Cara Menyempurnakan dan Memanfaatkan Lokakarya UX Jarak Jauh

Desainer terbaik saat ini lebih dari sekadar pencipta; mereka adalah fasilitator. Dalam proses yang semakin multidisiplin, kolaboratif, dan kreatif yang melibatkan banyak peserta, mereka bertindak sebagai konduktor yang menyelaraskan dan menginspirasi tim untuk memberikan yang terbaik.

Lokakarya UX mungkin adalah salah satu cara terbaik untuk mempraktikkannya. Munculnya ideologi seperti Design Thinking, Lean UX, dan Design Sprints telah mengubah lokakarya UX menjadi suatu keharusan, dan bagi desainer, kemampuan untuk memfasilitasi lokakarya desain adalah keterampilan yang sangat diinginkan.

Lokakarya UX terdiri dari mengundang tim Anda (desainer lain, pengembang, manajer produk, dll.) ke ruang konferensi, menyusun agenda di sekitar tujuan (misalnya, membuat prototipe fungsionalitas produk baru), dan menghasilkan beberapa teknik kolaboratif, seperti brainstorming dan sketsa. Anda akan mencapai hasil yang lebih baik dengan melakukan ini daripada dengan mencoba mengelola semuanya sendiri—dan sebagai bonus tambahan, kembangkan tim yang lebih terlibat dan termotivasi.

Bayangkan melakukan ini dengan anggota tim jarak jauh di wilayah geografis yang luas tanpa komunikasi tatap muka dalam situasi di mana masalah teknis sangat mungkin terjadi. Jika melakukan lokakarya desain dengan tim yang ditempatkan bersama (semua orang di tempat fisik yang sama) sudah menantang, versi jarak jauhnya bisa sangat membuat frustrasi dan membuang-buang waktu jika Anda mengabaikan teknik fasilitasi yang kritis dan teruji.

Mari kita lihat beberapa praktik yang telah teruji waktu yang akan membantu membuat lokakarya UX jarak jauh berjalan dengan lancar. Kami juga akan melihat apa yang terjadi sebelum, selama, dan setelah, dan beberapa jebakan yang harus Anda waspadai.

Sebelum Workshop

Tentukan Peran Peserta dan Dapatkan Bantuan

Merencanakan dan memfasilitasi lokakarya desain jarak jauh membutuhkan persiapan dan kolaborasi. Ada baiknya untuk mendelegasikan beberapa tugas kepada orang lain. Ini akan membantu menghindari kemacetan dan kejutan yang tidak menyenangkan selama lokakarya—seperti harus mengumpulkan catatan dan menjelaskan langkah selanjutnya secara bersamaan.

Ada dua peran yang bekerja sama dalam menjalankan bengkel UX jarak jauh: pemimpin bengkel dan asisten lokal :

Pemimpin lokakarya dan fasilitator

Ini adalah orang (kemungkinan besar Anda) yang, antara lain, akan “menjalankan pertunjukan,” mengelola kolaborasi dan waktu lokakarya, mengatur kecepatan kegiatan, dan membuat peserta tetap terlibat. Misi utama Anda adalah membantu tim menjadi produktif dan menjaga agar lokakarya tetap berjalan. Jadilah pemimpin yang melayani. Tergantung pada teknik lokakarya jarak jauh, Anda juga dapat berpartisipasi (misalnya, Anda dapat memimpin sesi pembuatan prototipe dan sketsa pada saat yang bersamaan).

