Uzaktan UX Atölyeleri Nasıl Mükemmelleştirilir ve Kullanılır

Günümüzün en iyi tasarımcıları, yaratıcılardan daha fazlasıdır; kolaylaştırıcıdırlar. Çok sayıda katılımcıyı içeren, giderek daha çok disiplinli, işbirlikçi ve yaratıcı bir süreçte, takıma ellerinden gelenin en iyisini vermeleri için uyum sağlayan ve ilham veren şefler olarak hareket ederler.

UX atölyeleri muhtemelen bunu uygulamaya koymanın en iyi yollarından biridir. Design Thinking, Lean UX ve Design Sprints gibi ideolojilerin yükselişi, UX atölyelerini bir zorunluluk haline getirdi ve tasarımcılar için bir tasarım atölyesini kolaylaştırma yeteneği son derece arzu edilen bir beceridir.

Bir UX atölyesi, ekibinizi (diğer tasarımcılar, geliştiriciler, ürün yöneticileri vb.) bir konferans odasına davet etmekten, bir hedef etrafında bir gündem oluşturmaktan (örneğin, yeni bir ürün işlevselliği prototipi) ve bazı ortak teknikler geliştirmekten oluşur. beyin fırtınası ve eskiz gibi. Bunu yaparak, her şeyi kendiniz yönetmeye çalışmaktan daha iyi sonuçlar elde edeceksiniz ve ek bir bonus olarak, daha ilgili, motive olmuş bir ekip geliştirin.

Bunu, teknik sorunların ortaya çıkma olasılığının çok yüksek olduğu bir durumda yüz yüze iletişim olmadan geniş bir coğrafi alanda uzak ekip üyeleriyle yaptığınızı hayal edin. Aynı yerde bulunan bir ekiple (herkes aynı fiziksel mekanda) bir tasarım atölyesi yürütmek zaten zorsa, kritik, denenmiş ve gerçek kolaylaştırma tekniklerini görmezden gelirseniz, uzak versiyonu gerçek bir hayal kırıklığı ve zaman kaybı olabilir.

Uzak bir UX atölyesinin sorunsuz çalışmasına yardımcı olacak, zamanla test edilmiş bazı uygulamalara bakalım. Ayrıca öncesinde, sırasında ve sonrasında neler olduğuna ve dikkat etmeniz gereken bazı tuzaklara bakacağız.

Çalıştay Öncesi

Katılımcı Rollerini Tanımlayın ve Yardım Alın

Uzaktan tasarım atölyesini planlamak ve kolaylaştırmak, hazırlık ve işbirliği gerektirir. Bazı görevleri başkalarına devretmek iyi bir fikirdir. Bu, atölye sırasındaki darboğazları ve hoş olmayan sürprizleri önlemeye yardımcı olacaktır; örneğin, not toplamak ve sonraki adımları aynı anda açıklamak zorunda kalmak gibi.

Uzak bir UX atölyesinin yürütülmesinde birlikte çalışan iki rol vardır: atölye lideri ve yerel asistan :

Çalıştay lideri ve kolaylaştırıcı

Bu, diğer şeylerin yanı sıra "gösteri yürütecek", atölye işbirliğini ve zamanlamasını yönetecek, faaliyetlerin hızını ayarlayacak ve katılımcıları meşgul edecek kişidir (büyük olasılıkla siz). Birincil göreviniz ekibin üretken olmasına yardımcı olmak ve atölye çalışmasının akışını sürdürmektir. Hizmetkar lider olun. Uzaktan atölye tekniğine bağlı olarak, siz de katılabilirsiniz (örneğin, bir prototipleme oturumu yönetebilir ve aynı anda eskiz yapabilirsiniz).

yerel asistan

Kolaylaştırıcının aynı anda yalnızca bir yerde olabileceği göz önüne alındığında, uzak konumların her birinin ekibin geri kalanıyla birlikte katkıda bulunabilecek yerel bir asistanı olmalıdır. Karşı tarafta birinin şunları yapması önemlidir:

