كيفية تحسين ورش عمل Remote UX والاستفادة منها

أفضل المصممين اليوم هم أكثر من مجرد مبدعين. هم ميسرين. في عملية متعددة التخصصات وتعاونية وإبداعية بشكل متزايد تشمل العديد من المشاركين ، فإنهم يعملون كقياديين ينسقون ويلهمون الفريق لتقديم أفضل ما لديهم.

من المحتمل أن تكون ورش العمل الخاصة بتجربة المستخدم واحدة من أفضل الطرق لتطبيق ذلك. أدى ظهور أيديولوجيات مثل Design Thinking و Lean UX و Design Sprints إلى تحويل ورش عمل UX إلى ضرورة ، وبالنسبة للمصممين ، فإن القدرة على تسهيل ورشة عمل التصميم هي مهارة مرغوبة للغاية.

تتكون ورشة عمل UX من دعوة فريقك (المصممين والمطورين ومديري المنتجات الآخرين ، وما إلى ذلك) إلى غرفة الاجتماعات ، ووضع جدول أعمال حول هدف (على سبيل المثال ، نموذج أولي لوظيفة منتج جديد) ، والتوصل إلى بعض التقنيات التعاونية ، مثل العصف الذهني والرسم. ستحقق نتائج أفضل من خلال القيام بذلك بدلاً من محاولة إدارة كل شيء بنفسك - وكمكافأة إضافية ، قم بتنمية فريق أكثر تفاعلاً وتحفيزًا.

تخيل القيام بذلك مع أعضاء الفريق البعيدين عبر منطقة جغرافية واسعة بدون اتصال وجهاً لوجه في موقف من المحتمل جدًا أن تحدث فيه مشكلات فنية. إذا كان إجراء ورشة عمل للتصميم مع فريق مشترك في الموقع (كل شخص في نفس المكان المادي) يمثل تحديًا بالفعل ، فإن نسخته البعيدة يمكن أن تكون إحباطًا حقيقيًا ومضيعة للوقت إذا تجاهلت تقنيات التيسير الحاسمة والمجربة والصحيحة.

لنلقِ نظرة على بعض الممارسات التي تم اختبارها على مدار الوقت والتي ستساعد في تشغيل ورشة عمل UX عن بُعد بسلاسة. سننظر أيضًا في ما يحدث قبل وأثناء وبعد ، وبعض المزالق التي يجب أن تبحث عنها.

قبل ورشة العمل

حدد أدوار المشاركين واحصل على المساعدة

يتطلب تخطيط وتسهيل ورشة عمل التصميم عن بُعد التحضير والتعاون. من الجيد تفويض بعض المهام للآخرين. سيساعد هذا في تجنب الاختناقات وأي مفاجآت غير سارة أثناء ورشة العمل - مثل الاضطرار إلى جمع الملاحظات وشرح الخطوات التالية في وقت واحد.

هناك نوعان من الأدوار التي تعمل معًا في إدارة ورشة عمل UX عن بُعد: قائد ورشة العمل والمساعد المحلي :

قائد الورشة والميسر

هذا هو الشخص (على الأرجح أنت) الذي ، من بين أمور أخرى ، "يدير العرض" ، ويدير التعاون في ورشة العمل وتوقيتها ، ويضبط وتيرة الأنشطة ، ويحافظ على تفاعل المشاركين. مهمتك الأساسية هي مساعدة الفريق على أن يكون منتجًا والحفاظ على استمرار تدفق ورشة العمل. كن قائدا خادما. اعتمادًا على تقنية ورشة العمل عن بُعد ، يمكنك أيضًا المشاركة (على سبيل المثال ، يمكنك قيادة جلسة عمل النماذج الأولية والرسم التخطيطي في نفس الوقت).

المساعد المحلي

نظرًا لأن الميسر يمكن أن يكون في مكان واحد فقط في كل مرة ، يجب أن يكون لكل موقع بعيد مساعد محلي يمكنه المساهمة مع بقية الفريق. من المهم أن يكون لديك شخص على الجانب الآخر من أجل:

• اعتن باللوجستيات (حجز غرفة اجتماعات ، حدد موعدًا لورشة العمل مع المشاركين ، وما إلى ذلك)
• رتب الغرفة وقم بإعداد تقنية التحكم عن بعد (انظر أدناه)
• الحصول على المواد والمستلزمات (Sharpies ، Post-its ، المفكرات ، إلخ.)
• مساعدة في إدارة ورشة العمل

جهز الغرفة واختبر التقنية مقدمًا

ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا من إجراء مناقشة رائعة أو مقاطعة توليد فكرة بسبب فقد الاتصال ، أو خلل في مشاركة الشاشة ، أو صدى مفرط في الغرفة ، أو إدراك أنه لا يمكنك رؤية تفاصيل المخطط الذي رسمه زميلك على الورق و يتم وضعه أمام الكاميرا دون جدوى لعرضها وإبداء ملاحظات بشأنها. يمكن أن تكون هذه القائمة طويلة.

على الرغم من حقيقة أن الأداء النهائي لورشة UX عن بُعد يعتمد بشكل كبير على التكنولوجيا والغرفة ، لا يزال الكثير منا يعتبر أن كل شيء سينجح. يمكن أن يكون هذا الافتراض خطيرًا. في حين أنه من غير الممكن على الأرجح تشغيل ورشة عمل UX مثالية ، مع القليل من التخطيط والاختبار الكافي ، يمكنك تجنب معظم المفاجآت السلبية. تأكد من أن لديك:

1. اتصال إنترنت مستقر ونسخة احتياطية. بالإضافة إلى اتصالك الأساسي بالإنترنت ، قم بتأمين شبكة الهاتف المحمول كنسخة احتياطية. تدعم معظم شبكات 3G / 4G الحالية مؤتمرات الفيديو بمستويات مقبولة. كن مستعدًا للتبديل سريعًا إلى اتصال هاتفك المحمول إذا لزم الأمر ، وتأكد من اختباره مسبقًا!
2. غرفة هادئة ومريحة ومضاءة جيدًا. حاول قدر الإمكان تجنب أشياء مثل الصدى ، أو الانقطاع من الآخرين ، أو الضوء الصلب (على سبيل المثال من النوافذ المفتوحة التي تكون كارثية للكاميرات) ، أو الانعكاس على السبورة ، أو الظلام الشديد. إذا كان أي شخص يشارك من مساحة مشتركة (مثل غرفة مكتب عادية أو حالة عمل مشترك) ، فتأكد من وجود قواعد للضوضاء والمقاطعات عندما يكون الاجتماع قيد التقدم. على سبيل المثال ، في وظيفتي السابقة ، قمنا بإطفاء بعض الأضواء حتى يعلم أي شخص يدخل الغرفة فجأة أن اجتماعاً عن بعد كان يجري.
3. معدات مناسبة لعقد مؤتمرات الفيديو. يوجد اليوم العديد من الحلول المحددة التي تلبي الاحتياجات والميزانيات المختلفة. لإعداد شخص واحد ، قد تكون سماعة رأس مزودة بميكروفون وكاميرا عالية الدقة في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الحديثة كافية. بالنسبة لقاعات المؤتمرات (وأجهزة الكمبيوتر المكتبية) ، تحقق من هذه الأداة عبر الإنترنت للعثور على أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو لفريقك.
4. برنامج التعاون الصحيح. بالنسبة إلى ورش عمل UX عن بُعد ، من الأهمية بمكان الحصول على مؤتمرات فيديو رائعة ومشاركة الملفات وبرامج مشاركة الشاشة. تقدم العديد من الحلول كل شيء في مكان واحد ، مثل Google Hangouts و Slack و Zoom. إن تفضيلي لعقد مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة هو Zoom (إلى حد بعيد) ، ويرجع ذلك في الغالب إلى جودة الفيديو الرائعة ، لكنني أوصي بإلقاء نظرة على بعض مراجعات البرامج لتقررها بنفسك.

أخيرًا ، بمجرد التحقق من العناصر المذكورة أعلاه في قائمتك ، تأكد من اختبار كل شيء جيدًا قبل ورشة العمل. ثم ، اختبر مرة أخرى إذا استطعت.

كن واقعيًا عند تيسير ورشة عمل تجربة المستخدم

خطط مسبقًا مع مساعدك المحلي وحدد تقنيات وأدوات ورشة العمل التي ستستخدمها لتحقيق النتائج التي تريد تحقيقها.

