Ce trebuie luat în considerare într-un plan de continuitate a afacerii în pandemie

Publicat: 2022-03-11

Ne confruntăm cu o perioadă de perturbări fără precedent în viața de zi cu zi și în afaceri. În actuala pandemie, multe țări au introdus restricții severe la circulația persoanelor pentru protecția sănătății publice. Cum se pot gândi companiile și acționarii să își asigure supraviețuirea într-o situație care este în continuă escaladare și care ar putea prelungi o perioadă lungă de timp?

Prin definiție, în managementul riscului, este greu să anticipezi ceva ce nu s-a întâmplat încă. Planurile actuale de continuitate a afacerii (BCP) tind să se concentreze în principal pe dezastre fizice, atacuri cibernetice și întreruperi ale lanțului de aprovizionare. Este puțin probabil ca BCP-urile actuale ale companiilor să țină apă în prezent.

Deci, ce include un BCP solid și cine este responsabil cu implementarea lui? Am creat un ghid practic pentru planificarea continuității afacerii pentru pandemii.

Ne concentrăm în primul rând pe planificarea continuității afacerii care acoperă procedurile și aranjamentele necesare pentru continuarea cu succes a operațiunilor de afaceri atunci când acestea nu pot continua în mod normal. Planurile de recuperare în caz de dezastru (DR), pe de altă parte, se concentrează pe consecințele unui eveniment distructiv unic, fie natural, fie uman, cum ar fi un cutremur sau un atac terorist.

Ce se întâmplă când planurile actuale au ieșit pe fereastră?

Ce lecții pot fi învățate într-o pandemie? Ce se întâmplă când planul actual nu se potrivește cu realitatea? BCP-urile nu sunt un set static de reguli, ci mai degrabă documente vii în cadrul unei organizații. Ele ar trebui să fie adaptate în mod continuu pentru a reflecta informații noi despre starea lumii. Acestea sunt cele mai eficiente atunci când sunt văzute ca atare și sunt produsul unui flux continuu, deschis, bazat pe date.

Este evident că acum, pentru majoritatea companiilor, planurile pre-COVID-19 sunt insuficiente. Continuitatea afacerii a trecut de la a fi un plan de urgență la a fi principala ordine de acțiune, cu adevărat parte a activității de bază a unei companii. Acest lucru nu înseamnă, totuși, că toată munca care a fost făcută înainte este lipsită de valoare – o bună înțelegere a procesului și a importanței acestuia poate face diferența în ceea ce privește dacă o afacere poate supraviețui unei perioade prelungite de dificultăți. Prioritatea cheie va fi o reevaluare a impactului asupra afacerii și redesenarea scenariilor posibile. Acest lucru se realizează cel mai bine prin încrederea pe cele mai bune practici, managementul integrat al riscului și comunicarea eficientă la fiecare nivel, începând de la conducere și personal și inclusiv membrii consiliului de administrație, acționarii și creditorii.

În acest teritoriu neexplorat, care sunt următorii pași de făcut?

Prima ordine de prioritate ar trebui să fie în mod firesc reexaminarea ipotezelor de afaceri și discutarea lor în profunzime cu liderii zonei pentru a vedea dacă acestea sunt încă valabile în pandemia actuală. Rezultatul va fi un set de noi scenarii care includ riscurile de pandemie și costurile economice potențiale. În al doilea rând, măsurile de atenuare și planurile de urgență trebuie să devină parte din planificarea zilnică a afacerii și raportarea managementului (și a consiliului).

Înțelegerea impactului asupra afacerii unei pandemii

Punctul de plecare al unei strategii durabile este înțelegerea riscurilor de afaceri, cartografierea proceselor cheie și implicarea tuturor părților interesate interne cheie în formarea unei imagini cât mai precise posibil a impactului oricărui risc identificat, precum și descoperirea ramificațiilor riscurilor care ar putea să nu fi avut. au fost luate în considerare pe deplin în etapa de planificare și apoi comparându-le cu planul de afaceri existent.

Acest proces este iterativ și colaborativ și se bazează în mare măsură pe o comunicare deschisă și clară.