• Lojistikle ilgilenin (bir konferans odası ayırtın, atölye çalışmasını katılımcılarla planlayın, vb.)
• Odayı düzenleyin ve uzak teknolojiyi kurun (aşağıya bakın)
• Malzeme ve sarf malzemeleri alın (Sharpies, Post-it, not defterleri vb.)
• Çalıştayı çalıştırmaya yardım edin

Odayı Kurun ve Teknolojiyi Önceden Test Edin

Harika bir tartışmanın veya fikir üretiminin kopan bir bağlantı, bir ekran paylaşımı hatası, odadaki aşırı yankı veya meslektaşınızın kağıt üzerinde yaptığı çizimin ayrıntılarını göremediğinizin farkına varmasından daha sinir bozucu bir şey olamaz. görüntülemeniz ve geri bildirimde bulunmanız için kameranın önünde sonuçsuz bir şekilde konumlanıyor. Bu liste uzun olabilir.

Uzak bir UX atölyesinin nihai performansının büyük ölçüde teknolojiye ve odaya bağlı olmasına rağmen, çoğumuz hala her şeyin işe yarayacağını kabul ediyoruz. Bu varsayım tehlikeli olabilir. Biraz planlama ve yeterli test ile mükemmel bir UX atölyesi yürütmek muhtemelen mümkün olmasa da, olumsuz sürprizlerin çoğundan kaçınabilirsiniz. Şunlara sahip olduğunuzdan emin olun:

1. Sabit bir internet bağlantısı ve bir yedekleme. Birincil internet bağlantınıza ek olarak, yedek olarak bir mobil ağın güvenliğini sağlayın. Günümüzün 3G / 4G ağlarının çoğu, kabul edilebilir seviyelerde video konferansı desteklemektedir. Gerekirse hızlı bir şekilde mobil bağlantınıza geçmeye hazır olun ve önceden test ettiğinizden emin olun!
2. Sessiz, konforlu, iyi aydınlatılmış bir oda. Yankı, başkalarının kesintiye uğraması, sert ışık (örneğin, kameralar için felaket olan açık pencerelerden), beyaz tahtalarda yansıma veya çok fazla karanlık gibi şeylerden mümkün olduğunca kaçınmaya çalışın. Ortak bir alandan (normal bir ofis odası veya ortak çalışma durumu gibi) herhangi biri katılıyorsa, bir toplantı devam ederken gürültü ve kesintiler için kurallar olduğundan emin olun. Örneğin, önceki işimde bazı ışıkları kapattık, böylece odaya aniden giren herkes uzaktan bir toplantının gerçekleştiğini bilsin.
3. Uygun video konferans ekipmanı. Bugün farklı ihtiyaçları ve bütçeleri karşılayan tonlarca özel çözüm var. Tek kişilik kurulum için modern dizüstü bilgisayarlarda mikrofonlu bir kulaklık ve HD kamera yeterli olabilir. Konferans odaları (ve masaüstü bilgisayarlar) için, ekibiniz için en iyi video konferans çözümünü bulmak için bu çevrimiçi aracı kontrol edin.
4. Doğru işbirliği yazılımı. Uzak UX atölyeleri için harika bir video konferans, dosya paylaşımı ve ekran paylaşım yazılımına sahip olmak çok önemlidir. Google Hangouts, Slack ve Zoom gibi çeşitli çözümler her şeyi tek bir yerde sunar. Video konferans ve ekran paylaşımı için tercihim, çoğunlukla harika video kalitesi nedeniyle Zoom (açık arayla), ancak kendiniz karar vermek için bazı yazılım incelemelerine göz atmanızı tavsiye ederim.

Son olarak, listenizdeki yukarıdaki maddeleri kontrol ettikten sonra, atölyeden önce her şeyi iyice test ettiğinizden emin olun. Ardından, mümkünse tekrar test edin.

Bir UX atölyesini kolaylaştırırken gerçekçi olun

Yerel asistanınızla önceden plan yapın ve elde etmek istediğiniz sonuçlar için hangi atölye tekniklerini ve araçlarını kullanacağınıza karar verin.

