วิธีเปลี่ยนงานทางไกลอย่างง่ายดาย

ในขณะที่ 83% ของผู้ปฏิบัติงานกล่าวว่าการทำงานทางไกลจะทำให้พวกเขามีความสุขกับงานที่ทำมากขึ้น แต่มีเพียงไม่กี่คนที่คาดว่ากะจะเกิดขึ้นอย่างกะทันหันเหมือนอย่างกะทันหัน

เมื่อบริษัทต่างๆ ทั่วโลกเปลี่ยนพนักงานเป็น Work From Home อย่างรวดเร็ว พนักงานบางคนอาจพบว่าการเปลี่ยนผ่านใหม่เป็นเรื่องท้าทาย ในขณะที่นักออกแบบอาจใฝ่ฝันที่จะทำงานในชุดนอนจากโซฟาตลอดทั้งวัน แต่ความเป็นจริงของการเป็นพนักงานระยะไกลที่มี ประสิทธิผล จะแสดงให้เห็นอย่างรวดเร็วว่าวิธีนี้ไม่เหมาะสม

คิดหารูปแบบการทำงานที่เหมาะสมที่สุด

เมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน อาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าสู่ “ร่องอก” ของวันทำงาน พื้นที่สำนักงานในบ้านโดยเฉพาะอาจไม่สามารถทำได้เสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานเปลี่ยนไปอยู่ในตำแหน่งที่ห่างไกลอย่างกะทันหัน ข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อทั้งผลผลิตและขวัญกำลังใจมักเกิดขึ้น

พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ใหม่หลายคนมักรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำกิจวัตรประจำวัน 9 ต่อ 5 ตามปกติ สำหรับนักออกแบบหลายคน นั่นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานจากที่บ้านเสมอไป การทำงานในช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิผลดีที่สุดจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับบางคน นั่นอาจเป็นสิ่งแรกในตอนเช้า สำหรับคนอื่นอาจเป็นช่วงดึก และนักออกแบบคนอื่นๆ อาจพบว่าการทำงานอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวันนั้นได้ผลดีที่สุด

การทำงานร่วมกันในทีมจากระยะไกลสามารถเกิดขึ้นแบบอะซิงโครนัสได้ ในสภาพแวดล้อมสำนักงาน นักออกแบบสามารถใช้เวลาทำงานอย่างน้อยบางส่วนเพื่อรอให้ผู้อื่นทำงานให้เสร็จหรือตรวจทานงาน แต่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ห่างไกล พวกเขาไม่ต้องคอยหรือหา “งานยุ่ง” ให้ ดูเหมือน กำลังมีประสิทธิผล พวกเขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่ด้านอื่นๆ ในชีวิตได้ในขณะที่รอให้เพื่อนร่วมทีมทำงานให้เสร็จ หรือให้ลูกค้าตรวจสอบองค์ประกอบการออกแบบที่พวกเขาส่งมา

การทำงานแบบอะซิงโครนัสต้องมีการปรับเปลี่ยนบางอย่าง สิ่งสำคัญคือต้องว่างในระหว่าง "ชั่วโมงทำงาน" แม้ว่าจะไม่ได้ทำงานอย่างจริงจัง ในกรณีที่เพื่อนร่วมทีมมีคำถามหรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการ โชคดีที่เครื่องมือเวอร์ชันแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่าง Slack ทำให้ง่ายต่อการเชื่อมต่อ แม้ว่าคุณจะไม่ได้นั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่ทำงานจากที่บ้านเพื่อสร้างสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี เมื่องานกำลังเกิดขึ้นในพื้นที่เดียวกับงานอื่นๆ ในชีวิตของนักออกแบบ ก็สามารถเชื่อมต่อได้ตลอดเวลาได้อย่างง่ายดาย สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดแนวทางส่วนบุคคลสำหรับการออกจากระบบ ตัวอย่างเช่น แอปอย่าง Slack อนุญาตให้ผู้คนตั้งค่าชั่วโมงที่ว่างและไม่พร้อมใช้งาน ปิดเสียงการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ไม่ว่างนั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทกระจายเช่น Toptal ซึ่งมีสมาชิกในทีมซึ่งครอบคลุมเขตเวลาหลายเขต

