แผ่นโกงการบริหารโครงการ

แม้ว่าการน้อมรับความรู้และอ่านเกี่ยวกับกระบวนการที่สมบูรณ์แบบเพื่อเป็นผู้นำทีมเป็นเรื่องที่ดี แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจว่าไม่มีกระบวนการที่สมบูรณ์แบบเพียงขั้นตอนเดียวที่สามารถนำไปใช้ในระดับสากลได้ ในบทความนี้ ผมจะสรุปทักษะที่สำคัญที่สุดที่สามารถช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการได้ดีขึ้น โดยไม่คำนึงถึงเทคนิค กรอบงาน หรือวิธีการที่คุณใช้

ทีมงาน ทีมงาน ทีมงาน

ทีมงานคือบ้านที่ปลอดภัยของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมของคุณและปรับปรุงการสื่อสารในทีมและจิตวิญญาณของทีม ทีมจะต้องเป็นที่ที่ปลอดภัยสำหรับสมาชิกทุกคนซึ่งพวกเขารู้สึกแข็งแกร่งที่สุด ไม่ว่าการตัดสินใจจะเกิดขึ้นโดยทีมงาน ฟีเจอร์ใดก็ตามที่ถูกสร้างขึ้น มันถูกสร้างขึ้นโดยทีม คุณทุกคนให้เครดิตในฐานะทีมมากกว่าที่จะเป็นรายบุคคล

เมื่อสองสามปีก่อน ฉันเปลี่ยนมารยาทในการสื่อสารอย่างเป็นทางการโดยเปลี่ยนจาก "ฉัน" เป็น "เรา" ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันแบ่งปันบางสิ่งกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนอกทีม ฉันพูดว่า: “ เราได้สร้างแผนภูมิความเร็วสำหรับการวิ่งครั้งสุดท้าย เราได้จัดทำงบประมาณและประมาณการต้นทุนตามระยะเวลา แล้ว” แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูผิดปกติในตอนแรก แต่ก็มีประโยชน์ที่ชัดเจน ประการแรก อำนาจอยู่ในทีม และการตัดสินใจจะแข็งแกร่งยิ่งขึ้นหากคุณบรรลุถึงสิ่งนี้ในฐานะทีม ประการที่สอง ผู้จัดการโครงการนำโดยตัวอย่าง และไม่พูดว่า "ฉัน" เราแสดงให้เห็นว่าเราไม่ได้ให้เครดิตในสิ่งใดด้วยตัวเอง เช่นเดียวกับความผิดพลาด——ทุกสิ่งที่ทำผิดอยู่ในทีม เราไม่โทษสมาชิกในทีมแต่ละคน หลังจากนั้น เราจะดำเนินการตรวจสอบภายในเพื่อปรับกระบวนการและปรับปรุงเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่คล้ายคลึงกันในอนาคต

หยุดค้นหากระบวนการที่สมบูรณ์แบบ

หากคุณกำลังไล่ตามกระบวนการที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมของคุณ คุณสามารถหยุดได้ทันที ไม่มีสิ่งใดที่สามารถนำไปใช้ได้ทั่วไป

ผู้จัดการโครงการจะได้สัมผัสกับกรอบงาน แนวทางปฏิบัติ และกระบวนการต่างๆ มากมายตลอดอาชีพการงาน พวกเขาเลือกใช้กรอบการทำงานบางอย่างภายในทีมเพื่อค้นหาว่าอะไรใช้ได้ผลโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม หากทีมต่อต้านกระบวนการนี้ สิ่งสำคัญคืออย่าทำตามรูปแบบ "หนึ่งขนาดที่เหมาะกับทุกคน"

ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงการควรปรับกระบวนการให้เข้ากับทีมของตน ระหว่างที่ฉันทำงานด้านไอที ฉันไม่เคยเจอทีมใดที่ใช้กรอบงานใด ๆ เลย "โดยหนังสือเล่มนี้" สิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับเราและการพัฒนาทีม วัฒนธรรม และความคิดของเรานั้นไม่น่าจะได้ผลกับทีมอื่นมากนัก ดังนั้น ผู้จัดการโครงการควรทดสอบแนวปฏิบัติต่างๆ ต่อไปจนกว่าจะถึงจุดที่เหมาะสม——การผสมผสานระหว่างแนวทางปฏิบัติที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับทีม

หากทีมแนะนำ Scrum แต่พบว่าการประชุมรายวันมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม อีกทางหนึ่งคือให้มีบอทการประชุมใน Slack และกำหนดเวลาการโทรเมื่อจำเป็นเท่านั้น ทัศนคติเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการตรวจทานแบบเร่งด่วน—หากสมาชิกในทีมพบว่าพวกเขาต่อต้าน ผู้จัดการสามารถตัดสินใจกำหนดเวลาการตรวจทานตามความต้องการของทีม จำเป็นต้องเข้าใจว่าเราไม่ใช่ผู้ปกครองของ Scrum, Kanban หรือเฟรมเวิร์กอื่นๆ และพวกเขามีหน้าที่ช่วยเหลือทีมในการแสวงหาผลงานและแรงจูงใจเท่านั้น

มีมือมากมายที่จะทำภารกิจมากมายให้สำเร็จ

เมื่อพูดถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ ชอบหรือไม่ ผู้จัดการโครงการจะต้องรวมอยู่ในการสื่อสารทั้งหมดในโครงการ บางครั้ง ผู้จัดการอาจรู้สึกหนักใจกับข้อความและงานที่มีมากเกินไป แต่นั่นเป็นงานที่พวกเขาสมัคร

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์เชี่ยวชาญทักษะในการมองอย่างรวดเร็วผ่านการสื่อสารและตัดสินใจว่าสิ่งใดที่ต้องให้ความสนใจอย่างใกล้ชิด ในตอนเริ่มต้น อาจต้องใช้ความพยายามมากขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น แต่เป้าหมายคือห้ามตัวเองไม่ให้เข้าไปดูรายละเอียด เช่น การอภิปรายทางเทคนิคในเชิงลึก หากไม่เป็นประโยชน์ต่อโครงการ เพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงการส่งข้อความไปมา ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดเวลาการโทรทีมเพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหา การโทร 15 นาทีหนึ่งครั้งสามารถแทนที่ชั่วโมงของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่สรุปไม่ได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรตระหนักว่าผู้จัดการโครงการเป็น จุดติดต่อ เพียงจุดเดียว การจัดลำดับความสำคัญและการมอบหมายความรับผิดชอบเป็นบทบาทสำคัญของผู้จัดการโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไป ผู้จัดการหลายคนเลือกที่จะทำงานให้เสร็จด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนด แต่ในระยะยาว พวกเขาสามารถเสียสมาธิกับสิ่งที่สำคัญได้ มอบหมายทุกอย่างที่สามารถมอบหมายได้ คุณยังสามารถทำงานที่มักจะต้องได้รับความสนใจจากผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่น ฉันทำ QA สำหรับคุณสมบัติและงานที่สำคัญ แต่ฉันไม่เคยเข้าไปยุ่งกับงานที่ได้รับมอบหมายของสมาชิกคนอื่นมากเกินไป

ประมาณการความน่าเชื่อถือตามค่าเริ่มต้น จากนั้นวัดผลและอภิปราย

ผู้จัดการโครงการต้องเชื่อถือการประมาณการที่สมาชิกในทีมมอบให้สำหรับงาน ก่อนที่จะมาเป็นผู้จัดการโครงการ ฉันเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์มาสี่ปีแล้ว ฉันไม่เคยโต้แย้งการประมาณการกับนักพัฒนาซอฟต์แวร์โดยไม่มีข้อมูลสำรองเพื่อโต้แย้งข้อโต้แย้งของฉัน และจากข้อมูล ฉันหมายถึงบันทึกก่อนหน้าของสมาชิกในทีมเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ไปโดยประมาณและจริงกับงาน ไม่ใช่ประสบการณ์การพัฒนาของฉันเอง คุณต้องคำนึงถึงประสบการณ์และภูมิหลังที่แตกต่างกันของผู้คนเมื่อพวกเขาประเมินงาน หากผู้จัดการโครงการต้องการพูดคุยและโต้แย้งเกี่ยวกับการประมาณการ พวกเขาต้องสนับสนุนข้อโต้แย้งด้วยข้อมูลและมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการบรรลุ

ความโปร่งใสและการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ผู้จัดการโครงการเป็นตัวเชื่อมระหว่างธุรกิจและเทคโนโลยี และมักมีข้อมูลจากทั้งสองฝ่าย นอกเหนือจากการเห็นภาพรวมแล้ว พวกเขายังต้องเผชิญกับความเสี่ยงเช่นกัน เช่น การจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน สิ่งสำคัญคือต้องหาเส้นแบ่งระหว่างการเป็นผู้นำที่โปร่งใสและการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับอย่างเหมาะสม