1. Çalıştay sırasında senkronize olabilmeniz için teknikleri yerel asistanla önceden açıklayın ve uygulayın.
2. Her bir görevin süresini doğru bir şekilde hesaplamak önemlidir; etkinlik sürelerini tahmin ederken çok iyimser olmayın. Çok fazla zamana izin verme konusunda hata.
3. Katılımcıların enerjilerini yeniden odaklayabilmeleri için aralar planlayın.
4. Son olarak, çalıştay sırasında ortaya çıkabilecek olası teknik sorunları ve diğer sorunları düzeltmek için biraz zaman planlayın (görev başına 5 dakika yeterlidir). Onlar olacak .

Çalıştay Sırasında

Dijital ve Fiziksel Araçları Dengeleyin

Uzak bir UX atölyesi yürütürken en zor zorluklardan biri, dijital ve fiziksel araçların ideal bir karışımını bulmaktır. Her ikisinin de avantajları ve dezavantajları olduğu için bu hassas bir dengedir; akıllıca seçmek gerekir.

Amaç, oluşturduğu veri akışını (içeriği) verimli bir şekilde işlerken çalıştayın akışını sürdürmektir. Ekibin hızlı bir şekilde fikir üretmesini istiyorsunuz, ancak aynı zamanda bu fikirleri maksimum üretkenlik sağlayacak şekilde işleyerek (gruplama, birleştirme, bölme, önceliklendirme vb.) İşte bu kombinasyon için iki farklı strateji:

Atölye yaklaşımı 1: Çoğunlukla dijital olmayan eserler

Bu yaklaşım, çoğu eseri kalem+kağıt kullanarak “analojik olarak” oluştururken ve daha sonra tarayarak veya fotoğraf çekerek dijital hale getirirken geçerlidir. Bu yaklaşım şu durumlarda en uygundur:

1. Ekibin çoğu tek bir yerdedir (yalnızca birkaç katılımcı uzaktadır)
2. Elle oluşturulan içeriğin (eskizler, Post-it vb.) hızından ve özgürlüğünden yararlanmak istiyorsunuz.
3. Yakalanan bilgileri sayısallaştırma ve sıralamanın maliyeti düşüktür, yani oluşturulan içeriği çok fazla değiştirmeniz veya işlemeniz gerekmez (özetleme, yeniden yazma vb.)

Örneğin, “tasarım stüdyosu” adı verilen bir atölye konseptinde, oturum katılımcıları elleriyle hızlı bir şekilde çizim yapabilir, cep telefonlarıyla görüntü yakalayabilir ve Dropbox veya Slack aracılığıyla paylaşabilir. Başka bir örnek, öncelik vermeniz gereken yalnızca birkaç Post-it'in (20'den az) olduğu ve birisinin daha kolay sıralama ve önceliklendirme için Post-it notlarını bir elektronik tabloya hızlıca yazabileceği kısa bir fikir oluşturma oturumudur.

Doğal olarak, bu yaklaşımın bazı dezavantajları vardır:

1. Dijitalleştirmediğiniz şeylere erişiminizi kaybetme riski. Haftalar veya aylar sonra konuyu tekrar ziyaret etmeniz gerektiğini hayal edin - tartışıldığını hatırlıyorsunuz, ancak herhangi bir tarama veya fotoğraf bulamıyorsunuz. Post-it'leri saklamak, düzenli ve erişilebilir tutmak için zaman ayırmadıysanız, bu arzu edilen bir senaryo değildir.
2. Sayısallaştırılmış eserlerle, kolayca "kopyalama, yapıştırma, geri alma, çoğaltma, sıralama" vb. yeteneği yoktur, bu da üretkenliği engeller.

Atölye yaklaşımı 2: Çoğunlukla dijital eserler

Atölye tarafından oluşturulan içeriği (sanal panolar ve çevrimiçi elektronik tablolar gibi) oluşturmak ve yönetmek için dijital araçları kullanırken bu yaklaşımı kullanın. Bu yaklaşım şu durumlarda en uygundur:

1. Oluşturulan her şeyi (bulgular, fikirler, eskizler vb.) kolayca erişilebilir durumda tutmak istiyorsunuz.
2. İçeriği hızlı bir şekilde düzenlemek ve yeniden düzenlemek istiyorsunuz (kopyala+yapıştır, çoğalt, filtrele, sırala, numaralandır, önceliklendir, örneğin bir elektronik tablo biçiminde olduğu gibi)
3. Ekip çoğunlukla uzak

Bu atölye yaklaşımının kullanılmasına iyi bir örnek, ekibin sanal panoları kullanarak yakınlık diyagramları, empati haritaları veya kullanıcı yolculukları oluşturmasıdır.

