Uzaktan Çalışma Geçişi Kolaylıkla Nasıl Yapılır?

Çalışanların %83'ü uzaktan çalışmanın kendilerini işlerinde daha mutlu edeceğini söylese de, pek çok insan vardiyanın bu kadar aniden olacağını beklemiyordu.

Dünyanın dört bir yanındaki şirketler, işgücünü hızla evden çalışmaya geçirirken, bazı çalışanlar geçiş yapmayı zor bulacak. Tasarımcılar tüm gün koltuklarından pijamalarıyla çalışmayı hayal etmiş olsalar da, üretken bir uzaktan çalışan olmanın gerçekleri, bu yöntemin optimal olmadığını çabucak gösterecektir.

Optimal Çalışma Tarzını Belirleyin

Evden çalışırken, iş gününün “oyuklarına” girmek zor olabilir. Özel ev ofis alanları, özellikle çalışanlar aniden uzak bir konuma geçtiğinde, her zaman mümkün değildir. Hem üretkenliği hem de morali etkileyen hatalar sıklıkla yapılır.

Yeni uzaktan çalışan birçok çalışan, genellikle normal 9'dan 5'e rutinlerini sürdürmeleri gerektiğini düşünüyor. Birçok tasarımcı için evden çalışmanın en iyi yolu bu değildir. Optimal üretkenlikte olduğunuz saatlerde çalışmak daha etkili olabilir. Bazıları için bu sabah ilk iş olabilir. Diğerleri için gece geç olabilir. Ve yine de diğer tasarımcılar, gün boyunca patlamalar halinde çalışmanın en iyi sonucu verdiğini görebilirler.

Uzak ekip işbirliği eşzamansız olarak gerçekleşebilir. Bir ofis ortamında, tasarımcılar çalışma saatlerinin en azından bir kısmını başkalarının işi tamamlamasını veya gözden geçirmesini bekleyerek geçirebilir. Ancak uzak bir çalışma ortamında, üretkenmiş gibi görünmek için beklemek veya “yoğun iş” bulmak zorunda değiller. Bunun yerine, ekip arkadaşlarının işi tamamlamasını veya müşterilerin gönderdikleri tasarım öğelerini incelemelerini beklerken hayatlarının diğer alanlarına odaklanabilirler.

Eşzamansız olarak çalışmak bazı ayarlamalar gerektirir. Bir takım arkadaşının bir sorusu olması veya bir projeyle ilgili yardıma ihtiyacı olması durumunda, aktif olarak çalışmadığı zamanlarda bile “çalışma saatleri” içinde hazır olmak önemlidir. Neyse ki, Slack gibi araçların mobil uygulama sürümleri, masanızda oturmadığınız zamanlarda bile bağlantıda kalmanızı kolaylaştırır.

Evden çalışan herkesin sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurması önemlidir. Bir tasarımcının hayatındaki diğer her şeyle aynı alanda iş gerçekleştiğinde, her zaman bağlantıda kalmak kolay olabilir. Oturumu kapatmak için kişisel yönergeler oluşturmak önemlidir. Örneğin, Slack gibi uygulamalar, kişilerin müsait ve müsait olmayan saatlerini ayarlamasına izin vererek, müsait olmayan zamanda bildirimleri sessize alıyor. Bu, özellikle birden fazla zaman dilimine yayılan ekip üyelerine sahip Toptal gibi dağıtılmış şirketlerde önemlidir.

Bütün gün masa başında oturmak da uzaktan çalışanların üretkenliği ve sağlığı için zararlıdır. Meditasyon, egzersiz, yoga, yürüyüş ve hatta sadece basit esneme hareketleri gibi şeyler için bir rutin oluşturun. Bunları yapmak için takvim hatırlatıcıları, çatlaklardan kaymalarını önleyebilir. En azından, her saat başı kalkıp esnemek ve gün içinde düzenli egzersiz yapmak veya diğer kişisel bakım çalışmaları yapmak iyi bir fikirdir.

Kişisel bakımı ihmal etmek ve rutin olarak işten çıkış yapmamak, uzaktaki çalışanlar için hızlı bir şekilde tükenmişliğe yol açabilir. Yaptığı işi seven tasarımcılar için, tükenene kadar bir projeye devam etmek çok kolay olabilir. Bu sekiz saatlik iş günleri, hızla 10 veya 12 saate veya daha uzun süreye uzayabilir. Bu, zaman zaman sıkı bir son teslim tarihini karşılamak veya büyük bir projeyi halletmek için gerekli olsa da, bu işe girmek sağlıklı bir alışkanlık değildir.

Ev Ofis Verimliliği için Optimize Edin

Yeni uzaktan çalışanlar için tüm gün pijamalarıyla kanepelerinde çalışmak ne kadar cezbedici görünse de, başarılı bir uzaktan tasarımcı olmanın en iyi yolu bu değil. Aynı zamanda, bir ofiste sahip olduğunuz ortamın aynısını yeniden yaratmak da mutlaka üretkenliğe dönüşmez.