ในบริษัทที่ผู้จัดการโครงการไม่ถือเป็นผู้บริหารระดับสูง พวกเขายังสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับได้มากมาย บางครั้งพวกเขาไม่ได้รับการบอกอย่างเจาะจงว่าข้อมูลใดที่เป็นความลับและต้องค้นหาด้วยตัวเอง เป้าหมายสุดท้ายคือการไม่ระงับข้อมูลจากทีม และข้อมูลทั้งหมดที่สำคัญสำหรับการส่งมอบโครงการจะต้องพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนในทีม อย่างไรก็ตาม บางส่วนควรเก็บไว้เป็นความลับด้วยเหตุผลบางประการ เนื่องจากอาจทำลายแรงจูงใจของทีมหรือจุดประกายการโต้แย้งที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่น หากบริษัทใกล้จะเซ็นสัญญาครั้งใหญ่กับนักลงทุน ก็มีตัวเลือกที่จะประกาศข่าวต่อทีมหรือเก็บไว้กับคนบางกลุ่มจนกว่าข้อตกลงจะได้รับการยืนยัน ตัวเลือกที่ 2 จะดีกว่า เนื่องจากดีลสามารถออกด้านข้างได้ทุกเมื่อ และหากทีมไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ก็จะลดแรงจูงใจลงได้

มีเหตุผลสองสามประการในการแสวงหาความโปร่งใสสูงสุด ประการแรก การรักษาผู้อื่นให้อยู่ในวงการสื่อสารช่วยลดความเสี่ยงที่จะพลาดสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากมีการอภิปรายมากมายภายในโครงการ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้จัดการจะใส่ข้อมูลบางอย่างผิดที่หรือเพียงแค่ลืมที่จะโต้ตอบ ประการที่สอง เมื่อมีผู้คนจำนวนมากขึ้นในวง ไม่จำเป็นต้องย้ำข้อมูลเดียวกันนี้กับสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน เนื่องจากพวกเขารู้อยู่แล้ว

ตั้งค่าสถานะความเสี่ยงก่อน

ผู้จัดการโครงการต้องสร้างแนวทางอย่างเป็นระบบเพื่อขจัดอุปสรรคเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถจัดการกับงานโครงการทั้งหมดได้ หากผู้จัดการไม่จัดการกับตัวบล็อกหลังจากวิ่ง หลายรายการอาจถูกทำเครื่องหมายว่าถูกบล็อกใน Backlog มีแนวโน้มที่จะลบตัวบล็อกออกจากงานที่สำคัญที่สุดเท่านั้น อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจนำไปสู่ภัยพิบัติ เนื่องจากงานที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันจำนวนมากอาจถูกบล็อก

เป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างรายการการดำเนินการโดยเฉพาะเพื่อลบตัวบล็อกและติดตามแต่ละรายการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยเฉพาะ เป็นสิ่งสำคัญเท่าเทียมกันในการสร้างการเชื่อมต่อที่เหมาะสมระหว่างงานเพื่อให้ทุกคนทราบว่างานที่มีลำดับความสำคัญสูงจะถูกบล็อกเนื่องจากตัวบล็อกในระดับล่าง ในที่สุด ผู้จัดการโครงการก็มีทางเลือกสองทาง อันดับแรก พวกเขาสามารถเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยลำดับความสำคัญที่เน้นที่การลบตัวบล็อก ประการที่สอง พวกเขาสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับงานและเชื่อมต่ออย่างทั่วถึงโดยเพิ่มการพึ่งพาที่ทำให้ตัวบล็อกอยู่ในแนวเดียวกันสำหรับงานที่เชื่อมต่อทั้งหมด ตัวเลือกที่สองซับซ้อนเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการขนาดใหญ่ ผู้จัดการมักจะลงเอยด้วยการทำทั้งสองอย่างเพื่อให้งานดำเนินต่อไปและกำจัดสิ่งกีดขวางตรงเวลา

จากความพ่ายแพ้และเวลาที่ยากลำบากไปจนถึงชัยชนะเล็กน้อย

หากพลาดกำหนดเวลาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้จัดการโครงการไม่ควรโกรธทีม นี่เป็นช่วงเวลาที่เรียกร้องให้มีแรงกระตุ้น ไม่ใช่โทษ ก้าวขึ้นและเป็นผู้นำ หากจำเป็น ให้โทษตัวเองและกระตุ้นทีมให้เอาชนะและส่งมอบฟังก์ชันการทำงานให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ กำหนดเวลาการตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและทีมของคุณสามารถทำงานได้ดีขึ้นในอนาคตอย่างไร เพื่อป้องกันไม่ให้ความพ่ายแพ้เหล่านั้นเกิดขึ้นอีก

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการเฉลิมฉลองชัยชนะเล็กๆ ด้วยกัน กำหนดเวลาการประชุมสั้นๆ เพื่อยกย่องทีม เช่น เมื่อคุณส่งผลภายในระยะเวลาที่ได้รับอนุมัติ ชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ สะสมนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการโดยรวม

เอกสารการประชุม

เอกสารที่สม่ำเสมอเป็นหนึ่งในนิสัยที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคน จากประสบการณ์ของฉัน การจัดการการประชุมมักจะถูกประเมินต่ำไป และด้วยเหตุนี้ ฉันจึงใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประชุมที่สิ้นเปลืองระหว่างอาชีพการจัดการโครงการของฉัน การเตรียมตัวเป็นกุญแจสู่การประชุมที่ประสบความสำเร็จทุกครั้ง และใช้เวลาประมาณห้านาที:

• สร้างวาระการประชุมและตัดสินใจเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนได้รับเชิญ
• ส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมและตรวจสอบกับพวกเขาว่าควรอภิปรายอะไรอีกหรือไม่
• หากคุณมีการประชุมเสมือนจริง ให้ตรวจสอบว่าได้ส่งลิงก์ไปแล้วหรือไม่

เมื่อการประชุมเริ่มต้น:

• เข้าร่วมสองสามนาทีก่อน ยินดีต้อนรับทุกคน ทักทายพวกเขา และหลังจากพูดคุยสั้นๆ แล้ว เข้าสู่วาระการประชุมโดยตรง
• ในระหว่างการประชุม จดบันทึก จดรายการการดำเนินการทั้งหมด ตรวจสอบคำถามใดๆ หลังจากที่คุณผ่านวาระการประชุมแล้ว และปิดการประชุม
• หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ให้แชร์บันทึกและรายการดำเนินการกับทีมทันที

จากประสบการณ์ของฉัน 15 นาทีมักจะได้ผลมากกว่าการประชุมที่มีเวลา 1-2 ชั่วโมง เพราะทุกคนจะรักษาประเด็นและคุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมเบี่ยงเบนจากวาระ—เว้นแต่จะมีเรื่องสำคัญที่ต้องพูดคุย

เคล็ดลับโบนัสเล็กน้อยที่สามารถประหยัดเวลาได้มาก:

• มีเทมเพลตสำหรับบันทึกการประชุม
• หากเป็นไปได้ ให้ส่งคำเชิญที่เกิดซ้ำ
• สร้างเทมเพลตสำหรับติดตามรายการการดำเนินการ
• ตั้งระบบเตือนตัวเองสำหรับอีเมลติดตามผล

เครื่องมือที่เหมาะสมสร้างความแตกต่าง

การเลือกเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ เป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการโครงการจะมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะที่ทีมควรใช้งาน การอภิปรายดังกล่าวอาจเสียเวลาหรือเกิดประสิทธิผลก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเข้าใจของทีมว่าต้องการทำอะไรให้สำเร็จด้วยเครื่องมือเฉพาะ มีปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด:

• ขนาดทีม
• องค์ประกอบของทีม
• ระเบียบวิธีโครงการหรือกรอบงาน
• รายงานควรมีรายละเอียดมากน้อยเพียงใด

ฉันได้จัดรายการเครื่องมือตามขนาดทีม สำหรับทีมขนาดเล็ก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาอยู่ที่จุดเริ่มต้นของโครงการ ฉันใช้ Trello เครื่องมือนี้มีคุณสมบัติส่วนใหญ่ที่จำเป็นสำหรับเฟรมเวิร์ก Kanban เมื่อฉันทำงานในโครงการขนาดกลางที่มีคนหลายสิบคน ฉันพิจารณาใช้อาสนะ มีคุณสมบัติการจัดการโครงการที่ดี รวมถึงการรายงานในระดับหนึ่ง อย่างไรก็ตาม หากโครงการมีผู้คนมากกว่า 20 คนและมีระดับการรายงานโดยละเอียด ฉันมักจะใช้จิรา ทำงานร่วมกับโซลูชันอื่นๆ ที่มีอยู่ในตลาดได้เป็นอย่างดี ซึ่งช่วยให้ปรับแต่งได้อย่างยอดเยี่ยม ฉันยังใช้ Clubhouse เป็นเครื่องมือหลักสำหรับโปรเจ็กต์ขนาดเล็กถึงขนาดกลาง และพบชุดฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมที่นั่น

การปรับตัวคือกุญแจสำคัญ

กรอบงาน กระบวนการ และเครื่องมือต้องได้รับการปรับตามความต้องการและความยากลำบากของทีม ไม่ใช่ในทางกลับกัน เมื่อคุณได้รับประสบการณ์ คุณจะสะสมเครื่องมือและวิธีการมากมายที่คุณชอบ เกลียดชัง ใช้เท่าที่จำเป็น หรือทิ้งไป สิ่งใหม่ๆ จะผุดขึ้นทุกปีที่ผ่านไป และบางตัวที่เก่ากว่าจะล้าสมัย แต่ทักษะที่คุณพัฒนาในฐานะผู้นำจะทำให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากทุกกรอบงาน