Cara Membuat Transisi Kerja Jarak Jauh dengan Mudah

Sementara 83% pekerja mengatakan pekerjaan jarak jauh akan membuat mereka lebih bahagia dengan pekerjaan mereka, tidak banyak orang yang mengantisipasi bahwa perubahan itu akan terjadi secara tiba-tiba seperti sebelumnya.

Dengan perusahaan di seluruh dunia yang dengan cepat mengalihkan tenaga kerja mereka ke bekerja dari rumah, beberapa karyawan akan merasa sulit untuk beralih. Sementara desainer mungkin bermimpi bekerja dengan piyama dari sofa sepanjang hari, kenyataan menjadi pekerja jarak jauh yang produktif akan segera menunjukkan bahwa metode ini tidak optimal.

Cari Tahu Gaya Kerja yang Optimal

Saat bekerja dari rumah, mungkin sulit untuk masuk ke "alur" hari kerja. Ruang kantor rumah khusus tidak selalu memungkinkan, terutama ketika pekerja tiba-tiba dialihkan ke posisi yang jauh. Kesalahan yang mempengaruhi produktivitas dan moral sering dibuat.

Banyak pekerja jarak jauh yang baru sering merasa bahwa mereka perlu melakukan rutinitas rutin 9-ke-5 mereka. Bagi banyak desainer, itu belum tentu merupakan cara terbaik untuk bekerja dari rumah. Akan lebih efektif untuk bekerja pada jam-jam ketika Anda berada pada produktivitas yang optimal. Bagi sebagian orang, itu mungkin hal pertama di pagi hari. Bagi yang lain, mungkin sudah larut malam. Dan masih desainer lain mungkin menemukan bahwa bekerja dalam semburan sepanjang hari bekerja paling baik.

Kolaborasi tim jarak jauh dapat terjadi secara asinkron. Di lingkungan kantor, desainer dapat menghabiskan setidaknya sebagian dari jam kerja mereka menunggu orang lain menyelesaikan atau meninjau pekerjaan. Namun dalam lingkungan kerja jarak jauh, mereka tidak perlu menunggu atau mencari "pekerjaan sibuk" untuk terlihat seperti sedang produktif. Sebagai gantinya, mereka dapat fokus pada area lain dalam hidup mereka sambil menunggu rekan tim menyelesaikan pekerjaannya, atau klien untuk meninjau elemen desain yang telah mereka kirimkan.

Bekerja secara asinkron membutuhkan beberapa penyesuaian. Sangat penting untuk tetap tersedia selama "jam kerja" bahkan ketika tidak bekerja secara aktif, jika rekan satu tim memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan dengan sebuah proyek. Untungnya, alat versi aplikasi seluler seperti Slack memudahkan untuk tetap terhubung bahkan saat Anda tidak sedang duduk di meja kerja.

Sangat penting bagi siapa pun yang bekerja dari rumah untuk membangun keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Ketika pekerjaan terjadi di ruang yang sama dengan segala hal lain dalam kehidupan seorang desainer, akan mudah untuk tetap terhubung sepanjang waktu. Sangat penting untuk menetapkan pedoman pribadi untuk log off. Misalnya, aplikasi seperti Slack memungkinkan orang untuk mengatur jam yang tersedia dan tidak tersedia, menonaktifkan notifikasi selama waktu yang tidak tersedia tersebut. Ini sangat penting di perusahaan terdistribusi seperti Toptal, yang memiliki anggota tim yang mencakup beberapa zona waktu.

Duduk di meja sepanjang hari juga merusak produktivitas dan kesehatan pekerja jarak jauh. Tetapkan rutinitas untuk hal-hal seperti meditasi, olahraga, yoga, berjalan-jalan, atau bahkan hanya peregangan dasar. Pengingat kalender untuk melakukan hal-hal ini dapat mencegah mereka tergelincir melalui celah. Paling tidak, adalah ide yang baik untuk bangun dan melakukan peregangan setiap jam atau lebih dan melakukan olahraga teratur atau perawatan diri lainnya sepanjang hari.

Mengabaikan perawatan diri dan gagal keluar dari pekerjaan secara rutin dapat dengan cepat menyebabkan kelelahan bagi pekerja jarak jauh. Untuk desainer yang menyukai apa yang mereka lakukan, mungkin terlalu mudah untuk terus mengerjakan proyek sampai mereka kelelahan. Hari kerja delapan jam itu dapat dengan cepat mencapai 10 atau 12 jam—atau lebih lama. Meskipun kadang-kadang diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu yang ketat atau menangani proyek besar, itu bukan kebiasaan yang sehat untuk dilakukan.

Optimalkan untuk Produktivitas Rumah Kantor

Kelihatannya menggoda bagi pekerja jarak jauh yang baru untuk bekerja dari sofa mereka dengan piyama sepanjang hari, itu bukan cara terbaik untuk menjadi perancang jarak jauh yang sukses. Pada saat yang sama, menciptakan kembali lingkungan yang persis seperti yang Anda miliki di kantor tidak selalu berarti produktivitas juga.

Memiliki ruang kerja khusus itu penting. Ini adalah sinyal ke otak bahwa sudah waktunya untuk bekerja ketika di sana. Ini adalah komponen motivasi yang sangat besar bagi banyak pekerja jarak jauh.

Idealnya, ruangan terpisah yang dapat ditutup dari bagian rumah lainnya selama dan setelah hari kerja adalah pilihan terbaik. Namun, jika itu bukan pilihan, meja yang diselipkan di sudut ruangan yang jarang digunakan sudah cukup.

Sangat penting untuk menyiapkan meja yang fungsional dan mencakup semua yang diperlukan untuk pekerjaan hari itu. Kursi ergonomis juga harus dimiliki oleh siapa saja yang menghabiskan berjam-jam di depan komputer setiap hari. Meja berdiri juga sangat baik untuk pekerja rumahan. Jika meja berdiri bukanlah pilihan, meja dapur (tergantung ketinggiannya) adalah alternatif yang sangat baik.

Berinvestasi dalam Teknologi yang Andal

Teknologi yang andal adalah salah satu aspek terpenting dari setiap pengaturan kantor di rumah. Kegagalan teknologi adalah salah satu hambatan terbesar bagi produktivitas pekerja jarak jauh, dan karena departemen TI tidak siap untuk memperbaiki masalah, ada baiknya berinvestasi dalam teknologi yang solid di depan.

Laptop yang bagus adalah kunci bagi banyak pekerja jarak jauh. Meskipun sebagian besar pekerjaan dapat dilakukan di ruang kerja khusus, memiliki opsi untuk bekerja dari lokasi yang berbeda—bahkan jika lokasi itu hanya teras di hari yang cerah—dapat menjadi kunci untuk mempertahankan produktivitas dan moral.

Karena sebagian besar perusahaan terdistribusi melakukan rapat melalui konferensi video, satu set headphone yang baik adalah peralatan penting bagi banyak desainer jarak jauh. Ada banyak pilihan di luar sana, baik gaya over-ear dan earbud. Hal utama yang harus dicari adalah satu set dengan mikrofon inline. Beberapa pekerja jarak jauh lebih memilih headphone Bluetooth, sementara yang lain tidak ingin repot mengingat perangkat lain untuk mengisi daya dan memilih headphone berkabel.

Data yang cukup pada paket telepon seluler membantu pekerja jarak jauh tidak terlalu terikat dengan meja mereka. Saat notifikasi dapat datang dari mana saja, ini memungkinkan untuk keluar dari pekerjaan tanpa khawatir kehilangan informasi atau komunikasi penting. Ini sangat penting ketika bekerja dengan rekan satu tim di zona waktu yang berbeda, yang mungkin memiliki pertanyaan penting setelah Anda keluar untuk hari itu.

Internet berkecepatan tinggi yang andal juga merupakan keharusan, terutama untuk konferensi video. Tanpa koneksi internet yang memadai, panggilan video menjadi terputus-putus dan sulit dikelola. Di banyak lokasi, internet yang andal sudah tersedia—tidak harus di mana-mana, bahkan di beberapa kota besar.

Berkomunikasi Berlebihan Selama dan Setelah Transisi Kerja Jarak Jauh

Ketika seorang desainer sedang duduk di kantor, jelas bagi rekan kerja mereka bahwa mereka sedang bekerja. Ketika seorang desainer duduk di kantor rumah, itu tidak lagi terjadi.

Karena manajer atau pemimpin tim desain tidak mungkin lagi melihat apa yang dilakukan rekan satu timnya, penting untuk mengomunikasikan informasi secara lebih langsung. Perusahaan dan tim yang berbeda memiliki kebijakan yang berbeda tentang seberapa sering informasi tersebut harus dikomunikasikan; itu juga dapat bergantung pada proyek tertentu yang sedang dikerjakan.

Jika tidak ada kebijakan yang ditetapkan tentang komunikasi, paling tidak, kemajuan harus dikomunikasikan setiap minggu. Setiap kali ada hambatan atau keterlambatan pengiriman, itu juga harus dikomunikasikan. Hal yang sama berlaku ketika sebuah proyek berjalan dengan lancar dan akan selesai sebelum tenggat waktu.

Transparansi juga merupakan kunci komunikasi kerja jarak jauh. Untuk mencegah masalah kecil berubah menjadi masalah besar, penting untuk mendiskusikan hambatan atau masalah apa pun lebih awal. Di kantor tradisional, masalah muncul lebih organik daripada di lingkungan yang jauh—membuat poin untuk memunculkan masalah saat muncul adalah kunci untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan menjaga komunikasi tim yang baik.

