Cómo perfeccionar y aprovechar los talleres remotos de UX

Los mejores diseñadores de hoy son más que creadores; son facilitadores. En un proceso cada vez más multidisciplinario, colaborativo y creativo que incluye muchos participantes, actúan como conductores que alinean e inspiran al equipo a dar lo mejor de sí.

Los talleres de UX son probablemente una de las mejores formas de poner esto en práctica. El auge de ideologías como Design Thinking, Lean UX y Design Sprints ha convertido los talleres de UX en una necesidad, y para los diseñadores, la capacidad de facilitar un taller de diseño es una habilidad muy deseable.

Un taller de UX consiste en invitar a su equipo (otros diseñadores, desarrolladores, gerentes de productos, etc.) a una sala de conferencias, armar una agenda en torno a un objetivo (por ejemplo, crear un prototipo de la funcionalidad de un nuevo producto) y proponer algunas técnicas de colaboración. como lluvia de ideas y bocetos. Obtendrá mejores resultados haciendo esto que tratando de administrar todo usted mismo y, como beneficio adicional, cultive un equipo más comprometido y motivado.

Imagine hacer esto con miembros remotos del equipo en una amplia área geográfica sin comunicación cara a cara en una situación en la que es muy probable que ocurran problemas técnicos. Si realizar un taller de diseño con un equipo ubicado en el mismo lugar (todos en el mismo lugar físico) ya es un desafío, su versión remota puede ser una verdadera frustración y una pérdida de tiempo si ignora las técnicas de facilitación críticas y comprobadas.

Veamos algunas prácticas comprobadas que ayudarán a que un taller remoto de UX funcione sin problemas. También veremos lo que sucede antes, durante y después, y algunas de las trampas que debe tener en cuenta.

antes del taller

Defina los roles de los participantes y obtenga ayuda

La planificación y facilitación de un taller de diseño remoto requiere preparación y colaboración. Es una buena idea delegar algunas tareas a otros. Esto ayudará a evitar cuellos de botella y sorpresas desagradables durante el taller, como tener que recopilar notas y explicar los próximos pasos simultáneamente.

Hay dos roles que trabajan juntos en la ejecución de un taller de UX remoto: el líder del taller y el asistente local :

El líder del taller y facilitador.

Esta es la persona (probablemente usted) que, entre otras cosas, "dirigirá el programa", administrará la colaboración y el tiempo del taller, marcará el ritmo de las actividades y mantendrá a los participantes comprometidos. Su misión principal es ayudar al equipo a ser productivo y mantener el taller en marcha. Ser un líder servidor. Dependiendo de la técnica del taller remoto, también puedes participar (por ejemplo, podrías dirigir una sesión de creación de prototipos y un boceto al mismo tiempo).

El asistente local

Dado que el facilitador solo puede estar en un lugar a la vez, cada una de las ubicaciones remotas debe tener un asistente local que pueda contribuir junto con el resto del equipo. Es importante tener a alguien del otro lado para:

• Cuidar la logística (reservar una sala de conferencias, programar el taller con los participantes, etc.)
• Organice la habitación y configure la tecnología remota (ver más abajo)
• Obtenga materiales y suministros (Sharpies, Post-its, blocs de notas, etc.)
• Ayuda para llevar a cabo el taller.

Configure la sala y pruebe la tecnología por adelantado

Nada es más frustrante que tener una gran discusión o generación de ideas interrumpida por una conexión perdida, una falla en la pantalla compartida, un eco excesivo en la sala o darse cuenta de que no puede ver los detalles del boceto que su colega hizo en papel y se está posicionando infructuosamente frente a la cámara para que usted pueda ver y dar su opinión. Esta lista puede ser larga.

