Aide-mémoire de gestion de projet

Bien qu'il soit formidable d'embrasser les connaissances et de lire les processus parfaits pour diriger une équipe, il est également crucial de comprendre qu'il n'existe pas de processus parfait unique qui puisse être appliqué universellement. Dans cet article, je vais passer en revue les compétences les plus importantes qui peuvent vous aider à devenir un meilleur chef de projet, quels que soient la technique, le cadre ou la méthodologie que vous utilisez.

L'équipe, l'équipe, l'équipe

L'équipe est votre refuge. Il est essentiel d'établir une excellente relation avec votre équipe et d'améliorer la communication et l'esprit d'équipe. L'équipe doit être un endroit sûr pour tous les membres, là où ils se sentent le plus forts. Quelle que soit la décision, elle est prise par l'équipe ; quelle que soit la fonctionnalité construite, elle est construite par l'équipe ; vous vous félicitez tous en tant qu'équipe plutôt qu'individuellement.

Il y a quelques années, j'ai changé mon étiquette de communication formelle en passant du "je" au "nous". Par exemple, lorsque je partage quelque chose avec les parties prenantes extérieures à l'équipe, je dis : « Nous avons créé le diagramme de vélocité pour le dernier sprint. Nous avons fait le budget et la projection des coûts de l'échéancier . Bien que cela puisse sembler inhabituel au premier abord, cela présente des avantages évidents. Premièrement, le pouvoir réside au sein de l'équipe, et une décision devient plus solide si vous l'avez prise en équipe. Deuxièmement, les chefs de projet donnent l'exemple, et en ne disant pas "je", nous démontrons que nous ne nous attribuons le mérite de rien par nous-mêmes. Il en va de même pour les erreurs⁠—tout ce qui a été mal fait est dans l'équipe. Nous ne blâmons pas les membres individuels de l'équipe. Ensuite, nous organisons un examen interne pour ajuster le processus et l'améliorer afin d'éviter des erreurs similaires à l'avenir.

Arrêtez de chercher un processus parfait

Si vous recherchez le processus parfait pour votre équipe, vous pouvez arrêter tout de suite. Il n'y a rien de tel qui puisse être appliqué universellement.

Les chefs de projet sont exposés à de nombreux cadres, pratiques et processus différents tout au long de leur carrière. Ils choisissent d'utiliser certains des cadres au sein de leur équipe pour découvrir ce qui fonctionne spécifiquement. Cependant, si l'équipe résiste au processus, il est important de ne pas suivre un modèle « taille unique ».

Inversement, les chefs de projet doivent adapter le processus pour travailler avec leur équipe. Au cours de ma carrière dans l'informatique, je n'ai rencontré aucune équipe qui utilise un framework complètement « dans les règles de l'art ». Ce qui fonctionne pour nous et la formation, la culture et la mentalité de notre équipe a très peu de chances de fonctionner pour d'autres équipes. Par conséquent, les chefs de projet doivent continuer à tester diverses pratiques jusqu'à ce qu'ils atteignent un point idéal⁠ - une combinaison de pratiques qui fonctionnent le mieux pour l'équipe.

Si l'équipe a introduit Scrum mais a trouvé des frais généraux supplémentaires pour les réunions quotidiennes, l'alternative est d'avoir un bot de réunion dans Slack et de programmer des appels uniquement lorsque cela est nécessaire. La même attitude peut être appliquée aux revues de sprint : si les membres de l'équipe les trouvent contre-productives, les managers peuvent décider de programmer les revues en fonction des besoins de l'équipe. Il est essentiel de comprendre que nous ne sommes pas les gardiens de Scrum, Kanban ou d'autres frameworks, et qu'ils ne sont là que pour aider l'équipe à rechercher la productivité et la motivation.

Avoir plusieurs mains pour accomplir de nombreuses tâches

En ce qui concerne les parties prenantes du projet, la communication est la clé. Qu'on le veuille ou non, un chef de projet doit être inclus dans toutes les communications sur le projet. Parfois, les managers sont submergés par la surcharge de messages et de tâches, mais c'est le travail pour lequel ils se sont inscrits.

Les chefs de projet expérimentés maîtrisent l'art de parcourir rapidement les communications et de décider ce qui nécessite leur attention particulière. Au début, cela peut demander plus d'efforts pour y parvenir, mais le but est de vous empêcher d'entrer dans les détails, comme des discussions techniques approfondies, si elles ne profitent pas au projet. Au lieu de cela, pour gagner du temps et éviter les échanges de messages, le chef de projet peut planifier un appel d'équipe pour trouver une solution. Un appel de 15 minutes peut souvent remplacer des heures de communication écrite peu concluante.

Toutes les parties prenantes doivent être conscientes que le chef de projet est le point de contact unique. Prioriser et déléguer les responsabilités est le rôle essentiel du chef de projet, pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. De nombreux managers choisissent d'effectuer eux-mêmes les tâches pour s'assurer que les exigences sont satisfaites, mais à long terme, ils peuvent perdre leur concentration sur les choses importantes. Déléguez tout ce qui peut être délégué. Vous pouvez toujours effectuer les tâches qui nécessitent généralement l'attention du chef de projet ; par exemple, je fais du contrôle qualité pour des fonctionnalités et des tâches importantes, mais je ne m'implique jamais trop dans les missions des autres membres.

Faire confiance aux estimations par défaut, puis mesurer et discuter

Un chef de projet doit faire confiance aux estimations que les membres de son équipe donnent pour les tâches. Avant de devenir chef de projet, j'ai été développeur pendant quatre ans. Je n'ai jamais discuté d'un devis avec un développeur sans avoir des données pour étayer mon argument. Et par données, j'entends l'enregistrement précédent du membre de l'équipe concernant le temps estimé et réel consacré aux tâches, et non ma propre expérience de développement. Vous devez tenir compte des expériences et des antécédents différents des gens lorsqu'ils évaluent les tâches. Si un chef de projet veut discuter et argumenter sur une estimation, il doit étayer ses arguments avec des données et être clair sur ce qu'il veut réaliser.

Transparence et contrôle des informations sensibles

Les chefs de projet sont les connecteurs entre l'entreprise et la technologie, et ils possèdent souvent des informations des deux côtés. En plus d'avoir une vue d'ensemble, ils sont également confrontés à certains risques, tels que le traitement d'informations sensibles. Il est essentiel de trouver la ligne de démarcation entre être un leader transparent et gérer correctement les informations confidentielles.

Dans les entreprises où les chefs de projet ne sont pas considérés comme des cadres supérieurs, ils ont toujours accès à de nombreuses informations confidentielles. Parfois, on ne leur dit pas précisément quelles informations sont confidentielles et ils doivent les découvrir eux-mêmes. L'objectif final n'est pas de dissimuler des informations à l'équipe, et toutes les informations importantes pour la réalisation du projet doivent être disponibles pour tous les membres de l'équipe. Pourtant, certaines d'entre elles doivent rester confidentielles pour une raison, car elles peuvent ruiner la motivation de l'équipe ou déclencher des disputes inutiles. Par exemple, si l'entreprise est sur le point de signer un gros accord avec des investisseurs, il est possible d'annoncer la nouvelle à l'équipe ou de la conserver à un certain groupe de personnes jusqu'à ce que l'accord soit vérifié. La deuxième option est meilleure car l'accord peut aller de travers à tout moment, et si les attentes de l'équipe ne sont pas satisfaites, cela peut diminuer la motivation.

Il y a plusieurs raisons de rechercher une transparence maximale. Tout d'abord, garder les autres personnes dans la boucle de communication diminue le risque de manquer quelque chose d'important. Comme il y a beaucoup de discussions au sein du projet, il n'est pas rare que les managers égarent certaines informations ou oublient tout simplement de réagir. Deuxièmement, avec plus de personnes dans la boucle, il est moins nécessaire de répéter les mêmes informations aux différents membres de l'équipe, car ils les connaissent déjà.

Signaler les risques tôt

Un chef de projet doit adopter une approche systématique pour éliminer les obstacles afin que les membres de l'équipe soient en mesure de s'attaquer à toutes les tâches du projet. Si les managers ne traitent pas les bloqueurs après les sprints, de nombreux éléments pourraient finir par être marqués comme bloqués dans le backlog. Il y a une tendance à supprimer les bloqueurs uniquement des tâches les plus importantes, cependant, cela peut conduire à un désastre, car un nombre important de tâches mutuellement dépendantes pourraient être bloquées.

C'est une bonne idée de créer une liste d'éléments d'action dédiée uniquement à la suppression des bloqueurs et de suivre chacun d'eux avec la partie prenante dédiée. Il est également important d'établir des liens appropriés entre les tâches afin que chacun sache quelles tâches hautement prioritaires seront bloquées en raison des bloqueurs des niveaux inférieurs. Finalement, les chefs de projet se retrouvent avec deux options. Tout d'abord, ils peuvent conserver leur propre liste de tâches avec leurs priorités qui se concentrent sur la suppression des bloqueurs. Deuxièmement, ils peuvent ajouter plus de détails aux tâches et les connecter de manière approfondie en ajoutant des dépendances qui maintiennent les bloqueurs alignés pour toutes les tâches connectées. La deuxième option devient trop complexe, surtout sur les gros projets ; les managers finissent souvent par faire les deux afin de poursuivre le travail et de supprimer les bloqueurs à temps.

