Foglio informativo sulla gestione del progetto

Sebbene sia fantastico abbracciare le conoscenze e leggere i processi perfetti per guidare un team, è anche fondamentale capire che non esiste un unico processo perfetto che possa essere applicato universalmente. In questo articolo, illustrerò le abilità più importanti che possono aiutarti a diventare un project manager migliore, indipendentemente dalla tecnica, dal framework o dalla metodologia che utilizzi.

La squadra, la squadra, la squadra

La squadra è la tua casa sicura. È essenziale stabilire un ottimo rapporto con la tua squadra e migliorare la comunicazione e lo spirito di squadra. La squadra deve essere un luogo sicuro per tutti i membri, dove si sentono più forti. Qualunque sia la decisione, viene presa dalla squadra; qualunque caratteristica sia costruita, è costruita dal team; vi prendete tutti il ​​merito come squadra piuttosto che individualmente.

Alcuni anni fa, ho cambiato il mio galateo di comunicazione formale passando da "io" a "noi". Ad esempio, quando condivido qualcosa con gli stakeholder al di fuori del team, dico: " Abbiamo creato il diagramma di velocità per l'ultimo sprint. Abbiamo fatto la proiezione dei costi del budget e della tempistica ”. Sebbene all'inizio possa sembrare insolito, ha evidenti vantaggi. Innanzitutto, il potere risiede all'interno della squadra e una decisione diventa più solida se l'hai raggiunta come squadra. In secondo luogo, i project manager danno l'esempio e, non dicendo "io", dimostriamo che non ci prendiamo il merito di nulla da soli. Lo stesso vale per gli errori⁠: tutto ciò che è stato fatto di sbagliato è nella squadra. Non incolpiamo i singoli membri del team. Successivamente, effettuiamo una revisione interna per adeguare il processo e migliorarlo al fine di evitare errori simili in futuro.

Smetti di cercare un processo perfetto

Se stai cercando il processo perfetto per la tua squadra, puoi fermarti subito. Non esiste una cosa che possa essere applicata universalmente.

I project manager sono esposti a molti quadri, pratiche e processi diversi durante tutta la loro carriera. Scelgono di utilizzare alcuni dei framework all'interno del loro team per scoprire cosa funziona in modo specifico. Tuttavia, se il team resiste al processo, è importante non seguire un modello "taglia unica".

Al contrario, i project manager dovrebbero adattare il processo per lavorare con il loro team. Durante la mia carriera nell'IT, non mi sono imbattuto in un team che utilizzi un framework completamente "da manuale". È altamente improbabile che ciò che funziona per noi e per la formazione, la cultura e la mentalità del nostro team funzioni per altri team. Pertanto, i project manager dovrebbero continuare a testare varie pratiche fino a raggiungere un punto debole⁠, una combinazione di pratiche che funzionano meglio per il team.

Se il team ha introdotto Scrum ma ha riscontrato un sovraccarico aggiuntivo per le riunioni giornaliere, l'alternativa è avere un bot per riunioni in Slack e pianificare le chiamate solo quando necessario. Lo stesso atteggiamento può essere applicato alle revisioni dello sprint: se i membri del team le trovano controproducenti, i manager possono decidere di programmare le revisioni in base alle esigenze del team. È essenziale capire che non siamo i guardiani di Scrum, Kanban o altri framework, e sono lì solo per aiutare il team a cercare produttività e motivazione.

Avere molte mani per completare molti compiti

Quando si tratta di stakeholder del progetto, la comunicazione è la chiave. Che ti piaccia o no, un project manager deve essere incluso in tutte le comunicazioni sul progetto. A volte, i manager vengono sopraffatti dal sovraccarico di messaggi e attività, ma questo è il lavoro a cui si sono iscritti.

I project manager esperti padroneggiano l'abilità di guardare rapidamente attraverso le comunicazioni e decidere cosa richiede la loro attenzione. All'inizio, potrebbe essere necessario uno sforzo maggiore per raggiungere questo obiettivo, ma l'obiettivo è trattenerti dall'entrare nei dettagli, come discussioni tecniche approfondite, se non apportano benefici al progetto. Invece, per risparmiare tempo ed evitare messaggi di andata e ritorno, il project manager può pianificare una chiamata del team per trovare una soluzione. Una chiamata di 15 minuti può spesso sostituire ore di comunicazione scritta inconcludente.