Bu yaklaşımla çalışan başka bir senaryo, fikir oluşturma oturumlarında fikir toplamanız gerektiği zamandır. Tahtada Post-it (fiziksel veya sanal) yerine, her katılımcının fikirlerini elektronik tablonun hücrelerine yazdığı ortak bir çevrimiçi elektronik tablo kullanabilirsiniz (aşağıya bakın).

Otomatik hesaplama ve sıralama özelliklerini kullanarak beyin fırtınası oturumları sırasında fikirleri seçme ve önceliklendirme sürecini de hızlandırabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte, ekibin daha önce beyin fırtınası yaptıkları 40'tan fazla fikir arasından en iyilerini seçmesi gerekiyordu. Elektronik tablo, en iyi fikirlerin oylanmasına izin verdi ve listeyi otomatik olarak oy sayısına göre sıraladı. Tüm süreç 8 dakikadan az sürdü.

Atölye katılımcıları, kendilerine atanan sütunlara (C'den L'ye sütunlar) 5'ten 1'e kadar bir ölçekte puan girerek fikirlere (sütun B) oy verdi. Elektronik tablo daha sonra her fikir için toplam puanları (oylar) hesaplayarak kolaylaştırıcının sonuçları hızlı bir şekilde sıralamasını sağladı (sütun M).

Bu stratejinin tipik dezavantajları şunlardır:

1. Çizim (eskiz gibi) ve diğer serbest el işleri (post-it) gerektiren atölye teknikleri, harika bir dijital yakalama aracı olmadığı sürece dezavantajlı olabilir.
2. Ekipteki bazı kişilerin seçilen dijital araçlara (yazılım, uygun donanım vb.) erişimi olmayacaktır. Bazı çevrimiçi sanal panolar, ücretsiz kullanıcı sayısını sınırlar ve bütçe kısıtlamaları nedeniyle gerekli sayıda katılımcının eklenmesi mümkün değildir.

pratik bir örnek

İki UX atölyesi yaklaşımını tartıştık (1: çoğunlukla fiziksel ve 2: çoğunlukla dijital); "gerçek" dünyada, hibrit bir yaklaşım kullanabilir ve her ikisinin özelliklerini karıştırabilirsiniz. Aşağıdaki yöntemi uygulayabileceğimiz bir günlük bir tasarım atölyesi düşünelim (her şeyin video konferans yoluyla yapıldığını düşünürsek):

Şablonlarla çalışmayı hızlandırın

Atölye başladığında her şeyin kullanıma hazır olduğundan emin olun: şablonlar, önceden doldurulmuş belgeler, sanal panolar, vb. Özenle hazırlayın ve herkesin zamanını önlerine kurarak boşa harcamayın.

atölyeden sonra

Geri bildirim alın, değerlendirin ve iyileştirin

Çalıştaydan sonra ekibinizden geri bildirim almak ve geliştirilebilecek alanları belirlemek iyi bir fikirdir. Bunu yapmak için en iyi zaman, bittikten hemen sonradır çünkü her şey hala taze olacaktır. Örneğin, çoğunlukla dijital bir yaklaşım söz konusu olduğunda teknolojinin kapsamlı kullanımının bir sonucu olarak, birçok tuzak ve olası aksaklık her zaman su yüzüne çıkar; bunların neden oluştuğunu ve tekrar olmasını nasıl önleyebileceğimizi tartışmak herhangi bir ekip için büyük yarar sağlar.