Asisten lokal

Mengingat fasilitator hanya dapat berada di satu tempat pada satu waktu, setiap lokasi terpencil harus memiliki asisten lokal yang dapat berkontribusi bersama dengan anggota tim lainnya. Penting untuk memiliki seseorang di sisi lain untuk:

• Mengurus logistik (pesan ruang konferensi, jadwal lokakarya dengan peserta, dll.)
• Atur ruangan dan atur teknologi jarak jauh (lihat di bawah)
• Dapatkan bahan dan perlengkapan (Sharpies, Post-nya, buku catatan, dll.)
• Bantuan untuk menjalankan bengkel

Siapkan Ruangan dan Uji Teknologi Terlebih Dahulu

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada diskusi hebat atau pembuatan ide yang terganggu oleh koneksi yang terputus, kesalahan berbagi layar, gema yang berlebihan di ruangan, atau kesadaran bahwa Anda tidak dapat melihat detail sketsa yang dibuat rekan Anda di atas kertas dan sia-sia memposisikan di depan kamera agar Anda dapat melihat dan memberikan umpan balik. Daftar ini bisa sangat panjang.

Terlepas dari kenyataan bahwa kinerja akhir bengkel UX jarak jauh sangat bergantung pada teknologi dan ruangan, banyak dari kita masih menganggap remeh bahwa semuanya akan berhasil. Asumsi ini bisa berbahaya. Meskipun mungkin tidak mungkin untuk menjalankan bengkel UX yang sempurna, dengan sedikit perencanaan dan pengujian yang cukup, Anda dapat menghindari sebagian besar kejutan negatif. Pastikan Anda memiliki:

1. Koneksi internet yang stabil dan cadangan. Selain koneksi internet utama Anda, amankan jaringan seluler sebagai cadangan. Sebagian besar jaringan 3G / 4G saat ini mendukung konferensi video pada tingkat yang dapat diterima. Bersiaplah untuk segera beralih ke koneksi seluler Anda jika diperlukan, dan pastikan untuk mengujinya terlebih dahulu!
2. Kamar yang tenang, nyaman, dengan penerangan yang baik. Sebisa mungkin mencoba untuk menghindari hal-hal seperti gema, gangguan dari orang lain, cahaya keras (misalnya dari jendela yang terbuka yang membawa malapetaka bagi kamera), refleksi di papan tulis, atau terlalu banyak kegelapan. Jika ada orang yang berpartisipasi dari ruang bersama (seperti ruang kantor biasa atau situasi kerja bersama), pastikan ada aturan untuk kebisingan dan interupsi saat rapat sedang berlangsung. Misalnya, di pekerjaan saya sebelumnya, kami mematikan beberapa lampu sehingga siapa pun yang tiba-tiba memasuki ruangan tahu bahwa ada rapat jarak jauh.
3. Peralatan konferensi video yang sesuai. Ada banyak sekali solusi spesifik saat ini yang memenuhi kebutuhan dan anggaran yang berbeda. Untuk pengaturan satu orang, headset dengan mikrofon dan kamera HD di laptop modern mungkin sudah cukup. Untuk ruang konferensi (dan komputer desktop), periksa alat online ini untuk menemukan solusi konferensi video terbaik untuk tim Anda.
4. Perangkat lunak kolaborasi yang tepat. Untuk lokakarya UX jarak jauh, sangat penting untuk memiliki konferensi video, berbagi file, dan perangkat lunak berbagi layar yang hebat. Beberapa solusi menawarkan semuanya di satu tempat, seperti Google Hangouts, Slack, dan Zoom. Preferensi saya untuk konferensi video dan berbagi layar adalah Zoom (sejauh ini), sebagian besar karena kualitas video yang luar biasa, tetapi saya sarankan untuk melihat beberapa ulasan perangkat lunak untuk memutuskan sendiri.

Terakhir, setelah Anda memeriksa item di atas pada daftar Anda, pastikan untuk menguji semuanya dengan baik sebelum lokakarya. Kemudian, tes lagi jika Anda bisa.

Bersikaplah realistis saat memfasilitasi lokakarya UX

Rencanakan sebelumnya dengan asisten lokal Anda dan putuskan teknik dan alat lokakarya mana yang akan Anda gunakan untuk hasil yang ingin Anda capai.