1. اشرح ومارس التقنيات مع المساعد المحلي مسبقًا ، بحيث تكون متزامنًا أثناء ورشة العمل.
2. من المهم حساب الوقت لكل مهمة بدقة - لا تكن مفرط التفاؤل عند تقدير مدد النشاط. خطأ بجانب السماح بالكثير من الوقت.
3. حدد فترات راحة حتى يتمكن المشاركون من إعادة تركيز طاقاتهم.
4. أخيرًا ، خطط لبعض الوقت لإصلاح المشكلات التقنية المحتملة والمشكلات الأخرى التي قد تظهر أثناء ورشة العمل (5 دقائق لكل مهمة على ما يرام). سيحدثون .

خلال ورشة العمل

موازنة الأدوات الرقمية والفيزيائية

من أصعب التحديات عند تشغيل ورشة عمل UX عن بُعد هو العثور على مزيج مثالي من الأدوات الرقمية والمادية. إنه توازن دقيق ، فكلاهما له مزايا وعيوب ؛ يحتاج المرء أن يختار بحكمة.

الهدف هو الحفاظ على تدفق ورشة العمل أثناء معالجة تدفق البيانات (المحتوى) الذي تولده بكفاءة. تريد أن يولد الفريق الأفكار بسرعة ، ولكنك تريد أيضًا تحقيق أقصى استفادة من هذه الأفكار من خلال معالجتها بطريقة تحقق أقصى قدر من الإنتاجية (التجميع ، والدمج ، والتقسيم ، وتحديد الأولويات ، وما إلى ذلك). فيما يلي استراتيجيتان مختلفتان لهذه المجموعة:

نهج ورشة العمل 1: المشغولات غير الرقمية في الغالب

يتم تطبيق هذا الأسلوب عند إنشاء معظم القطع الأثرية "بشكل تناظري" باستخدام قلم + ورق ورقمنتها لاحقًا عن طريق المسح الضوئي أو التقاط الصور. هذا النهج هو الأنسب عندما:

1. معظم أعضاء الفريق في مكان واحد (قلة من المشاركين فقط عن بعد)
2. تريد الاستفادة من سرعة وحرية المحتوى الذي يتم إنشاؤه يدويًا (الرسومات ، والملصقات ، وما إلى ذلك)
3. تكلفة رقمنة وفرز المعلومات التي تم التقاطها منخفضة ، على سبيل المثال ، ليس عليك تعديل أو معالجة المحتوى الذي تم إنشاؤه كثيرًا (التلخيص ، إعادة الكتابة ، إلخ.)

على سبيل المثال ، في مفهوم ورشة العمل يسمى "استوديو التصميم" ، يمكن للمشاركين في الجلسة الرسم بسرعة باليد والتقاط الصور باستخدام هواتفهم المحمولة ومشاركتها عبر Dropbox أو Slack. مثال آخر هو جلسة قصيرة لوضع الأفكار حيث يكون لديك فقط عدد قليل من Post-its لتحديد الأولويات (أقل من 20) ، ويمكن لشخص ما أن يكتب ملاحظات Post-it في جدول بيانات لتسهيل الفرز وتحديد الأولويات.

بطبيعة الحال ، هناك بعض العيوب في هذا النهج:

1. خطر فقدان الوصول إلى الأشياء التي لا تقوم برقمنتها. تخيل أنه بعد مرور أسابيع أو شهور عليك إعادة النظر في الموضوع — تتذكر أنه تمت مناقشته ، ولكن لا يمكنك العثور على أي عمليات مسح ضوئي أو صور. ما لم تكن قد استغرقت وقتًا في تخزين الملصقات ، واحتفظ بها منظمة ويمكن الوصول إليها ، فهذا ليس سيناريو مرغوبًا فيه.
2. باستخدام الأدوات الرقمية ، لا يملك المرء القدرة على "النسخ ، واللصق ، والتراجع ، والنسخ ، والفرز ،" وما إلى ذلك بسهولة ، مما يعيق الإنتاجية.

نهج ورشة العمل 2: القطع الأثرية الرقمية في الغالب

استخدم هذا الأسلوب عند استخدام الأدوات الرقمية لإنشاء وإدارة المحتوى الذي تم إنشاؤه لورشة العمل (مثل اللوحات الافتراضية وجداول البيانات عبر الإنترنت). هذا النهج هو الأنسب عندما:

1. تريد الاحتفاظ بكل ما تم إنشاؤه (النتائج ، والأفكار ، والرسومات ، وما إلى ذلك) بسهولة الوصول إليها
2. تريد تحرير المحتوى وإعادة تنظيمه بسرعة (نسخ + لصق ، تكرار ، تصفية ، فرز ، ترقيم ، ترتيب الأولويات ، على سبيل المثال ، في تنسيق جدول بيانات)
3. الفريق في الغالب بعيد

من الأمثلة الجيدة على استخدام نهج ورشة العمل هذا عندما يقوم الفريق بإنشاء مخططات تقارب أو خرائط التعاطف أو رحلات المستخدم باستخدام اللوحات الافتراضية.

