Come perfezionare e sfruttare i workshop di UX remota

I migliori designer di oggi sono più che creatori; sono facilitatori. In un processo sempre più multidisciplinare, collaborativo e creativo che include molti partecipanti, agiscono come conduttori che allineano e ispirano il team a dare il meglio.

I workshop UX sono probabilmente uno dei modi migliori per metterlo in pratica. L'ascesa di ideologie come Design Thinking, Lean UX e Design Sprints ha trasformato i workshop UX in una necessità e, per i designer, la capacità di facilitare un workshop di design è un'abilità altamente desiderabile.

Un workshop UX consiste nell'invitare il tuo team (altri designer, sviluppatori, product manager, ecc.) in una sala conferenze, mettere insieme un'agenda attorno a un obiettivo (ad esempio, prototipare una nuova funzionalità di prodotto) e elaborare alcune tecniche collaborative, come il brainstorming e lo sketch. Otterrai risultati migliori in questo modo piuttosto che cercando di gestire tutto da solo e, come bonus aggiuntivo, coltivare un team più impegnato e motivato.

Immagina di farlo con membri del team remoti in un'ampia area geografica senza comunicazioni faccia a faccia in una situazione in cui è molto probabile che si verifichino problemi tecnici. Se condurre un workshop di progettazione con un team co-locato (tutti nello stesso luogo fisico) è già impegnativo, la sua versione remota può essere una vera frustrazione e una perdita di tempo se si ignorano tecniche di facilitazione critiche e collaudate.

Diamo un'occhiata ad alcune pratiche collaudate che aiuteranno a far funzionare senza intoppi un workshop di UX remoto. Esamineremo anche cosa succede prima, durante e dopo e alcune delle insidie ​​a cui dovresti prestare attenzione.

Prima dell'Officina

Definisci i ruoli dei partecipanti e ottieni assistenza

La pianificazione e la facilitazione di un workshop di progettazione a distanza richiede preparazione e collaborazione. È una buona idea delegare alcuni compiti ad altri. Ciò contribuirà a evitare colli di bottiglia e spiacevoli sorprese durante il seminario, come dover raccogliere note e spiegare i passaggi successivi contemporaneamente.

Ci sono due ruoli che lavorano insieme nella gestione di un workshop UX remoto: il leader del workshop e l' assistente locale :

Il leader e facilitatore del workshop

Questa è la persona (molto probabilmente tu) che, tra le altre cose, "condurrà lo spettacolo", gestirà la collaborazione e i tempi del workshop, stabilirà il ritmo delle attività e terrà impegnati i partecipanti. La tua missione principale è aiutare il team a essere produttivo e mantenere il flusso di lavoro. Sii un leader servitore. A seconda della tecnica del workshop a distanza, puoi anche partecipare (ad esempio, potresti condurre una sessione di prototipazione e disegnare contemporaneamente).

L'assistente locale

Dato che il facilitatore può trovarsi solo in un posto alla volta, ciascuna delle sedi remote dovrebbe avere un assistente locale che può contribuire insieme al resto del team. È importante avere qualcuno dall'altra parte per:

• Curare la logistica (prenotare una sala conferenze, programmare il workshop con i partecipanti, ecc.)
• Disporre la stanza e configurare la tecnologia remota (vedi sotto)
• Ottieni materiali e forniture (sharpie, post-it, taccuini, ecc.)
• Aiutaci a gestire il workshop

Prepara la stanza e testa la tecnologia in anticipo

Niente è più frustrante che avere una grande discussione o una generazione di idee interrotta da una connessione persa, un problema di condivisione dello schermo, un'eco eccessiva nella stanza o la consapevolezza che non puoi vedere i dettagli dello schizzo che il tuo collega ha fatto su carta e si sta posizionando inutilmente davanti alla telecamera per la visualizzazione e il feedback. Questa lista può essere lunga.

