Jak doskonalić i wykorzystywać zdalne warsztaty UX

Dzisiejsi najlepsi projektanci to więcej niż twórcy; są facylitatorami. W coraz bardziej multidyscyplinarnym, opartym na współpracy i kreatywnym procesie, który obejmuje wielu uczestników, działają jako dyrygenci, którzy łączą i inspirują zespół do dawania z siebie wszystkiego.

Warsztaty UX to prawdopodobnie jeden z najlepszych sposobów na wykorzystanie tego w praktyce. Rozwój ideologii takich jak Design Thinking, Lean UX i Design Sprints sprawił, że warsztaty UX stały się koniecznością, a dla projektantów możliwość ułatwienia warsztatów projektowych jest wysoce pożądaną umiejętnością.

Warsztaty UX polegają na zaproszeniu Twojego zespołu (innych projektantów, programistów, menedżerów produktów itp.) do sali konferencyjnej, ułożeniu agendy wokół celu (np. prototypowanie nowej funkcjonalności produktu) i wymyśleniu kilku technik współpracy, jak burza mózgów i szkicowanie. Osiągniesz lepsze wyniki, robiąc to, niż starając się zarządzać wszystkim samodzielnie – a jako dodatkowy bonus pielęgnuj bardziej zaangażowany, zmotywowany zespół.

Wyobraź sobie, że robisz to ze zdalnymi członkami zespołu na dużym obszarze geograficznym bez komunikacji twarzą w twarz w sytuacji, gdy bardzo prawdopodobne jest wystąpienie problemów technicznych. Jeśli prowadzenie warsztatu projektowego z zespołem znajdującym się w tej samej lokalizacji (wszyscy w tym samym miejscu fizycznym) jest już wyzwaniem, jego zdalna wersja może być prawdziwą frustracją i stratą czasu, jeśli zignorujesz krytyczne, wypróbowane i prawdziwe techniki ułatwiające.

Przyjrzyjmy się kilku sprawdzonym praktykom, które pomogą w sprawnym prowadzeniu zdalnych warsztatów UX. Przyjrzymy się również temu, co dzieje się przed, w trakcie i po, oraz przyjrzymy się niektórym pułapkom, na które należy zwrócić uwagę.

Przed warsztatem

Zdefiniuj role uczestników i uzyskaj pomoc

Planowanie i prowadzenie warsztatów projektowania zdalnego wymaga przygotowania i współpracy. Dobrym pomysłem jest delegowanie niektórych zadań innym. Pomoże to uniknąć wąskich gardeł i nieprzyjemnych niespodzianek podczas warsztatów — takich jak konieczność jednoczesnego zbierania notatek i wyjaśniania kolejnych kroków.

W prowadzeniu zdalnych warsztatów UX współpracują ze sobą dwie role: lider warsztatu i lokalny asystent :

Prowadzący warsztat i facylitator

Jest to osoba (najprawdopodobniej Ty), która między innymi „poprowadzi pokaz”, będzie zarządzać współpracą i harmonogramem warsztatów, nadawać tempo działaniom i utrzymywać zaangażowanie uczestników. Twoją główną misją jest pomóc zespołowi być produktywnym i utrzymać płynność warsztatu. Bądź przywódcą sługi. W zależności od techniki warsztatów zdalnych możesz również uczestniczyć (na przykład możesz jednocześnie prowadzić sesję prototypowania i szkicowania).

