Cheat Sheet Management de proiect

Deși este grozav să îmbrățișați cunoștințele și să citiți despre procesele perfecte pentru a conduce o echipă, este, de asemenea, esențial să înțelegeți că nu există un singur proces perfect care să poată fi aplicat universal. În acest articol, voi prezenta cele mai importante abilități care vă pot ajuta să deveniți un manager de proiect mai bun, indiferent de tehnica, cadrul sau metodologia pe care o utilizați.

Echipa, Echipa, Echipa

Echipa este casa ta sigură. Este esențial să stabiliți o relație excelentă cu echipa dvs. și să îmbunătățiți comunicarea în echipă și spiritul de echipă. Echipa trebuie să fie un loc sigur pentru toți membrii, unde ei se simt cei mai puternici. Oricare ar fi decizia, aceasta este luată de echipă; orice caracteristică este construită, este construită de echipă; toți vă luați meritul ca o echipă, mai degrabă decât individual.

În urmă cu câțiva ani, mi-am schimbat eticheta formală de comunicare trecând de la „Eu” la „Noi”. De exemplu, când împărtășesc ceva cu părțile interesate din afara echipei, spun: „ Am creat graficul de viteză pentru ultimul sprint. Am realizat bugetul și estimarea costurilor în timp .” Deși acest lucru poate părea neobișnuit la început, are beneficii evidente. În primul rând, puterea se află în echipă, iar o decizie devine mai solidă dacă ați ajuns la ea ca echipă. În al doilea rând, managerii de proiect conduc prin exemplul și prin faptul că nu spun „eu”, demonstrăm că nu ne luăm credit pentru nimic singuri. Același lucru este valabil și pentru greșeli⁠—tot ceea ce a fost făcut greșit este în echipă. Nu dăm vina pe membrii echipei individuale. Ulterior, facem o evaluare internă pentru a ajusta procesul și a îmbunătăți pentru a evita greșeli similare în viitor.

Nu mai căutați un proces perfect

Dacă urmăriți procesul perfect pentru echipa dvs., vă puteți opri chiar acum. Nu există așa ceva care să poată fi aplicat universal.

Managerii de proiect sunt expuși la multe cadre, practici și procese diferite de-a lungul carierei lor. Ei aleg să folosească unele dintre cadrele în cadrul echipei lor pentru a descoperi ceea ce funcționează în mod specific. Totuși, dacă echipa rezistă procesului, este important să nu urmezi un model „o mărime potrivită pentru toate”.

În schimb, managerii de proiect ar trebui să adapteze procesul pentru a lucra cu echipa lor. În timpul carierei mele în IT, nu am întâlnit nicio echipă care să folosească vreun cadru complet „la carte”. Ceea ce funcționează pentru noi și formarea echipei noastre, cultura și mentalitatea este foarte puțin probabil să funcționeze pentru alte echipe. Prin urmare, managerii de proiect ar trebui să continue să testeze diverse practici până când ajung la un punct ideal⁠—o combinație de practici care funcționează cel mai bine pentru echipă.

Dacă echipa a introdus Scrum, dar a găsit întâlniri zilnice suplimentare, alternativa este să aveți un bot de întâlnire în Slack și să programați apeluri numai atunci când este necesar. Aceeași atitudine poate fi aplicată recenziilor de sprint – dacă membrii echipei le consideră contraproductive, managerii pot decide să programeze recenzii în funcție de nevoile echipei. Este esențial să înțelegem că noi nu suntem gardienii Scrum, Kanban sau ai altor cadre și că ei sunt acolo doar pentru a ajuta echipa să caute productivitate și motivație.

Având multe mâini pentru a îndeplini multe sarcini

Când vine vorba de părțile interesate ale proiectului, comunicarea este cheia. Vă place sau nu, un manager de proiect trebuie să fie inclus în toate comunicările despre proiect. Uneori, managerii sunt copleșiți de supraîncărcarea de mesaje și sarcini, dar acesta este jobul pentru care s-au înscris.

Managerii de proiect cu experiență stăpânesc abilitatea de a privi rapid prin intermediul comunicațiilor și de a decide ce necesită atenția lor sporită. La început, ar putea fi nevoie de mai mult efort pentru a realiza acest lucru, dar scopul este să vă abțineți de la a intra în detalii, cum ar fi discuții tehnice profunde, dacă acestea nu beneficiază proiectul. În schimb, pentru a economisi timp și pentru a evita mesajele dus-întors, managerul de proiect poate programa un apel în echipă pentru a găsi o soluție. Un apel de 15 minute poate înlocui adesea ore de comunicare scrisă neconcludentă.