Özel bir çalışma alanına sahip olmak önemlidir. İşe gitme zamanının geldiğine dair beyne bir sinyaldir. Bu, birçok uzaktan çalışan için büyük bir motivasyon bileşenidir.

İdeal olarak, iş günü sırasında ve sonrasında evin geri kalanından kapatılabilen ayrı bir oda en iyi seçenektir. Ancak bu bir seçenek değilse, daha az kullanılan bir odanın köşesine sıkışmış bir masa yeterli olabilir.

İşlevsel olan ve günlük işler için gerekli her şeyi içeren bir masa kurmak önemlidir. Ergonomik bir sandalye de her gün bilgisayar başında saatler geçiren herkes için olmazsa olmazlardandır. Ayakta çalışma masaları, ev çalışanları için de mükemmeldir. Ayaklı bir masa bir seçenek değilse, bir mutfak tezgahı (yüksekliğe bağlı olarak) mükemmel bir alternatiftir.

Güvenilir Teknolojiye Yatırım Yapın

Güvenilir teknoloji, herhangi bir ev ofis kurulumunun en önemli yönlerinden biridir. Teknoloji arızaları, uzaktan çalışanlar için üretkenliğin önündeki en büyük engellerden biridir ve BT departmanı sorunları çözmek için hazır olmadığı için, önceden sağlam teknolojiye yatırım yapmakta fayda var.

İyi bir dizüstü bilgisayar, birçok uzaktan çalışan için anahtardır. Çoğu iş özel bir çalışma alanında yapılabilirken, farklı bir konumdan çalışma seçeneğine sahip olmak - bu konum sadece güzel bir günde bir veranda olsa bile - üretkenliği ve morali korumanın anahtarı olabilir.

Dağıtılmış şirketlerin çoğu toplantıları video konferans yoluyla yürüttüğünden, iyi bir kulaklık seti birçok uzaktan tasarımcı için temel ekipmandır. Hem kulak üstü hem de kulaklık stilinde birçok seçenek var. Aranacak en önemli şey, dahili mikrofonlu bir settir. Bazı uzaktan çalışanlar Bluetooth kulaklıkları tercih ederken, diğerleri başka bir cihazı şarj etmek ve kablolu kulaklıkları seçmek için hatırlama güçlüğünü istemiyor.

Bir cep telefonu planına ilişkin yeterli veri, uzaktaki çalışanların masalarına daha az bağlı olmalarına yardımcı olur. Bildirimler herhangi bir yerden gelebildiğinde, bu, önemli bilgileri veya iletişimleri kaçırma endişesi olmadan işten uzaklaşmayı mümkün kılar. Bu, özellikle gün için oturumu kapattıktan sonra önemli bir sorusu olabilecek farklı saat dilimlerindeki takım arkadaşlarınızla çalışırken önemlidir.

Özellikle video konferans için güvenilir, yüksek hızlı internet de bir zorunluluktur. Yeterli bir internet bağlantısı olmadan, görüntülü aramalar dalgalı hale gelir ve yönetilmesi zorlaşır. Pek çok yerde, güvenilir internet hazırdır - her yerde, hatta bazı büyük şehirlerde bile durum böyle değildir.

Uzaktan Çalışma Geçişi Sırasında ve Sonrasında Aşırı İletişim Kurun

Bir tasarımcı bir ofiste otururken, iş arkadaşlarına çalıştıkları açıktır. Bir tasarımcı bir ev ofisinde oturduğunda, artık durum böyle değil.

Bir yönetici veya tasarım ekibi liderinin ekip arkadaşlarının ne yaptığını görmesi artık mümkün olmadığından, bilgileri daha doğrudan iletmek önemlidir. Farklı şirketler ve ekiplerin, bu bilgilerin ne sıklıkta iletilmesi gerektiğine ilişkin farklı politikaları vardır; ayrıca üzerinde çalışılan belirli projeye de bağlı olabilir.

İletişim konusunda belirlenmiş bir politika yoksa, en azından ilerleme haftalık olarak bildirilmelidir. Teslimatta herhangi bir engelleme veya gecikme olduğunda, bunun da bildirilmesi gerekir. Aynı şey, bir proje sorunsuz bir şekilde ilerlediğinde ve son teslim tarihinden önce tamamlanacağında da geçerlidir.

Şeffaflık, uzaktan çalışma iletişiminin de anahtarıdır. Küçük sorunların büyük sorunlara dönüşmesini önlemek için, tüm engelleri veya sorunları erkenden tartışmak önemlidir. Geleneksel bir ofiste, sorunlar uzak bir ortamda olduğundan daha organik bir şekilde ortaya çıkar - sorunları ortaya çıktıkça gündeme getirmek, sorunları hızlı bir şekilde çözmenin ve iyi ekip iletişimini korumanın anahtarıdır.

