Lecții COVID-19 Partea 1: Adaptabilitatea organizațională și lebedele negre

Pentru mai multe articole ca acesta, vă rugăm să vizitați Raportul nostru special: Rise of Remote. Această inițiativă folosește expertiza Toptal, oferind instrumente și resurse în această perioadă de schimbări fără precedent.

• • •

Tragedia COVID-19 și efectele sale perturbatoare asupra lanțurilor globale de aprovizionare au demonstrat expunerea noastră continuă la evenimente rare, cu impact ridicat, „lebădă neagră”. Avantajul este că COVID-19 oferă învățături critice pentru următorul eveniment perturbator – fie că este un dezastru natural, un conflict geopolitic sau de natură neprevăzută. Nu putem prezice următoarea urgență , dar nu trebuie . Trăim într-o lume predispusă la situații de urgență și ne putem pregăti în mod proactiv pentru întreruperile activității noastre, astfel încât adaptabilitatea să ia locul reacțiilor genunchiului - reacții care se pot întoarce și pot agrava situațiile mai degrabă decât să le conțină. Ar trebui să reacționăm la situațiile de urgență cu toată graba cuvenită, desigur, dar COVID-19 oferă o oportunitate de a reflecta asupra modului în care să ne poziționăm afacerile pentru răspunsuri mai fluide și pozitive.

După ce am avut norocul extraordinar de a învăța de la Nassim Taleb în anii mei de formare, mi-am dedicat viața profesională pentru a ajuta organizațiile să înțeleagă și să confrunte evenimentele cu lebăda neagră. M-am concentrat pe crizele de pe piețele financiare globale și apoi pe o rasă mai pozitivă de lebădă neagră sub formă de startup-uri globale și inovație tehnologică globală. Am asistat la anumite lecții prin aceste situații diferite în ceea ce privește modul în care ne putem pregăti mai bine pentru astfel de evenimente.

Deși sper că organizațiile acum forțate să experimenteze cu munca virtuală ajung să-și descopere numeroasele beneficii, mă îngrijorează, de asemenea, că, în astfel de circumstanțe, acest lucru riscă rezultate haotice și slabe, pătând viziunea lor despre munca la distanță. Această situație nefericită și care poate fi prevenită poate bântui aceste organizații cu mult dincolo de punctul în care este conținut virusul. Munca la distanță trebuie abordată ca un mijloc proactiv de pregătire a unei organizații pentru schimbări inevitabile, de la tehnologie la urgențe globale, nu ca o măsură reactivă odată ce astfel de evenimente au avut deja loc.

Acest articol se concentrează pe trei puncte:

• Cum se întâmplă, în general, evenimentele de lebădă neagră, în primul rând și cum acest lucru le face atât de impactante și dificil de prezis.
• Cum anumite practici standard de afaceri exacerba acest proces.
• Cum putem crea în mod proactiv mai multă adaptabilitate organizațională atunci când astfel de evenimente au loc și de ce acest lucru este chiar mai important decât asigurarea protecției dezavantajelor (de exemplu, polițe de asigurare).

Cum se nasc lebedele negre

Există trei niveluri generale în care trebuie luate în considerare aceste evenimente rare, cu impact ridicat și, din păcate, avem tendința de a ne concentra pe cel greșit atunci când încercăm să le înțelegem. Facem această greșeală atât atunci când se întâmplă, cât și pe măsură ce încercăm să o prezicem pe următoarea. Aceste trei niveluri sunt:

Context. Niciun eveniment seismic nu are loc izolat. Diferența dintre un eveniment pur și simplu dramatic și o lebădă neagră reală se reduce la existența unui nou context global în economia globală care pregătește scena pentru escaladarea unui incident specific.

Factori cauzali. Observați pluralul. O adevărată lebădă neagră rezultă aproape invariabil din ciocnirea mai multor cauze interconectate care se construiesc una pe cealaltă odată puse în mișcare, ceea ce le face atât de greu de anticipat și de înțeles.

