项目管理备忘单

虽然接受知识并阅读有关领导团队的完美流程非常棒，但了解没有可以普遍应用的单一完美流程也很重要。 在本文中，我将介绍可以帮助您成为更好的项目经理的最重要的技能，无论您使用何种技术、框架或方法。

团队，团队，团队

团队是您的安全屋。 与您的团队建立良好的关系并增强团队沟通和团队精神至关重要。 团队必须为所有成员提供一个安全的地方，让他们感觉最强大。 无论决定如何，都是由团队做出的； 无论构建什么功能，它都是由团队构建的； 你们都以团队而不是个人的名义获得荣誉。

几年前，我改变了正式的沟通礼仪，从“我”改为“我们”。 例如，当我与团队外部的利益相关者分享某些内容时，我会说：“我们已经为最后一个 sprint 创建了速度图。 我们已经完成了预算和时间表成本预测。” 尽管起初这似乎不寻常，但它有明显的好处。 首先，权力在团队内部，如果你作为一个团队达成了决策，决策就会变得更加稳健。 其次，项目经理以身作则，通过不说“我”，我们表明我们没有为自己的任何事情赢得任何荣誉。 这同样适用于错误——所有做错的事情都在团队中。 我们不会责怪个别团队成员。 之后，我们会进行内部审查，对流程进行调整和改进，以避免将来出现类似错误。

停止寻找完美的过程

如果您正在为您的团队追求完美的流程，您可以立即停止。 没有这样的东西可以普遍适用。

项目经理在其职业生涯中会接触到许多不同的框架、实践和流程。 他们选择在他们的团队中使用一些框架来发现什么特别有效。 然而，如果团队拒绝这个过程，重要的是不要遵循“一刀切”的模型。

相反，项目经理应该调整流程以与他们的团队合作。 在我的 IT 职业生涯中，我还没有遇到过一个团队完全“按部就班”地使用任何框架。 对我们和我们的团队形成、文化和心态有用的东西极不可能适用于其他团队。 因此，项目经理应该不断测试各种实践，直到达到最佳状态——最适合团队的实践组合。

如果团队引入了 Scrum，但发现每日会议有额外开销，则另一种选择是在 Slack 中使用会议机器人并仅在必要时安排通话。 同样的态度也可以应用于 sprint 评审——如果团队成员发现它们适得其反，管理者可以决定根据团队的需要安排评审。 重要的是要明白，我们不是 Scrum、看板或其他框架的守护者，它们只是为了帮助团队寻求生产力和动力。

多手完成多项任务

当涉及到项目利益相关者时，沟通是关键。 不管你喜不喜欢，项目经理必须参与项目的所有沟通。 有时，管理人员会因信息和任务超载而不知所措，但这是他们报名参加的工作。

经验丰富的项目经理掌握通过沟通快速查看并决定需要密切关注的内容的技能。 一开始，可能需要更多的努力来实现这一点，但目标是克制自己不要进入细节，比如深入的技术讨论，如果它们对项目没有好处的话。 相反，为了节省时间并避免来回传递消息，项目经理可以安排团队电话会议以寻找解决方案。 一个 15 分钟的电话通常可以取代数小时的不确定的书面沟通。

所有利益相关者都应该意识到项目经理是唯一的联系点。 优先考虑和委派职责是项目经理的基本职责，以确保项目保持在正轨上。 许多经理选择自己完成任务以确保满足要求，但从长远来看，他们可能会失去对重要事物的关注。 委托可以委托的一切。 您仍然可以完成通常需要项目经理注意的任务； 例如，我为重要的功能和任务做一些 QA，但我从不过多地参与其他成员的任务。

默认情况下信任估计，然后衡量和讨论

项目经理必须相信他们的团队成员对任务的估计。 在成为项目经理之前，我做了四年的开发人员。 在没有一些数据支持我的论点的情况下，我从未与开发人员争论过估算。 我所说的数据是指团队成员之前在任务上花费的估计和实际时间的记录，而不是我自己的开发经验。 在估算任务时，您必须考虑人们的不同经历和背景。 如果项目经理想就估算进行讨论和争论，他们必须用数据支持他们的论点，并清楚他们想要实现的目标。

敏感信息的透明度和控制

项目经理是业务和技术之间的连接者，他们往往掌握着双方的信息。 除了看到大局之外，他们还面临一些风险，例如处理敏感信息。 在成为透明的领导者和正确处理机密信息之间找到一条细线至关重要。

在项目经理不被视为最高管理层的公司中，他们仍然可以访问大量机密信息。 有时，他们没有被具体告知哪些信息是机密信息，他们必须自己弄清楚。 最终目标不是向团队隐瞒信息，所有对项目交付重要的信息都需要对团队中的每个人都可用。 尽管如此，其中一些应该保密是有原因的，因为它可能会破坏团队的积极性或引发不必要的争论。 例如，如果公司即将与投资者签署一笔大交易，则可以选择向团队宣布消息或将消息保留给特定人群，直到交易得到验证。 第二种选择更好，因为交易可以随时横盘整理，如果团队的期望没有得到满足，就会降低积极性。