Nonostante il fatto che le prestazioni finali di un workshop UX remoto dipendano molto dalla tecnologia e dalla stanza, molti di noi danno ancora per scontato che tutto funzionerà. Questa ipotesi può essere pericolosa. Anche se probabilmente non è possibile eseguire un workshop UX perfetto, con un po' di pianificazione e test sufficienti, puoi evitare la maggior parte delle sorprese negative. Assicurati di avere:

1. Una connessione Internet stabile e un backup. Oltre alla tua connessione Internet principale, proteggi una rete mobile come backup. La maggior parte delle reti 3G/4G odierne supportano la videoconferenza a livelli accettabili. Preparati a passare rapidamente alla tua connessione mobile, se necessario, e assicurati di testarlo in anticipo!
2. Una stanza tranquilla, confortevole, ben illuminata. Per quanto possibile, cerca di evitare cose come l'eco, l'interruzione da parte di altri, la luce intensa (ad esempio dalle finestre aperte che è disastrosa per le fotocamere), il riflesso sulle lavagne bianche o la troppa oscurità. Se qualcuno partecipa da uno spazio condiviso (come un normale ufficio o una situazione di coworking), assicurati che ci siano regole per il rumore e le interruzioni quando è in corso una riunione. Ad esempio, nel mio lavoro precedente, abbiamo spento alcune luci in modo che chiunque entrasse improvvisamente nella stanza sapesse che si stava svolgendo una riunione a distanza.
3. Appropriate apparecchiature per videoconferenze. Ci sono tonnellate di soluzioni specifiche oggi che soddisfano esigenze e budget diversi. Per una configurazione da una sola persona, un auricolare con microfono e la fotocamera HD nei laptop moderni potrebbero essere sufficienti. Per le sale conferenze (e i computer desktop), controlla questo strumento online per trovare la migliore soluzione di videoconferenza per il tuo team.
4. Il giusto software di collaborazione. Per i workshop di UX remota, è fondamentale disporre di un ottimo software di videoconferenza, condivisione di file e condivisione dello schermo. Diverse soluzioni offrono tutto in un unico posto, come Google Hangouts, Slack e Zoom. La mia preferenza per le videoconferenze e la condivisione dello schermo è Zoom (di gran lunga), principalmente a causa della straordinaria qualità del video, ma consiglio di dare un'occhiata ad alcune recensioni del software per decidere da solo.

Infine, dopo aver controllato gli elementi di cui sopra nella tua lista, assicurati di testare tutto bene prima del seminario. Quindi, prova di nuovo se puoi.

Sii realistico quando faciliti un workshop UX

Pianifica in anticipo con il tuo assistente locale e decidi quali tecniche e strumenti del workshop utilizzerai per i risultati che desideri ottenere.

1. Spiega ed esercita in anticipo le tecniche con l'assistente locale, in modo da essere sincronizzato durante il workshop.
2. È importante calcolare accuratamente il tempo per ciascuna attività, non essere troppo ottimista quando si stimano le durate delle attività. Err sul lato di concedere troppo tempo.
3. Pianifica le pause in modo che i partecipanti possano rifocalizzare le proprie energie.
4. Infine, pianifica un po' di tempo per risolvere potenziali problemi tecnici e altri problemi che potrebbero sorgere durante il seminario (5 minuti per attività vanno bene). Accadranno .

Durante il Workshop

Equilibrio tra strumenti fisici e digitali

Una delle sfide più difficili quando si esegue un workshop UX remoto è trovare un mix ideale di strumenti digitali e fisici. È un equilibrio delicato, poiché entrambi hanno i loro vantaggi e svantaggi; bisogna scegliere saggiamente.

L'obiettivo è mantenere il flusso di lavoro dell'officina mentre elabora in modo efficiente il flusso di dati (contenuto) che genera. Desideri che il team generi idee rapidamente, ma desideri anche ottenere il massimo da tali idee elaborandole in modo da ottenere la massima produttività (raggruppamento, fusione, divisione, assegnazione di priorità, ecc.). Ecco due diverse strategie per questa combinazione:

Approccio del workshop 1: Per lo più artefatti non digitali

Questo approccio si applica quando si creano la maggior parte degli artefatti "analogicamente" utilizzando carta e penna e digitalizzandoli in seguito scansionando o scattando foto. Questo approccio è più appropriato quando:

1. La maggior parte del team si trova in un'unica posizione (solo pochi partecipanti sono remoti)
2. Vuoi sfruttare la velocità e la libertà dei contenuti generati manualmente (schizzi, Post-it, ecc.)
3. Il costo della digitalizzazione e dell'ordinamento delle informazioni acquisite è basso, ovvero non è necessario modificare o elaborare eccessivamente il contenuto generato (riepilogare, riscrivere, ecc.)

