Proje Yönetimi Hile Sayfası

Bir takıma liderlik etmek için mükemmel süreçler hakkında bilgi edinmek ve okumak harika olsa da, evrensel olarak uygulanabilecek tek bir mükemmel süreç olmadığını anlamak da çok önemlidir. Bu makalede, kullandığınız teknik, çerçeve veya metodoloji ne olursa olsun, daha iyi bir proje yöneticisi olmanıza yardımcı olabilecek en önemli becerileri özetleyeceğim.

Ekip, Ekip, Ekip

Ekip sizin güvenli evinizdir. Ekibinizle harika bir ilişki kurmak, ekip iletişimini ve ekip ruhunu geliştirmek esastır. Ekip, tüm üyeler için kendilerini en güçlü hissettikleri güvenli bir yer olmalıdır. Karar ne olursa olsun ekip tarafından verilir; hangi özellik inşa edilirse edilsin, ekip tarafından inşa edilir; hepiniz bireysel olarak değil ekip olarak kredi alıyorsunuz.

Birkaç yıl önce, “Ben”den “Biz”e geçerek resmi iletişim görgü kurallarımı değiştirdim. Örneğin ekip dışındaki paydaşlarla bir şeyler paylaşırken, “ Son sprint için hız grafiğini oluşturduk. Bütçe ve zaman çizelgesi maliyet projeksiyonunu yaptık .” Bu ilk başta olağandışı görünse de, bariz faydaları vardır. İlk olarak, güç ekiptedir ve bir karara ekip olarak ulaştıysanız, karar daha sağlam hale gelir. İkincisi, proje yöneticileri örnek olarak liderlik eder ve “Ben” demeyerek kendi başımıza hiçbir şey için kredi almadığımızı gösteririz. Aynısı hatalar için de geçerlidir – yanlış yapılan her şey takımdadır. Bireysel ekip üyelerini suçlamıyoruz. Daha sonra, gelecekte benzer hatalardan kaçınmak için süreci ayarlamak ve iyileştirmek için dahili bir inceleme yaparız.

Mükemmel Bir Süreç Aramayı Durdurun

Ekibiniz için mükemmel bir sürecin peşindeyseniz, hemen şimdi durabilirsiniz. Evrensel olarak uygulanabilecek böyle bir şey yoktur.

Proje yöneticileri kariyerleri boyunca birçok farklı çerçeveye, uygulamaya ve sürece maruz kalırlar. Spesifik olarak neyin işe yaradığını keşfetmek için ekiplerinde bazı çerçeveleri kullanmayı seçerler. Ancak ekip sürece direnirse, “herkese uyan tek beden” modelini takip etmemek önemlidir.

Tersine, proje yöneticileri süreci ekipleriyle çalışacak şekilde uyarlamalıdır. BT'deki kariyerim boyunca, herhangi bir çerçeveyi tamamen “kitabına göre” kullanan bir takıma rastlamadım. Bizim ve ekip oluşumumuz, kültürümüz ve zihniyetimiz için neyin işe yaradığının diğer ekiplerde işe yaraması pek olası değildir. Bu nedenle, proje yöneticileri, takım için en iyi sonucu veren uygulamaların bir kombinasyonu olan tatlı bir noktaya ulaşana kadar çeşitli uygulamaları test etmeye devam etmelidir.

Takım Scrum'ı tanıttıysa ancak günlük toplantılarda ek yük bulduysa, alternatif Slack'te bir toplantı botuna sahip olmak ve yalnızca gerektiğinde çağrıları planlamaktır. Aynı tutum, sprint incelemelerine de uygulanabilir; ekip üyeleri bunları verimsiz bulursa, yöneticiler incelemeleri ekibin ihtiyaçlarına göre planlamaya karar verebilir. Scrum, Kanban veya diğer çerçevelerin koruyucuları olmadığımızı ve onların yalnızca ekibe üretkenlik ve motivasyon arayışında yardımcı olmak için orada olduklarını anlamak önemlidir.