Lokalny asystent

Biorąc pod uwagę, że moderator może przebywać tylko w jednym miejscu na raz, każda z odległych lokalizacji powinna mieć lokalnego asystenta, który może wnieść swój wkład wraz z resztą zespołu. Ważne jest, aby ktoś po drugiej stronie:

• Zadbaj o logistykę (zarezerwuj salę konferencyjną, umów się na warsztaty z uczestnikami itp.)
• Zaaranżuj pokój i skonfiguruj zdalną technologię (patrz poniżej)
• Zdobądź materiały i zaopatrzenie (Sharpie, Post-it, notatniki itp.)
• Pomoc w prowadzeniu warsztatu

Skonfiguruj pokój i przetestuj technologię z wyprzedzeniem

Nic nie jest bardziej frustrujące niż świetna dyskusja lub generowanie pomysłów przerwane przez utratę połączenia, usterkę w udostępnianiu ekranu, nadmierne echo w pokoju lub uświadomienie sobie, że nie możesz zobaczyć szczegółów szkicu, który wykonał twój kolega na papierze i bezowocnie ustawia się przed kamerą, abyś mógł zobaczyć i przekazać opinię. Ta lista może być długa.

Pomimo faktu, że ostateczna wydajność zdalnego warsztatu UX w dużej mierze zależy od technologii i pomieszczenia, wielu z nas nadal przyjmuje za pewnik, że wszystko się ułoży. To założenie może być niebezpieczne. Choć prawdopodobnie nie da się przeprowadzić perfekcyjnego warsztatu UX, przy odrobinie planowania i wystarczającej ilości testów, można uniknąć większości negatywnych niespodzianek. Upewnij się, że masz:

1. Stabilne połączenie internetowe i kopia zapasowa. Oprócz podstawowego połączenia internetowego zabezpiecz sieć komórkową jako kopię zapasową. Większość dzisiejszych sieci 3G/4G obsługuje wideokonferencje na akceptowalnym poziomie. Przygotuj się na szybkie przejście na połączenie mobilne w razie potrzeby i przetestuj je wcześniej!
2. Cichy, wygodny, dobrze oświetlony pokój. W miarę możliwości staraj się unikać takich rzeczy jak echo, przeszkadzanie innym, ostre światło (na przykład z otwartych okien, które jest katastrofalne dla kamer), odbicia na tablicach lub zbyt duża ciemność. Jeśli ktoś uczestniczy we wspólnej przestrzeni (takiej jak zwykły pokój biurowy lub sytuacja coworkingowa), upewnij się, że istnieją zasady dotyczące hałasu i przerw, gdy spotkanie jest w toku. Na przykład w mojej poprzedniej pracy wyłączyliśmy niektóre światła, aby każdy, kto nagle wszedł do pokoju, wiedział, że odbywa się zdalne spotkanie.
3. Odpowiedni sprzęt do wideokonferencji. Obecnie istnieje mnóstwo konkretnych rozwiązań, które zaspokajają różne potrzeby i budżety. W przypadku konfiguracji jednoosobowej wystarczy zestaw słuchawkowy z mikrofonem i kamerą HD w nowoczesnych laptopach. W przypadku sal konferencyjnych (i komputerów stacjonarnych) sprawdź to narzędzie online, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie do wideokonferencji dla swojego zespołu.
4. Odpowiednie oprogramowanie do współpracy. W przypadku zdalnych warsztatów UX kluczowe jest posiadanie doskonałego oprogramowania do wideokonferencji, udostępniania plików i udostępniania ekranu. Kilka rozwiązań oferuje wszystko w jednym miejscu, np. Google Hangouts, Slack i Zoom. Moje preferencje do wideokonferencji i udostępniania ekranu to Zoom (zdecydowanie), głównie ze względu na niesamowitą jakość wideo, ale polecam zapoznać się z kilkoma recenzjami oprogramowania, aby samemu zdecydować.

Wreszcie, gdy już sprawdzisz powyższe pozycje na swojej liście, koniecznie przetestuj wszystko dobrze przed warsztatem. Następnie przetestuj ponownie, jeśli możesz.

Bądź realistą, ułatwiając warsztaty UX

Zaplanuj wcześniej z lokalnym asystentem i zdecyduj, jakich technik warsztatowych i narzędzi użyjesz, aby osiągnąć pożądane rezultaty.