Des revers et des moments difficiles aux petites victoires

Si manquer une échéance devient inévitable, le chef de projet ne doit pas se fâcher avec l'équipe. Ce sont précisément les moments qui appellent des boosters de motivation, pas de blâme. Intensifiez-vous et soyez un leader; si nécessaire, prenez le blâme sur vous-même et motivez l'équipe à surmonter et à fournir la fonctionnalité du mieux que vous pouvez. Planifiez un examen pour comprendre ce qui n'a pas fonctionné et comment votre équipe peut mieux travailler à l'avenir afin d'éviter que ces revers ne se reproduisent.

Il est tout aussi important de célébrer ensemble les petites victoires. Planifiez une courte réunion pour féliciter l'équipe, par exemple, lorsque vous fournissez des résultats dans les délais approuvés. Les petites victoires cumulatives mènent au succès global du projet.

Documenter les réunions

Une documentation cohérente est l'une des habitudes les plus importantes pour chaque chef de projet. D'après mon expérience, la gestion des réunions est généralement sous-estimée et, par conséquent, j'ai passé de nombreuses heures en réunions inutiles au cours de ma carrière en gestion de projet. La préparation est la clé de toute réunion réussie, et cela prend environ cinq minutes :

• Créez l'ordre du jour et décidez des participants requis. Assurez-vous que tous les participants sont invités.
• Envoyez l'ordre du jour aux participants et vérifiez avec eux si quelque chose d'autre doit être discuté.
• Si vous avez une réunion virtuelle, vérifiez si le lien a été envoyé.

Lorsque la réunion commence :

• Joignez-vous quelques minutes plus tôt, accueillez tout le monde, saluez-les et, après une courte période de conversation, plongez directement dans l'ordre du jour.
• Pendant la réunion, prenez des notes, notez tous les points d'action, vérifiez s'il y a des questions après avoir parcouru l'ordre du jour et clôturez la réunion.
• Une fois la réunion terminée, partagez immédiatement les notes et les éléments d'action avec l'équipe.

D'après mon expérience, 15 minutes sont souvent plus productives qu'une réunion d'une ou deux heures, car tout le monde va droit au but et vous pouvez empêcher les participants de s'écarter de l'ordre du jour⁠, sauf s'il y a quelque chose d'important à discuter.

Quelques astuces bonus qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps :

• Avoir un modèle pour les notes de réunion.
• Lorsque cela est possible, envoyez des invitations récurrentes.
• Créez des modèles pour le suivi des éléments d'action.
• Définissez-vous des rappels pour les e-mails de suivi.

Les bons outils font la différence

Choisir les bons outils logiciels est un élément clé de la gestion de projet. Il est courant que les chefs de projet s'impliquent dans des discussions sur les outils spécifiques avec lesquels l'équipe doit travailler. De telles discussions peuvent être soit une perte de temps, soit productives, selon la compréhension de l'équipe de ce qu'elle veut réaliser avec un outil particulier. Certains facteurs doivent être pris en compte lors du choix des outils les plus appropriés :

• Taille de l'équipe
• Composition de l'équipe
• Méthodologie ou cadre de projet
• Combien de détails le rapport devrait inclure

J'ai organisé ma liste d'outils par taille d'équipe. Pour les petites équipes, surtout si elles sont au début d'un projet, j'utilise Trello. Cet outil possède la plupart des fonctionnalités nécessaires avec le framework Kanban. Lorsque je travaille sur un projet de taille moyenne avec des dizaines de personnes, j'envisage d'utiliser Asana. Il possède quelques fonctionnalités de gestion de projet décentes, y compris un certain degré de reporting. Cependant, si le projet implique plus de 20 personnes et des niveaux de reporting détaillés, j'ai tendance à utiliser Jira. Il s'intègre bien avec une foule d'autres solutions disponibles sur le marché, permettant une grande personnalisation. J'utilise également Clubhouse comme outil de prédilection pour tous les projets de petite à moyenne taille, et j'y ai trouvé un grand nombre de fonctionnalités.

L'ajustement est la clé

Les cadres, les processus et les outils doivent être ajustés en fonction des besoins et des difficultés de l'équipe, et non l'inverse. Au fur et à mesure que vous acquérez de l'expérience, vous accumulez une cargaison d'outils et de méthodologies que vous aimez, détestez, utilisez avec parcimonie ou que vous avez abandonnés. De nouveaux verront le jour d'année en année et certains des plus anciens deviendront obsolètes. Mais les compétences que vous développez en tant que leader vous permettront de tirer le meilleur parti de chaque cadre.