Lembar Cheat Manajemen Proyek

Meskipun sangat bagus untuk merangkul pengetahuan dan membaca tentang proses sempurna untuk memimpin tim, penting juga untuk memahami bahwa tidak ada satu proses sempurna yang dapat diterapkan secara universal. Dalam artikel ini, saya akan membahas keterampilan paling penting yang dapat membantu Anda menjadi manajer proyek yang lebih baik, terlepas dari teknik, kerangka kerja, atau metodologi yang Anda gunakan.

Tim, Tim, Tim

Tim adalah rumah aman Anda. Sangat penting untuk membangun hubungan yang baik dengan tim Anda dan meningkatkan komunikasi tim dan semangat tim. Tim harus menjadi tempat yang aman bagi semua anggota, di mana mereka merasa paling kuat. Apapun keputusannya, itu dibuat oleh tim; fitur apa pun yang dibangun, itu dibangun oleh tim; Anda semua mengambil kredit sebagai sebuah tim daripada secara individu.

Beberapa tahun yang lalu, saya mengubah etiket komunikasi formal saya dengan beralih dari "Saya" menjadi "Kami." Misalnya, ketika saya berbagi sesuatu dengan pemangku kepentingan di luar tim, saya mengatakan: “ Kami telah membuat grafik kecepatan untuk sprint terakhir. Kami telah melakukan proyeksi anggaran dan jadwal biaya .” Meskipun ini mungkin tampak tidak biasa pada awalnya, ini memiliki manfaat yang jelas. Pertama, kekuatan terletak di dalam tim, dan keputusan menjadi lebih kuat jika Anda telah mencapainya sebagai sebuah tim. Kedua, manajer proyek memimpin dengan memberi contoh, dan dengan tidak mengatakan "Saya", kami menunjukkan bahwa kami tidak mengambil kredit untuk apa pun oleh diri kami sendiri. Hal yang sama berlaku untuk kesalahan⁠—segala sesuatu yang dilakukan salah ada di tim. Kami tidak menyalahkan anggota tim individu. Setelah itu, kami mengadakan peninjauan internal untuk menyesuaikan proses dan meningkatkan agar tidak terjadi kesalahan serupa di masa mendatang.

Berhenti Mencari Proses yang Sempurna

Jika Anda mengejar proses yang sempurna untuk tim Anda, Anda bisa berhenti sekarang juga. Tidak ada hal seperti itu yang dapat diterapkan secara universal.

Manajer proyek dihadapkan pada banyak kerangka kerja, praktik, dan proses yang berbeda sepanjang karier mereka. Mereka memilih untuk menggunakan beberapa kerangka kerja dalam tim mereka untuk menemukan apa yang secara spesifik berhasil. Namun, jika tim menolak proses tersebut, penting untuk tidak mengikuti model “satu ukuran cocok untuk semua”.

Sebaliknya, manajer proyek harus menyesuaikan proses untuk bekerja dengan tim mereka. Selama karir saya di TI, saya belum menemukan satu tim yang menggunakan kerangka kerja apa pun sepenuhnya "sesuai buku." Apa yang berhasil untuk kami dan formasi, budaya, dan mentalitas tim kami sangat tidak mungkin berhasil untuk tim lain. Oleh karena itu, manajer proyek harus terus menguji berbagai praktik sampai mereka mencapai sweet spot⁠—kombinasi praktik yang paling cocok untuk tim.

Jika tim memperkenalkan Scrum tetapi menemukan overhead tambahan untuk rapat harian, alternatifnya adalah memiliki bot rapat di Slack dan menjadwalkan panggilan hanya jika diperlukan. Sikap yang sama dapat diterapkan pada tinjauan sprint—jika anggota tim menganggapnya kontraproduktif, manajer dapat memutuskan untuk menjadwalkan tinjauan berdasarkan kebutuhan tim. Penting untuk dipahami bahwa kita bukan penjaga Scrum, Kanban, atau kerangka kerja lainnya, dan mereka hanya ada untuk membantu tim mencari produktivitas dan motivasi.