Birçok Görevi Tamamlayacak Çok Ele Sahip Olmak

Proje paydaşları söz konusu olduğunda, iletişim anahtardır. Beğenin ya da beğenmeyin, projedeki tüm iletişime bir proje yöneticisi dahil edilmelidir. Bazen yöneticiler, mesajların ve görevlerin aşırı yüklenmesinden bunalır, ancak kaydoldukları iş budur.

Deneyimli proje yöneticileri, iletişimlere hızlı bir şekilde bakma ve nelerin yakından ilgilenmeleri gerektiğine karar verme becerisinde ustalaşır. Başlangıçta, bunu başarmak daha fazla çaba gerektirebilir, ancak amaç, projeye fayda sağlamazlarsa, derin teknik tartışmalar gibi ayrıntılara girmekten kendinizi alıkoymaktır. Bunun yerine, zamandan tasarruf etmek ve karşılıklı mesajlaşmayı önlemek için proje yöneticisi bir çözüm bulmak için bir ekip araması planlayabilir. 15 dakikalık bir arama, genellikle saatlerce süren sonuçsuz yazılı iletişimin yerini alabilir.

Tüm paydaşlar, proje yöneticisinin tek temas noktası olduğunun farkında olmalıdır. Sorumlulukları önceliklendirmek ve devretmek, projenin yolunda kaldığından emin olmak için proje yöneticisinin temel rolüdür. Birçok yönetici, gereksinimlerin karşılandığından emin olmak için görevleri kendileri tamamlamayı seçer, ancak uzun vadede önemli şeylere odaklanmalarını kaybedebilirler. Devredilebilecek her şeyi devredin. Tipik olarak proje yöneticisinin dikkatini gerektiren görevleri yine de yapabilirsiniz; örneğin, önemli özellikler ve görevler için bazı QA'lar yapıyorum ama asla diğer üyelerin görevlerine fazla karışmam.

Tahminlere Varsayılan Olarak Güvenin, Ardından Ölçün ve Tartışın

Bir proje yöneticisi, ekip üyelerinin görevler için verdiği tahminlere güvenmelidir. Proje yöneticisi olmadan önce dört yıl geliştiriciydim. Argümanımı destekleyecek bazı verilere sahip olmadan bir geliştiriciyle hiçbir zaman bir tahminde bulunmadım. Ve verilerle, kendi geliştirme deneyimimi değil, ekip üyesinin görevlere harcanan tahmini ve fiili süreye ilişkin önceki kaydını kastediyorum. Görevleri tahmin ederken insanların farklı deneyimlerini ve geçmişlerini hesaba katmalısınız. Bir proje yöneticisi bir tahmin hakkında tartışmak ve tartışmak isterse, argümanlarını verilerle desteklemeli ve neyi başarmak istedikleri konusunda net olmalıdır.

Hassas Bilgilerin Şeffaflığı ve Kontrolü

Proje yöneticileri, iş ve teknoloji arasındaki bağlayıcılardır ve genellikle her iki taraftan da bilgiye sahiptirler. Büyük resmi görmenin yanı sıra, hassas bilgileri işleme gibi bazı risklerle de karşı karşıyadırlar. Şeffaf bir lider olmakla gizli bilgileri gerektiği gibi kullanmak arasındaki ince çizgiyi bulmak çok önemlidir.

Proje yöneticilerinin üst yönetim olarak kabul edilmediği şirketlerde, yine de birçok gizli bilgiye erişimleri vardır. Bazen, onlara hangi bilgilerin gizli olduğu özellikle söylenmez ve bunu kendilerinin bulmaları gerekir. Nihai hedef ekipten bilgi saklamamaktır ve proje teslimi için önemli olan tüm bilgilerin ekipteki herkes tarafından erişilebilir olması gerekir. Yine de, bazıları takım motivasyonunu bozabileceği veya gereksiz tartışmalara yol açabileceği için bir nedenden dolayı gizli kalmalıdır. Örneğin, şirket yatırımcılarla büyük bir anlaşma imzalamanın eşiğindeyse, haberi ekibe duyurma veya anlaşma doğrulanana kadar belirli bir grup insana saklama seçeneği var. Anlaşma her an ters gidebileceği için ikinci seçenek daha iyidir ve takımın beklentileri karşılanmazsa motivasyonu düşürebilir.