Catalizator. Aceasta este scânteia care pune tot restul în mișcare și poate lua orice număr de forme. Dacă contextul și factorii cauzali sunt la locul lor, atunci un catalizator va transpira în cele din urmă, iar forma lui specifică nu contează. COVID-19 devine o lebădă neagră în sine, dar amenință și să servească drept catalizator pentru lebedele negre ulterioare. Cauza pieței financiare și dislocări economice fundamentale, iar măsura în care aceste efecte se manifestă va depinde de dacă reacționăm cu flexibilitate și perspectivă sau de panică.

Unul dintre cei mai mari sabotori ai încercărilor noastre de a înțelege aceste evenimente este tendința noastră de a confunda catalizatorul – factorul cel mai evident imediat – cu cauzele reale subiacente sau chiar cu contextul. Prea des, încercăm să anticipăm și să gestionăm catalizatorii, mai degrabă decât să înțelegem ce le-a permis să declanșeze astfel de evenimente dramatice în primul rând. Ne deplângem faptul că orice urgență specifică a fost imposibil de prevăzut, dar prezicerea unui anumit eveniment nu poate și nici nu ar trebui să fie ideea. În schimb, putem studia contextul de bază și potențialii factori cauzali care ne expun la anumite tipuri de risc și este responsabilitatea noastră să ne pregătim în mod proactiv. Am mai avut epidemii și ar trebui să înțelegem că lumea noastră din ce în ce mai interconectată face ca riscul unui alt focar să fie foarte real.

În mod similar, rareori putem prezice când următoarea tehnologie disruptivă va transforma o industrie, dar trăim în mod clar într-o lume în care astfel de evenimente se desfășoară și putem identifica anumite contexte și factori ocazionali emergenti care fac ca anumite industrii să fie mai susceptibile de a le experimenta. Este grăitor că folosim terminologia virușilor atunci când discutăm despre tehnologie: „viralitate” și „bucle virale”, de exemplu, deoarece ambele respectă dinamica creșterii rapide, exponențiale. (Asemenea contractării unui virus, atunci când un grup adoptă o nouă tehnologie, îi face și cei din jurul lor mai probabil să facă acest lucru.) Când îmi construiesc propriul fond de risc, metafora mea de referință pentru îmbrățișarea proactivă a tehnologiei, chiar dacă nu ați luat în considerare compania ta să fie „în tehnologie” – a fost cea a vaccinărilor: necesitatea de a injecta o anumită cantitate din aceasta în sistemul lor pentru a fi pregătită pentru evenimente transformatoare.

Nimic din toate acestea nu înseamnă că ar trebui să trăim în paranoia. În schimb, acest punct de vedere este menit să ne elibereze de a trăi în frică și de a ne simți neputincioși împotriva incertitudinii, subliniind puterea noastră de a înțelege în mod proactiv la ce tipuri de evenimente suntem expuși, cum să simțim când această expunere crește și cum să ne pregătim cu flexibilitate proactivă. în loc de măsuri de urgență tip exercițiu de incendiu.

Acum ne referim la practicile de afaceri specifice care pot contribui sau pot ajuta la limitarea expunerii noastre la astfel de evenimente.

Cum să vă pregătiți mai bine

Având în vedere dinamica mai generală a acestor evenimente, acum ne întoarcem la modul în care comportamentele noastre ne pot întări mai bine sistemele nu numai pentru a supraviețui, dar și a continua să prospere atunci când apar.

Continuați să implementați un anumit grad de lucru de la distanță

Chiar dacă nu prevăzuți un program de lucru la distanță la scară largă pentru compania dvs. odată ce criza actuală s-a atenuat, continuarea cu unul limitat va aduce beneficii neașteptate în ceea ce privește productivitatea și flexibilitatea pentru situațiile de urgență la scară mai mică. De asemenea, vă va familiariza și mai mult cu cele mai bune instrumente și procese dacă decideți (sau sunteți obligat de circumstanțe) să o intensificați din nou. Acest lucru vă oferă libertatea de a experimenta și de a învăța prin încercare și eroare înainte ca problema să devină urgentă. Începeți să utilizați Slack pentru platforme de comunicare și conferințe virtuale, cum ar fi Zoom, în locul anumitor întâlniri în persoană și luați în considerare declararea zilelor de vineri sau alte ore ca fiind zile îndepărtate.

