Cum să perfecționați și să utilizați atelierele UX de la distanță

Cei mai buni designeri din ziua de azi sunt mai mult decât creatori; sunt facilitatori. Într-un proces din ce în ce mai multidisciplinar, colaborativ și creativ care include mulți participanți, aceștia acționează ca dirijori care aliniază și inspiră echipa să dea tot ce e mai bun.

Atelierele UX sunt probabil una dintre cele mai bune modalități de a pune acest lucru în practică. Creșterea ideologiilor precum Design Thinking, Lean UX și Design Sprints a transformat atelierele UX într-o necesitate, iar pentru designeri, capacitatea de a facilita un atelier de design este o abilitate extrem de dorită.

Un workshop UX constă în invitarea echipei dvs. (alți designeri, dezvoltatori, manageri de produs etc.) într-o sală de conferințe, pregătirea unei agende în jurul unui obiectiv (de exemplu, prototipul unei noi funcționalități de produs) și găsirea unor tehnici de colaborare, precum brainstormingul și schițarea. Veți obține rezultate mai bune făcând acest lucru decât încercând să gestionați totul singur și, ca bonus suplimentar, cultivați o echipă mai implicată și mai motivată.

Imaginați-vă că faceți acest lucru cu membrii echipei de la distanță într-o zonă geografică largă, fără comunicare față în față, într-o situație în care este foarte probabil să apară probleme tehnice. Dacă desfășurarea unui atelier de proiectare cu o echipă colocată (toată lumea în același loc fizic) este deja o provocare, versiunea sa la distanță poate fi o adevărată frustrare și o pierdere de timp dacă ignori tehnicile de facilitare critice, încercate și adevărate.

Să ne uităm la câteva practici testate în timp care vor ajuta să funcționeze fără probleme un atelier UX de la distanță. Vom analiza, de asemenea, ce se întâmplă înainte, în timpul și după, și câteva dintre capcanele la care ar trebui să fii atent.

Înainte de Atelier

Definiți rolurile participanților și obțineți ajutor

Planificarea și facilitarea unui atelier de proiectare la distanță necesită pregătire și colaborare. Este o idee bună să delegați unele sarcini altora. Acest lucru va ajuta la evitarea blocajelor și a oricăror surprize neplăcute în timpul atelierului, cum ar fi nevoia de a colecta note și de a explica pașii următori simultan.

Există două roluri care lucrează împreună în desfășurarea unui atelier UX la distanță: liderul atelierului și asistentul local :

Conducătorul atelierului și facilitatorul

Aceasta este persoana (cel mai probabil tu) care, printre altele, va „dirige spectacolul”, va gestiona colaborarea și sincronizarea atelierului, va stabili ritmul activităților și va menține participanții implicați. Misiunea ta principală este să ajuți echipa să fie productivă și să mențină cursul atelierului. Fii un lider servitor. În funcție de tehnica atelierului de la distanță, puteți participa și (de exemplu, puteți conduce o sesiune de prototipare și schiță în același timp).

Asistentul local

Având în vedere că facilitatorul poate fi doar într-un loc la un moment dat, fiecare dintre locațiile îndepărtate ar trebui să aibă un asistent local care poate contribui împreună cu restul echipei. Este important să ai pe cineva de cealaltă parte pentru a:

• Aveți grijă de logistică (rezervați o sală de conferințe, programați atelierul cu participanții etc.)
• Aranjați camera și configurați tehnologia de la distanță (vezi mai jos)
• Obțineți materiale și consumabile (Sharpies, Post-it-uri, blocnote etc.)
• Ajută la desfășurarea atelierului

Configurați camera și testați tehnologia în avans

Nimic nu este mai frustrant decât să ai o discuție grozavă sau o generare de idei întrerupte de o conexiune pierdută, o eroare de partajare a ecranului, un ecou excesiv în cameră sau realizarea că nu poți vedea detaliile schiței făcute de colegul tău pe hârtie și se poziționează fără rezultat în fața camerei pentru a putea vedea și a oferi feedback. Această listă poate fi una lungă.