Șablon de analiză a impactului asupra afacerii

Scopul final al analizei impactului asupra afacerii este triplu:

Înțelegerea și, astfel, prioritizarea riscurilor
Analizând impactul asupra angajaților și a ceea ce le-ar putea perturba capacitatea de muncă și productivitatea acestora
Estimarea prejudiciului financiar potențial

Acest rezultat este apoi elementul critic în planificarea pentru atenuarea acestor riscuri:

Care sunt pașii cheie de urmat?
Cine este responsabil de implementare?
Cum ne asigurăm că personalul nostru se simte în siguranță, util și poate rămâne productiv în circumstanțele lor personale?
Cât va costa asta?
Ce resurse sunt necesare?

Cum poate fi atenuat impactul unei pandemii asupra afacerii mele?

În această secțiune, oferim câteva îndrumări practice cu privire la modul de implementare practic a unei noi strategii, sugerând întrebări (din păcate incomplete prin definiție) și un cadru de gândire de continuitate a afacerii care poate fi relevant atunci când se identifică riscurile de pandemie pentru fiecare dintre pașii de atenuare.

1. Care sunt pașii cheie de urmat pentru pregătirea pentru pandemie?

Întrebarea cheie aici este să ne gândim la toate implicațiile (previzibile) și să încercăm să le anticipăm:

Câți dintre angajații companiei ar trebui să lucreze de acasă pentru a susține un nivel minim viabil de afaceri și suport? Care sunt restricțiile care sunt în vigoare în prezent?
Cum afectează acest lucru lanțul nostru de aprovizionare și poate fi influențat și de ce?
Limitările actuale afectează satisfacția clienților? Poate fi atenuat acest efect?
Cum poate managementul să se asigure că angajații își pot îndeplini sarcinile?
Cum asigură compania protecția activelor sale IT și intelectuale și reziliența cibernetică chiar și atunci când majoritatea angajaților lucrează în afara biroului?
Cine trebuie să fie alertat în afara companiei?
Putem renegocia pasivele?
Putem implica acționarii?
Ce strategie de comunicare este implementată intern și extern? Este eficient?

2. Cine este responsabil pentru implementare?

Ceea ce este crucial este ca responsabilitățile interne să fie distribuite și înțelese:

Cine se ocupă de ce aspect?
Cum rămânem la curent și flexibili în cazul schimbărilor în orientările guvernamentale?
Este aceasta persoana potrivită și va putea această persoană atât să comunice, cât și să pună în aplicare?
Înțeleg angajații care sunt sarcinile lor critice și ce implementare li se cere?
Este personalul suficient de împuternicit?
Sunt clari cu privire la responsabilitățile lor?
Cine este responsabil dacă sistemul sugerat eșuează?
Comunicările importante ajung la toată lumea și înapoi la conducere?
Are managementul o listă clară de priorități?
Există o listă de priorități comunicată clar?

3. Cum ne asigurăm că personalul se simte în siguranță, util și poate rămâne productiv în timpul unei pandemii?

Angajații sunt capital uman. O afacere fără capital uman nu este viabilă, nici măcar în AI sau robotică. Cum pot fi protejate?

Care sunt principalele întrebări și preocupări ale angajaților mei?
Pot aborda aceste preocupări?
Le sunt comunicate în mod clar așteptările?
Li s-au oferit resursele necesare pentru a-și continua sarcinile zilnice?
Este conștient managementul de orice impedimente în sarcinile lor zilnice?
Se oferă asistență angajaților care se confruntă cu sarcinile lor?
Sunt angajații la curent cu politicile interne?
Comunicarea managementului ajunge la angajați și îi ajută?
Sunt canalele de comunicare în toate direcțiile?
Sunt angajații apreciați, sprijiniți și li se oferă toate informațiile necesare?

4. Cât va costa asta?

Cheia aici este să planificați mai multe scenarii și să fiți prudent și precis în estimarea fiecăruia:

De câți bani am nevoie pentru a supraviețui în această perioadă?
Cât de mult este disponibil în lichiditate pe termen scurt?
Cât este disponibil în situație de urgență?
Cum se va schimba structura mea de costuri?
Cum se vor schimba veniturile mele?
Care sunt scenariile posibile?
Probleme de aprovizionare?
Probleme de cerere?
Probleme de productivitate?
Probleme de flux de numerar?
Au fost luate în considerare toate riscurile și sunt modelate cu acuratețe?