السيناريو الآخر الذي يعمل مع هذا النهج هو عندما تحتاج إلى جمع الأفكار في جلسات التفكير. بدلاً من لصقها على السبورة (ماديًا أو افتراضيًا) ، يمكنك استخدام جدول بيانات مشترك عبر الإنترنت حيث يكتب كل مشارك أفكاره في خلايا جدول البيانات (انظر أدناه).

يمكنك أيضًا تسريع عملية اختيار الأفكار وتحديد أولوياتها أثناء جلسات العصف الذهني باستخدام ميزات الحساب والفرز التلقائي. في المثال أدناه ، احتاج الفريق إلى اختيار أفضل الأفكار من بين أكثر من 40 فكرة قاموا بعصف ذهني سابقًا. سمح جدول البيانات بالتصويت على أفضل الأفكار وفرز القائمة تلقائيًا حسب عدد الأصوات. استغرقت العملية برمتها أقل من 8 دقائق.

صوّت المشاركون في ورشة العمل للأفكار (العمود B) عن طريق إدخال نقاط بمقياس من 5 إلى 1 في الأعمدة المخصصة لهم (الأعمدة C إلى L). ثم قام جدول البيانات بحساب إجمالي النقاط (الأصوات) لكل فكرة مما يسمح للميسر بفرز النتائج بسرعة (العمود M).

العيوب النموذجية لهذه الاستراتيجية هي:

1. قد تكون تقنيات ورشة العمل التي تتطلب الرسم (مثل الرسم) وغيرها من المهام اليدوية (ما بعده) غير مواتية ما لم تكن هناك أداة التقاط رقمية رائعة متاحة
2. لن يتمكن بعض الأشخاص في الفريق من الوصول إلى الأدوات الرقمية المحددة (البرامج والأجهزة المناسبة وما إلى ذلك). تحد بعض اللوحات الافتراضية عبر الإنترنت من عدد المستخدمين المجانيين ولا يعد إضافة العدد المطلوب من المشاركين ممكنًا بسبب قيود الميزانية

مثال عملي

ناقشنا نهجين من ورش عمل UX (1: في الغالب مادي ، و 2: في الغالب رقمي) ؛ في العالم "الحقيقي" ، يمكنك استخدام نهج هجين ومزج جوانب كليهما. دعنا نتخيل ورشة عمل تصميم ليوم واحد يمكننا من خلالها تطبيق الطريقة التالية (مع الأخذ في الاعتبار أن كل شيء يتم عبر مؤتمر الفيديو):

تسريع العمل مع القوالب

تأكد من أن كل شيء جاهزًا للاستخدام عند بدء ورشة العمل: النماذج والمستندات المملوءة مسبقًا واللوحات الافتراضية وما إلى ذلك ، استعد جيدًا ولا تضيع وقت الجميع من خلال الإعداد أمامهم.

بعد ورشة العمل

الحصول على ردود الفعل ، وتقييم وتحسين

من الجيد الحصول على تعليقات من فريقك بعد ورشة العمل وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها. أفضل وقت للقيام بذلك هو بعد انتهائه مباشرة لأن كل شيء سيظل جديدًا. على سبيل المثال ، نتيجة للاستخدام المكثف للتكنولوجيا في حالة النهج الرقمي في الغالب ، تظهر العديد من المزالق ومواطن الخلل المحتملة دائمًا - ومناقشة سبب حدوثها وكيفية التحايل عليها مرة أخرى يعد مفيدًا جدًا لأي فريق.

قبل ورشة العمل ، قم بإعداد استطلاع قصير عبر الإنترنت مجهول الهوية وأرسل الرابط إلى المشاركين مباشرة بعد ورشة العمل. تأكد من تتبع كل جانب كقسم منفصل (المعدات والتقنيات المستخدمة ، والاتصالات ، والتكنولوجيا عن بعد ، والبرمجيات ، ومدة ورشة العمل ، وما إلى ذلك) ودع الفريق يترك تعليقات ، وليس مجرد التقييم أو مربعات الاختيار.