1. Jelaskan dan praktikkan teknik-teknik tersebut dengan asisten lokal sebelumnya, sehingga Anda selaras selama lokakarya.
2. Penting untuk menghitung waktu untuk setiap tugas secara akurat—jangan terlalu optimis saat memperkirakan durasi aktivitas. Err di sisi membiarkan terlalu banyak waktu.
3. Jadwalkan istirahat sehingga peserta dapat memfokuskan kembali energi mereka.
4. Terakhir, rencanakan waktu untuk memperbaiki potensi masalah teknis dan masalah lain yang mungkin muncul selama lokakarya (5 menit per tugas tidak masalah). Mereka akan terjadi.

Selama Workshop

Seimbangkan Alat Digital dan Fisik

Salah satu tantangan tersulit saat menjalankan bengkel UX jarak jauh adalah menemukan perpaduan yang ideal antara alat digital dan fisik. Ini adalah keseimbangan yang rumit, karena keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan; seseorang harus memilih dengan bijak.

Tujuannya adalah untuk menjaga lokakarya tetap mengalir sambil secara efisien memproses aliran data (konten) yang dihasilkannya. Anda ingin tim menghasilkan ide dengan cepat, tetapi Anda juga ingin mendapatkan hasil maksimal dari ide tersebut dengan memprosesnya dengan cara yang mencapai produktivitas maksimum (pengelompokan, penggabungan, pemisahan, penentuan prioritas, dll.). Berikut adalah dua strategi berbeda untuk kombinasi ini:

Pendekatan lokakarya 1: Sebagian besar artefak non-digital

Pendekatan ini berlaku saat membuat sebagian besar artefak "secara analogi" dengan menggunakan pena+kertas dan kemudian mendigitalkannya dengan memindai atau mengambil foto. Pendekatan ini paling tepat ketika:

1. Sebagian besar tim berada di satu lokasi (hanya beberapa peserta yang terpencil)
2. Anda ingin memanfaatkan kecepatan dan kebebasan konten yang dihasilkan dengan tangan (sketsa, Post-it, dll.)
3. Biaya digitalisasi dan penyortiran informasi yang ditangkap rendah, yaitu, Anda tidak perlu mengubah atau memproses konten yang dihasilkan terlalu banyak (meringkas, menulis ulang, dll.)

Misalnya, dalam konsep lokakarya yang disebut “studio desain”, peserta sesi dapat dengan cepat membuat sketsa dengan tangan, mengambil gambar dengan ponsel mereka, dan membagikannya melalui Dropbox atau Slack. Contoh lain adalah sesi ide singkat di mana Anda hanya memiliki beberapa Post-it untuk diprioritaskan (kurang dari 20), dan seseorang dapat dengan cepat mengetikkan catatan Post-it ke dalam spreadsheet untuk memudahkan penyortiran dan penentuan prioritas.

Secara alami, ada beberapa kelemahan dari pendekatan ini:

1. Risiko kehilangan akses ke hal-hal yang tidak Anda digitalkan. Bayangkan bahwa berminggu-minggu atau berbulan-bulan kemudian Anda perlu meninjau kembali subjek—Anda ingat topik itu pernah dibahas, tetapi tidak dapat menemukan pindaian atau foto apa pun. Kecuali Anda meluangkan waktu untuk menyimpan post-it, menjaganya tetap teratur dan dapat diakses, ini bukan skenario yang diinginkan.
2. Dengan artefak digital, seseorang tidak memiliki kemampuan untuk "menyalin, menempel, membatalkan, menggandakan, menyortir", dll. dengan mudah, yang menghambat produktivitas.

