Как усовершенствовать и использовать удаленные семинары по UX

Сегодняшние лучшие дизайнеры больше, чем создатели; они фасилитаторы. Во все более междисциплинарном, совместном и творческом процессе, в котором участвует множество участников, они выступают в качестве проводников, которые согласовывают и вдохновляют команду делать все возможное.

Семинары по UX, вероятно, являются одним из лучших способов применить это на практике. Развитие таких идеологий, как дизайн-мышление, бережливый UX и дизайн-спринты, превратило семинары по UX в необходимость, а для дизайнеров способность проводить семинары по дизайну является очень желательным навыком.

Семинар по UX состоит из приглашения вашей команды (других дизайнеров, разработчиков, менеджеров по продуктам и т. д.) в конференц-зал, составления повестки дня вокруг цели (например, создания прототипа функциональности нового продукта) и разработки некоторых методов совместной работы. как мозговой штурм и зарисовки. Делая это, вы добьетесь лучших результатов, чем если будете пытаться управлять всем самостоятельно, и в качестве дополнительного бонуса создайте более заинтересованную и мотивированную команду.

Представьте, что вы делаете это с удаленными членами команды в обширной географической области без личного общения в ситуации, когда очень вероятны технические проблемы. Если проведение семинара по дизайну с совместной командой (все в одном физическом месте) уже является сложной задачей, его удаленная версия может стать настоящим разочарованием и пустой тратой времени, если вы игнорируете критические, проверенные методы фасилитации.

Давайте рассмотрим несколько проверенных временем приемов, которые помогут сделать удаленный семинар по UX без сбоев. Мы также рассмотрим, что происходит до, во время и после, а также некоторые подводные камни, на которые следует обратить внимание.

Перед семинаром

Определите роли участников и получите помощь

Планирование и проведение удаленного семинара по дизайну требует подготовки и совместной работы. Это хорошая идея делегировать некоторые задачи другим. Это поможет избежать узких мест и любых неприятных сюрпризов во время семинара, таких как необходимость одновременно собирать записи и объяснять следующие шаги.

Есть две роли, которые работают вместе при проведении удаленного семинара по UX: руководитель семинара и местный помощник :

Ведущий семинара и фасилитатор

Это человек (скорее всего, вы), который, среди прочего, будет «управлять шоу», управлять сотрудничеством и расписанием семинара, задавать темп деятельности и поддерживать интерес участников. Ваша основная задача — помочь команде быть продуктивной и обеспечить бесперебойную работу семинара. Будьте лидером-слугой. В зависимости от техники удаленного семинара вы также можете участвовать (например, вы можете одновременно вести сеанс прототипирования и делать наброски).

Местный помощник

Учитывая, что фасилитатор может одновременно находиться только в одном месте, в каждом удаленном месте должен быть местный помощник, который может внести свой вклад вместе с остальной частью команды. Важно, чтобы кто-то на другой стороне:

• Позаботьтесь о логистике (забронируйте конференц-зал, запланируйте семинар с участниками и т. д.)
• Обустройте комнату и настройте удаленную технику (см. ниже)
• Приобретите материалы и расходные материалы (маркеры, стикеры, блокноты и т. д.)
• Помогите запустить мастерскую

Настройте комнату и протестируйте технологию заранее

Нет ничего более неприятного, чем отличная дискуссия или генерация идей, прерванная потерей связи, сбоем при совместном использовании экрана, чрезмерным эхом в комнате или осознанием того, что вы не можете видеть детали эскиза, который ваш коллега сделал на бумаге и бесполезно позиционируется перед камерой, чтобы вы могли посмотреть и оставить отзыв. Этот список может быть длинным.