A pesar de que el rendimiento final de un taller de UX remoto depende en gran medida de la tecnología y la sala, muchos de nosotros todavía damos por sentado que todo funcionará. Esta suposición puede ser peligrosa. Si bien probablemente no sea posible realizar un taller de UX perfecto, con un poco de planificación y suficientes pruebas, puede evitar la mayoría de las sorpresas negativas. Asegúrate de tener:

1. Una conexión a Internet estable y una copia de seguridad. Además de su conexión a Internet principal, asegure una red móvil como respaldo. La mayoría de las redes 3G/4G actuales admiten videoconferencias a niveles aceptables. ¡Prepárese para cambiar rápidamente a su conexión móvil si es necesario, y asegúrese de probarlo de antemano!
2. Una habitación tranquila, cómoda y bien iluminada. En la medida de lo posible, trate de evitar cosas como el eco, la interrupción de los demás, la luz fuerte (por ejemplo, de ventanas abiertas que es desastrosa para las cámaras), reflejos en pizarras o demasiada oscuridad. Si alguien participa desde un espacio compartido (como una sala de oficina normal o una situación de coworking), asegúrese de que haya reglas para el ruido y las interrupciones durante una reunión. Por ejemplo, en mi trabajo anterior, apagamos algunas de las luces para que cualquier persona que entrara repentinamente en la sala supiera que se estaba llevando a cabo una reunión remota.
3. Equipo de videoconferencia adecuado. Hay toneladas de soluciones específicas hoy en día que satisfacen diferentes necesidades y presupuestos. Para una configuración de una sola persona, un auricular con micrófono y la cámara HD en las computadoras portátiles modernas pueden ser suficientes. Para salas de conferencias (y computadoras de escritorio), consulte esta herramienta en línea para encontrar la mejor solución de videoconferencia para su equipo.
4. El software de colaboración adecuado. Para los talleres remotos de UX, es fundamental contar con un excelente software de videoconferencia, uso compartido de archivos y uso compartido de pantalla. Varias soluciones ofrecen todo en un solo lugar, como Google Hangouts, Slack y Zoom. Mi preferencia por las videoconferencias y el uso compartido de la pantalla es Zoom (por mucho), principalmente debido a la increíble calidad del video, pero recomiendo echar un vistazo a algunas reseñas de software para decidir por sí mismo.

Finalmente, una vez que haya verificado los elementos anteriores en su lista, asegúrese de probar todo bien antes del taller. Luego, prueba de nuevo si puedes.

Sea realista al facilitar un taller de UX

Planifique con anticipación con su asistente local y decida qué técnicas y herramientas del taller utilizará para obtener los resultados que desea lograr.

1. Explique y practique las técnicas con el asistente local de antemano, para que esté sincronizado durante el taller.
2. Es importante calcular con precisión el tiempo de cada tarea; no sea demasiado optimista al estimar la duración de las actividades. Errar por el lado de permitir demasiado tiempo.
3. Programe descansos para que los participantes puedan reenfocar sus energías.
4. Por último, planifique algo de tiempo para solucionar posibles problemas técnicos y otras cuestiones que puedan surgir durante el taller (5 minutos por tarea está bien). sucederán .

Durante el Taller

Equilibre las herramientas digitales y físicas

Uno de los desafíos más difíciles al ejecutar un taller de UX remoto es encontrar una combinación ideal de herramientas digitales y físicas. Es un equilibrio delicado, ya que ambos tienen sus ventajas y desventajas; uno necesita elegir sabiamente.

El objetivo es mantener el taller en movimiento mientras se procesa de manera eficiente el flujo de datos (contenido) que genera. Desea que el equipo genere ideas rápidamente, pero también desea aprovechar al máximo esas ideas procesándolas de una manera que logre la máxima productividad (agrupación, fusión, división, priorización, etc.). Aquí hay dos estrategias diferentes para esta combinación:

Enfoque del taller 1: principalmente artefactos no digitales

Este enfoque se aplica al crear la mayoría de los artefactos "analógicamente" usando lápiz y papel y digitalizándolos más tarde escaneando o tomando fotos. Este enfoque es más apropiado cuando:

1. La mayor parte del equipo está en una ubicación (solo unos pocos participantes son remotos)
2. Quieres aprovechar la velocidad y libertad del contenido que se genera a mano (bocetos, Post-its, etc.)
3. El costo de digitalizar y ordenar la información capturada es bajo, es decir, no hay que modificar ni procesar demasiado el contenido generado (resumir, reescribir, etc.)