Pendekatan lokakarya 2: Sebagian besar artefak digital

Gunakan pendekatan ini saat menggunakan alat digital untuk membuat dan mengelola konten yang dihasilkan lokakarya (seperti papan virtual dan spreadsheet online). Pendekatan ini paling tepat ketika:

1. Anda ingin menyimpan semua yang telah dibuat (temuan, ide, sketsa, dll.) mudah diakses
2. Anda ingin mengedit dan mengatur ulang konten dengan cepat (salin+tempel, duplikat, filter, urutkan, beri nomor, prioritaskan, misalnya, seperti dalam format spreadsheet)
3. Tim sebagian besar terpencil

Contoh yang baik untuk menggunakan pendekatan lokakarya ini adalah ketika tim membuat diagram afinitas, peta empati, atau perjalanan pengguna menggunakan papan virtual.

Skenario lain yang sesuai dengan pendekatan ini adalah ketika Anda perlu mengumpulkan ide dalam sesi ide. Alih-alih Post-it di papan (fisik atau virtual), Anda dapat menggunakan spreadsheet online bersama di mana setiap peserta mengetikkan ide-ide mereka ke dalam sel spreadsheet (lihat di bawah).

Anda juga dapat mempercepat proses memilih dan memprioritaskan ide selama sesi curah pendapat dengan menggunakan fitur penghitungan dan pengurutan otomatis. Pada contoh di bawah ini, tim harus memilih ide terbaik dari lebih dari 40 ide yang telah mereka curahkan sebelumnya. Spreadsheet memungkinkan pemungutan suara untuk ide-ide terbaik dan secara otomatis mengurutkan daftar berdasarkan jumlah suara. Seluruh proses memakan waktu kurang dari 8 menit.

Peserta lokakarya memberikan suara untuk ide (kolom B) dengan memasukkan poin pada skala 5 sampai 1 di kolom yang ditugaskan (kolom C sampai L). Spreadsheet kemudian menghitung total poin (suara) untuk setiap ide yang memungkinkan fasilitator untuk mengurutkan hasilnya dengan cepat (kolom M).

Kerugian khas dari strategi ini adalah:

1. Teknik bengkel yang memerlukan gambar (seperti membuat sketsa) dan tugas tangan bebas lainnya (post-it) mungkin kurang menguntungkan kecuali ada alat tangkap digital yang hebat yang tersedia
2. Beberapa orang dalam tim tidak akan memiliki akses ke alat digital yang dipilih (perangkat lunak, perangkat keras yang sesuai, dll.). Beberapa papan virtual online membatasi jumlah pengguna gratis dan penambahan jumlah peserta yang diperlukan tidak mungkin dilakukan karena keterbatasan anggaran

Contoh praktis

Kami membahas dua pendekatan lokakarya UX (1: sebagian besar fisik, dan 2: sebagian besar digital); di dunia "nyata", Anda dapat menggunakan pendekatan hibrida dan mencampurkan aspek keduanya. Mari kita bayangkan lokakarya desain satu hari di mana kita dapat menerapkan metode berikut (mengingat semuanya dilakukan melalui konferensi video):

Percepat pekerjaan dengan templat

Pastikan semuanya siap digunakan saat lokakarya dimulai: template, dokumen yang sudah diisi sebelumnya, papan virtual, dll. Persiapkan dengan cermat dan jangan buang waktu semua orang dengan memasang di depan mereka.

Setelah bengkel

Dapatkan umpan balik, evaluasi, dan tingkatkan

Merupakan ide bagus untuk mendapatkan umpan balik dari tim Anda setelah lokakarya dan mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan. Waktu terbaik untuk melakukan ini adalah setelah selesai karena semuanya akan tetap segar. Misalnya, sebagai akibat dari penggunaan teknologi yang ekstensif dalam kasus pendekatan yang sebagian besar digital, banyak jebakan dan potensi gangguan selalu muncul ke permukaan—membahas mengapa hal itu terjadi dan bagaimana cara menghindarinya agar tidak terulang kembali akan sangat bermanfaat bagi tim mana pun.