Topluluğa Yalın

Herhangi bir uzaktan iş ile ortaya çıkan en büyük zorluklardan biri, bir izolasyon hissidir. Takım arkadaşları günlük olarak şahsen birlikte çalışmadığında, bağlantı kopmaları olabilir. En kötü senaryoda, üyeler ekip olarak çalışmayı bırakabilir.

Uzaktan çalışanların hem işte hem de kişisel olarak topluluklarına yaslanarak tecrit duygularından kaçınmaları önemlidir. Başkalarıyla bir rutin oluşturmak, bu toplulukları canlı tutmanın iyi bir yoludur. Örneğin, bir arkadaşınızla (sanal olsa bile) haftada bir öğle yemeği yemek, kişisel toplulukları güçlü tutmanın iyi bir yolu olabilir.

İş topluluklarını güçlü tutmanın bir yolu işbirliğidir. Başka bir takım arkadaşının projesine yardım etmeyi teklif etmek, takım ilişkilerini güçlendirmenin harika bir yoludur. Ayrıca gerektiğinde yardım istemeyi kolaylaştırır.

Tasarımcılar (ve özellikle tasarım ekibi liderleri), uzak bir çalışma ortamına geçişin her çalışan için kolay olmayabileceği fikrine duyarlı olmalıdır. Bazılarının evden çalışmanın akışına girmesi daha uzun sürebilir ve bazen dikkat dağınıklığı üretkenlik sorunlarına neden olabilir. Güçlü bir çalışma topluluğu, bu sorunlar aracılığıyla uzaktan tasarımcıları desteklemeye yardımcı olabilir.

Yineleme Zihniyetini Benimseyin

Tasarımcıların aşina olması gereken bir şey varsa o da yinelemedir. Ancak birçok tasarımcı, tasarım projelerine yalnızca yineleme zihniyetini uygular. Bunun yerine, uzaktan çalışma geçişini nasıl ele aldıkları da dahil olmak üzere, kariyerlerinin tüm yönlerine uygulamayı düşünmelidirler.

Uzak bir iş akışını optimize etmek zaman alır. Çok az insan, ilk denemede uzaktan çalışmanın en iyi yolunu bulur . Ofiste öğrendikleri tüm üretkenlik tüyoları, evde çalışma ortamına dönüşmeyebilir.

İlk kez evden çalışan tasarımcılar, işlerini ve iş akışlarını iyileştirmek için sürekli olarak yeni yollar aramalıdır. Yeni şeyler, teknikler ve teknolojiler deneyin. Geçmişte işe yaradıkları için işleri belirli bir şekilde yapma telaşına kapılmayın.

Herhangi bir tasarımcının kariyerinde her zaman gelişmeye yer vardır. Test etme ve geri bildirim toplama zihniyetini benimsemek (kişisel veriler veya ekip arkadaşlarına neyin işe yarayıp yaramadığını sorarak) tasarımcıların daha iyi çalışma rutinleri oluşturmasına ve daha iyi teknikleri benimsemesine olanak tanır.

Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını ekip arkadaşlarınızla paylaşmak, hem iş akışlarını iyileştirmenin hem de ekip olarak bağlantıda kalmanın harika bir yoludur. Sadece projeler üzerinde işbirliği yapmanın her zaman yapmayacağı şekilde ekip kültürünü geliştirir.

Çözüm

Uzaktan çalışmayı öğrenmek, özellikle aniyse, her zaman kolay bir geçiş değildir. Ancak yinelemeli bir yaklaşım benimsemek, güçlü toplulukları sürdürmek ve üretkenlik için inşa edilmiş bir ev ofisi kurmak, başarılı olmanın anahtarıdır.

Uzaktan çalışma geçişini sorunsuz hale getirmek, planlama ve deneme gerektirir. Tasarımcılar, tıklanacak bir şey bulana kadar farklı masa kurulumlarını, çalışma saatlerini ve iletişim yöntemlerini denemekten korkmamalıdır.

Haydi ne düşündüğünü söyle! Lütfen düşüncelerinizi, yorumlarınızı ve geri bildirimlerinizi aşağıya bırakın.

• • •

Toptal Tasarım Blogunda daha fazla okuma:

• En Önemli Zamanda Uzaktan Nasıl Çalışılır?
• Bu Uzaktan Serbest Tasarımcı İpuçları ile Daha Akıllı Çalışın
• Serbest Tasarımcı Olarak Uzaktan Çalışma
• Uzaktan Tasarım Sprint Nasıl Gerçekleştirilir
• Uzaktan UX Atölyeleri Nasıl Mükemmelleştirilir ve Kullanılır