1. Wyjaśnij i przećwicz techniki wcześniej z lokalnym asystentem, aby być zsynchronizowanym podczas warsztatów.
2. Ważne jest, aby dokładnie obliczyć czas dla każdego zadania — nie bądź zbyt optymistyczny podczas szacowania czasu trwania czynności. Err po stronie pozostawienia zbyt dużo czasu.
3. Zaplanuj przerwy, aby uczestnicy mogli ponownie skupić swoją energię.
4. Na koniec zaplanuj trochę czasu na rozwiązanie potencjalnych problemów technicznych i innych problemów, które mogą pojawić się podczas warsztatu (5 minut na zadanie jest w porządku). Zdarzą się .

Podczas warsztatu

Zrównoważyć narzędzia cyfrowe i fizyczne

Jednym z najtrudniejszych wyzwań podczas prowadzenia zdalnych warsztatów UX jest znalezienie idealnego połączenia narzędzi cyfrowych i fizycznych. To delikatna równowaga, ponieważ obie mają swoje wady i zalety; trzeba wybierać mądrze.

Celem jest utrzymanie płynności warsztatu przy jednoczesnym efektywnym przetwarzaniu generowanego strumienia danych (treści). Chcesz, aby zespół szybko generował pomysły, ale chcesz też jak najlepiej je wykorzystać, przetwarzając je w sposób zapewniający maksymalną produktywność (grupowanie, łączenie, dzielenie, ustalanie priorytetów itp.). Oto dwie różne strategie dla tej kombinacji:

Podejście warsztatowe 1: Głównie artefakty niecyfrowe

Takie podejście ma zastosowanie przy tworzeniu większości artefaktów „analogicznie” przy użyciu pióra + papieru i późniejszej digitalizacji poprzez skanowanie lub robienie zdjęć. To podejście jest najbardziej odpowiednie, gdy:

1. Większość zespołu znajduje się w jednym miejscu (tylko kilku uczestników jest zdalnych)
2. Chcesz skorzystać z szybkości i swobody treści generowanych ręcznie (szkice, Post-it itp.)
3. Koszt digitalizacji i sortowania przechwyconych informacji jest niski, tzn. nie trzeba nadmiernie modyfikować ani przetwarzać wygenerowanej treści (podsumować, przepisać itp.)

Na przykład w koncepcji warsztatów o nazwie „studio projektowe” uczestnicy sesji mogą szybko szkicować ręcznie, przechwytywać obrazy za pomocą telefonu komórkowego i udostępniać je za pośrednictwem Dropbox lub Slack. Innym przykładem jest krótka sesja ideowa, w której masz tylko kilka karteczek samoprzylepnych do ustalenia priorytetów (mniej niż 20), a ktoś może szybko wpisać karteczki samoprzylepne do arkusza kalkulacyjnego, aby ułatwić sortowanie i ustalanie priorytetów.

Oczywiście takie podejście ma pewne wady:

1. Ryzyko utraty dostępu do rzeczy, których nie digitalizujesz. Wyobraź sobie, że tygodnie lub miesiące później musisz wrócić do tematu — pamiętasz, że był omawiany, ale nie możesz znaleźć żadnych skanów ani zdjęć. O ile nie poświęciłeś czasu na przechowywanie karteczek samoprzylepnych, utrzymywanie ich w porządku i dostępności, nie jest to pożądany scenariusz.
2. W przypadku cyfrowych artefaktów nie można łatwo „kopiować, wklejać, cofać, duplikować, sortować” itp., co zmniejsza wydajność.

