如何完善和利用远程用户体验研讨会

当今最优秀的设计师不仅仅是创造者； 他们是促进者。 在一个包括许多参与者的日益多学科、协作和创造性的过程中，他们充当指挥者，协调并激励团队发挥最大的作用。

UX 研讨会可能是将其付诸实践的最佳方式之一。 设计思维、精益用户体验和设计冲刺等意识形态的兴起已经将用户体验研讨会变成了必需品，对于设计师来说，促进设计研讨会的能力是一项非常理想的技能。

用户体验研讨会包括邀请您的团队（其他设计师、开发人员、产品经理等）进入会议室，围绕目标制定议程（例如，对新产品功能进行原型设计），并提出一些协作技术，比如头脑风暴和素描。 通过这样做，您将获得比尝试自己管理所有事情更好的结果——并且作为额外的奖励，培养一个更敬业、更有动力的团队。

想象一下，在很可能发生技术问题的情况下，与跨越广泛地理区域的远程团队成员进行此操作，没有面对面的交流。 如果与同一地点的团队（每个人都在同一个物理位置）进行设计研讨会已经具有挑战性，那么如果您忽略关键的、久经考验的促进技术，它的远程版本可能会真正令人沮丧和浪费时间。

让我们看一些经过时间考验的实践，这些实践将有助于使远程 UX 研讨会顺利运行。 我们还将研究之前、期间和之后发生的情况，以及您应该注意的一些陷阱。

工作坊前

定义参与者角色并获得帮助

规划和促进远程设计研讨会需要准备和协作。 将一些任务委托给其他人是个好主意。 这将有助于避免在研讨会期间出现瓶颈和任何令人不快的意外——比如必须同时收集笔记和解释接下来的步骤。

在远程 UX 研讨会的运行中有两个角色协同工作：研讨会负责人和本地助理：

研讨会负责人和促进者

这个人（很可能是您）将“主持节目”，管理研讨会协作和时间安排，为活动设定节奏，并让参与者保持参与。 您的主要任务是帮助团队提高工作效率并保持工作坊畅通。 做一个仆人领袖。 根据远程研讨会技术，您也可以参与（例如，您可以同时主持原型制作会议和草图）。

当地助理

鉴于主持人一次只能在一个地方，每个远程位置都应该有一名本地助理，可以与团队的其他成员一起做出贡献。 重要的是让另一边有人：

• 照顾后勤（预订会议室，与参与者安排研讨会等）
• 安排房间并设置远程技术（见下文）
• 获取材料和用品（Sharpies、便利贴、记事本等）
• 帮助运行车间

设置房间并提前测试技术

没有什么比因为失去连接、屏幕共享故障、房间内过多的回声而中断了精彩的讨论或产生想法更令人沮丧的了，或者意识到您无法看到同事在纸上绘制的草图的细节和无果而终地定位在相机前供您查看和反馈。 这个列表可能很长。

尽管远程 UX 研讨会的最终性能在很大程度上取决于技术和房间，但我们中的许多人仍然理所当然地认为这一切都会奏效。 这种假设可能很危险。 虽然可能无法运行一个完美的用户体验研讨会，但通过一些计划和足够的测试，您可以避免大多数负面的意外。 确保您拥有：

1. 稳定的互联网连接和备份。 除了您的主要互联网连接外，还需要保护移动网络作为备份。 当今的大多数 3G/4G 网络都以可接受的水平支持视频会议。 准备好在需要时快速切换到您的移动连接，并确保事先进行测试！
2. 一个安静、舒适、光线充足的房间。 尽可能避免诸如回声、来自他人的干扰、强光（例如来自打开的窗户，这对相机来说是灾难性的）、白板上的反射或过多的黑暗。 如果有人在共享空间（例如普通办公室或共享办公环境）参加会议，请确保在会议进行时有关于噪音和干扰的规定。 例如，在我之前的工作中，我们关掉了一些灯，以便突然进入房间的任何人都知道正在举行远程会议。
3. 适当的视频会议设备。 今天有大量特定的解决方案可以满足不同的需求和预算。 对于单人设置，现代笔记本电脑中带有麦克风和高清摄像头的耳机可能就足够了。 对于会议室（和台式电脑），请查看此在线工具，为您的团队找到最佳的视频会议解决方案。
4. 合适的协作软件。 对于远程 UX 研讨会，拥有出色的视频会议、文件共享和屏幕共享软件至关重要。 多种解决方案可在一个地方提供所有内容，例如 Google Hangouts、Slack 和 Zoom。 我对视频会议和屏幕共享的偏好是 Zoom（到目前为止），主要是因为视频质量很棒，但我建议您查看一些软件评论以自行决定。