การนั่งทำงานที่โต๊ะทั้งวันส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพของพนักงานที่อยู่ห่างไกล สร้างกิจวัตรสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การทำสมาธิ การออกกำลังกาย โยคะ การเดิน หรือแม้แต่การยืดเหยียดขั้นพื้นฐาน ปฏิทินเตือนความจำให้ทำสิ่งเหล่านี้สามารถป้องกันไม่ให้หลุดจากรอยแตกได้ อย่างน้อยที่สุด เป็นความคิดที่ดีที่จะลุกขึ้นและยืดกล้ามเนื้อทุก ๆ ชั่วโมงและออกกำลังกายเป็นประจำหรือดูแลตัวเองอื่นๆ ในแต่ละวัน

การละเลยการดูแลตนเองและการไม่ออกจากงานเป็นประจำสามารถนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ได้อย่างรวดเร็ว สำหรับนักออกแบบที่รักในสิ่งที่พวกเขาทำ มันอาจง่ายเกินไปที่จะดำเนินโครงการต่อไปจนกว่าพวกเขาจะหมดแรง วันทำงานแปดชั่วโมงเหล่านั้นสามารถยืดได้อย่างรวดเร็วถึง 10 หรือ 12 ชั่วโมง—หรือนานกว่านั้น แม้ว่าบางครั้งอาจจำเป็นต้องทำตามกำหนดเวลาที่แน่นหนาหรือจัดการกับโครงการใหญ่ๆ แต่ก็ไม่ใช่นิสัยที่ดีที่จะลงมือทำ

เพิ่มประสิทธิภาพเพื่อการทำงานในสำนักงานที่บ้าน

แม้ว่าพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ใหม่ ๆ จะอยากทำงานบนโซฟาในชุดนอนทั้งวันก็เป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่นั่นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการเป็นนักออกแบบระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ ในขณะเดียวกัน การสร้างสภาพแวดล้อมที่คุณมีในสำนักงานขึ้นใหม่ก็ไม่จำเป็นต้องแปลเป็นผลผลิตเช่นกัน

การมีพื้นที่ทำงานเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญ เป็นสัญญาณบอกสมองว่าถึงเวลา ทำงาน แล้ว นี่เป็นองค์ประกอบที่สร้างแรงบันดาลใจอย่างมากสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่หลายคน

ตามหลักการแล้ว ห้องแยกต่างหากที่สามารถปิดได้จากส่วนอื่นๆ ของบ้านทั้งในระหว่างและหลังวันทำงานเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม หากนั่นไม่ใช่ตัวเลือก โต๊ะทำงานที่ซุกอยู่ในมุมของห้องที่ใช้งานน้อยก็เพียงพอแล้ว

สิ่งสำคัญคือต้องจัดโต๊ะทำงานที่ใช้งานได้จริงและมีทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการทำงานในแต่ละวัน เก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับผู้ที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงกับคอมพิวเตอร์ทุกวัน โต๊ะยืนยังเหมาะสำหรับคนทำงานที่บ้านอีกด้วย ถ้าโต๊ะยืนไม่ใช่ตัวเลือก เคาน์เตอร์ครัว (ขึ้นอยู่กับความสูง) ก็เป็นทางเลือกที่ดี

ลงทุนในเทคโนโลยีที่เชื่อถือได้

เทคโนโลยีที่เชื่อถือได้ถือเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการตั้งค่าโฮมออฟฟิศ ความล้มเหลวของเทคโนโลยีเป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานสำหรับคนทำงานทางไกล และเนื่องจากแผนกไอทีไม่พร้อมสำหรับการแก้ไขปัญหา จึงต้องจ่ายเงินเพื่อลงทุนในเทคโนโลยีที่มั่นคงล่วงหน้า

แล็ปท็อปที่ดีคือกุญแจสำคัญสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลจำนวนมาก แม้ว่างานส่วนใหญ่สามารถทำได้ในพื้นที่ทำงานเฉพาะ แต่การมีตัวเลือกให้ทำงานจากที่อื่น แม้ว่าสถานที่นั้นจะเป็นเพียงลานบ้านในวันที่อากาศดีก็ตาม—อาจเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจ

เนื่องจากบริษัทที่จัดจำหน่ายส่วนใหญ่จัดการประชุมผ่านการประชุมทางวิดีโอ หูฟังที่ดีจึงเป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับนักออกแบบระยะไกลหลายคน มีตัวเลือกมากมายทั้งแบบครอบหูและแบบเอียร์บัด สิ่งสำคัญที่ต้องมองหาคือชุดที่มีไมโครโฟนแบบอินไลน์ ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลบางคนชอบหูฟังบลูทูธ ในขณะที่คนอื่นๆ ไม่ต้องการให้ต้องจำอุปกรณ์อื่นให้วุ่นวายเพื่อชาร์จและเลือกใช้หูฟังแบบมีสาย

ข้อมูลที่เพียงพอในแผนโทรศัพท์มือถือช่วยให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลถูกผูกติดอยู่กับโต๊ะทำงานน้อยลง เมื่อการแจ้งเตือนสามารถส่งผ่านได้จากทุกที่ ทำให้คุณสามารถออกจากงานได้โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลสำคัญหรือการสื่อสารจะสูญหาย นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับเพื่อนร่วมทีมในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจมีคำถามที่สำคัญหลังจากที่คุณออกจากระบบสำหรับวันนั้น

อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เชื่อถือได้ก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทางวิดีโอ หากไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพียงพอ แฮงเอาท์วิดีโอจะขาดๆ หายๆ และจัดการได้ยาก ในหลายพื้นที่ อินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้มีให้ใช้งาน—ไม่จำเป็นต้องมีทุกที่ แม้แต่ในเมืองใหญ่บางเมือง

สื่อสารมากเกินไประหว่างและหลังการเปลี่ยนผ่านการทำงานระยะไกล

เมื่อนักออกแบบนั่งอยู่ในสำนักงาน เพื่อนร่วมงานจะเห็นได้ชัดว่าพวกเขากำลังทำงานอยู่ เมื่อนักออกแบบนั่งอยู่ในโฮมออฟฟิศ จะไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป

เนื่องจากเป็นไปไม่ได้อีกต่อไปสำหรับหัวหน้าทีมออกแบบหรือหัวหน้าทีมออกแบบเพื่อดูว่าเพื่อนร่วมทีมกำลังทำอะไรอยู่ การสื่อสารข้อมูลโดยตรงจึงเป็นสิ่งสำคัญ บริษัทและทีมต่างๆ มีนโยบายที่แตกต่างกันเกี่ยวกับความถี่ในการสื่อสารข้อมูลนั้น นอกจากนี้ยังสามารถขึ้นอยู่กับโครงการเฉพาะที่กำลังดำเนินการอยู่

หากไม่มีการกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการสื่อสาร อย่างน้อยที่สุด ควรมีการสื่อสารความคืบหน้าเป็นรายสัปดาห์ ทุกครั้งที่มีการบล็อกหรือล่าช้าในการจัดส่ง ควรแจ้งให้ทราบด้วย เช่นเดียวกับเมื่อโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและจะแล้วเสร็จก่อนกำหนด

ความโปร่งใสยังเป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารงานทางไกลอีกด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็กกลายเป็นปัญหาใหญ่ สิ่งสำคัญคือต้องหารือเกี่ยวกับช่วงบล็อกหรือประเด็นต่างๆ ตั้งแต่ต้น ในสำนักงานแบบดั้งเดิม ปัญหาจะเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติมากกว่าในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล การชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและรักษาการสื่อสารในทีมที่ดี

พึ่งพาชุมชน

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่เกิดขึ้นกับงานทางไกลคือความรู้สึกโดดเดี่ยว เมื่อเพื่อนร่วมทีมไม่ได้ทำงานร่วมกันแบบตัวต่อตัวในแต่ละวัน การตัดการเชื่อมต่ออาจเกิดขึ้นได้ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด สมาชิกอาจหยุดทำงานเป็นทีม

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่เพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกโดดเดี่ยวโดยพึ่งพาชุมชนของพวกเขา ทั้งที่ทำงานและส่วนตัว การสร้างกิจวัตรร่วมกับผู้อื่นเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ชุมชนมีชีวิตชีวา ตัวอย่างเช่น การรับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อน (แม้ว่าจะแทบ) สัปดาห์ละครั้งอาจเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ชุมชนส่วนตัวเข้มแข็ง