Podejście warsztatowe 2: Głównie artefakty cyfrowe

Użyj tego podejścia podczas korzystania z narzędzi cyfrowych do tworzenia treści generowanych przez warsztaty i zarządzania nimi (takich jak wirtualne tablice i arkusze kalkulacyjne online). To podejście jest najbardziej odpowiednie, gdy:

1. Chcesz, aby wszystko, co zostało stworzone (wnioski, pomysły, szkice itp.) było łatwo dostępne
2. Chcesz szybko edytować i reorganizować treść (kopiuj+wklej, duplikuj, filtruj, sortuj, numeruj, ustalaj priorytety, np. jak w formacie arkusza kalkulacyjnego)
3. Zespół jest w większości odległy

Dobrym przykładem zastosowania tego podejścia warsztatowego jest tworzenie przez zespół diagramów powinowactwa, map empatii lub podróży użytkowników za pomocą wirtualnych tablic.

Innym scenariuszem, który działa z tym podejściem, jest zebranie pomysłów w sesjach ideacji. Zamiast samoprzylepnych karteczek (fizycznych lub wirtualnych) możesz użyć udostępnionego internetowego arkusza kalkulacyjnego, w którym każdy uczestnik wpisuje swoje pomysły w komórkach arkusza kalkulacyjnego (patrz poniżej).

Możesz także przyspieszyć proces selekcji i priorytetyzacji pomysłów podczas sesji burzy mózgów, korzystając z funkcji automatycznego obliczania i sortowania. W poniższym przykładzie zespół musiał wybrać najlepsze pomysły z ponad 40, które wcześniej przeprowadził burzę mózgów. Arkusz kalkulacyjny umożliwiał głosowanie na najlepsze pomysły i automatycznie sortował listę według liczby głosów. Cały proces zajął mniej niż 8 minut.

Uczestnicy warsztatów głosowali na pomysły (kolumna B), wpisując punkty w skali od 5 do 1 w przypisanych im kolumnach (kolumny od C do L). Arkusz kalkulacyjny następnie obliczył łączną liczbę punktów (głosów) dla każdego pomysłu, umożliwiając moderatorowi szybkie posortowanie wyników (kolumna M).

Typowe wady tej strategii to:

1. Techniki warsztatowe, które wymagają rysowania (np. szkicowania) i innych zadań z wolnej ręki (post-itów), mogą być niekorzystne, chyba że dostępne jest doskonałe narzędzie do cyfrowego przechwytywania
2. Niektóre osoby w zespole nie będą miały dostępu do wybranych narzędzi cyfrowych (oprogramowania, odpowiedniego sprzętu itp.). Niektóre wirtualne tablice online ograniczają liczbę bezpłatnych użytkowników, a dodanie wymaganej liczby uczestników nie jest możliwe ze względu na ograniczenia budżetowe

Praktyczny przykład

Omówiliśmy dwa podejścia do warsztatów UX (1: głównie fizyczne i 2: głównie cyfrowe); w „prawdziwym” świecie można zastosować podejście hybrydowe i mieszać aspekty obu. Wyobraźmy sobie jednodniowe warsztaty projektowe, do których moglibyśmy zastosować następującą metodę (biorąc pod uwagę, że wszystko odbywa się za pośrednictwem wideokonferencji):

Przyspiesz pracę z szablonami

Upewnij się, że masz wszystko gotowe do użycia na początku warsztatu: szablony, wstępnie wypełnione dokumenty, wirtualne tablice itp. Przygotuj się pilnie i nie marnuj czasu wszystkich na ustawianie się przed nimi.

Po warsztatach

Otrzymuj opinie, oceniaj i ulepszaj

Dobrym pomysłem jest zebranie opinii od swojego zespołu po warsztatach i zidentyfikowanie obszarów, które można by poprawić. Najlepiej zrobić to zaraz po zakończeniu, ponieważ wszystko będzie jeszcze świeże. Na przykład, w wyniku szerokiego wykorzystania technologii w przypadku podejścia w większości cyfrowego, wiele pułapek i potencjalnych usterek niezmiennie pojawia się na wierzchu – dyskusja, dlaczego się pojawiły i jak je obejść, jest bardzo korzystna dla każdego zespołu.