最后，一旦您检查了清单上的上述项目，请务必在研讨会之前测试所有内容。 然后，如果可以，请再次测试。

在促进 UX 研讨会时要实事求是

与您当地的助理一起提前计划，并决定您将使用哪些研讨会技术和工具来实现您想要实现的结果。

1. 事先与当地助理解释和练习技术，以便您在工作坊期间同步。
2. 准确计算每项任务的时间很重要——估计活动持续时间时不要过于乐观。 错在允许太多时间的一边。
3. 安排休息时间，以便参与者可以重新集中精力。
4. 最后，计划一些时间来解决研讨会期间可能出现的潜在技术问题和其他问题（每个任务 5 分钟即可）。 它们会发生。

工作坊期间

平衡数字和物理工具

运行远程用户体验研讨会时最困难的挑战之一是找到数字和物理工具的理想组合。 这是一个微妙的平衡，因为两者都有其优点和缺点； 需要明智地选择。

目标是在有效处理其生成的数据流（内容）的同时保持研讨会的畅通。 您希望团队快速产生想法，但您也希望通过以实现最大生产力的方式（分组、合并、拆分、优先排序等）处理这些想法来充分利用这些想法。 以下是这种组合的两种不同策略：

研讨会方法 1：主要是非数字工件

这种方法适用于通过使用笔+纸“类比”地创建大多数工件并稍后通过扫描或拍照将其数字化。 这种方法最适合以下情况：

1. 大多数团队都在一个位置（只有少数参与者是远程的）
2. 您想利用手工生成的内容（草图、便利贴等）的速度和自由度
3. 对捕获的信息进行数字化和分类的成本很低，即您不必过多地修改或处理生成的内容（总结、重写等）

例如，在一个名为“设计工作室”的研讨会概念中，会议参与者可以快速手绘草图，用手机捕捉图像并通过 Dropbox 或 Slack 共享。 另一个例子是一个简短的构思会议，你只有几个便利贴需要优先考虑（少于 20 个），有人可以快速将便利贴输入到电子表格中，以便于排序和确定优先级。

当然，这种方法有一些缺点：

1. 无法访问您未数字化的内容的风险。 想象一下，几周或几个月后你需要重新审视这个主题——你记得它被讨论过，但找不到任何扫描或照片。 除非您花时间存储便利贴，使它们井井有条且易于访问，否则这不是理想的情况。
2. 对于数字化工件，人们无法轻松地“复制、粘贴、撤消、复制、排序”等，这会阻碍生产力。

研讨会方法 2：主要是数字工件

在使用数字工具创建和管理研讨会生成的内容（如虚拟板和在线电子表格）时使用这种方法。 这种方法最适合以下情况：

1. 您希望使创建的所有内容（发现、想法、草图等）易于访问
2. 您想快速编辑和重新组织内容（复制+粘贴、复制、过滤、排序、编号、优先级，例如电子表格格式）
3. 团队大多偏远

使用这种研讨会方法的一个很好的例子是当团队使用虚拟板创建亲和力图、移情图或用户旅程时。

使用这种方法的另一个场景是当您需要在构思会议中收集想法时。 您可以使用共享的在线电子表格代替在黑板上的便利贴（物理或虚拟），每个参与者在电子表格的单元格中输入他们的想法（见下文）。

您还可以使用自动计算和排序功能在头脑风暴会议期间加快选择和优先考虑想法的过程。 在下面的示例中，团队需要从他们之前集思广益的 40 多个想法中选择最佳想法。 电子表格允许对最佳创意进行投票，并按票数自动对列表进行排序。 整个过程不到8分钟。