Ad esempio, in un concetto di workshop chiamato "studio di design", i partecipanti alla sessione possono disegnare rapidamente a mano, acquisire immagini con il proprio cellulare e condividere tramite Dropbox o Slack. Un altro esempio è una breve sessione di ideazione in cui hai solo pochi post-it a cui dare la priorità (meno di 20) e qualcuno può digitare rapidamente i post-it in un foglio di calcolo per un più facile ordinamento e priorità.

Naturalmente, ci sono alcuni svantaggi di questo approccio:

1. Il rischio di perdere l'accesso a cose che non digitalizzi. Immagina che settimane o mesi dopo sia necessario rivisitare l'argomento: ricordi che se ne è parlato, ma non riesci a trovare scansioni o foto. A meno che non ti sia preso il tempo per archiviare i post-it, mantenerli organizzati e accessibili, questo non è uno scenario desiderabile.
2. Con gli artefatti digitalizzati, non si ha la capacità di "copiare, incollare, annullare, duplicare, ordinare" ecc. facilmente, il che ostacola la produttività.

Approccio del workshop 2: Principalmente artefatti digitali

Utilizzare questo approccio quando si utilizzano strumenti digitali per creare e gestire contenuti generati in officina (come bacheche virtuali e fogli di calcolo online). Questo approccio è più appropriato quando:

1. Vuoi mantenere tutto ciò che è stato creato (risultati, idee, schizzi, ecc.) facilmente accessibile
2. Vuoi modificare e riorganizzare rapidamente i contenuti (copia+incolla, duplica, filtra, ordina, numera, assegna priorità, ad es. come in un foglio di calcolo)
3. La squadra è per lo più remota

Un buon esempio dell'utilizzo di questo approccio di workshop è quando il team crea diagrammi di affinità, mappe dell'empatia o percorsi degli utenti utilizzando le schede virtuali.

Un altro scenario che funziona con questo approccio è quando è necessario raccogliere idee nelle sessioni di ideazione. Invece dei post-it sulla lavagna (fisici o virtuali), puoi utilizzare un foglio di calcolo online condiviso in cui ogni partecipante digita le proprie idee nelle celle del foglio di calcolo (vedi sotto).

Puoi anche accelerare il processo di selezione e priorità delle idee durante le sessioni di brainstorming con l'uso di funzioni di calcolo e ordinamento automatico. Nell'esempio seguente, il team doveva scegliere le idee migliori tra le oltre 40 che avevano precedentemente analizzato. Il foglio di calcolo consentiva di votare le idee migliori e ordinava automaticamente l'elenco in base al numero di voti. L'intero processo ha richiesto meno di 8 minuti.

I partecipanti al workshop hanno votato le idee (colonna B) inserendo punti su una scala da 5 a 1 nelle colonne assegnate (colonne da C a L). Il foglio di calcolo ha quindi calcolato i punti totali (voti) per ciascuna idea consentendo al facilitatore di ordinare rapidamente i risultati (colonna M).

Gli svantaggi tipici di questa strategia sono:

1. Le tecniche di officina che richiedono il disegno (come lo schizzo) e altre attività a mano libera (post-it) possono essere svantaggiate a meno che non sia disponibile un ottimo strumento di acquisizione digitale
2. Alcune persone del team non avranno accesso agli strumenti digitali selezionati (software, hardware adeguato, ecc.). Alcune bacheche virtuali online limitano il numero di utenti gratuiti e l'aggiunta del numero richiesto di partecipanti non è fattibile a causa di vincoli di budget

Un esempio pratico

Abbiamo discusso di due approcci di workshop UX (1: principalmente fisico e 2: principalmente digitale); nel mondo "reale", puoi utilizzare un approccio ibrido e mescolare aspetti di entrambi. Immaginiamo un workshop di progettazione di un giorno per il quale potremmo applicare il seguente metodo (considerando che tutto avviene in videoconferenza):

Velocizza il lavoro con i modelli

Assicurati di avere tutto pronto per l'uso all'inizio del workshop: modelli, documenti precompilati, bacheche virtuali, ecc. Preparati diligentemente e non perdere tempo a tutti posizionandoti di fronte a loro.