هناك العديد من الطرق الأخرى للحصول على تعليقات ما بعد ورشة العمل - مثل مطالبة الفريق بوضع ملصقاتها على الحائط مع التعليقات (المادية أو الافتراضية) ، أو إجراء مقابلات فردية. اختر أفضل ما يناسبك ولكن لا تضيع الفرصة.

اعتني بالمشغولات الرقمية الخاصة بك

تعتبر الأصول التي تم إنشاؤها خلال ورشة العمل مفيدة ليس فقط أثناء استمرارها ولكن يمكن استخدامها لمزيد من المناقشة أو كنقطة انطلاق لورش العمل الأخرى.

في النهج التقليدي (أو غير الرقمي في الغالب) ، من المحتمل جدًا أن ينتهي بك الأمر بأكوام من الملاحظات المكتوبة بخط اليد والرسومات. إذا كانت هذه هي الحالة ، فمن الممارسات الجيدة الاحتفاظ بأهم القطع الأثرية على الأقل حتى تتأكد من أنه يمكنك التخلي عنها. لديك أيضًا خيار رقمنتها (التقاط الصور ، جدولة إلى جداول بيانات ، إلخ).

في النهج الرقمي في الغالب ، لن يكون لديك الكثير من الورق للتعامل معه ، لكن القطع الأثرية الرقمية التي تم إنشاؤها ستظل بحاجة إلى التنظيم والفرز والحفظ بعيدًا في نوع من النظام. من الأفضل عدم ترك قائمة فوضوية بالملفات غير المكتملة والمهجورة والتي ستسبب صداعاً في المستقبل - استثمر بعض الوقت بعد ورشة العمل لتنظيمها. يمكنك القيام بذلك بطريقتين:

1. قم بإنشاء مستودع مركزي ومنظم لورشة العمل. على سبيل المثال ، مجلد رئيسي مشترك مع مجلدات فرعية لكل تقنية تم استخدامها أثناء ورشة العمل. تأكد من تضمين روابط للوحات افتراضية وأي مصدر / أداة خارجية أخرى.
2. تأكد من اكتمال القطع الأثرية الأساسية (الرسومات ، وجداول البيانات ، واللوحات الافتراضية ، وما إلى ذلك). عندما لا يكون من الممكن الانتهاء منها أثناء ورشة العمل ، إذا كنت تعتقد أنها يمكن أن تكون مفيدة في المستقبل ، فقم بذلك في أقرب وقت ممكن بمجرد انتهائها. لا تعتمد على ذاكرتك - بعد شهور ، قد لا يكون الرسم أو جدول البيانات غير المكتمل منطقيًا بالنسبة لك.

يتم إحتوائه

باستخدام تقنيات وأدوات مختلفة ، يمكن أن تحقق ورش عمل UX عن بُعد نفس نتائج ورش العمل المشتركة في الموقع. إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح ، فإن فوائد الإنتاجية التي تعززها أدوات التعاون الرقمي تعوض الافتقار إلى المناقشة وجهًا لوجه.

إن التخطيط لورشة عمل تصميم UX عن بُعد وإدارتها ليست علمًا للصواريخ ، لكن التفاصيل المعقدة العديدة والمزالق المحتملة تتطلب الانتباه. على الرغم من الإعداد الدقيق ، فمن غير المرجح أن تحصل على كل شيء بشكل صحيح من المحاولة الأولى. أفضل ما يمكنك فعله هو الاسترخاء والاستمتاع مع فريقك والتذكر - تمثل كل ورشة عمل فرصة للتعلم ، وفي المرة القادمة دائمًا ما يكون هناك تحسن!

اسمحوا لنا أن نعرف ما هو رأيك! يرجى ترك أفكارك وتعليقاتك وملاحظاتك أدناه.

• • •

مزيد من القراءة على مدونة Toptal Design:

• مبادئ التصميم وأهميتها
• أفضل مجموعات مصممي UX - أمثلة ودراسات حالة ملهمة
• استكشاف مبادئ تصميم الجشطالت
• Adobe XD مقابل Sketch - ما أداة UX المناسبة لك؟
• أفضل 10 تسليمات لتجربة المستخدم يستخدمها كبار المصممين