zoom (de longe), principalmente devido à incrível qualidade do vídeo, mas recomendo dar uma olhada em algumas análises de software para decidir por si mesmo.

Finalmente, depois de verificar os itens acima em sua lista, certifique-se de testar tudo bem antes do workshop. Então, teste novamente se você puder.

Seja realista ao facilitar um workshop de UX

Planeje com antecedência com seu assistente local e decida quais técnicas e ferramentas de workshop você usará para obter os resultados que deseja alcançar.

1. Explique e pratique as técnicas com o assistente local de antemão, para que você esteja em sincronia durante o workshop.
2. É importante calcular o tempo de cada tarefa com precisão — não seja muito otimista ao estimar as durações das atividades. Err no lado de permitir muito tempo.
3. Programe intervalos para que os participantes possam reorientar suas energias.
4. Finalmente, planeje algum tempo para corrigir possíveis problemas técnicos e outros problemas que possam surgir durante o workshop (5 minutos por tarefa é bom). Eles vão acontecer.

Durante a Oficina

Equilibrar Ferramentas Digitais e Físicas

Um dos desafios mais difíceis ao realizar um workshop remoto de UX é encontrar uma combinação ideal de ferramentas digitais e físicas. É um equilíbrio delicado, pois ambos têm suas vantagens e desvantagens; é preciso escolher sabiamente.

O objetivo é manter o workshop fluindo enquanto processa eficientemente o fluxo de dados (conteúdo) que ele gera. Você quer que a equipe gere ideias rapidamente, mas também quer tirar o máximo proveito dessas ideias processando-as de uma maneira que atinja a produtividade máxima (agrupamento, fusão, divisão, priorização etc.). Aqui estão duas estratégias diferentes para essa combinação:

Abordagem 1 do workshop: principalmente artefatos não digitais

Essa abordagem se aplica ao criar a maioria dos artefatos “analogicamente” usando caneta + papel e digitalizando-os posteriormente digitalizando ou tirando fotos. Essa abordagem é mais apropriada quando:

1. A maior parte da equipe está em um local (apenas alguns participantes são remotos)
2. Você deseja aproveitar a velocidade e a liberdade do conteúdo gerado manualmente (esboços, Post-its etc.)
3. O custo de digitalização e ordenação das informações capturadas é baixo, ou seja, você não precisa modificar ou processar muito o conteúdo gerado (resumir, reescrever, etc.)

Por exemplo, em um conceito de workshop chamado “estúdio de design”, os participantes da sessão podem esboçar rapidamente à mão, capturar imagens com seu celular e compartilhar via Dropbox ou Slack. Outro exemplo é uma curta sessão de ideação em que você tem apenas alguns Post-its para priorizar (menos de 20), e alguém pode digitar rapidamente os Post-its em uma planilha para facilitar a classificação e priorização.

Naturalmente, existem algumas desvantagens nessa abordagem:

1. O risco de perder o acesso a coisas que você não digitaliza. Imagine que semanas ou meses depois você precisa revisitar o assunto - você se lembra de que foi discutido, mas não consegue encontrar digitalizações ou fotos. A menos que você tenha tempo para armazenar os post-its, mantê-los organizados e acessíveis, esse não é um cenário desejável.
2. Com artefatos digitalizados, não se tem a capacidade de "copiar, colar, desfazer, duplicar, classificar" etc. facilmente, o que prejudica a produtividade.

Abordagem do workshop 2: principalmente artefatos digitais

Use essa abordagem ao usar ferramentas digitais para criar e gerenciar conteúdo gerado pelo workshop (como quadros virtuais e planilhas online). Essa abordagem é mais apropriada quando:

1. Você deseja manter tudo o que foi criado (descobertas, ideias, esboços, etc.) facilmente acessível
2. Você deseja editar e reorganizar o conteúdo rapidamente (copiar+colar, duplicar, filtrar, classificar, numerar, priorizar, por exemplo, como em formato de planilha)
3. A equipe é maioritariamente remota

Um bom exemplo para usar essa abordagem de workshop é quando a equipe está criando diagramas de afinidade, mapas de empatia ou jornadas de usuários usando quadros virtuais.

Outro cenário que funciona com essa abordagem é quando você precisa coletar ideias em sessões de ideação. Em vez de Post-its no quadro (físico ou virtual), você pode usar uma planilha online compartilhada onde cada participante digita suas ideias nas células da planilha (veja abaixo).

Você também pode acelerar o processo de seleção e priorização de ideias durante as sessões de brainstorming com o uso de recursos de cálculo e classificação automáticos. No exemplo abaixo, a equipe precisava escolher as melhores ideias entre mais de 40 que haviam discutido anteriormente. A planilha permitia votar nas melhores ideias e ordenava automaticamente a lista pelo número de votos. Todo o processo levou menos de 8 minutos.