Przed warsztatami przygotuj krótką anonimową ankietę online i wyślij link uczestnikom zaraz po warsztatach. Pamiętaj, aby śledzić każdy aspekt jako oddzielną sekcję (wykorzystany sprzęt i techniki, komunikacja, zdalna technologia, oprogramowanie, czas trwania warsztatów itp.) i pozwól zespołowi pozostawić komentarze, a nie tylko oceniać lub zaznaczać pola.

Istnieje wiele innych sposobów na uzyskanie informacji zwrotnych po warsztatach — na przykład poproszenie zespołu o umieszczenie na ścianie karteczek z komentarzami (fizycznymi lub wirtualnymi) lub przeprowadzenie wywiadów jeden na jeden. Wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada, ale nie trać okazji.

Zadbaj o swoje cyfrowe artefakty

Aktywa generowane podczas warsztatów są przydatne nie tylko w trakcie ich trwania, ale mogą być wykorzystane do dalszej dyskusji lub jako punkt wyjścia do innych warsztatów.

W tradycyjnym (lub w większości niecyfrowym) podejściu jest bardzo prawdopodobne, że skończysz ze stosami karteczek samoprzylepnych, odręcznych notatek i szkiców. W takim przypadku dobrą praktyką jest trzymanie przynajmniej najważniejszych artefaktów, dopóki nie upewnisz się, że możesz je puścić. Masz również możliwość ich digitalizacji (robienia zdjęć, tworzenia tabel do arkuszy kalkulacyjnych itp.).

W podejściu głównie cyfrowym nie będziesz miał tyle papieru do załatwienia, ale wygenerowane cyfrowe artefakty nadal będą musiały być uporządkowane, posortowane i złożone w jakimś systemie. Najlepiej nie zostawiać niechlujnej listy niekompletnych, porzuconych plików, które będą powodować bóle głowy w przyszłości – zainwestuj trochę czasu zaraz po warsztatach, aby je uporządkować. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. Stwórz scentralizowane, zorganizowane repozytorium warsztatów. Na przykład udostępniony folder główny z podfolderami dla każdej techniki użytej podczas warsztatów. Upewnij się, że zawiera linki do wirtualnych tablic i wszelkich innych zewnętrznych źródeł/narzędzi.
2. Upewnij się, że podstawowe artefakty są kompletne (szkice, arkusze kalkulacyjne, wirtualne tablice itp.). Kiedy nie da się ich ukończyć podczas warsztatu, jeśli uważasz, że mogą się przydać w przyszłości, zrób to jak najszybciej po jego zakończeniu. Nie polegaj na swojej pamięci — kilka miesięcy później niedokończony szkic lub arkusz kalkulacyjny może nie mieć dla Ciebie żadnego sensu.

Zakończyć

Korzystając z różnych technik i narzędzi, zdalne warsztaty UX mogą przynieść te same wyniki, co warsztaty kolokowane. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, korzyści w zakresie produktywności zwiększone dzięki narzędziom do współpracy cyfrowej równoważą brak dyskusji twarzą w twarz.

Planowanie i prowadzenie zdalnych warsztatów projektowania UX nie jest nauką o rakietach, ale wiele złożonych szczegółów i potencjalnych pułapek wymaga uwagi. Pomimo drobiazgowych przygotowań, jest mało prawdopodobne, że za pierwszym razem wszystko pójdzie dobrze. Najlepszą rzeczą do zrobienia jest wyluzowanie, dobra zabawa z zespołem i pamiętanie — każdy warsztat to okazja do nauki, a następny raz to zawsze poprawa!

Pozwól nam wiedzieć co myślisz! Zostaw swoje przemyślenia, komentarze i opinie poniżej.

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• Zasady projektowania i ich znaczenie
• Najlepsze portfolio projektantów UX – inspirujące studia przypadków i przykłady
• Odkrywanie zasad projektowania Gestalt
• Adobe XD kontra Sketch – które narzędzie UX jest dla Ciebie odpowiednie?
• 10 elementów UX, z których korzystają najlepsi projektanci