În ciuda faptului că performanța finală a unui atelier UX de la distanță depinde în mare măsură de tehnologie și cameră, mulți dintre noi încă considerăm de la sine înțeles că totul va funcționa. Această presupunere poate fi periculoasă. Deși probabil că nu este posibil să desfășoare un atelier UX perfect, cu puțină planificare și suficientă testare, poți evita majoritatea surprizelor negative. Asigurați-vă că aveți:

1. O conexiune la internet stabilă și o copie de rezervă. Pe lângă conexiunea dvs. principală la internet, asigurați o rețea mobilă ca rezervă. Majoritatea rețelelor 3G / 4G de astăzi acceptă conferințe video la niveluri acceptabile. Fiți pregătit să treceți rapid la conexiunea mobilă dacă este necesar și asigurați-vă că o testați în prealabil!
2. O cameră liniștită, confortabilă, bine iluminată. Încercați pe cât posibil să evitați lucruri precum ecoul, întreruperea celorlalți, lumina tare (de exemplu de la ferestre deschise, care este dezastruoasă pentru camere), reflexia pe tablele albe sau prea mult întuneric. Dacă cineva participă dintr-un spațiu comun (cum ar fi o cameră obișnuită de birou sau o situație de coworking), asigurați-vă că există reguli pentru zgomot și întreruperi atunci când o întâlnire este în desfășurare. De exemplu, în slujba mea anterioară, am stins unele dintre lumini, astfel încât oricine intra brusc în cameră să știe că are loc o întâlnire la distanță.
3. Echipament adecvat de videoconferință. Există o mulțime de soluții specifice astăzi care satisfac diferite nevoi și bugete. Pentru o configurație cu o singură persoană, o cască cu microfon și camera HD în laptopurile moderne pot fi suficiente. Pentru sălile de conferințe (și computerele desktop), verificați acest instrument online pentru a găsi cea mai bună soluție de videoconferință pentru echipa dvs.
4. Software-ul de colaborare potrivit. Pentru atelierele de UX la distanță, este esențial să aveți un software excelent pentru conferințe video, partajare de fișiere și partajare a ecranului. Mai multe soluții oferă totul într-un singur loc, cum ar fi Google Hangouts, Slack și Zoom. Preferința mea pentru videoconferințele și partajarea ecranului este Zoom (de departe), mai ales datorită calității extraordinare a video, dar vă recomand să aruncați o privire la câteva recenzii de software pentru a vă decide singur.

În cele din urmă, odată ce ați verificat elementele de mai sus de pe lista dvs., asigurați-vă că testați totul cu mult înainte de atelier. Apoi, testați din nou dacă puteți.

Fiți realiști atunci când facilitați un atelier UX

Planificați din timp cu asistentul local și decideți ce tehnici și instrumente de atelier veți folosi pentru rezultatele pe care doriți să le obțineți.

1. Explicați și exersați tehnicile cu asistentul local în prealabil, astfel încât să fiți sincronizat în timpul atelierului.
2. Este important să calculați timpul pentru fiecare sarcină cu precizie - nu fiți prea optimist atunci când estimați duratele activității. Eroare pe partea de a acorda prea mult timp.
3. Programează pauze pentru ca participanții să-și poată reorienta energiile.
4. În cele din urmă, planificați ceva timp pentru a remedia potențialele probleme tehnice și alte probleme care pot apărea în timpul atelierului (5 minute pentru fiecare sarcină este bine). Se vor întâmpla.

În timpul Atelierului

Echilibrați instrumentele digitale și fizice

Una dintre cele mai dificile provocări atunci când desfășurați un atelier UX la distanță este găsirea unui amestec ideal de instrumente digitale și fizice. Este un echilibru delicat, deoarece ambele au avantajele și dezavantajele lor; trebuie să alegeți cu înțelepciune.

Scopul este de a menține cursul atelierului în timp ce procesează eficient fluxul de date (conținutul) pe care îl generează. Vrei ca echipa să genereze rapid idei, dar vrei și să profiti la maximum de acele idei prin procesarea lor într-un mod care să atingă productivitatea maximă (grupare, fuzionare, împărțire, prioritizare etc.). Iată două strategii diferite pentru această combinație:

Abordarea atelierului 1: În mare parte artefacte non-digitale

Această abordare se aplică atunci când se creează majoritatea artefactelor „analogic” utilizând creion+hârtie și digitizând-o ulterior prin scanarea sau realizarea de fotografii. Această abordare este cea mai potrivită atunci când:

1. Cea mai mare parte a echipei este într-o singură locație (doar câțiva participanți sunt la distanță)
2. Doriți să profitați de viteza și libertatea conținutului care este generat manual (schițe, post-it-uri etc.)
3. Costul digitizării și sortării informațiilor capturate este scăzut, adică nu trebuie să modificați sau să procesați prea mult conținutul generat (rezumat, rescrie etc.)

