Jak łatwo przejść do pracy zdalnej

Chociaż 83% pracowników twierdzi, że praca zdalna sprawi, że będą bardziej zadowoleni ze swojej pracy, niewiele osób spodziewało się, że zmiana nastąpi tak nagle, jak to się stało.

Ponieważ firmy na całym świecie szybko przenoszą swoją siłę roboczą do pracy w domu, niektórzy pracownicy mogą uznać, że zmiana jest nie lada wyzwaniem. Podczas gdy projektanci mogli marzyć o pracy w piżamie przez cały dzień na kanapie, realia bycia produktywnym pracownikiem zdalnym szybko pokażą, że ta metoda nie jest optymalna.

Znajdź optymalny styl pracy

Pracując w domu, może być trudno wejść w „rowek” dnia pracy. Wydzielone przestrzenie do domowego biura nie zawsze są możliwe, zwłaszcza gdy pracownicy są nagle przenoszeni do pracy zdalnej. Często popełniane są błędy, które wpływają zarówno na produktywność, jak i na morale.

Wielu nowo zatrudnionych zdalnych pracowników często czuje, że muszą kontynuować swoją normalną rutynę od 9 do 17. Dla wielu projektantów niekoniecznie jest to najlepszy sposób pracy w domu. Bardziej efektywna może być praca w godzinach, w których masz optymalną produktywność. Dla niektórych może to być pierwsza rzecz z samego rana. Dla innych może być późno w nocy. A jeszcze inni projektanci mogą uznać, że praca w trybie ciągłym przez cały dzień działa najlepiej.

Zdalna współpraca zespołowa może odbywać się asynchronicznie. W środowisku biurowym projektanci mogą spędzać przynajmniej część swoich godzin pracy, czekając, aż inni zakończą lub przejrzą pracę. Jednak w środowisku pracy zdalnej nie muszą czekać ani znajdować „zajętej pracy”, aby wyglądać na produktywne. Zamiast tego mogą skupić się na innych obszarach swojego życia, czekając, aż członkowie zespołu zakończą pracę lub klienci przejrzą przesłane przez siebie elementy projektu.

Praca asynchroniczna wymaga pewnych zmian. Ważne jest, aby pozostać dostępnym w „godzinach pracy”, nawet jeśli nie pracujesz aktywnie, na wypadek, gdyby kolega z zespołu miał pytanie lub potrzebuje pomocy w projekcie. Na szczęście wersje aplikacji mobilnych, takich jak Slack, ułatwiają pozostawanie w kontakcie, nawet gdy nie siedzisz przy biurku.

Dla każdego, kto pracuje w domu, ważne jest osiągnięcie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Kiedy praca odbywa się w tej samej przestrzeni, co wszystko inne w życiu projektanta, łatwo jest pozostać w kontakcie przez cały czas. Ważne jest ustalenie osobistych wskazówek dotyczących wylogowania. Na przykład aplikacje takie jak Slack umożliwiają użytkownikom ustawianie dostępnych i niedostępnych godzin, wyciszanie powiadomień w tym niedostępnym czasie. Jest to szczególnie ważne w firmach rozproszonych, takich jak Toptal, w których członkowie zespołu pracują w wielu strefach czasowych.

Siedzenie przy biurku przez cały dzień jest również szkodliwe dla produktywności i zdrowia pracowników zdalnych. Ustal rutynę dla takich rzeczy jak medytacja, ćwiczenia, joga, spacery, a nawet podstawowe ćwiczenia rozciągające. Przypomnienia kalendarza o tych czynnościach mogą uniemożliwić im prześlizgiwanie się przez pęknięcia. Przynajmniej dobrym pomysłem jest wstawanie i rozciąganie się co godzinę i przez cały dzień regularnie ćwiczyć lub dbać o siebie.

Zaniedbywanie dbałości o siebie i nieustanne wylogowywanie się z pracy może szybko doprowadzić do wypalenia zawodowego pracowników zdalnych. Dla projektantów, którzy kochają to, co robią, może być zbyt łatwo kontynuować projekt, dopóki się nie wyczerpią. Te ośmiogodzinne dni robocze mogą szybko wydłużyć się do 10 lub 12 godzin — lub dłużej. Chociaż czasami może to być konieczne, aby dotrzymać napiętego terminu lub zająć się dużym projektem, nie jest to zdrowy nawyk.

Optymalizacja pod kątem produktywności w biurze domowym

Choć dla świeżo upieczonych pracowników zdalnych może wydawać się kuszące, że mogą pracować cały dzień na kanapie w piżamie, nie jest to najlepszy sposób, aby zostać odnoszącym sukcesy zdalnym projektantem. Jednocześnie odtworzenie dokładnie takiego środowiska, jakie miałeś w biurze, niekoniecznie przekłada się na produktywność.

Posiadanie dedykowanego obszaru roboczego jest ważne. To sygnał dla mózgu, że czas na pracę , kiedy tam jest. Jest to ogromny element motywacyjny dla wielu pracowników zdalnych.

Najlepiej byłoby mieć oddzielne pomieszczenie, które można odgrodzić od reszty domu zarówno w ciągu dnia pracy, jak i po nim. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości, wystarczy biurko schowane w rogu rzadziej używanego pokoju.

Ważne jest, aby biurko było funkcjonalne i zawierało wszystko, co niezbędne do codziennej pracy. Krzesło ergonomiczne to także niezbędnik dla każdego, kto codziennie spędza wiele godzin przy komputerze. Biurka stojące są również doskonałe dla pracowników domowych. Jeśli biurko stojące nie wchodzi w grę, blat kuchenny (w zależności od wysokości) jest doskonałą alternatywą.

Zainwestuj w niezawodną technologię

Niezawodna technologia to jeden z najważniejszych aspektów konfiguracji domowego biura. Awarie technologiczne są jedną z największych przeszkód w produktywności pracowników zdalnych, a ponieważ dział IT nie jest łatwo dostępny do rozwiązywania problemów, opłaca się inwestować z góry w solidną technologię.

Dobry laptop jest kluczem dla wielu pracowników zdalnych. Chociaż większość pracy można wykonać w dedykowanej przestrzeni roboczej, możliwość pracy w innym miejscu — nawet jeśli jest to tylko patio w pogodny dzień — może być kluczem do utrzymania produktywności i morale.

Ponieważ większość rozproszonych firm prowadzi spotkania za pośrednictwem wideokonferencji, dobry zestaw słuchawek jest niezbędnym wyposażeniem wielu zdalnych projektantów. Istnieje wiele opcji, zarówno w stylu nausznym, jak i dousznym. Najważniejsze, aby poszukać zestawu z wbudowanym mikrofonem. Niektórzy pracownicy zdalni wolą słuchawki Bluetooth, podczas gdy inni nie chcą kłopotów z zapamiętywaniem innego urządzenia do ładowania i wybierają słuchawki przewodowe.

Wystarczająca ilość danych w abonamencie komórkowym pomaga pracownikom zdalnym być mniej przywiązanym do biurka. Gdy powiadomienia mogą nadejść z dowolnego miejsca, umożliwia to odejście od pracy bez obaw o utratę ważnych informacji lub komunikatów. Jest to szczególnie ważne podczas pracy z członkami zespołu w różnych strefach czasowych, którzy mogą mieć ważne pytanie po wylogowaniu się danego dnia.

Niezawodny, szybki internet jest również niezbędny, zwłaszcza w przypadku wideokonferencji. Bez wystarczającego połączenia internetowego rozmowy wideo stają się niestabilne i trudne do zarządzania. W wielu lokalizacjach niezawodny internet jest łatwo dostępny — niekoniecznie wszędzie, nawet w niektórych dużych miastach.

Nadmierna komunikacja podczas i po zmianie pracy zdalnej

Kiedy projektant siedzi w biurze, dla współpracowników jest oczywiste, że pracują. Kiedy projektant siedzi w domowym biurze, już tak nie jest.

Ponieważ kierownik lub zespół projektowy nie jest już w stanie zobaczyć, co robią jego koledzy z zespołu, ważne jest, aby przekazywać informacje w bardziej bezpośredni sposób. Różne firmy i zespoły mają różne zasady dotyczące częstotliwości przekazywania tych informacji; może to również zależeć od konkretnego projektu, nad którym się pracuje.

Jeśli nie ma ustalonej polityki dotyczącej komunikacji, przynajmniej postęp powinien być komunikowany co tydzień. Za każdym razem, gdy wystąpi blokada lub opóźnienie w dostawie, należy to również zgłosić. To samo dotyczy sytuacji, gdy projekt przebiega płynnie i zostanie ukończony przed terminem.

Przejrzystość jest również kluczem do komunikacji w pracy zdalnej. Aby zapobiec przekształceniu się małych problemów w duże, ważne jest wczesne omówienie wszelkich bloków lub problemów. W tradycyjnym biurze problemy pojawiają się bardziej naturalnie niż w środowisku zdalnym — zwracanie uwagi na problemy w miarę ich pojawiania się jest kluczem do szybkiego rozwiązywania problemów i zachowania dobrej komunikacji w zespole.

Oprzyj się na społeczności

Jednym z największych wyzwań związanych z jakąkolwiek pracą zdalną jest poczucie izolacji. Kiedy koledzy z drużyny nie współpracują ze sobą na co dzień, może dojść do rozłączeń. W najgorszym przypadku członkowie mogą przestać funkcjonować jako zespół.

Ważne jest, aby pracownicy zdalni unikali poczucia izolacji, opierając się na swoich społecznościach — zarówno zawodowych, jak i osobistych. Ustalenie rutyny z innymi to dobry sposób na utrzymanie życia tych społeczności. Na przykład obiad z przyjacielem (nawet jeśli wirtualnie) raz w tygodniu może być dobrym sposobem na utrzymanie silnej społeczności osobistej.

Jednym ze sposobów na utrzymanie silnych społeczności roboczych jest współpraca. Oferowanie pomocy przy projekcie innego członka zespołu to świetny sposób na wzmocnienie relacji zespołowych. Ułatwia również proszenie o pomoc w razie potrzeby.

Projektanci (a zwłaszcza liderzy zespołów projektowych) powinni być wyczuleni na ideę, że przejście do środowiska pracy zdalnej może nie być łatwe dla każdego pracownika. Niektórym może zająć więcej czasu, aby przejść do przepływu pracy z domu, a czasami rozpraszanie uwagi może powodować problemy z wydajnością. Silna społeczność robocza może pomóc w rozwiązaniu tych problemów zdalnie projektantom.

Przyjmij podejście iteracyjne

Jeśli jest coś, co projektanci powinni znać, to iteracja. Jednak wielu projektantów stosuje w swoich projektach tylko iteracyjny sposób myślenia. Zamiast tego powinni rozważyć zastosowanie go we wszystkich aspektach swojej kariery, w tym w radzeniu sobie z przejściem do pracy zdalnej.

Optymalizacja zdalnego przepływu pracy wymaga czasu. Bardzo niewiele osób wymyśla najlepszy sposób na pracę zdalną przy pierwszej próbie. Wszystkie sztuczki zwiększające produktywność, których nauczyli się w biurze, mogą nie przekładać się na domowe środowisko pracy.

Projektanci, którzy po raz pierwszy pracują w domu, powinni konsekwentnie szukać nowych sposobów usprawnienia swojej pracy i przepływu pracy. Wypróbuj nowe rzeczy, techniki i technologie. Nie popadaj w rutynę robienia rzeczy w określony sposób, ponieważ pracowali w przeszłości.

W karierze każdego projektanta zawsze jest miejsce na poprawę. Przyjęcie podejścia polegającego na testowaniu i zbieraniu informacji zwrotnych (albo danych osobowych, albo pytaniu członków zespołu, co wydaje się działać, a co nie) pozwala projektantom tworzyć lepsze procedury pracy i stosować lepsze techniki.

Udostępnianie współpracownikom tego, co działa, a co nie, jest również świetnym sposobem zarówno na poprawę przepływu pracy, jak i pozostawanie w kontakcie jako zespół. Poprawia kulturę zespołową w sposób, w jaki zwykła współpraca przy projektach nie zawsze jest skuteczna.

Wniosek

Nauka pracy zdalnej nie zawsze jest łatwym przejściem, zwłaszcza jeśli jest nagłe. Jednak przyjęcie podejścia iteracyjnego, utrzymanie silnych społeczności i utworzenie biura domowego zbudowanego z myślą o produktywności to klucze do sukcesu.

Sprawne przejście do pracy zdalnej wymaga planowania i eksperymentowania. Projektanci nie powinni obawiać się wypróbowywania różnych konfiguracji biurek, godzin pracy i metod komunikacji, dopóki nie znajdą czegoś, co kliknie.

Pozwól nam wiedzieć co myślisz! Zostaw swoje przemyślenia, komentarze i opinie poniżej.

• • •

Dalsza lektura na blogu Toptal Design:

• Jak pracować zdalnie, kiedy ma to największe znaczenie
• Pracuj wydajniej dzięki tym wskazówkom dotyczącym zdalnych niezależnych projektantów
• Praca zdalna jako niezależny projektant
• Jak przeprowadzić zdalny sprint projektowy
• Jak doskonalić i wykorzystywać zdalne warsztaty UX