Sebelum lokakarya, siapkan survei online singkat anonim dan kirimkan tautan ke peserta tepat setelah lokakarya. Pastikan untuk melacak setiap aspek sebagai bagian terpisah (peralatan dan teknik yang digunakan, komunikasi, teknologi jarak jauh, perangkat lunak, durasi lokakarya, dll.) dan biarkan tim meninggalkan komentar, bukan hanya menilai atau mencentang kotak.

Ada banyak cara lain untuk mendapatkan umpan balik pasca-lokakarya—seperti meminta tim untuk menempelkan post-it di dinding dengan komentar (fisik atau virtual), atau melakukan wawancara satu lawan satu. Pilih salah satu yang paling cocok untuk Anda tetapi jangan sampai kehilangan kesempatan.

Jaga artefak digital Anda

Aset yang dihasilkan selama lokakarya berguna tidak hanya saat sedang berlangsung tetapi dapat digunakan untuk diskusi lebih lanjut atau sebagai titik awal untuk lokakarya lainnya.

Dalam pendekatan tradisional (atau sebagian besar non-digital), kemungkinan besar Anda akan berakhir dengan tumpukan post-it, catatan tulisan tangan, dan sketsa. Jika ini masalahnya, praktik yang baik adalah menyimpan setidaknya artefak yang paling penting sampai Anda yakin dapat melepaskannya. Anda juga memiliki pilihan untuk mendigitalkan mereka (mengambil gambar, tabulasi ke spreadsheet, dll).

Dalam sebagian besar pendekatan digital, Anda tidak akan memiliki banyak kertas untuk ditangani, tetapi artefak digital yang dihasilkan masih perlu diatur, disortir, dan disimpan dalam beberapa jenis sistem. Sebaiknya jangan meninggalkan daftar file yang tidak lengkap dan terbengkalai yang berantakan yang akan menyebabkan sakit kepala di masa depan—investasikan waktu tepat setelah lokakarya untuk mengaturnya. Anda dapat melakukan ini dengan dua cara:

1. Buat repositori terpusat dan terorganisir untuk lokakarya. Misalnya, folder master bersama dengan subfolder untuk setiap teknik yang digunakan selama lokakarya. Pastikan untuk menyertakan tautan ke papan virtual dan sumber/alat eksternal lainnya.
2. Pastikan artefak inti lengkap (sketsa, spreadsheet, papan virtual, dll.). Ketika tidak mungkin untuk menyelesaikannya selama lokakarya, jika menurut Anda itu dapat berguna di masa depan, lakukan sesegera mungkin setelah selesai. Jangan mengandalkan ingatan Anda—berbulan-bulan kemudian, sketsa atau spreadsheet yang belum selesai mungkin tidak masuk akal bagi Anda.

Bungkus

Menggunakan teknik dan alat yang berbeda, lokakarya UX jarak jauh dapat memberikan hasil yang sama seperti lokakarya yang berlokasi bersama. Jika dilakukan dengan benar, manfaat produktivitas yang didorong oleh alat kolaborasi digital mengimbangi kurangnya diskusi tatap muka.

Merencanakan dan menjalankan lokakarya desain UX jarak jauh bukanlah ilmu roket, tetapi banyak detail kompleks dan potensi jebakan yang perlu diperhatikan. Terlepas dari persiapan yang cermat, kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan semuanya dengan benar pada percobaan pertama. Hal terbaik untuk dilakukan adalah bersantai, bersenang-senang dengan tim Anda, dan ingat—setiap lokakarya mewakili kesempatan untuk belajar, dan waktu berikutnya selalu merupakan peningkatan!

Beri tahu kami pendapat Anda! Silakan tinggalkan pemikiran, komentar, dan umpan balik Anda di bawah ini.

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Prinsip Desain dan Kepentingannya
• Portofolio Desainer UX Terbaik – Studi Kasus dan Contoh yang Menginspirasi
• Menjelajahi Prinsip Desain Gestalt
• Adobe XD vs. Sketch – Alat UX Mana yang Tepat untuk Anda?
• 10 Hasil Kerja UX yang Digunakan Desainer Teratas