Tutti gli stakeholder dovrebbero essere consapevoli che il project manager è l'unico punto di contatto . Dare priorità e delegare le responsabilità è il ruolo essenziale del project manager, per assicurarsi che il progetto rimanga sulla buona strada. Molti manager scelgono di completare le attività da soli per assicurarsi che i requisiti siano soddisfatti, ma a lungo termine possono perdere la concentrazione sulle cose importanti. Delega tutto ciò che può essere delegato. Puoi ancora svolgere le attività che in genere richiedono l'attenzione del project manager; ad esempio, svolgo alcuni controlli di qualità per funzioni e attività importanti, ma non mi coinvolgo mai troppo negli incarichi degli altri membri.

Fidati delle stime per impostazione predefinita, quindi misura e discuti

Un project manager deve fidarsi delle stime fornite dai membri del team per le attività. Prima di diventare un project manager, sono stato sviluppatore per quattro anni. Non ho mai discusso una stima con uno sviluppatore senza avere alcuni dati a sostegno della mia argomentazione. E per dati intendo il record precedente del membro del team del tempo stimato ed effettivo speso per le attività, non la mia esperienza di sviluppo. Devi prendere in considerazione le diverse esperienze e background delle persone quando stimano i compiti. Se un project manager vuole discutere e discutere su una stima, deve sostenere le sue argomentazioni con i dati ed essere chiaro su ciò che vuole ottenere.

Trasparenza e controllo delle informazioni sensibili

I project manager sono i connettori tra business e tecnologia e spesso possiedono informazioni da entrambe le parti. Oltre a vedere il quadro generale, affrontano anche alcuni rischi, come la gestione di informazioni sensibili. È essenziale trovare la linea sottile tra essere un leader trasparente e gestire correttamente le informazioni riservate.

Nelle aziende in cui i project manager non sono considerati top management, hanno comunque accesso a molte informazioni riservate. A volte, non viene loro detto specificamente quali informazioni sono riservate e devono scoprirlo da soli. L'obiettivo finale è non nascondere le informazioni al team e tutte le informazioni significative per la consegna del progetto devono essere disponibili per tutti i membri del team. Tuttavia, alcuni di essi dovrebbero rimanere riservati per un motivo, in quanto possono rovinare la motivazione del team o innescare discussioni inutili. Ad esempio, se la società è sul punto di firmare un grosso accordo con gli investitori, c'è un'opzione per annunciare la notizia al team o tenerla a un determinato gruppo di persone fino a quando l'accordo non viene verificato. La seconda opzione è migliore in quanto l'accordo può andare di lato in qualsiasi momento e se le aspettative della squadra non vengono soddisfatte, può diminuire la motivazione.

Ci sono un paio di ragioni per cercare la massima trasparenza. In primo luogo, mantenere altre persone nel circuito di comunicazione diminuisce il rischio di perdere qualcosa di importante. Dal momento che ci sono molte discussioni all'interno del progetto, non è insolito che i manager smarriscano alcune informazioni o semplicemente dimentichino di reagire. In secondo luogo, con più persone nel circuito, c'è meno bisogno di reiterare le stesse informazioni a diversi membri del team, poiché già le conoscono.

Segnala i rischi in anticipo

Un project manager deve formare un approccio sistematico per rimuovere gli ostacoli in modo che i membri del team siano in grado di affrontare tutte le attività del progetto. Se i gestori non affrontano i blocker dopo gli sprint, molti elementi potrebbero finire per essere contrassegnati come bloccati nel backlog. C'è la tendenza a rimuovere i blocchi solo dalle attività più importanti, tuttavia, ciò porta potenzialmente a un disastro, poiché un numero significativo di attività reciprocamente dipendenti potrebbe essere bloccato.

È una buona idea creare un elenco di elementi di azione dedicato esclusivamente alla rimozione dei blocchi e seguire ciascuno di essi con lo stakeholder dedicato. È altrettanto importante stabilire connessioni adeguate tra le attività in modo che tutti siano consapevoli di quali attività ad alta priorità verranno bloccate a causa dei blocchi nei livelli inferiori. Alla fine, i project manager finiscono con due opzioni. In primo luogo, possono mantenere il proprio elenco di cose da fare con le loro priorità incentrate sulla rimozione dei bloccanti. In secondo luogo, possono aggiungere più dettagli alle attività e collegarle accuratamente aggiungendo dipendenze che mantengono allineati i blocchi per tutte le attività connesse. La seconda opzione diventa troppo complessa, soprattutto sui grandi progetti; i manager spesso finiscono per fare entrambe le cose per continuare il lavoro e rimuovere i blocchi in tempo.