Bersandar pada Komunitas

Salah satu tantangan terbesar yang muncul dengan pekerjaan jarak jauh adalah perasaan terisolasi. Ketika rekan satu tim tidak bekerja sama secara langsung setiap hari, pemutusan hubungan bisa terjadi. Dalam skenario terburuk, anggota dapat berhenti berfungsi sebagai tim.

Penting bagi pekerja jarak jauh untuk menghindari perasaan terisolasi dengan bersandar pada komunitas mereka—baik pekerjaan maupun pribadi. Menyiapkan rutinitas dengan orang lain adalah cara yang baik untuk menjaga komunitas tersebut tetap hidup. Misalnya, makan siang dengan seorang teman (walaupun secara virtual) seminggu sekali bisa menjadi cara yang baik untuk menjaga komunitas pribadi tetap kuat.

Salah satu cara untuk menjaga komunitas kerja tetap kuat adalah melalui kolaborasi. Menawarkan bantuan untuk proyek rekan satu tim lain adalah cara yang bagus untuk memperkuat hubungan tim. Itu juga membuatnya lebih mudah untuk meminta bantuan bila diperlukan.

Desainer (dan terutama pemimpin tim desain) harus peka terhadap gagasan bahwa transisi ke lingkungan kerja jarak jauh mungkin tidak mudah bagi setiap karyawan. Beberapa mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk masuk ke alur kerja dari rumah, dan terkadang, gangguan dapat menyebabkan masalah produktivitas. Komunitas kerja yang kuat dapat membantu mendukung desainer jarak jauh melalui masalah ini.

Mengadopsi Pola Pikir Iterasi

Jika ada satu hal yang harus diketahui oleh desainer, itu adalah iterasi. Tetapi banyak desainer hanya menerapkan pola pikir iterasi pada proyek desain mereka. Sebaliknya, mereka harus mempertimbangkan untuk menerapkannya ke semua aspek karir mereka, termasuk bagaimana mereka menangani transisi kerja jarak jauh.

Mengoptimalkan alur kerja jarak jauh membutuhkan waktu. Sangat sedikit orang yang menemukan cara terbaik bagi mereka untuk bekerja dari jarak jauh pada percobaan pertama. Semua peretasan produktivitas yang mereka pelajari di kantor mungkin tidak diterjemahkan ke dalam lingkungan kerja di rumah.

Desainer yang bekerja dari rumah untuk pertama kalinya harus secara konsisten mencari cara baru untuk meningkatkan pekerjaan dan alur kerja mereka. Cobalah hal, teknik, dan teknologi baru. Jangan terjebak dalam kebiasaan melakukan hal-hal dengan cara tertentu karena mereka telah berhasil di masa lalu.

Selalu ada ruang untuk peningkatan dalam karier desainer mana pun. Mengadopsi pola pikir pengujian dan mengumpulkan umpan balik (baik data pribadi atau dengan menanyakan rekan tim apa yang tampaknya berhasil atau tidak) memungkinkan desainer untuk membuat rutinitas kerja yang lebih baik dan mengadopsi teknik yang lebih baik.

Berbagi apa yang berhasil dan apa yang tidak dengan rekan satu tim juga merupakan cara yang bagus untuk meningkatkan alur kerja dan tetap terhubung sebagai sebuah tim. Ini meningkatkan budaya tim dengan cara yang tidak selalu berhasil hanya dengan berkolaborasi dalam proyek.

Kesimpulan

Mempelajari cara bekerja dari jarak jauh tidak selalu merupakan transisi yang mudah, terutama jika itu tiba-tiba. Tetapi mengadopsi pendekatan berulang, mempertahankan komunitas yang kuat, dan mendirikan kantor pusat yang dibangun untuk produktivitas adalah kunci sukses.

Membuat transisi kerja jarak jauh berjalan lancar membutuhkan perencanaan dan eksperimen. Desainer tidak perlu takut untuk mencoba pengaturan meja, jam kerja, dan metode komunikasi yang berbeda sampai mereka menemukan sesuatu yang cocok.

Beri tahu kami pendapat Anda! Silakan tinggalkan pemikiran, komentar, dan umpan balik Anda di bawah ini.

• • •

Bacaan lebih lanjut di Blog Desain Toptal:

• Cara Bekerja dari Jarak Jauh Saat Paling Penting
• Bekerja Lebih Cerdas dengan Tips Desainer Freelance Jarak Jauh ini
• Bekerja Jarak Jauh sebagai Desainer Lepas
• Bagaimana Melakukan Sprint Desain Jarak Jauh
• Cara Menyempurnakan dan Memanfaatkan Lokakarya UX Jarak Jauh