Memiliki Banyak Tangan untuk Menyelesaikan Banyak Tugas

Ketika datang ke pemangku kepentingan proyek, komunikasi adalah kuncinya. Suka atau tidak suka, seorang manajer proyek harus dilibatkan dalam semua komunikasi dalam proyek. Terkadang, manajer kewalahan oleh pesan dan tugas yang berlebihan, tetapi itulah pekerjaan yang mereka ikuti.

Manajer proyek yang berpengalaman menguasai keterampilan melihat dengan cepat melalui komunikasi dan memutuskan apa yang membutuhkan perhatian mereka. Pada awalnya, mungkin diperlukan lebih banyak upaya untuk mencapainya, tetapi tujuannya adalah untuk menahan diri agar tidak masuk ke detail, seperti diskusi teknis yang mendalam, jika tidak menguntungkan proyek. Sebagai gantinya, untuk menghemat waktu dan menghindari pesan bolak-balik, manajer proyek dapat menjadwalkan panggilan tim untuk menemukan solusi. Satu panggilan 15 menit sering kali dapat menggantikan komunikasi tertulis yang tidak meyakinkan selama berjam-jam.

Semua pemangku kepentingan harus menyadari bahwa manajer proyek adalah satu-satunya titik kontak . Memprioritaskan dan mendelegasikan tanggung jawab adalah peran penting manajer proyek, untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya. Banyak manajer memilih untuk menyelesaikan tugas sendiri untuk memastikan persyaratan terpenuhi, tetapi dalam jangka panjang, mereka dapat kehilangan fokus pada hal-hal penting. Delegasikan segala sesuatu yang dapat didelegasikan. Anda masih dapat melakukan tugas yang biasanya memerlukan perhatian manajer proyek; misalnya, saya melakukan beberapa QA untuk fitur dan tugas penting, tetapi saya tidak pernah terlalu terlibat dalam tugas anggota lain.

Perkiraan Kepercayaan secara Default, Kemudian Ukur dan Diskusikan

Manajer proyek harus memercayai perkiraan yang diberikan anggota tim mereka untuk tugas. Sebelum menjadi manajer proyek, saya adalah seorang pengembang selama empat tahun. Saya tidak pernah memperdebatkan perkiraan dengan pengembang tanpa memiliki beberapa data untuk mendukung argumen saya. Dan dengan data yang saya maksud adalah catatan perkiraan dan waktu aktual anggota tim sebelumnya yang dihabiskan untuk tugas, bukan pengalaman pengembangan saya sendiri. Anda harus mempertimbangkan pengalaman dan latar belakang orang yang berbeda ketika mereka memperkirakan tugas. Jika seorang manajer proyek ingin mendiskusikan dan berdebat tentang perkiraan, mereka harus mendukung argumen mereka dengan data dan jelas tentang apa yang ingin mereka capai.

Transparansi dan Kontrol Informasi Sensitif

Manajer proyek adalah penghubung antara bisnis dan teknologi, dan mereka sering memiliki informasi dari kedua sisi. Selain melihat gambaran besarnya, mereka juga menghadapi beberapa risiko, seperti menangani informasi sensitif. Sangat penting untuk menemukan garis tipis antara menjadi pemimpin yang transparan dan menangani informasi rahasia dengan benar.