Por ejemplo, en un concepto de taller llamado "estudio de diseño", los participantes de la sesión pueden dibujar rápidamente a mano, capturar imágenes con su móvil y compartir a través de Dropbox o Slack. Otro ejemplo es una breve sesión de ideación en la que solo tiene unos pocos Post-it para priorizar (menos de 20), y alguien puede escribir rápidamente las notas Post-it en una hoja de cálculo para clasificarlas y priorizarlas más fácilmente.

Naturalmente, hay algunos inconvenientes en este enfoque:

1. El riesgo de perder el acceso a cosas que no digitalizas. Imagine que semanas o meses después necesita volver a examinar el tema: recuerda que se discutió, pero no puede encontrar ningún escaneo o fotografía. A menos que se haya tomado el tiempo de almacenar los post-its, mantenerlos organizados y accesibles, este no es un escenario deseable.
2. Con los artefactos digitalizados, uno no tiene la capacidad de "copiar, pegar, deshacer, duplicar, ordenar", etc. fácilmente, lo que dificulta la productividad.

Enfoque del taller 2: principalmente artefactos digitales

Use este enfoque cuando use herramientas digitales para crear y administrar contenido generado en talleres (como tableros virtuales y hojas de cálculo en línea). Este enfoque es más apropiado cuando:

1. Desea mantener todo lo que se creó (hallazgos, ideas, bocetos, etc.) fácilmente accesible
2. Desea editar y reorganizar contenido rápidamente (copiar y pegar, duplicar, filtrar, clasificar, numerar, priorizar, por ejemplo, como en un formato de hoja de cálculo)
3. El equipo es mayormente remoto.

Un buen ejemplo del uso de este enfoque de taller es cuando el equipo está creando diagramas de afinidad, mapas de empatía o recorridos de usuarios utilizando tableros virtuales.

Otro escenario que funciona con este enfoque es cuando necesita recopilar ideas en sesiones de ideación. En lugar de Post-its en la pizarra (física o virtual), puede usar una hoja de cálculo en línea compartida donde cada participante escribe sus ideas en las celdas de la hoja de cálculo (ver más abajo).

También puede acelerar el proceso de selección y priorización de ideas durante las sesiones de lluvia de ideas con el uso de funciones de clasificación y cálculo automático. En el ejemplo a continuación, el equipo necesitaba elegir las mejores ideas de más de 40 que habían realizado una lluvia de ideas anteriormente. La hoja de cálculo permitió votar por las mejores ideas y ordenó automáticamente la lista por el número de votos. Todo el proceso tomó menos de 8 minutos.

Los participantes del taller votaron por ideas (columna B) ingresando puntos en una escala de 5 a 1 en sus columnas asignadas (columnas C a L). Luego, la hoja de cálculo calculó los puntos totales (votos) para cada idea, lo que permitió al facilitador ordenar los resultados rápidamente (columna M).

Las desventajas típicas de esta estrategia son:

1. Las técnicas de taller que requieren dibujar (como esbozar) y otras tareas manuales (post-its) pueden estar en desventaja a menos que haya una excelente herramienta de captura digital disponible.
2. Algunas personas del equipo no tendrán acceso a las herramientas digitales seleccionadas (software, hardware adecuado, etc.). Algunos tableros virtuales en línea limitan la cantidad de usuarios gratuitos y no es factible agregar la cantidad requerida de participantes debido a restricciones presupuestarias.

Un ejemplo práctico

Discutimos dos enfoques de talleres de UX (1: principalmente físico y 2: principalmente digital); en el mundo “real”, puede utilizar un enfoque híbrido y mezclar aspectos de ambos. Imaginemos un taller de diseño de un día para el que podríamos aplicar el siguiente método (considerando que todo se hace por videoconferencia):

Acelere el trabajo con plantillas

Asegúrese de tener todo listo para usar cuando comience el taller: plantillas, documentos precargados, tableros virtuales, etc. Prepárese diligentemente y no pierda el tiempo de todos instalándose frente a ellos.

Después del taller

Obtenga retroalimentación, evalúe y mejore

Es una buena idea obtener retroalimentación de su equipo después del taller e identificar áreas que podrían mejorarse. El mejor momento para hacer esto es justo después de que termine porque todo seguirá siendo fresco. Por ejemplo, como resultado del uso extensivo de la tecnología en el caso de un enfoque mayoritariamente digital, invariablemente surgen muchas trampas y fallas potenciales; discutir por qué ocurrieron y cómo evitar que vuelva a suceder es de gran beneficio para cualquier equipo.

Antes del taller, prepare una breve encuesta anónima en línea y envíe el enlace a los participantes inmediatamente después del taller. Asegúrese de hacer un seguimiento de cada aspecto como una sección separada (equipo y técnicas utilizadas, comunicaciones, tecnología remota, software, duración del taller, etc.) y deje que el equipo deje comentarios, no solo calificar o marcar casillas.

Hay muchas otras formas de obtener comentarios posteriores al taller, como pedirle al equipo que coloque notas adhesivas en una pared con comentarios (físicos o virtuales) o realizar entrevistas individuales. Elige el que más te convenga pero no pierdas la oportunidad.

Cuida tus artefactos digitales

Los activos generados durante el taller son útiles no solo mientras está en curso, sino que también pueden utilizarse para debates posteriores o como punto de partida para otros talleres.

En un enfoque tradicional (o en su mayoría no digital), es muy probable que termine con montones de post-its, notas escritas a mano y bocetos. Si este es el caso, una buena práctica es mantener al menos los artefactos más importantes hasta que esté seguro de que puede dejarlos ir. También tienes la opción de digitalizarlos (tomar fotografías, tabular a hojas de cálculo, etc).

En un enfoque mayoritariamente digital, no tendrá que lidiar con tanto papel, pero los artefactos digitales generados aún deberán organizarse, clasificarse y archivarse en algún tipo de sistema. Es mejor no dejar una lista desordenada de archivos incompletos y abandonados que causarán dolores de cabeza en el futuro; invierta algo de tiempo justo después del taller para organizarlos. Puede hacer esto de dos maneras:

1. Cree un repositorio centralizado y organizado para el taller. Por ejemplo, una carpeta maestra compartida con subcarpetas para cada técnica que se utilizó durante el taller. Asegúrese de incluir enlaces a tableros virtuales y cualquier otra fuente/herramienta externa.
2. Asegúrese de que los artefactos principales estén completos (bocetos, hojas de cálculo, tableros virtuales, etc.). Cuando no sea posible terminarlos durante el taller, si crees que pueden ser útiles en el futuro, hazlo lo antes posible una vez finalizado. No confíe en su memoria: meses después, es posible que un boceto o una hoja de cálculo sin terminar no tenga ningún sentido para usted.

Envolver

Usando diferentes técnicas y herramientas, los talleres de UX remotos pueden ofrecer los mismos resultados que los talleres ubicados en el mismo lugar. Si se hace bien, los beneficios de productividad impulsados ​​por las herramientas de colaboración digital compensan la falta de debate cara a cara.

Planear y ejecutar un taller de diseño de UX remoto no es ciencia espacial, pero los muchos detalles complejos y las posibles trampas exigen atención. A pesar de una preparación meticulosa, es poco probable que lo haga todo bien en el primer intento. Lo mejor que puedes hacer es relajarte, divertirte con tu equipo y recuerda: ¡cada taller representa una oportunidad para aprender, y la próxima vez siempre es una mejora!

¡Háganos saber lo que piensas! Por favor, deje sus pensamientos, comentarios y comentarios a continuación.

• • •

Lectura adicional en el blog de diseño de Toptal:

• Los principios del diseño y su importancia
• Los mejores portafolios de diseñadores de UX: estudios de casos y ejemplos inspiradores
• Explorando los Principios Gestalt del Diseño
• Adobe XD vs. Sketch: ¿Qué herramienta UX es adecuada para usted?
• Los 10 entregables de UX que usan los mejores diseñadores