寻求最大透明度有几个原因。 首先，让其他人参与沟通可以降低错过重要信息的风险。 由于项目中有很多讨论，经理们放错一些信息或忘记做出反应的情况并不少见。 其次，有更多的人参与其中，就不需要向不同的团队成员重复相同的信息，因为他们已经知道了。

尽早标记风险

项目经理必须形成系统化的方法来消除障碍，以便团队成员能够处理所有项目任务。 如果经理们在冲刺后没有解决阻碍因素，许多项目最终可能会在积压工作中被标记为被阻止。 有一种趋势是只从最重要的任务中删除阻塞器，然而，这可能会导致灾难，因为大量相互依赖的任务可能会被阻塞。

最好创建一个专门用于删除阻止程序的行动项目列表，并与专门的利益相关者一起跟进每个项目。 同样重要的是要在任务之间建立适当的连接，以便每个人都知道哪些高优先级的任务会因为较低级别的阻塞器而被阻塞。 最终，项目经理有两种选择。 首先，他们可以保留自己的待办事项清单，并优先考虑消除障碍。 其次，他们可以为任务添加更多细节，并通过添加使阻止程序与所有连接任务保持一致的依赖项来彻底连接它们。 第二种选择变得过于复杂，尤其是在大型项目中； 经理们通常会同时做这两件事，以保持工作继续进行并按时消除障碍。

从挫折和艰难时期到小胜利

如果错过最后期限是不可避免的，项目经理不应该对团队生气。 这些正是需要激励而不是责备的时代。 挺身而出，成为领导者； 如有必要，将责任归咎于自己，并激励团队克服并尽你所能提供功能。 安排审查以了解哪里出了问题以及您的团队将来如何更好地工作，以防止这些挫折再次发生。

同样重要的是一起庆祝小胜利。 安排一次简短的会议来表扬团队，例如，当您在批准的时间表内交付结果时。 累积的小胜利导致整个项目成功。

文件会议

一致的文档是每个项目经理最重要的习惯之一。 根据我的经验，会议管理通常被低估，因此，在我的项目管理职业生涯中，我花了很多时间在浪费性的会议上。 准备是每次会议成功的关键，大约需要五分钟：

• 创建议程并确定所需的参与者。 确保邀请所有参与者。
• 将议程发送给参与者，并与他们确认是否应该讨论其他任何事情。
• 如果您有虚拟会议，请检查链接是否已发送。

会议开始时：

• 提前几分钟加入，欢迎大家，打招呼，然后在短暂的闲聊之后，直接进入议程。
• 在会议期间，做笔记，写下所有行动项目，在完成议程后检查是否有任何问题，然后结束会议。
• 会议结束后，立即与团队分享笔记和行动项目。

根据我的经验，15 分钟的会议通常比一两个小时的会议更有效率，因为每个人都直截了当，你可以防止参与者偏离议程——除非有重要的事情要讨论。

一些可以节省大量时间的额外提示：

• 有一个会议记录模板。
• 如果可能，请发送定期邀请。
• 创建用于跟进操作项的模板。
• 为后续电子邮件设置提醒。

正确的工具会有所作为

选择正确的软件工具是项目管理的关键部分。 项目经理参与讨论团队应该使用哪些特定工具是很常见的。 此类讨论可能是浪费时间，也可能是富有成效的，这取决于团队对他们希望使用特定工具实现的目标的理解。 在决定最合适的工具时，需要考虑一些因素：

• 团队规模
• 团队组成
• 项目方法论或框架
• 报告应包括多少细节

我按团队规模组织了我的工具列表。 对于较小的团队，尤其是在项目初期，我使用 Trello。 该工具具有看板框架所需的大部分功能。 当我在一个有几十个人的中型项目上工作时，我会考虑使用 Asana。 它具有一些不错的项目管理功能，包括一定程度的报告。 但是，如果项目涉及超过 20 人且报告的详细程度，我倾向于使用 Jira。 它与市场上可用的许多其他解决方案很好地集成在一起，可以进行出色的定制。 我还使用 Clubhouse 作为所有中小型项目的首选工具，我在那里发现了很多很棒的功能。

调整是关键

必须根据团队的需求和痛点来调整框架、流程和工具，而不是相反。 随着您获得经验，您会积累大量您喜欢、讨厌、谨慎使用或已丢弃的工具和方法。 每年都会有新的涌现，而一些旧的则会过时。 但是，您作为领导者所培养的技能将使您能够充分利用每个框架。