De exemplu, într-un concept de atelier numit „studio de design”, participanții la sesiune pot schița rapid de mână, pot captura imagini cu mobilul lor și pot partaja prin Dropbox sau Slack. Un alt exemplu este o scurtă sesiune de idee în care aveți doar câteva post-it-uri de prioritizat (mai puțin de 20), iar cineva poate introduce rapid notele Post-it într-o foaie de calcul pentru o sortare și prioritizare mai ușoară.

Desigur, există câteva dezavantaje ale acestei abordări:

1. Riscul de a pierde accesul la lucruri pe care nu le digitalizați. Imaginați-vă că săptămâni sau luni mai târziu trebuie să revizuiți subiectul - vă amintiți că a fost discutat, dar nu puteți găsi nicio scanare sau fotografie. Dacă nu ți-ai făcut timp pentru a stoca post-it-urile, a le păstra organizate și accesibile, acesta nu este un scenariu dezirabil.
2. Cu artefactele digitalizate, nu se poate „copia, lipi, anula, duplica, sorta” etc. cu ușurință, ceea ce împiedică productivitatea.

Abordarea atelierului 2: În mare parte artefacte digitale

Utilizați această abordare atunci când utilizați instrumente digitale pentru a crea și gestiona conținutul generat de ateliere (cum ar fi panouri virtuale și foi de calcul online). Această abordare este cea mai potrivită atunci când:

1. Vrei să păstrezi tot ce a fost creat (descoperiri, idei, schițe etc.) ușor accesibil
2. Doriți să editați și să reorganizați rapid conținutul (copiați+lipiți, duplicați, filtrați, sortați, numărați, prioritizați, de exemplu, ca într-un format de foaie de calcul)
3. Echipa este în mare parte la distanță

Un bun exemplu pentru utilizarea acestei abordări de atelier este atunci când echipa creează diagrame de afinitate, hărți de empatie sau călătorii ale utilizatorilor folosind panouri virtuale.

Un alt scenariu care funcționează cu această abordare este atunci când trebuie să colectați idei în sesiunile de ideație. În loc de post-it-uri pe tablă (fizice sau virtuale), puteți utiliza o foaie de calcul online partajată în care fiecare participant își scrie ideile în celulele foii de calcul (vezi mai jos).

De asemenea, puteți accelera procesul de selectare și prioritizare a ideilor în timpul sesiunilor de brainstorming cu ajutorul funcțiilor de calcul automat și sortare. În exemplul de mai jos, echipa a trebuit să aleagă cele mai bune idei din peste 40 de idei pe care le-au discutat anterior. Foaia de calcul permitea votarea celor mai bune idei și sorta automat lista după numărul de voturi. Întregul proces a durat mai puțin de 8 minute.

Participanții la atelier au votat idei (coloana B) introducând puncte pe o scară de la 5 la 1 în coloanele alocate (coloanele C la L). Foaia de calcul a calculat apoi numărul total de puncte (voturi) pentru fiecare idee, permițând facilitatorului să sorteze rapid rezultatele (coloana M).

Dezavantajele tipice ale acestei strategii sunt:

1. Tehnicile de atelier care necesită desen (cum ar fi schița) și alte sarcini cu mână liberă (post-it-uri) pot fi dezavantajate, dacă nu există un instrument excelent de captură digitală disponibil.
2. Unii oameni din echipă nu vor avea acces la instrumentele digitale selectate (software, hardware adecvat etc.). Unele panouri virtuale online limitează numărul de utilizatori gratuiti, iar adăugarea numărului necesar de participanți nu este fezabilă din cauza constrângerilor bugetare

Un exemplu practic

Am discutat două abordări ale atelierelor de UX (1: în cea mai mare parte fizică și 2: în cea mai mare parte digitală); în lumea „reală”, puteți folosi o abordare hibridă și puteți combina aspecte ale ambelor. Să ne imaginăm un atelier de design de o zi pentru care am putea aplica următoarea metodă (având în vedere că totul se face prin videoconferință):

Accelerează lucrul cu șabloane

Asigurați-vă că aveți totul gata de folosit când începe atelierul: șabloane, documente precompletate, panouri virtuale etc. Pregătiți-vă cu sârguință și nu pierdeți timpul tuturor instalându-vă în fața lor.