Çalıştaydan önce kısa bir isimsiz çevrimiçi anket hazırlayın ve bağlantıyı çalıştaydan hemen sonra katılımcılara gönderin. Her yönü ayrı bir bölüm olarak izlediğinizden emin olun (kullanılan ekipman ve teknikler, iletişim, uzaktan teknoloji, yazılım, atölye süresi vb.) ve ekibin yalnızca puan veya onay kutuları değil, yorum bırakmasına izin verin.

Çalıştay sonrası geri bildirim almanın başka birçok yolu vardır; örneğin, ekipten yorumlarla (fiziksel veya sanal) bir duvara post-it koymasını istemek veya bire bir görüşmeler yapmak gibi. Size en uygun olanı seçin ama fırsatı kaçırmayın.

Dijital eserlerinize dikkat edin

Çalıştay sırasında oluşturulan varlıklar, yalnızca devam ederken değil, daha fazla tartışma için veya diğer çalıştaylar için bir başlangıç ​​noktası olarak kullanılabilir.

Geleneksel (veya çoğunlukla dijital olmayan) bir yaklaşımda, büyük olasılıkla, yığınla post-it, el yazısı notlar ve eskizler elde edeceksiniz. Durum buysa, en azından en önemli eserleri, onları bırakabileceğinizden emin olana kadar saklamak iyi bir uygulamadır. Ayrıca bunları dijitalleştirme seçeneğiniz de vardır (fotoğraf çekme, tablolama, elektronik tablolar vb.).

Çoğunlukla dijital bir yaklaşımda, uğraşacak çok fazla kağıdınız olmayacak, ancak üretilen dijital eserlerin yine de bir tür sistem içinde organize edilmesi, sıralanması ve dosyalanması gerekecek. Gelecekte baş ağrısına neden olacak, tamamlanmamış, terk edilmiş dosyalardan oluşan dağınık bir liste bırakmamak en iyisidir - atölye çalışmasından hemen sonra onları düzenlemek için biraz zaman ayırın. Bunu iki şekilde yapabilirsiniz:

1. Atölye için merkezi, organize bir depo oluşturun. Örneğin, çalıştay sırasında kullanılan her teknik için alt klasörleri olan paylaşılan bir ana klasör. Sanal panolara ve diğer herhangi bir harici kaynağa/araca bağlantı eklediğinizden emin olun.
2. Temel yapıların eksiksiz olduğundan emin olun (çizimler, elektronik tablolar, sanal panolar vb.). Çalıştay sırasında bunları bitirmek mümkün olmadığında, gelecekte faydalı olabileceğini düşünüyorsanız, bittiğinde mümkün olan en kısa sürede yapın. Belleğinize güvenmeyin - aylar sonra bitmemiş bir eskiz veya hesap tablosu size bir anlam ifade etmeyebilir.

Sarmak

Farklı teknikler ve araçlar kullanarak, uzak UX atölyeleri, aynı yerde bulunan atölyelerle aynı sonuçları verebilir. Doğru yapılırsa, dijital işbirliği araçlarının artırdığı üretkenlik faydaları, yüz yüze tartışma eksikliğini dengeler.

Uzak bir UX tasarım atölyesini planlamak ve yürütmek roket bilimi değildir, ancak birçok karmaşık ayrıntı ve potansiyel tuzaklar dikkat gerektirir. Titiz hazırlıklara rağmen, ilk denemede her şeyi doğru yapmanız pek olası değildir. Yapılacak en iyi şey sakinleşmek, ekibinizle eğlenmek ve unutmayın - her atölye çalışması bir öğrenme fırsatıdır ve bir sonraki sefer her zaman bir gelişmedir!

Haydi ne düşündüğünü söyle! Lütfen düşüncelerinizi, yorumlarınızı ve geri bildirimlerinizi aşağıya bırakın.

• • •

Toptal Tasarım Blogunda daha fazla okuma:

• Tasarım İlkeleri ve Önemi
• En İyi UX Tasarımcı Portföyleri – İlham Veren Vaka Çalışmaları ve Örnekler
• Tasarımın Gestalt İlkelerini Keşfetmek
• Adobe XD ve Sketch - Hangi UX Aracı Size Uygun?
• En İyi Tasarımcıların Kullandığı 10 UX Çıktısı