Maksimum şeffaflık aramanın birkaç nedeni vardır. İlk olarak, diğer insanları iletişim döngüsünde tutmak, önemli bir şeyi kaçırma riskini azaltır. Proje içinde çok sayıda tartışma olduğundan, yöneticilerin bazı bilgileri yanlış yere koyması veya basitçe tepki vermeyi unutması alışılmadık bir durum değildir. İkincisi, döngüde daha fazla insan olduğu için, aynı bilgiyi farklı ekip üyelerine zaten bildikleri için tekrar etmeye daha az ihtiyaç vardır.

Riskleri Erken İşaretle

Bir proje yöneticisi, takım üyelerinin tüm proje görevlerini yerine getirebilmesi için engelleri ortadan kaldırmak için sistematik bir yaklaşım oluşturmalıdır. Yöneticiler sprintlerden sonra engelleyicileri ele almazsa, birçok öğe biriktirme listesinde engellendi olarak işaretlenebilir. Engelleyicileri yalnızca en önemli görevlerden kaldırma eğilimi vardır, ancak bu, önemli sayıda karşılıklı bağımlı görev engellenebileceğinden potansiyel olarak felakete yol açar.

Yalnızca engelleyicileri kaldırmaya ayrılmış bir eylem öğeleri listesi oluşturmak ve her birini özel paydaşla birlikte takip etmek iyi bir fikirdir. Görevler arasında uygun bağlantılar kurmak eşit derecede önemlidir, böylece herkes daha düşük seviyelerdeki engelleyiciler nedeniyle hangi yüksek öncelikli görevlerin engelleneceğini bilir. Sonunda, proje yöneticileri iki seçeneğe sahip olur. İlk olarak, engelleyicileri kaldırmaya odaklanan öncelikleriyle kendi yapılacaklar listelerini tutabilirler. İkinci olarak, görevlere daha fazla ayrıntı ekleyebilir ve tüm bağlı görevler için engelleyicileri aynı hizada tutan bağımlılıklar ekleyerek bunları tamamen birbirine bağlayabilirler. İkinci seçenek, özellikle büyük projelerde çok karmaşık hale gelir; yöneticiler genellikle işi sürdürmek ve engelleyicileri zamanında kaldırmak için her ikisini de yapar.

Gerilemelerden ve Zor Zamanlardan Küçük Kazançlara

Son teslim tarihini kaçırmak kaçınılmaz hale gelirse, proje yöneticisi ekibe kızmamalıdır. Bunlar tam olarak motivasyon artırıcılar gerektiren zamanlar, suçlama değil. Adım atın ve lider olun; Gerekirse, suçu kendinize atın ve ekibi, işlevselliğin üstesinden gelmek ve elinizden gelenin en iyisini sunmaya motive edin. Neyin yanlış gittiğini ve bu aksiliklerin tekrar olmasını önlemek için ekibinizin gelecekte nasıl daha iyi çalışabileceğini anlamak için bir inceleme planlayın.

Aynı derecede önemli olan, küçük kazanımları birlikte kutlamaktır. Takımı övmek için kısa bir toplantı planlayın, örneğin, sonuçları onaylanmış zaman çizelgesi içinde teslim ettiğinizde. Kümülatif küçük kazançlar, genel proje başarısına yol açar.