După atelier

Obțineți feedback, evaluați și îmbunătățiți

Este o idee bună să obțineți feedback de la echipa dvs. după atelier și să identificați domeniile care ar putea fi îmbunătățite. Cel mai bun moment pentru a face acest lucru este imediat după ce se termină, deoarece totul va fi încă proaspăt. De exemplu, ca urmare a utilizării pe scară largă a tehnologiei în cazul unei abordări preponderent digitale, multe capcane și potențiale erori ies invariabil la iveală - discutarea de ce au apărut și cum să ocoliți să se repete este de mare beneficiu pentru orice echipă.

Înainte de atelier, pregătiți un scurt sondaj online anonim și trimiteți linkul participanților imediat după atelier. Asigurați-vă că urmăriți fiecare aspect ca o secțiune separată (echipamente și tehnici utilizate, comunicații, tehnologie la distanță, software, durata atelierului etc.) și lăsați echipa să lase comentarii, nu doar evaluări sau casete de selectare.

Există multe alte modalități de a obține feedback după atelier, cum ar fi să ceri echipei să pună post-it-uri pe un perete cu comentarii (fizice sau virtuale) sau să faci interviuri unu-la-unu. Alege-l pe cel care ti se potriveste cel mai bine dar nu pierde ocazia.

Ai grijă de artefactele tale digitale

Activele generate în timpul atelierului sunt utile nu numai în timp ce acesta este în desfășurare, dar pot fi folosite pentru discuții ulterioare sau ca punct de plecare pentru alte ateliere.

Într-o abordare tradițională (sau mai ales non-digitală), este foarte probabil să ajungeți cu grămezi de post-it-uri, note scrise de mână și schițe. Dacă acesta este cazul, o bună practică este să păstrați cel puțin cele mai importante artefacte până când sunteți sigur că le puteți lăsa să plece. Aveți și opțiunea de a le digitiza (faceți fotografii, tabulare în foi de calcul etc).

Într-o abordare preponderent digitală, nu veți avea atât de multă hârtie cu care să vă ocupați, dar artefactele digitale generate vor trebui în continuare organizate, sortate și arhivate într-un fel de sistem. Cel mai bine este să nu lăsați o listă dezordonată de fișiere incomplete, abandonate, care vă vor provoca dureri de cap în viitor - investiți ceva timp imediat după atelier pentru a le organiza. Puteți face acest lucru în două moduri:

1. Creați un depozit centralizat și organizat pentru atelier. De exemplu, un folder principal partajat cu subdosare pentru fiecare tehnică care a fost folosită în timpul atelierului. Asigurați-vă că includeți link-uri către panouri virtuale și orice altă sursă/instrument extern.
2. Asigurați-vă că artefactele de bază sunt complete (schițe, foi de calcul, table virtuale etc.). Când nu este posibil să le terminați în timpul atelierului, dacă credeți că vă pot fi utile în viitor, faceți-o cât mai curând posibil odată ce s-a terminat. Nu vă bazați pe memoria dvs. – luni mai târziu, o schiță sau o foaie de calcul neterminată s-ar putea să nu aibă niciun sens pentru dvs.

Învelire

Folosind tehnici și instrumente diferite, atelierele UX la distanță pot oferi aceleași rezultate ca și atelierele amplasate în comun. Dacă este făcut corect, beneficiile de productivitate sporite de instrumentele de colaborare digitală compensează lipsa discuțiilor față în față.

Planificarea și desfășurarea unui atelier de proiectare UX la distanță nu este știință rachetă, dar multe detalii complexe și potențiale capcane necesită atenție. În ciuda pregătirii meticuloase, este puțin probabil să înțelegi totul bine din prima încercare. Cel mai bun lucru de făcut este să te relaxezi, să te distrezi cu echipa ta și să reții – fiecare atelier reprezintă o oportunitate de învățare, iar data viitoare este întotdeauna o îmbunătățire!

Spune-ne ce crezi! Vă rugăm să lăsați mai jos gândurile, comentariile și feedback-ul dvs.

• • •

Citiri suplimentare pe Blogul Toptal Design:

• Principiile designului și importanța lor
• Cele mai bune portofolii de designeri UX – Studii de caz și exemple inspiratoare
• Explorarea principiilor Gestalt ale designului
• Adobe XD vs. Sketch – Ce instrument UX este potrivit pentru tine?
• Cele 10 produse UX pe care le folosesc designerii de top