5. Ce resurse sunt necesare?

Ce resurse sunt disponibile companiei, au fost epuizate? Ne-am pregătit suficient când îi chemăm?

Există o viziune clară asupra cerințelor de numerar?
Sunt acestea afectate de măsurile operaționale luate?
Există surse suplimentare de numerar care pot fi apelate?
Care sunt cheltuielile de numerar proiectate?
Pot fi renegociate obligațiile?
Au fost contactați toți creditorii?
Au fost contactați acționarii?
Cum poate fi accesat ajutorul de urgență din partea organizațiilor guvernamentale?
Ce documentație este necesară pentru a accesa orice asistență guvernamentală?
Cum schimbă toate acestea previziunile fluxului de numerar?

Responsabilitatea cui este continuitatea afacerii?

Strict vorbind, planificarea continuității afacerii intră în sfera de competență a funcției de management al riscului în cadrul unei companii. Aceasta este, totuși, o viziune statică și parțial incompletă, deoarece BC implică fiecare aspect al unei afaceri, prin urmare:

Toți factorii de decizie trebuie să facă parte din procesul de planificare, în special când vine vorba de analiza impactului asupra afacerii (BIA).
Toți angajații trebuie să fie conștienți de rolul lor în cadrul planului și pregătiți pentru implementarea acestuia.
Asigurați alinierea și comunicarea cu părțile interesate cheie ale companiei.

Managementul continuității afacerii în cadrul de guvernanță corporativă

Prezența unui plan puternic de Continuitate a Afacerii și comunicarea și implementarea corectă a acestuia sunt cheia supraviețuirii companiei și, prin urmare, este în interesul acționarilor. Planificarea și gestionarea adecvată a continuității activității este, de asemenea, responsabilitatea consiliului de administrație. Intră în atribuțiile lor și ar trebui privit ca parte a obligațiilor fiduciare pe care le au față de acționari. La urma urmei, planificarea adecvată a viitorului unei afaceri într-o perioadă de primejdie este responsabilitatea celor care au o datorie față de angajați și acționari. Pentru a ne asigura că toți sunt conștienți de rolul și responsabilitățile lor, comunicarea constantă este crucială, în special atunci când aceste planuri trebuie luate în considerare.

Investitorii precum fondurile de capital privat și de capital de risc au un interes personal în a-și proteja drepturile acționarilor. Ca atare, ei pot – și fac – să își asume un rol activ în susținerea companiilor din portofoliu pentru asigurarea continuității afacerii, oferirea de consiliere și influențarea consiliului de administrație prin membrii consiliului lor numiți. Există dovezi atât empirice, cât și academice că o planificare solidă DR/BC reduce costurile companiei și societale ale unui astfel de eveniment. În cele din urmă, creditorii, în special cei care dețin datorii pe termen scurt, pot și ar trebui să facă parte din discuțiile pentru menținerea operațiunilor comerciale. Deși se bucură de mai multă protecție, ei sunt, de asemenea, mai bine dacă operațiunile comerciale continuă. A avea linii puternice de comunicare cu ei poate face diferența între viață și moarte.

Modelul anglo-american de guvernanță corporativă

Ce acum? Cum pivotez?

În mod anecdotic, majoritatea creditorilor și investitorilor (activi) sunt bine conștienți de durerea pe care o îndure în prezent managementul din cauza pandemiei și ar fi dispuși să colaboreze pentru a găsi soluții. Pentru private equity, aceasta înseamnă asistarea companiilor din portofoliu în implementarea și proiectarea de noi planuri de continuitate a afacerii. Pentru capitalul de risc, se poate cheltui timp pentru a optimiza ratele de ardere și pentru a determina surse alternative de finanțare. Experții în operațiuni de afaceri pot ajuta acele afaceri care nu au astfel de investitori.

În cele din urmă, cheia succesului unui plan de continuitate a afacerii în pandemie – pe cât posibil atunci când totul este imprevizibil – va fi comunicarea clară și așteptările comune cu toți cei care au o acțiune în afacere: acționari, conducere, creditori și angajați. .