วิธีหนึ่งในการทำให้ชุมชนที่ทำงานเข้มแข็งคือการทำงานร่วมกัน การเสนอให้ความช่วยเหลือในโครงการของเพื่อนร่วมทีมคนอื่นเป็นวิธีที่ดีในการกระชับความสัมพันธ์ในทีม นอกจากนี้ยังช่วยให้ขอความช่วยเหลือได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น

นักออกแบบ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าทีมออกแบบ) ควรมีความอ่อนไหวต่อแนวคิดที่ว่าการเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลอาจไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับพนักงานทุกคน บางคนอาจใช้เวลานานขึ้นกว่าจะเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานจากที่บ้าน และบางครั้ง สิ่งรบกวนสมาธิอาจทำให้เกิดปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงาน ชุมชนการทำงานที่แข็งแกร่งสามารถช่วยสนับสนุนนักออกแบบระยะไกลผ่านปัญหาเหล่านี้

ใช้ความคิดแบบวนซ้ำ

หากมีสิ่งหนึ่งที่นักออกแบบควรคุ้นเคย นั่นก็คือการทำซ้ำ แต่นักออกแบบหลายคนใช้เฉพาะความคิดแบบวนซ้ำกับโครงการออกแบบของพวกเขา แต่พวกเขาควรพิจารณานำไปใช้กับทุกด้านของอาชีพการงาน รวมถึงวิธีจัดการกับการเปลี่ยนแปลงการทำงานทางไกล

การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ระยะไกลต้องใช้เวลา น้อยคนนักที่จะค้นพบวิธีที่ดีที่สุด สำหรับพวกเขา ในการทำงานทางไกลในครั้งแรก แฮ็กเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดที่พวกเขาเรียนรู้ในสำนักงานอาจไม่สามารถแปลเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่บ้านได้

นักออกแบบที่ทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งแรกควรมองหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงงานและขั้นตอนการทำงานอย่างต่อเนื่อง ลองสิ่งใหม่ๆ เทคนิค และเทคโนโลยี อย่าจมปลักอยู่กับการทำสิ่งต่างๆ ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เพราะพวกเขาเคยทำงานมาแล้วในอดีต

มีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงในอาชีพนักออกแบบเสมอ การใช้กรอบความคิดในการทดสอบและรวบรวมข้อเสนอแนะ (ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือโดยถามเพื่อนร่วมทีมว่าดูเหมือนว่าจะใช้ได้ผลหรือไม่) ช่วยให้นักออกแบบสามารถสร้างกิจวัตรการทำงานที่ดีขึ้นและใช้เทคนิคที่ดีขึ้นได้

การแชร์สิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผลกับเพื่อนร่วมทีมก็เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และติดต่อกันเป็นทีม ปรับปรุงวัฒนธรรมของทีมในลักษณะที่การทำงานร่วมกันในโครงการไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป

บทสรุป

การเรียนรู้วิธีทำงานทางไกลไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกิดขึ้นกะทันหัน แต่การใช้แนวทางซ้ำๆ การรักษาชุมชนที่เข้มแข็ง และการจัดตั้งโฮมออฟฟิศที่สร้างขึ้นเพื่อผลิตภาพเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

การเปลี่ยนงานทางไกลเป็นไปอย่างราบรื่นต้องใช้การวางแผนและการทดลอง นักออกแบบไม่ควรกลัวที่จะลองใช้การตั้งค่าโต๊ะทำงาน เวลาทำงาน และวิธีการสื่อสารแบบต่างๆ จนกว่าจะพบสิ่งที่คลิก

แจ้งให้เราทราบสิ่งที่คุณคิด! โปรดแสดงความคิดเห็น ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะของคุณด้านล่าง

• • •

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบล็อก Toptal Design:

• วิธีทำงานจากระยะไกลเมื่อมีความสำคัญมากที่สุด
• ทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วยคำแนะนำสำหรับนักออกแบบอิสระจากระยะไกลเหล่านี้
• การทำงานระยะไกลในฐานะนักออกแบบอิสระ
• วิธีดำเนินการออกแบบระยะไกล Sprint
• วิธีการสมบูรณ์แบบและใช้ประโยชน์จากการประชุมเชิงปฏิบัติการ UX ระยะไกล