Несмотря на то, что окончательная производительность удаленного семинара по UX во многом зависит от технологии и помещения, многие из нас по-прежнему считают само собой разумеющимся, что все получится. Это предположение может быть опасным. Хотя, вероятно, невозможно провести идеальный семинар по UX, при небольшом планировании и достаточном тестировании вы сможете избежать большинства негативных сюрпризов. Убедитесь, что у вас есть:

1. Стабильное интернет-соединение и резервная копия. В дополнение к основному интернет-соединению защитите мобильную сеть в качестве резервной. Большинство современных сетей 3G/4G поддерживают видеоконференцсвязь на приемлемом уровне. Будьте готовы быстро переключиться на мобильное соединение при необходимости и обязательно протестируйте его заранее!
2. Тихий, уютный, хорошо освещенный номер. Насколько это возможно, старайтесь избегать таких вещей, как эхо, помехи от других, резкий свет (например, от открытых окон, который губителен для камер), отражения на досках или слишком много темноты. Если кто-то участвует в общем пространстве (например, в обычном офисе или в коворкинге), убедитесь, что существуют правила для шума и перерывов во время встречи. Например, на моей предыдущей работе мы выключали часть света, чтобы любой, кто вдруг войдет в комнату, знал, что происходит дистанционное совещание.
3. Подходящее оборудование для видеоконференций. Сегодня существует множество конкретных решений, которые удовлетворяют различные потребности и бюджеты. Для настройки одним человеком может быть достаточно гарнитуры с микрофоном и HD-камеры в современных ноутбуках. Для конференц-залов (и настольных компьютеров) воспользуйтесь этим онлайн-инструментом, чтобы найти лучшее решение для видеоконференций для вашей команды.
4. Правильное программное обеспечение для совместной работы. Для удаленных семинаров по UX очень важно иметь отличное программное обеспечение для видеоконференций, обмена файлами и демонстрации экрана. Несколько решений предлагают все в одном месте, например Google Hangouts, Slack и Zoom. Для видеоконференций и совместного использования экрана я предпочитаю Zoom (на сегодняшний день), в основном из-за потрясающего качества видео, но я рекомендую взглянуть на некоторые обзоры программного обеспечения, чтобы решить для себя.

Наконец, после того, как вы проверили перечисленные выше элементы в своем списке, обязательно протестируйте все задолго до семинара. Затем проверьте еще раз, если можете.

Будьте реалистичны при проведении семинара по UX

Спланируйте заранее с вашим местным помощником и решите, какие методы и инструменты семинара вы будете использовать для достижения желаемых результатов.

1. Объясните и отработайте методы с местным ассистентом заранее, чтобы вы были синхронизированы во время семинара.
2. Важно точно рассчитать время для каждой задачи — не будьте слишком оптимистичны при оценке продолжительности действий. Ошибаетесь в том, что выделяете слишком много времени.
3. Запланируйте перерывы, чтобы участники могли перенаправить свою энергию.
4. Наконец, запланируйте время для устранения потенциальных технических проблем и других проблем, которые могут возникнуть во время семинара (достаточно 5 минут на задачу). Они произойдут .

Во время семинара

Сбалансируйте цифровые и физические инструменты

Одна из самых сложных задач при проведении удаленного семинара по UX — найти идеальное сочетание цифровых и физических инструментов. Это тонкий баланс, так как у обоих есть свои преимущества и недостатки; нужно выбирать с умом.

Цель состоит в том, чтобы поддерживать работу семинара, эффективно обрабатывая поток данных (контент), который он генерирует. Вы хотите, чтобы команда быстро генерировала идеи, но вы также хотите получить максимальную отдачу от этих идей, обрабатывая их таким образом, чтобы добиться максимальной производительности (группировка, слияние, разделение, расстановка приоритетов и т. д.). Вот две разные стратегии для этой комбинации:

Подход семинара 1: в основном нецифровые артефакты

Этот подход применяется при создании большинства артефактов «аналогически» с использованием ручки и бумаги и последующей оцифровки путем сканирования или фотографирования. Такой подход наиболее уместен, когда:

1. Большая часть команды находится в одном месте (только несколько участников удалены)
2. Вы хотите воспользоваться преимуществами скорости и свободы контента, созданного вручную (эскизов, стикеров и т. д.)
3. Стоимость оцифровки и сортировки полученной информации невысока, т. е. вам не нужно слишком сильно модифицировать или обрабатывать созданный контент (резюмировать, переписывать и т. д.).