Am descoperit că presupusa „limitare” a muncii de la distanță – a nu sta fizic lângă membrii echipei mele – se traduce într-un avantaj. Comunicarea și colaborarea sunt mult mai concentrate, mai intenționate și bazate pe rezultate, comparativ cu majoritatea setărilor tradiționale de birou. Oricât de tragice sunt aceste crize, nu le acceptați doar ca crize de supraviețuire, ci ca oportunități de a descoperi modalități noi și mai bune de a lucra și de a ne poziționa în lanțurile noastre valorice.

Aceasta este metafora vaccinării pe care am folosit-o anterior pentru tehnologie - injectați puțin din ea în sistemul dumneavoastră acum, astfel încât să fiți pregătit pentru orice eventualitate. Veți găsi rapid beneficii de productivitate pentru un loc de muncă mai flexibil și mai modernizat și veți fi făcut primul pas către un mod de lucru mult mai flexibil și mai adaptabil. Deși nu putem ști niciodată care ar putea fi următoarea urgență care necesită munca de la distanță, ar fi periculos să negem că astfel de evenimente vor continua să inspire. Apropo de care…

Concentrați-vă pe scenarii în detrimentul predicțiilor

Este o întorsătură crudă că evenimentele pe care suntem de acord în mod colectiv sunt cel mai puțin probabil să se întâmple vor deveni mai probabil să facă acest lucru. Dacă credeți că aveți o strângere de fier pe o anumită piață, de exemplu, atunci veți deveni din ce în ce mai mulțumiți și veți invita mai multă concurență. Deși nu trebuie să încetăm să prezicem în întregime, trebuie să adoptăm o mentalitate mult mai preocupată de scenariile care se pot întâmpla, decât de ceea ce considerăm (sau sperăm) ca fiind cel mai probabil să se întâmple. Nu încercați să eliminați riscul. Eliminarea riscului este asemănătoare cu a ține apăsat capacul pe un fierbător care fierbe - lucrurile vor părea stabile pentru un timp și apoi vor exploda.

Atunci când construiesc modele de operare financiară, includ întotdeauna un scenariu de „întindere” (startup-urile ar trebui, desigur, să atingă stele), un scenariu „de referință” (ipoteze de succes, dar mai moderate) și un scenariu de „supraviețuire”. Aceste scenarii nu diferă pur și simplu în ceea ce privește rezultatele principale, ci includ evoluții diferite ale operațiunilor și ale structurii costurilor, bazate pe narațiuni specifice din lumea reală și ce se întâmplă dacă. Uneori, există mai multe scenarii de „supraviețuire”, deoarece identificăm buzunare suplimentare de risc extrem. Acest exercițiu forțează o trecere în revistă a evenimentelor cheie care ar putea avea loc și o pregătire proactivă, astfel încât, cel puțin, să nu coborâm niciodată sub scenariul „Supraviețuire”.

Fixarea timpurie asupra conceptului de echilibru în economie a fost în multe privințe o direcție greșită tragică. Ne-a blocat în căutarea periculoasă a stabilității false, mai degrabă decât în ​​respectarea avantajului competitiv al unui proces dinamic în desfășurare. Privim în mod eronat echilibrul momentan și uităm cum este o componentă a unui proces mai mare de tranziție - echivalentul fotografierii unui val și presupunând că, deoarece fotografia în sine este statică, ne uităm la un munte stabil. Echilibrul este o țintă în mișcare și – chiar și atunci când lucrurile par să meargă perfect – trebuie respectat ca atare.

Următoarea lebădă neagră se naște adesea din reacția noastră la cea anterioară

Pentru a înțelege cât mai direct vulnerabilitățile tale la următoarea criză, aruncă o privire asupra modului în care ai reacționat la cea anterioară și a regulilor pe care le-ai implementat. Cu toții avem un obicei prost de a reacționa excesiv pe termen scurt, care apoi ne trimite prea departe în direcția opusă și ne expune la noi greșeli.

În timp ce soarele strălucește, revizuiește cu rigurozitate deciziile luate în urma crizei tale anterioare. Cu claritatea și răcirea emoțiilor oferite de timp, s-ar putea să identifici vulnerabilități sau dezechilibre pe care fără să știi le-ai introdus în lanțul valoric. Asta nu înseamnă a înmuia sau a uita lecțiile trecutului. Multe dintre măsuri au fost implementate din motive foarte întemeiate. Este probabil, totuși, că, făcând acest lucru, ați mers prea departe în anumite direcții opuse, făcându-vă vulnerabil pe un alt flanc. Ai grijă la întotdeauna , niciodată și la alți termeni absoluti care s-au strecurat în regulile tale ulterioare de angajament. Lumea este mult mai complexă decât aceasta și este posibil ca aceste decizii să te fi expus la noi dezechilibre.

Istoria este plină de exemple despre modul în care reacțiile la lebedele negre anterioare contribuie la cele ulterioare. După Primul Război Mondial, ne-am hotărât să nu mai mergem niciodată la război, din moment ce precedentul era atât de inutil. Am hotărât să jucăm întotdeauna o apărare puternică în cazul în care ar apărea un alt conflict, deoarece atacul era atât de costisitor din cauza tehnologiilor mai statice din Primul Război Mondial. Aceste convingeri absolutiste ne-au determinat în mod tragic să facem exact opusul a ceea ce ar trebui să avem atunci când a apărut următorul conflict.

Fără a uita lecțiile de bază ale acelui conflict, o revizuire a acestor decizii pe măsură ce circumstanțele s-au schimbat ar fi putut limita amploarea următoarei. Această reevaluare a reacțiilor și deciziilor la crizele anterioare poate beneficia enorm de pe urma aducerii unei expertize externe suplimentare. Aceste exerciții sunt efectiv teste de stres și audituri. Ideea este de a ridica întrebări care ar fi putut fi trecute cu vederea anterior și de a lua în considerare presupunerile și regulile insuflate anterior cu o gândire proaspătă.

Istoria nu este o serie de evenimente întâmplătoare; este, din păcate, adesea o serie de reacții excesive pe termen scurt și reacții insuficiente pe termen lung. Cu toții am fost vinovați de acest tip de luare a deciziilor absolutiste și recționare și avem datoria să ne revizuim deciziile majore anterioare, pe măsură ce contextul și potențialii factori cauzali continuă să evolueze în jurul nostru.

Cei care sunt pregătiți ar putea sfârși prin a consolida cotele de piață de la cei care nu au fost, mai ales dacă cererea reținută este dezlănțuită odată ce evenimentul se liniștește. Dacă aveți motive să credeți că clienții au amânat doar o parte semnificativă din achizițiile lor, mai degrabă decât le-au anulat definitiv, atunci revenirea ulterioară este exact momentul în care nu doriți să fiți prins cu o capacitate diminuată și inflexibilă.

De ce este important acest lucru

Într-un sistem definit de complexitate și/sau schimbare, eficient și optim sunt lucruri foarte diferite. Dacă conduceți pe o porțiune de autostradă despre care știți că va fi dreaptă și îngustă, aduceți-vă viteza la maxim mile pe galon. Dacă vă aflați pe un drum cu viraje bruște și dramatice, această abordare devine mult mai puțin recomandabilă.

Fiecare criză este o oportunitate, deoarece ne permite să revizuim ipotezele noastre fundamentale și să facem ajustările necesare. Această oportunitate este un lucru groaznic de irosit. Insuflarea acestei adaptări organizaționale nu este importantă doar pentru supraviețuire, ci poate deveni și un avantaj competitiv important, permițându-vă să continuați să funcționați la viteză maximă, în timp ce concurenții tăi încetinesc sau chiar se opresc. Este prea devreme pentru a cunoaște amploarea tragediei pe care o va aduce COVID-19, dar calamitatea poate cataliza un rezultat surprinzător: o apreciere reînnoită pentru flexibilitate și pregătire proactivă în modul în care lucrăm și luăm cele mai importante decizii.