研讨会参与者通过在他们指定的列（C 到 L 列）中以 5 到 1 的比例输入分数来投票支持想法（B 列）。 然后，电子表格计算了每个想法的总分（投票），使主持人能够快速对结果进行排序（M 列）。

这种策略的典型缺点是：

1. 除非有可用的出色数字捕捉工具，否则需要绘图（如素描）和其他徒手任务（便利贴）的车间技术可能会处于不利地位
2. 团队中的某些人将无法访问所选的数字工具（软件、适当的硬件等）。 一些在线虚拟板限制了免费用户的数量，并且由于预算限制，增加所需的参与者数量是不可行的

一个实际的例子

我们讨论了两种 UX 研讨会方法（1：主要是物理的，2：主要是数字的）； 在“真实”世界中，您可以使用混合方法并混合两者的方面。 让我们想象一个为期一天的设计研讨会，我们可以应用以下方法（考虑到一切都是通过视频会议完成的）：

使用模板加快工作速度

确保在工作坊开始时准备好一切准备就绪：模板、预先填写的文档、虚拟板等。认真准备，不要浪费大家的时间在他们面前设置。

研讨会结束后

获得反馈、评估和改进

在研讨会结束后从您的团队获得反馈并确定可以改进的领域是一个好主意。 这样做的最佳时间是在它结束之后，因为一切仍然是新鲜的。 例如，由于在大多数数字化方法中广泛使用技术，许多陷阱和潜在故障总是浮出水面——讨论它们发生的原因以及如何规避它再次发生对任何团队都有很大的好处。

在研讨会之前，准备一份简短的匿名在线调查，并在研讨会结束后将链接发送给参与者。 确保将每个方面作为单独的部分进行跟踪（使用的设备和技术、通信、远程技术、软件、研讨会持续时间等），并让团队留下评论，而不仅仅是评分或复选框。

还有许多其他方法可以获得研讨会后的反馈——比如要求团队将便签贴在墙上并附上评论（物理或虚拟），或者进行一对一的采访。 选择最适合您的，但不要失去机会。

照顾好您的数字文物

研讨会期间产生的资产不仅在进行期间很有用，而且可以用于进一步讨论或作为其他研讨会的起点。

在传统（或大多数非数字）方法中，您很可能最终会得到成堆的便利贴、手写笔记和草图。 如果是这种情况，一个好的做法是至少保留最重要的工件，直到您确定可以放手为止。 您还可以选择将它们数字化（拍照、制表到电子表格等）。

在大多数数字化的方法中，您不会有太多的纸张需要处理，但生成的数字化工件仍然需要在某种系统中进行组织、分类和归档。 最好不要留下一份杂乱无章的不完整、废弃文件列表，这些文件会在未来引起头疼——在研讨会结束后花一些时间来组织它们。 您可以通过两种方式做到这一点：

1. 为研讨会创建一个集中的、有组织的存储库。 例如，一个共享主文件夹，其中包含研讨会期间使用的每种技术的子文件夹。 确保包含指向虚拟板和任何其他外部源/工具的链接。
2. 确保核心工件是完整的（草图、电子表格、虚拟板等）。 如果在工作坊期间无法完成它们，如果您认为它们将来有用，请在结束后尽快完成。 不要依赖你的记忆——几个月后，未完成的草图或电子表格可能对你没有任何意义。

包起来

使用不同的技术和工具，远程 UX 研讨会可以提供与同地研讨会相同的结果。 如果做得好，数字协作工具提高的生产力可以弥补面对面讨论的不足。

规划和运行远程 UX 设计研讨会不是火箭科学，但需要注意许多复杂的细节和潜在的陷阱。 尽管进行了细致的准备，但您不太可能在第一次尝试时就做好一切。 最好的办法是放松一下，与您的团队一起玩得开心，并记住——每个研讨会都代表着学习的机会，下一次总是进步！

让我们知道您的想法！ 请在下方留下您的想法、评论和反馈。

• • •

进一步阅读 Toptal 设计博客：

• 设计原则及其重要性
• 最佳 UX 设计师作品集——鼓舞人心的案例研究和示例
• 探索完形设计原则
• Adobe XD 与 Sketch – 哪种 UX 工具适合您？
• 顶级设计师使用的 10 个 UX 可交付成果