Например, в концепции семинара под названием «студия дизайна» участники сеанса могут быстро делать наброски от руки, делать снимки на свои мобильные телефоны и делиться ими через Dropbox или Slack. Другой пример — короткая сессия по выработке идей, когда у вас есть всего несколько стикеров для расстановки приоритетов (менее 20), и кто-то может быстро ввести стикеры в электронную таблицу для облегчения сортировки и расстановки приоритетов.

Естественно, у такого подхода есть и недостатки:

1. Риск потерять доступ к вещам, которые вы не оцифровываете. Представьте, что спустя недели или месяцы вам нужно вернуться к этой теме — вы помните, что она обсуждалась, но не можете найти ни сканов, ни фотографий. Если вы не потратили время на то, чтобы хранить стикеры, держать их организованными и доступными, это нежелательный сценарий.
2. С оцифрованными артефактами нельзя легко «копировать, вставлять, отменять, дублировать, сортировать» и т. д., что снижает производительность.

Подход семинара 2: в основном цифровые артефакты

Используйте этот подход при использовании цифровых инструментов для создания и управления контентом, созданным на семинаре (например, виртуальными досками и онлайн-таблицами). Такой подход наиболее уместен, когда:

1. Вы хотите, чтобы все, что было создано (находки, идеи, эскизы и т. д.), было легко доступно
2. Вы хотите быстро редактировать и реорганизовывать контент (копировать+вставить, дублировать, фильтровать, сортировать, нумеровать, расставлять приоритеты, например, как в формате электронной таблицы)
3. Команда в основном удаленная

Хорошим примером использования этого подхода семинара является создание командой диаграмм сходства, карт эмпатии или путей пользователя с использованием виртуальных досок.

Другой сценарий, который работает с этим подходом, — это когда вам нужно собрать идеи на сеансах выработки идей. Вместо стикеров на доске (физической или виртуальной) вы можете использовать общую онлайн-таблицу, где каждый участник вводит свои идеи в ячейки таблицы (см. ниже).

Вы также можете ускорить процесс выбора и определения приоритетов идей во время сеансов мозгового штурма с помощью функций автоматического расчета и сортировки. В приведенном ниже примере команде нужно было выбрать лучшие идеи из более чем 40, которые они обдумали ранее. Электронная таблица позволяла голосовать за лучшие идеи и автоматически сортировала список по количеству голосов. Весь процесс занял не более 8 минут.

Участники семинара голосовали за идеи (столбец B), вводя баллы по шкале от 5 до 1 в назначенные им столбцы (столбцы C-L). Затем в электронной таблице подсчитывалось общее количество баллов (голосов) за каждую идею, что позволяло ведущему быстро сортировать результаты (столбец M).

Типичными недостатками этой стратегии являются:

1. Методы семинара, которые требуют рисования (например, набросков) и других заданий от руки (стикеры), могут оказаться в невыгодном положении, если нет доступного отличного цифрового инструмента захвата.
2. У некоторых членов команды не будет доступа к выбранным цифровым инструментам (программному обеспечению, надлежащему оборудованию и т. д.). Некоторые виртуальные онлайн-доски ограничивают количество бесплатных пользователей, и добавление необходимого количества участников невозможно из-за бюджетных ограничений.

Практический пример

Мы обсудили два подхода к семинарам по UX (1: в основном физический и 2: в основном цифровой); в «реальном» мире вы можете использовать гибридный подход и смешивать аспекты обоих. Давайте представим однодневный семинар по дизайну, для которого мы могли бы применить следующий метод (учитывая, что все делается через видеоконференцию):

Ускорьте работу с шаблонами

Убедитесь, что к началу семинара у вас все готово к использованию: шаблоны, предварительно заполненные документы, виртуальные доски и т. д. Подготовьтесь тщательно и не тратьте время всех на настройку перед ними.