Di perusahaan di mana manajer proyek tidak dianggap sebagai manajemen puncak, mereka masih memiliki akses ke banyak informasi rahasia. Terkadang, mereka tidak diberitahu secara spesifik informasi apa yang bersifat rahasia dan harus mencari tahu sendiri. Tujuan akhir bukanlah untuk menahan informasi dari tim, dan semua informasi yang penting untuk pengiriman proyek harus tersedia untuk semua orang di tim. Namun, beberapa di antaranya harus tetap dirahasiakan karena suatu alasan, karena dapat merusak motivasi tim atau memicu pertengkaran yang tidak perlu. Misalnya, jika perusahaan berada di ambang penandatanganan kesepakatan besar dengan investor, ada opsi untuk mengumumkan berita tersebut kepada tim atau menyimpannya ke sekelompok orang tertentu hingga kesepakatan diverifikasi. Opsi kedua lebih baik karena kesepakatan bisa menyimpang kapan saja, dan jika harapan tim tidak terpenuhi, itu bisa menurunkan motivasi.

Ada beberapa alasan untuk mencari transparansi maksimum. Pertama, menjaga orang lain dalam lingkaran komunikasi mengurangi risiko kehilangan sesuatu yang penting. Karena ada banyak diskusi dalam proyek, bukan hal yang aneh bagi manajer untuk salah menaruhkan beberapa informasi atau lupa untuk bereaksi. Kedua, dengan lebih banyak orang dalam lingkaran, ada sedikit kebutuhan untuk mengulangi informasi yang sama kepada anggota tim yang berbeda, karena mereka sudah mengetahuinya.

Tandai Risiko Lebih Awal

Seorang manajer proyek harus membentuk pendekatan sistematis untuk menghilangkan hambatan sehingga anggota tim dapat menangani semua tugas proyek. Jika manajer tidak mengatasi pemblokir setelah sprint, banyak item yang akhirnya ditandai sebagai diblokir di backlog. Ada kecenderungan untuk menghapus pemblokir hanya dari tugas yang paling penting, namun hal ini berpotensi menyebabkan bencana, karena sejumlah besar tugas yang saling bergantung dapat diblokir.

Merupakan ide bagus untuk membuat daftar item tindakan yang didedikasikan semata-mata untuk menghapus pemblokir dan menindaklanjutinya masing-masing dengan pemangku kepentingan yang berdedikasi. Sama pentingnya untuk membuat koneksi yang tepat antara tugas sehingga setiap orang mengetahui tugas prioritas tinggi mana yang akan diblokir karena pemblokir di tingkat yang lebih rendah. Akhirnya, manajer proyek berakhir dengan dua pilihan. Pertama, mereka dapat menyimpan daftar tugas mereka sendiri dengan prioritas mereka yang berfokus pada penghapusan pemblokir. Kedua, mereka dapat menambahkan lebih banyak detail ke tugas dan menghubungkannya secara menyeluruh dengan menambahkan dependensi yang membuat pemblokir tetap selaras untuk semua tugas yang terhubung. Opsi kedua menjadi terlalu rumit, terutama pada proyek-proyek besar; manajer sering berakhir melakukan keduanya untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan dan menghilangkan pemblokir tepat waktu.

Dari Kemunduran dan Masa Sulit hingga Kemenangan Kecil

Jika melewatkan tenggat waktu menjadi tak terhindarkan, manajer proyek tidak boleh marah kepada tim. Inilah saat-saat yang membutuhkan pemacu motivasi, bukan menyalahkan. Melangkah dan jadilah pemimpin; jika perlu, salahkan diri Anda sendiri dan motivasi tim untuk mengatasi dan memberikan fungsionalitas sebaik mungkin. Jadwalkan peninjauan untuk memahami apa yang salah dan bagaimana tim Anda dapat bekerja lebih baik di masa mendatang untuk mencegah kemunduran tersebut terjadi lagi.