Toate părțile interesate ar trebui să știe că managerul de proiect este singurul punct de contact . Prioritizarea și delegarea responsabilităților este rolul esențial al managerului de proiect, pentru a se asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun. Mulți manageri aleg să finalizeze singuri sarcinile pentru a se asigura că cerințele sunt îndeplinite, dar pe termen lung, își pot pierde concentrarea asupra lucrurilor importante. Delegați tot ce poate fi delegat. Încă puteți face sarcinile care necesită de obicei atenția managerului de proiect; de exemplu, fac ceva QA pentru funcții și sarcini importante, dar niciodată nu mă implic prea mult în sarcinile altor membri.

Încredeți-vă în estimări implicite, apoi măsurați și discutați

Un manager de proiect trebuie să aibă încredere în estimările pe care membrii echipei lor le dau pentru sarcini. Înainte de a deveni manager de proiect, am fost dezvoltator timp de patru ani. Nu am argumentat niciodată o estimare cu un dezvoltator fără să am niște date care să susțină argumentul meu. Și prin date mă refer la înregistrarea anterioară a membrului echipei de timp estimat și efectiv petrecut pe sarcini, nu propria mea experiență de dezvoltare. Trebuie să țineți cont de experiențele și mediile diferite ale oamenilor atunci când estimează sarcinile. Dacă un manager de proiect dorește să discute și să discute despre o estimare, trebuie să își susțină argumentele cu date și să fie clar ce vrea să realizeze.

Transparența și controlul informațiilor sensibile

Managerii de proiect sunt conectorii dintre afaceri și tehnologie și dețin adesea informații din ambele părți. Pe lângă faptul că văd imaginea de ansamblu, aceștia se confruntă și cu anumite riscuri, cum ar fi gestionarea informațiilor sensibile. Este esențial să găsiți linia fină între a fi un lider transparent și a gestiona corect informațiile confidențiale.

În companiile în care managerii de proiect nu sunt considerați top management, aceștia au încă acces la o mulțime de informații confidențiale. Uneori, nu li se spune în mod specific ce informații sunt confidențiale și trebuie să-și dea seama singuri. Scopul final nu este de a reține informații de la echipă, iar toate informațiile care sunt semnificative pentru livrarea proiectului trebuie să fie disponibile pentru toată lumea din echipă. Cu toate acestea, unele dintre ele ar trebui să rămână confidențiale dintr-un motiv, deoarece pot distruge motivația echipei sau pot stârni argumente inutile. De exemplu, dacă compania este pe punctul de a semna o afacere mare cu investitorii, există o opțiune de a anunța știrile echipei sau de a le păstra unui anumit grup de oameni până când afacerea este verificată. A doua opțiune este mai bună deoarece afacerea poate merge lateral oricând, iar dacă așteptările echipei nu sunt îndeplinite, poate scădea motivația.

Există câteva motive pentru a căuta transparență maximă. În primul rând, menținerea altor persoane în bucla de comunicare scade riscul de a rata ceva important. Deoarece există o mulțime de discuții în cadrul proiectului, nu este neobișnuit ca managerii să greșească unele informații sau pur și simplu să uite să reacționeze. În al doilea rând, cu mai mulți oameni în buclă, este mai puțină nevoie de a reitera aceleași informații diferiților membri ai echipei, așa cum o cunosc deja.

Semnalează riscurile devreme

Un manager de proiect trebuie să formeze o abordare sistematică pentru înlăturarea obstacolelor, astfel încât membrii echipei să poată aborda toate sarcinile proiectului. Dacă managerii nu se adresează blocanților după sprinturi, multe articole ar putea ajunge să fie marcate ca blocate în backlog. Există tendința de a elimina blocanții doar din sarcinile cele mai importante, cu toate acestea, acest lucru poate duce la dezastru, deoarece un număr semnificativ de sarcini dependente reciproc ar putea fi blocate.

Este o idee bună să creați o listă de elemente de acțiune dedicată exclusiv eliminării blocantelor și să urmăriți fiecare dintre ele cu părțile interesate dedicate. Este la fel de important să faceți conexiuni adecvate între sarcini, astfel încât toată lumea să știe ce sarcini cu prioritate înaltă vor fi blocate din cauza blocanților de la nivelurile inferioare. În cele din urmă, managerii de proiect ajung să aibă două opțiuni. În primul rând, își pot păstra propria listă de sarcini de făcut cu prioritățile lor care se concentrează pe eliminarea blocantelor. În al doilea rând, pot adăuga mai multe detalii la sarcini și le pot conecta complet adăugând dependențe care mențin blocanții aliniați pentru toate sarcinile conectate. A doua varianta devine prea complexa, mai ales la proiectele mari; managerii ajung adesea să facă ambele pentru a menține munca și pentru a elimina blocanții la timp.