Dalle battute d'arresto e dai tempi difficili alle piccole vittorie

Se mancare una scadenza diventa inevitabile, il project manager non dovrebbe arrabbiarsi con il team. Questi sono proprio i tempi che richiedono stimoli motivazionali, non biasimo. Fai un passo avanti ed essere un leader; se necessario, prenditi la colpa e motiva il team a superare e fornire la funzionalità nel miglior modo possibile. Pianifica una revisione per capire cosa è andato storto e come il tuo team può lavorare meglio in futuro per evitare che queste battute d'arresto si ripetano.

Altrettanto importante è celebrare insieme le piccole vittorie. Pianifica una breve riunione per elogiare il team, ad esempio, quando fornisci risultati entro la sequenza temporale approvata. Piccole vincite cumulative portano al successo complessivo del progetto.

Riunioni di documenti

La documentazione coerente è una delle abitudini più importanti per ogni project manager. Nella mia esperienza, la gestione delle riunioni è solitamente sottovalutata e, di conseguenza, ho trascorso molte ore in riunioni dispendiose durante la mia carriera di project manager. La preparazione è la chiave per ogni riunione di successo e ci vogliono circa cinque minuti:

• Crea l'agenda e decidi i partecipanti richiesti. Assicurati che tutti i partecipanti siano invitati.
• Inviare l'ordine del giorno ai partecipanti e verificare con loro se è necessario discutere qualcos'altro.
• Se hai una riunione virtuale, controlla se il link è stato inviato.

Quando inizia la riunione:

• Unisciti con un paio di minuti di anticipo, dai il benvenuto a tutti, salutali e, dopo un breve periodo di chiacchiere, tuffati direttamente nell'agenda.
• Durante la riunione, prendere appunti, annotare tutte le azioni, verificare la presenza di eventuali domande dopo aver esaminato l'ordine del giorno e chiudere la riunione.
• Al termine della riunione, condividi immediatamente le note e le azioni con il team.

In base alla mia esperienza, 15 minuti sono spesso più produttivi di una riunione di una o due ore, perché tutti sono al punto e puoi impedire ai partecipanti di deviare dall'agenda⁠, a meno che non ci sia qualcosa di importante di cui discutere.

Alcuni suggerimenti bonus che possono far risparmiare molto tempo:

• Avere un modello per le note della riunione.
• Quando possibile, invia inviti ricorrenti.
• Crea modelli per seguire gli elementi di azione.
• Imposta te stesso promemoria per le e-mail di follow-up.

Gli strumenti giusti fanno la differenza

La scelta degli strumenti software giusti è una parte fondamentale della gestione del progetto. È comune per i project manager essere coinvolti nelle discussioni su quali strumenti specifici il team dovrebbe lavorare. Tali discussioni possono essere una perdita di tempo o essere produttive, a seconda della comprensione da parte del team di ciò che vogliono ottenere con uno strumento particolare. Ci sono alcuni fattori da considerare quando si decide sugli strumenti più appropriati:

• Dimensione della squadra
• Composizione della squadra
• Metodologia o struttura del progetto
• Quanti dettagli dovrebbe includere il rapporto

Ho organizzato il mio elenco di strumenti in base alle dimensioni del team. Per i team più piccoli, soprattutto se sono all'inizio di un progetto, uso Trello. Questo strumento ha la maggior parte delle funzionalità necessarie con il framework Kanban. Quando lavoro su un progetto di medie dimensioni con dozzine di persone, prendo in considerazione l'utilizzo di Asana. Ha alcune funzionalità di gestione dei progetti decenti, incluso un certo grado di reporting. Tuttavia, se il progetto coinvolge più di 20 persone e livelli dettagliati di reporting, tendo a usare Jira. Si integra bene con una miriade di altre soluzioni disponibili sul mercato, consentendo una grande personalizzazione. Uso anche Clubhouse come strumento di riferimento per tutti i progetti di piccole e medie dimensioni e lì ho trovato un ottimo set di funzionalità.

La regolazione è la chiave

Framework, processi e strumenti devono essere adattati in base alle esigenze e alle difficoltà del team, non viceversa. Man mano che acquisisci esperienza, accumuli una barca di strumenti e metodologie che ti piacciono, odi, usi con parsimonia o che hai scartato. Ogni anno che passa ne nasceranno di nuovi e alcuni di quelli più vecchi diventeranno antiquati. Ma le abilità che svilupperai come leader ti permetteranno di ottenere il massimo da ogni struttura.