Os participantes do workshop votaram nas ideias (coluna B) inserindo pontos em uma escala de 5 a 1 em suas colunas atribuídas (colunas C a L). A planilha então calculou o total de pontos (votos) para cada ideia permitindo ao facilitador classificar os resultados rapidamente (coluna M).

As desvantagens típicas desta estratégia são:

1. Técnicas de oficina que exigem desenho (como esboços) e outras tarefas à mão livre (post-its) podem ser prejudicadas, a menos que haja uma ótima ferramenta de captura digital disponível
2. Algumas pessoas da equipe não terão acesso às ferramentas digitais selecionadas (software, hardware adequado, etc.). Alguns fóruns virtuais online limitam o número de usuários gratuitos e adicionar o número necessário de participantes não é viável devido a restrições orçamentárias

Um exemplo prático

Discutimos duas abordagens de workshop de UX (1: principalmente física e 2: principalmente digital); no mundo “real”, você pode usar uma abordagem híbrida e misturar aspectos de ambos. Vamos imaginar um workshop de design de um dia para o qual poderíamos aplicar o seguinte método (considerando que tudo é feito por videoconferência):

Acelere o trabalho com modelos

Certifique-se de ter tudo pronto para usar quando o workshop começar: modelos, documentos pré-preenchidos, quadros virtuais, etc. Prepare-se diligentemente e não desperdice o tempo de todos montando na frente deles.

Após a oficina

Obtenha feedback, avalie e melhore

É uma boa ideia obter feedback de sua equipe após o workshop e identificar áreas que podem ser melhoradas. O melhor momento para fazer isso é logo após o término, porque tudo ainda estará fresco. Por exemplo, como resultado do uso extensivo de tecnologia no caso de uma abordagem predominantemente digital, muitas armadilhas e falhas em potencial invariavelmente surgem – discutir por que elas ocorreram e como evitar que isso aconteça novamente é de grande benefício para qualquer equipe.

Antes do workshop, prepare uma breve pesquisa online anônima e envie o link aos participantes logo após o workshop. Certifique-se de acompanhar cada aspecto como uma seção separada (equipamento e técnicas usadas, comunicações, tecnologia remota, software, duração do workshop, etc.) e deixe a equipe deixar comentários, não apenas avaliar ou marcar caixas.

Há muitas outras maneiras de obter feedback pós-workshop, como pedir à equipe para colocar post-its em uma parede com comentários (físicos ou virtuais) ou fazer entrevistas individuais. Escolha o que mais combina com você, mas não perca a oportunidade.

Cuide de seus artefatos digitais

Os recursos gerados durante o workshop são úteis não apenas enquanto ele está em andamento, mas podem ser usados ​​para discussões adicionais ou como ponto de partida para outros workshops.

Em uma abordagem tradicional (ou principalmente não digital), é muito provável que você acabe com pilhas de post-its, notas manuscritas e esboços. Se esse for o caso, uma boa prática é manter pelo menos os artefatos mais importantes até ter certeza de que pode liberá-los. Você também tem a opção de digitalizá-los (tirar fotos, tabulação em planilhas, etc).

Em uma abordagem predominantemente digital, você não terá tanto papel para lidar, mas os artefatos digitais gerados ainda precisarão ser organizados, classificados e arquivados em algum tipo de sistema. É melhor não deixar uma lista confusa de arquivos incompletos e abandonados que causarão dores de cabeça no futuro – invista algum tempo logo após o workshop para organizá-los. Você pode fazer isso de duas maneiras:

1. Crie um repositório centralizado e organizado para o workshop. Por exemplo, uma pasta mestre compartilhada com subpastas para cada técnica que foi usada durante o workshop. Certifique-se de incluir links para quadros virtuais e qualquer outra fonte/ferramenta externa.
2. Certifique-se de que os artefatos principais estejam completos (esboços, planilhas, quadros virtuais, etc.). Quando não for possível terminá-los durante o workshop, se você achar que podem ser úteis no futuro, faça-o o mais rápido possível assim que terminar. Não confie em sua memória – meses depois, um esboço ou planilha inacabada pode não fazer sentido para você.

Embrulhar

Usando diferentes técnicas e ferramentas, os workshops remotos de UX podem fornecer os mesmos resultados que os workshops co-localizados. Se bem feito, os benefícios de produtividade impulsionados pelas ferramentas de colaboração digital compensam a falta de discussão cara a cara.

Planejar e executar um workshop remoto de design de UX não é ciência de foguetes, mas os muitos detalhes complexos e possíveis armadilhas exigem atenção. Apesar da preparação meticulosa, é improvável que você acerte tudo na primeira tentativa. A melhor coisa a fazer é relaxar, se divertir com sua equipe e lembre-se: cada workshop representa uma oportunidade de aprendizado, e a próxima é sempre uma melhoria!

Deixe-nos saber o que você pensa! Por favor, deixe seus pensamentos, comentários e feedback abaixo.

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