Dopo il workshop

Ottieni feedback, valuta e migliora

È una buona idea ricevere feedback dal tuo team dopo il workshop e identificare le aree che potrebbero essere migliorate. Il momento migliore per farlo è subito dopo che è finito perché tutto sarà ancora fresco. Ad esempio, come risultato dell'uso estensivo della tecnologia nel caso di un approccio prevalentemente digitale, emergono invariabilmente molte insidie ​​e potenziali problemi tecnici: discutere del motivo per cui si sono verificati e come evitare che si ripetano è di grande beneficio per qualsiasi team.

Prima del workshop, prepara un breve sondaggio online anonimo e invia il link ai partecipanti subito dopo il workshop. Assicurati di tenere traccia di ogni aspetto come una sezione separata (attrezzatura e tecniche utilizzate, comunicazioni, tecnologia remota, software, durata del workshop, ecc.) e lascia che il team lasci commenti, non solo valutazioni o caselle di controllo.

Esistono molti altri modi per ottenere feedback post-workshop, come chiedere al team di inserire post-it su un muro con commenti (fisici o virtuali) o fare interviste individuali. Scegli quello più adatto a te ma non perdere l'occasione.

Prenditi cura dei tuoi artefatti digitali

Le risorse generate durante il workshop sono utili non solo mentre è in corso, ma possono essere utilizzate per ulteriori discussioni o come punto di partenza per altri workshop.

In un approccio tradizionale (o per lo più non digitale), è molto probabile che ti ritroverai con pile di post-it, note scritte a mano e schizzi. Se questo è il caso, una buona pratica è quella di conservare almeno gli artefatti più importanti finché non sei sicuro di poterli lasciare andare. Hai anche la possibilità di digitalizzarli (scattare foto, tabulazione su fogli di calcolo, ecc.).

In un approccio prevalentemente digitale, non avrai molta carta da gestire, ma gli artefatti digitali generati dovranno comunque essere organizzati, ordinati e archiviati in una sorta di sistema. È meglio non lasciare un elenco disordinato di file incompleti e abbandonati che causeranno mal di testa in futuro: investi un po' di tempo subito dopo il workshop per organizzarli. Puoi farlo in due modi:

1. Creare un repository centralizzato e organizzato per il workshop. Ad esempio, una cartella master condivisa con sottocartelle per ciascuna tecnica utilizzata durante il workshop. Assicurati di includere collegamenti a schede virtuali e qualsiasi altra fonte/strumento esterno.
2. Assicurati che gli artefatti principali siano completi (schizzi, fogli di calcolo, schede virtuali, ecc.). Quando non è possibile finirli durante il workshop, se pensi che possano essere utili in futuro, fallo il prima possibile una volta terminato. Non fare affidamento sulla tua memoria: mesi dopo, uno schizzo o un foglio di calcolo incompiuto potrebbero non avere alcun senso per te.

Incartare

Utilizzando tecniche e strumenti diversi, i workshop UX a distanza possono fornire gli stessi risultati dei workshop in co-locazione. Se fatti bene, i vantaggi in termini di produttività potenziati dagli strumenti di collaborazione digitale compensano la mancanza di discussioni faccia a faccia.

Pianificare e gestire un workshop di progettazione UX remoto non è scienza missilistica, ma i molti dettagli complessi e le potenziali insidie ​​richiedono attenzione. Nonostante la meticolosa preparazione, è improbabile che otterrai tutto al primo tentativo. La cosa migliore da fare è rilassarti, divertirti con il tuo team e ricordare: ogni workshop rappresenta un'opportunità di apprendimento e la prossima volta è sempre un miglioramento!

Fateci sapere cosa ne pensate! Si prega di lasciare i vostri pensieri, commenti e feedback qui sotto.

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