Belge Toplantıları

Tutarlı dokümantasyon, her proje yöneticisi için en önemli alışkanlıklardan biridir. Tecrübelerime göre, toplantı yönetimi genellikle hafife alınır ve sonuç olarak proje yönetimi kariyerim boyunca savurgan toplantılara saatler harcadım. Hazırlık, her başarılı toplantının anahtarıdır ve yaklaşık beş dakika sürer:

• Gündemi oluşturun ve gerekli katılımcılara karar verin. Tüm katılımcıların davet edildiğinden emin olun.
• Gündemi katılımcılara gönderin ve başka bir şeyin tartışılması gerekip gerekmediğini kontrol edin.
• Sanal bir toplantınız varsa, bağlantının gönderilip gönderilmediğini kontrol edin.

Toplantı başladığında:

• Birkaç dakika erken katılın, herkesi karşılayın, selamlayın ve kısa bir sohbetten sonra doğrudan gündeme dalın.
• Toplantı sırasında not tutun, tüm eylem maddelerini yazın, gündemi geçtikten sonra herhangi bir soru olup olmadığını kontrol edin ve toplantıyı kapatın.
• Toplantı bittikten sonra notları ve eylem öğelerini hemen ekiple paylaşın.

Deneyimlerime göre, 15 dakika genellikle bir veya iki saatlik bir toplantıdan daha verimlidir, çünkü herkes konuya uyar ve tartışacak önemli bir şey olmadığı sürece katılımcıların gündemden sapmasını önleyebilirsiniz.

Çok zaman kazandırabilecek birkaç bonus ipucu:

• Toplantı notları için bir şablona sahip olun.
• Mümkün olduğunda, yinelenen davetler gönderin.
• Eylem öğelerini takip etmek için şablonlar oluşturun.
• Takip e-postaları için kendinize hatırlatıcılar ayarlayın.

Doğru Araçlar Fark Yaratır

Doğru yazılım araçlarını seçmek, proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Proje yöneticilerinin, ekibin hangi belirli araçlarla çalışması gerektiği konusundaki tartışmalara dahil olması yaygındır. Bu tür tartışmalar, ekibin belirli bir araçla neyi başarmak istediklerine ilişkin anlayışına bağlı olarak, zaman kaybına neden olabilir veya üretken olabilir. En uygun araçlara karar verirken dikkate alınması gereken bazı faktörler vardır:

• takımın büyüklüğü
• Takım kompozisyonu
• Proje metodolojisi veya çerçevesi
• Raporun ne kadar ayrıntı içermesi gerektiği

Araç listemi takım büyüklüğüne göre düzenledim. Küçük ekipler için, özellikle bir projenin başındaysalar, Trello kullanıyorum. Bu araç, Kanban çerçevesi için gereken özelliklerin çoğuna sahiptir. Onlarca insanla orta ölçekli bir proje üzerinde çalışırken Asana kullanmayı düşünüyorum. Belli bir dereceye kadar raporlama da dahil olmak üzere bazı iyi proje yönetimi özelliklerine sahiptir. Ancak, proje 20'den fazla kişiyi ve ayrıntılı raporlama seviyelerini içeriyorsa, Jira'yı kullanma eğilimindeyim. Piyasada mevcut olan bir dizi başka çözümle iyi bir şekilde bütünleşir ve mükemmel özelleştirmeye olanak tanır. Ayrıca, tüm küçük ve orta ölçekli projeler için ilk başvuru aracım olarak Clubhouse'u kullanıyorum ve orada çok sayıda işlevsellik buldum.

Ayar Anahtardır

Çerçeveler, süreçler ve araçlar, tam tersi değil, ekibin ihtiyaçlarına ve acılarına göre ayarlanmalıdır. Deneyim kazandıkça, sevdiğiniz, nefret ettiğiniz, idareli olarak kullandığınız veya attığınız bir sürü araç ve metodolojiyi biriktirirsiniz. Her geçen yıl yenileri çıkacak ve bazı eskilerin modası geçecek. Ancak bir lider olarak geliştirdiğiniz beceriler, her çerçeveden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayacaktır.