Come effettuare facilmente la transizione al lavoro a distanza

Mentre l'83% dei lavoratori afferma che il lavoro a distanza li renderebbe più felici con il proprio lavoro, non molte persone si aspettavano che il turno sarebbe avvenuto all'improvviso come è accaduto.

Con le aziende di tutto il mondo che stanno rapidamente spostando la propria forza lavoro al lavoro da casa, per alcuni dipendenti sarà difficile effettuare il passaggio. Mentre i designer possono aver sognato di lavorare in pigiama dal divano tutto il giorno, la realtà di essere un lavoratore a distanza produttivo dimostrerà presto che questo metodo non è ottimale.

Scopri lo stile di lavoro ottimale

Quando si lavora da casa, può essere difficile entrare nel "solco" della giornata lavorativa. Non sempre sono disponibili spazi dedicati per l'home office, soprattutto quando i lavoratori vengono improvvisamente trasferiti in una posizione remota. Spesso vengono commessi errori che influiscono sia sulla produttività che sul morale.

Molti nuovi lavoratori a distanza spesso sentono di dover mantenere la loro normale routine dalle 9 alle 5. Per molti designer, questo non è necessariamente il modo migliore per lavorare da casa. Può essere più efficace lavorare durante le ore in cui hai una produttività ottimale. Per alcuni, potrebbe essere la prima cosa al mattino. Per altri, potrebbe essere notte fonda. E ancora altri designer potrebbero scoprire che lavorare a raffica durante il giorno funziona meglio.

La collaborazione in team da remoto può avvenire in modo asincrono. In un ambiente d'ufficio, i designer possono trascorrere almeno una parte delle loro ore lavorative in attesa che altri completino o rivedano il lavoro. Ma in un ambiente di lavoro remoto, non devono aspettare o trovare "lavoro occupato" per sembrare produttivi. Invece, possono concentrarsi su altre aree della loro vita in attesa che i compagni di squadra completino il lavoro o che i clienti esaminino gli elementi di progettazione che hanno inviato.

Il lavoro in modo asincrono richiede alcune modifiche. È importante essere disponibili durante "l'orario di lavoro" anche quando non si lavora attivamente, nel caso in cui un compagno di squadra abbia una domanda o abbia bisogno di aiuto per un progetto. Per fortuna, le versioni per app mobili di strumenti come Slack rendono facile rimanere in contatto anche quando non sei seduto alla tua scrivania.

È importante per chiunque lavori da casa stabilire un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando il lavoro si svolge nello stesso spazio di qualsiasi altra cosa nella vita di un designer, può essere facile rimanere sempre connessi. È importante stabilire linee guida personali per la disconnessione. Ad esempio, app come Slack consentono alle persone di impostare le ore disponibili e non disponibili, disattivando le notifiche durante quel periodo non disponibile. Ciò è particolarmente importante per le aziende distribuite come Toptal, che hanno membri del team che coprono più fusi orari.

Stare seduti alla scrivania tutto il giorno è anche dannoso per la produttività e la salute dei lavoratori remoti. Stabilisci una routine per cose come meditazione, esercizio fisico, yoga, passeggiate o anche solo esercizi di base. I promemoria del calendario per fare queste cose possono impedire loro di scivolare attraverso le crepe. Per lo meno, è una buona idea alzarsi e fare stretching ogni ora o giù di lì e fare esercizio fisico regolare o altra cura di sé durante la giornata.

Trascurare la cura di sé e non riuscire a disconnettersi dal lavoro su base regolare può portare rapidamente al burnout per i lavoratori remoti. Per i designer che amano quello che fanno, può essere fin troppo facile portare avanti un progetto finché non sono esausti. Quei giorni lavorativi di otto ore possono allungarsi rapidamente fino a 10 o 12 ore o più. Anche se occasionalmente può essere necessario per rispettare una scadenza ravvicinata o affrontare un grande progetto, non è una sana abitudine da prendere.

Ottimizza per la produttività dell'home office

Per quanto allettante possa sembrare per i nuovi lavoratori a distanza lavorare dal divano in pigiama tutto il giorno, non è il modo migliore per diventare un designer remoto di successo. Allo stesso tempo, ricreare l'esatto ambiente che avevi in ​​un ufficio non si traduce necessariamente in produttività.

Avere uno spazio di lavoro dedicato è importante. È un segnale al cervello che è ora di lavorare quando è lì. Questa è un'enorme componente motivazionale per molti lavoratori a distanza.

Idealmente, una stanza separata che può essere chiusa dal resto della casa sia durante che dopo la giornata lavorativa è l'opzione migliore. Se questa non è un'opzione, tuttavia, può essere sufficiente una scrivania nascosta nell'angolo di una stanza meno utilizzata.

È importante allestire una scrivania che sia funzionale e includa tutto il necessario per la giornata di lavoro. Una sedia ergonomica è anche un must per chi trascorre ore al computer ogni giorno. Le scrivanie in piedi sono eccellenti anche per i lavoratori domestici. Se una scrivania in piedi non è un'opzione, un bancone da cucina (a seconda dell'altezza) è un'ottima alternativa.

Investi in una tecnologia affidabile

La tecnologia affidabile è uno degli aspetti più importanti di qualsiasi configurazione di home office. I guasti tecnologici sono uno dei maggiori ostacoli alla produttività per i lavoratori remoti e, poiché il reparto IT non è prontamente disponibile per risolvere i problemi, conviene investire in una solida tecnologia in anticipo.

Un buon laptop è fondamentale per molti lavoratori remoti. Sebbene la maggior parte del lavoro possa essere svolto in uno spazio di lavoro dedicato, avere la possibilità di lavorare da una posizione diversa, anche se quella posizione è solo un patio in una bella giornata, può essere la chiave per mantenere la produttività e il morale.

Poiché la maggior parte delle aziende distribuite conduce riunioni tramite videoconferenza, un buon paio di cuffie è un'attrezzatura essenziale per molti progettisti remoti. Ci sono molte opzioni là fuori, sia in stile over-ear che in auricolare. La cosa principale da cercare è un set con un microfono in linea. Alcuni lavoratori remoti preferiscono le cuffie Bluetooth, mentre altri non vogliono il fastidio di ricordare un altro dispositivo da caricare e optano per le cuffie cablate.

Una quantità sufficiente di dati su un piano di telefonia cellulare aiuta i lavoratori remoti a essere meno legati alle loro scrivanie. Quando le notifiche possono arrivare da qualsiasi luogo, ciò consente di allontanarsi dal lavoro senza preoccuparsi di perdere informazioni o comunicazioni importanti. Ciò è particolarmente importante quando si lavora con compagni di squadra in fusi orari diversi, che potrebbero avere una domanda importante dopo che ti sei disconnesso per la giornata.

Anche una connessione Internet affidabile e ad alta velocità è un must, soprattutto per le videoconferenze. Senza una connessione Internet sufficiente, le videochiamate diventano instabili e difficili da gestire. In molte località è prontamente disponibile Internet affidabile, non necessariamente ovunque, anche in alcune grandi città.

Sovracomunicare durante e dopo una transizione di lavoro a distanza

Quando un designer è seduto in un ufficio, ai suoi colleghi è evidente che sta lavorando. Quando un designer è seduto in un ufficio a casa, non è più così.

Poiché non è più possibile per il responsabile di un manager o di un team di progettazione vedere cosa stanno facendo i propri compagni di squadra, è importante comunicare le informazioni in modo più diretto. Diverse aziende e team hanno politiche diverse sulla frequenza con cui tali informazioni devono essere comunicate; può anche dipendere dal progetto specifico su cui si sta lavorando.

Se non esiste una politica prestabilita sulla comunicazione, almeno, i progressi dovrebbero essere comunicati su base settimanale. Ogni volta che si verifica un blocco o un ritardo nella consegna, anche questo deve essere comunicato. Lo stesso vale quando un progetto procede senza intoppi e verrà completato prima della scadenza.

La trasparenza è anche la chiave per la comunicazione del lavoro a distanza. Per evitare che piccoli problemi si trasformino in grandi problemi, è importante discutere in anticipo eventuali blocchi o problemi. In un ufficio tradizionale, i problemi emergono in modo più organico rispetto a un ambiente remoto: mettere in evidenza i problemi man mano che si presentano è la chiave per risolvere rapidamente i problemi e preservare una buona comunicazione del team.

Appoggiati alla Comunità

Una delle maggiori sfide che si presentano con qualsiasi lavoro a distanza è la sensazione di isolamento. Quando i compagni di squadra non lavorano insieme di persona ogni giorno, possono verificarsi disconnessioni. Nella peggiore delle ipotesi, i membri potrebbero smettere di funzionare come una squadra.

È importante che i lavoratori remoti evitino sentimenti di isolamento facendo affidamento sulle loro comunità, sia lavorative che personali. Stabilire una routine con gli altri è un buon modo per mantenere vive quelle comunità. Ad esempio, pranzare con un amico (anche se virtualmente) una volta alla settimana può essere un buon modo per mantenere forti le comunità personali.

Un modo per mantenere forti le comunità di lavoro è attraverso la collaborazione. Offrirsi di aiutare con il progetto di un altro compagno di squadra è un ottimo modo per rafforzare le relazioni di squadra. Inoltre, è più facile chiedere aiuto quando necessario.

I progettisti (e in particolare i responsabili dei team di progettazione) dovrebbero essere sensibili all'idea che il passaggio a un ambiente di lavoro remoto potrebbe non essere facile per tutti i dipendenti. Alcuni potrebbero richiedere più tempo per entrare nel flusso del lavoro da casa e, a volte, le distrazioni possono causare problemi di produttività. Una forte comunità di lavoro può aiutare a supportare i progettisti remoti attraverso questi problemi.

Adottare una mentalità di iterazione

Se c'è una cosa con cui i designer dovrebbero avere familiarità, è l'iterazione. Ma molti designer applicano solo la mentalità dell'iterazione ai loro progetti di design. Invece, dovrebbero considerare di applicarlo a tutti gli aspetti della loro carriera, incluso il modo in cui gestiscono la transizione al lavoro a distanza.

L'ottimizzazione di un flusso di lavoro remoto richiede tempo. Pochissime persone riescono a capire il modo migliore per lavorare da remoto al primo tentativo. Tutti gli hack di produttività che hanno appreso in ufficio potrebbero non tradursi in un ambiente di lavoro domestico.

I designer che lavorano da casa per la prima volta dovrebbero cercare costantemente nuovi modi per migliorare il proprio lavoro e il proprio flusso di lavoro. Prova nuove cose, tecniche e tecnologie. Non rimanere bloccato nella routine di fare le cose in un certo modo perché hanno funzionato in passato.

C'è sempre spazio per miglioramenti nella carriera di qualsiasi designer. Adottare una mentalità di test e raccogliere feedback (dati personali o chiedendo ai compagni di squadra cosa sembra funzionare o meno) consente ai designer di creare routine di lavoro migliori e adottare tecniche migliori.

Condividere ciò che funziona e ciò che non funziona con i compagni di squadra è anche un ottimo modo per migliorare i flussi di lavoro e rimanere in contatto come una squadra. Migliora la cultura del team in modi che la semplice collaborazione ai progetti non sempre fa.

Conclusione

Imparare a lavorare da remoto non è sempre un passaggio facile, soprattutto se improvviso. Ma l'adozione di un approccio iterativo, il mantenimento di comunità solide e la creazione di un ufficio domestico costruito per la produttività sono le chiavi per avere successo.

Fare in modo che la transizione al lavoro da remoto proceda senza intoppi richiede pianificazione e sperimentazione. I designer non dovrebbero aver paura di provare diverse configurazioni della scrivania, orari di lavoro e metodi di comunicazione fino a quando non trovano qualcosa che fa clic.

Fateci sapere cosa ne pensate! Si prega di lasciare i vostri pensieri, commenti e feedback qui sotto.

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