Sama pentingnya adalah merayakan kemenangan kecil bersama-sama. Jadwalkan rapat singkat untuk memuji tim, misalnya, saat Anda memberikan hasil dalam batas waktu yang disetujui. Kemenangan kecil kumulatif mengarah pada kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Rapat Dokumen

Dokumentasi yang konsisten adalah salah satu kebiasaan terpenting bagi setiap manajer proyek. Dalam pengalaman saya, manajemen rapat biasanya diremehkan, dan akibatnya, saya menghabiskan banyak waktu untuk rapat yang sia-sia selama karir manajemen proyek saya. Persiapan adalah kunci untuk setiap pertemuan yang sukses, dan dibutuhkan kira-kira lima menit:

• Buat agenda dan tentukan peserta yang dibutuhkan. Pastikan semua peserta diundang.
• Kirim agenda kepada peserta dan tanyakan kepada mereka apakah ada hal lain yang harus didiskusikan.
• Jika Anda mengadakan rapat virtual, periksa apakah tautannya telah dikirim.

Saat rapat dimulai:

• Bergabunglah beberapa menit lebih awal, sambut semua orang, sambut mereka, dan setelah mengobrol sebentar, langsung masuk ke agenda.
• Selama rapat, buat catatan, tulis semua item tindakan, periksa pertanyaan apa pun setelah Anda menyelesaikan agenda, dan tutup rapat.
• Setelah rapat selesai, segera bagikan catatan dan item tindakan dengan tim.

Dari pengalaman saya, 15 menit seringkali lebih produktif daripada pertemuan satu atau dua jam, karena semua orang tetap pada intinya dan Anda dapat mencegah peserta menyimpang dari agenda⁠—kecuali ada sesuatu yang penting untuk didiskusikan.

Beberapa tip bonus yang dapat menghemat banyak waktu:

• Memiliki template untuk catatan rapat.
• Jika memungkinkan, kirim undangan berulang.
• Buat template untuk ditindaklanjuti dengan item tindakan.
• Atur sendiri pengingat untuk email tindak lanjut.

Alat yang Tepat Membuat Perbedaan

Memilih alat perangkat lunak yang tepat adalah bagian penting dari manajemen proyek. Adalah umum bagi manajer proyek untuk terlibat dalam diskusi tentang alat khusus apa yang harus digunakan tim. Diskusi semacam itu bisa membuang-buang waktu atau produktif, tergantung pada pemahaman tim tentang apa yang ingin mereka capai dengan alat tertentu. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan alat yang paling tepat:

• Ukuran tim
• Komposisi tim
• Metodologi atau kerangka kerja proyek
• Seberapa detail laporan yang harus disertakan?

Saya telah mengatur daftar alat saya berdasarkan ukuran tim. Untuk tim yang lebih kecil, terutama jika mereka berada di awal proyek, saya menggunakan Trello. Alat ini memiliki sebagian besar fitur yang diperlukan dengan kerangka kerja Kanban. Ketika saya sedang mengerjakan proyek berukuran sedang dengan lusinan orang, saya mempertimbangkan untuk menggunakan Asana. Ini memiliki beberapa fitur manajemen proyek yang layak, termasuk tingkat pelaporan tertentu. Namun, jika proyek melibatkan lebih dari 20 orang dan tingkat pelaporan yang terperinci, saya cenderung menggunakan Jira. Ini terintegrasi dengan baik dengan sejumlah solusi lain yang tersedia di pasar, memungkinkan penyesuaian yang hebat. Saya juga menggunakan Clubhouse sebagai alat masuk saya untuk semua proyek berukuran kecil hingga menengah, dan saya telah menemukan serangkaian fungsi hebat di sana.

Menyesuaikan Adalah Kuncinya

Kerangka kerja, proses, dan alat harus disesuaikan berdasarkan kebutuhan dan kesulitan tim, bukan sebaliknya. Saat Anda mendapatkan pengalaman, Anda mengumpulkan banyak alat dan metodologi yang Anda sukai, benci, gunakan dengan hemat, atau buang. Yang baru akan bermunculan setiap tahun, dan beberapa yang lebih tua akan ketinggalan zaman. Tetapi keterampilan yang Anda kembangkan sebagai seorang pemimpin akan memungkinkan Anda memanfaatkan setiap kerangka kerja secara maksimal.