De la eșecuri și vremuri grele până la mici victorii

Dacă ratarea unui termen limită devine inevitabilă, managerul de proiect nu ar trebui să se enerveze pe echipă. Acestea sunt tocmai vremurile care necesită stimulare a motivației, nu vina. Faceți un pas și fiți un lider; dacă este necesar, luați vina pe dvs. și motivați echipa să depășească și să ofere funcționalitatea cât mai bine puteți. Programați o revizuire pentru a înțelege ce a mers prost și cum echipa dvs. poate funcționa mai bine în viitor, pentru a preveni repetarea acestor eșecuri.

La fel de important este să sărbătorim împreună victoriile mici. Programați o scurtă întâlnire pentru a lăuda echipa, de exemplu, când oferiți rezultate în termenul aprobat. Câștigurile mici cumulate duc la succesul general al proiectului.

Întâlniri de documente

Documentarea consecventă este unul dintre cele mai importante obiceiuri pentru fiecare manager de proiect. Din experiența mea, managementul întâlnirilor este de obicei subestimat și, în consecință, am petrecut multe ore în întâlniri risipitoare în timpul carierei mele de management de proiect. Pregătirea este cheia oricărei întâlniri de succes și durează aproximativ cinci minute:

• Creați agenda și decideți cu privire la participanții necesari. Asigurați-vă că toți participanții sunt invitați.
• Trimiteți agenda participanților și verificați cu ei dacă ar trebui discutat altceva.
• Dacă aveți o întâlnire virtuală, verificați dacă linkul a fost trimis.

Când începe întâlnirea:

• Alăturați-vă cu câteva minute mai devreme, bun venit tuturor, salutați-i și, după o scurtă perioadă de discuții, aruncați-vă direct în agendă.
• În timpul întâlnirii, țineți notițe, notați toate acțiunile, verificați dacă există întrebări după ce ați trecut prin ordinea de zi și închideți întâlnirea.
• După încheierea întâlnirii, împărtășiți imediat notele și elementele de acțiune cu echipa.

Din experiența mea, 15 minute sunt adesea mai productive decât o întâlnire de una sau două ore, deoarece toată lumea ține la obiect și poți împiedica participanții să devieze de la ordinea de zi⁠ – cu excepția cazului în care există ceva important de discutat.

Câteva sfaturi bonus care pot economisi mult timp:

• Aveți un șablon pentru note de întâlnire.
• Când este posibil, trimiteți invitații recurente.
• Creați șabloane pentru urmărirea cu elemente de acțiune.
• Setați-vă mementouri pentru e-mailurile ulterioare.

Instrumentele potrivite fac diferența

Alegerea instrumentelor software potrivite este o parte cheie a managementului de proiect. Este obișnuit ca managerii de proiect să se implice în discuții despre ce instrumente specifice ar trebui să lucreze echipa. Astfel de discuții pot fi fie pierderi de timp, fie productive, în funcție de înțelegerea de către echipa a ceea ce vrea să obțină cu un anumit instrument. Există câțiva factori de care trebuie să luați în considerare atunci când decideți asupra celor mai potrivite instrumente:

• Dimensiunea echipei
• Componența echipei
• Metodologia sau cadrul proiectului
• Câte detalii ar trebui să includă raportul

Mi-am organizat lista de instrumente în funcție de dimensiunea echipei. Pentru echipele mai mici, mai ales dacă sunt la începutul unui proiect, folosesc Trello. Acest instrument are cele mai multe dintre caracteristicile necesare cu cadrul Kanban. Când lucrez la un proiect de dimensiune medie cu zeci de oameni, mă gândesc să folosesc Asana. Are câteva caracteristici decente de management al proiectelor, inclusiv un anumit grad de raportare. Totuși, dacă proiectul implică mai mult de 20 de oameni și niveluri detaliate de raportare, tind să folosesc Jira. Se integrează bine cu o serie de alte soluții disponibile pe piață, permițând o personalizare excelentă. De asemenea, folosesc Clubhouse ca instrument de bază pentru toate proiectele mici și mijlocii și am găsit acolo un set grozav de funcționalități.

Ajustarea este cheia

Cadrele, procesele și instrumentele trebuie ajustate în funcție de nevoile și durerile echipei, nu invers. Pe măsură ce câștigi experiență, acumulezi o mulțime de instrumente și metodologii pe care le plac, le urăști, le folosești cu moderație sau le-ai aruncat. Cu fiecare an vor apărea altele noi, iar unele dintre cele mai vechi vor deveni demodate. Dar abilitățile pe care le dezvoltați ca lider vă vor permite să profitați la maximum de fiecare cadru.