После семинара

Получайте отзывы, оценивайте и улучшайте

Это хорошая идея, чтобы получить обратную связь от вашей команды после семинара и определить области, которые можно улучшить. Лучшее время сделать это сразу после того, как все закончится, потому что все еще будет свежим. Например, в результате широкого использования технологий в случае преимущественно цифрового подхода неизменно всплывает множество подводных камней и потенциальных сбоев — обсуждение причин их возникновения и того, как избежать их повторения, очень полезно для любой команды.

Перед семинаром подготовьте небольшой анонимный онлайн-опрос и отправьте ссылку участникам сразу после семинара. Обязательно отслеживайте каждый аспект в отдельном разделе (используемое оборудование и методы, связь, удаленные технологии, программное обеспечение, продолжительность семинара и т. д.) и позволяйте команде оставлять комментарии, а не просто оценивать или ставить галочки.

Есть много других способов получить обратную связь после семинара — например, попросить команду разместить стикеры с комментариями (физическими или виртуальными) на стене или провести интервью один на один. Выберите тот, который подходит вам лучше всего, но не упустите возможность.

Позаботьтесь о своих цифровых артефактах

Ресурсы, созданные во время семинара, полезны не только во время его проведения, но и могут быть использованы для дальнейшего обсуждения или в качестве отправной точки для других семинаров.

При традиционном (или в основном нецифровом) подходе очень вероятно, что вы получите кучу стикеров, рукописных заметок и набросков. В этом случае хорошей практикой является сохранение хотя бы самых важных артефактов до тех пор, пока вы не будете уверены, что можете их отпустить. У вас также есть возможность оцифровать их (фотографировать, табулировать в электронные таблицы и т. д.).

При преимущественно цифровом подходе у вас не будет столько бумаги для работы, но созданные цифровые артефакты все равно нужно будет систематизировать, отсортировать и хранить в какой-то системе. Лучше не оставлять беспорядочный список незавершенных, заброшенных файлов, которые вызовут головную боль в будущем — потратьте некоторое время сразу после семинара на их систематизацию. Вы можете сделать это двумя способами:

1. Создайте централизованный, организованный репозиторий для семинара. Например, общая основная папка с подпапками для каждой техники, которая использовалась во время семинара. Не забудьте включить ссылки на виртуальные доски и любые другие внешние источники/инструменты.
2. Убедитесь, что основные артефакты завершены (эскизы, электронные таблицы, виртуальные доски и т. д.). Когда нет возможности закончить их во время семинара, если вы считаете, что они могут быть полезны в будущем, сделайте это как можно скорее, как только он закончится. Не полагайтесь на свою память — месяцы спустя незавершенный набросок или таблица могут не иметь для вас никакого смысла.

Заворачивать

Используя различные методы и инструменты, удаленные семинары по UX могут давать те же результаты, что и семинары в одном месте. Если все сделано правильно, преимущества в плане производительности, обеспечиваемые цифровыми инструментами для совместной работы, компенсируют отсутствие личного обсуждения.

Планирование и проведение удаленного семинара по дизайну UX — это не высшая математика, но многие сложные детали и потенциальные ловушки требуют внимания. Несмотря на тщательную подготовку, вряд ли у вас все получится с первого раза. Лучше всего расслабиться, повеселиться со своей командой и помните: каждый семинар — это возможность чему-то научиться, а следующий раз — это всегда улучшение!

Поделитесь с нами вашими мыслями! Пожалуйста, оставьте свои мысли, комментарии и отзывы ниже.

• • •

Дальнейшее чтение в блоге Toptal Design:

• Принципы дизайна и их важность
• Лучшие портфолио дизайнеров UX — вдохновляющие тематические исследования и примеры
• Изучение гештальт-принципов дизайна
• Adobe XD против Sketch — какой UX-инструмент вам подходит?
• 10 UX-результатов, которые используют лучшие дизайнеры