Comment faire la transition du travail à distance avec facilité

Alors que 83 % des travailleurs déclarent que le travail à distance les rendrait plus heureux dans leur travail, peu de gens s'attendaient à ce que le changement se produise aussi soudainement.

Alors que les entreprises du monde entier font rapidement passer leur main-d'œuvre au travail à domicile, certains employés auront du mal à faire le changement. Alors que les designers ont peut-être rêvé de travailler en pyjama depuis leur canapé toute la journée, la réalité d'être un télétravailleur productif montrera rapidement que cette méthode n'est pas optimale.

Déterminez le style de travail optimal

Lorsque vous travaillez à domicile, il peut être difficile d'entrer dans le "groove" de la journée de travail. Les espaces de bureau à domicile dédiés ne sont pas toujours possibles, en particulier lorsque les travailleurs sont soudainement transférés vers un poste distant. Des erreurs qui affectent à la fois la productivité et le moral sont souvent commises.

De nombreux nouveaux travailleurs à distance ont souvent l'impression qu'ils doivent maintenir leur routine habituelle de 9 à 5. Pour de nombreux designers, ce n'est pas nécessairement la meilleure façon de travailler à domicile. Il peut être plus efficace de travailler pendant les heures où vous êtes à une productivité optimale. Pour certains, cela peut être la première chose le matin. Pour d'autres, cela pourrait être tard dans la nuit. Et encore d'autres concepteurs peuvent trouver que travailler en rafales tout au long de la journée fonctionne mieux.

La collaboration d'équipe à distance peut se produire de manière asynchrone. Dans un environnement de bureau, les concepteurs peuvent passer au moins une partie de leurs heures de travail à attendre que d'autres terminent ou révisent leur travail. Mais dans un environnement de travail à distance, ils n'ont pas besoin d'attendre ou de trouver un «travail occupé» pour avoir l' air d'être productifs. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur d'autres domaines de leur vie en attendant que leurs coéquipiers terminent leur travail ou que les clients examinent les éléments de conception qu'ils ont soumis.

Travailler de manière asynchrone nécessite quelques ajustements. Il est important de rester disponible pendant les « heures de travail », même lorsque vous ne travaillez pas activement, au cas où un coéquipier aurait une question ou aurait besoin d'aide pour un projet. Heureusement, les versions d'applications mobiles d'outils comme Slack permettent de rester facilement connecté même lorsque vous n'êtes pas assis à votre bureau.

Il est important pour toute personne travaillant à domicile d'établir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque le travail se déroule dans le même espace que tout le reste de la vie d'un designer, il peut être facile de rester connecté tout le temps. Il est important d'établir des directives personnelles pour la déconnexion. Par exemple, des applications comme Slack permettent aux utilisateurs de définir leurs heures de disponibilité et d'indisponibilité, en désactivant les notifications pendant cette période d'indisponibilité. Ceci est particulièrement important dans les entreprises distribuées comme Toptal, dont les membres de l'équipe couvrent plusieurs fuseaux horaires.

Rester assis à un bureau toute la journée nuit également à la productivité et à la santé des travailleurs à distance. Établissez une routine pour des choses comme la méditation, l'exercice, le yoga, les promenades ou même simplement des étirements de base. Les rappels de calendrier pour faire ces choses peuvent les empêcher de passer entre les mailles du filet. À tout le moins, c'est une bonne idée de se lever et de s'étirer toutes les heures environ et de faire de l'exercice régulièrement ou d'autres soins personnels dans la journée.

Négliger les soins personnels et ne pas se déconnecter régulièrement du travail peut rapidement conduire à l'épuisement professionnel des travailleurs à distance. Pour les designers qui aiment ce qu'ils font, il peut être trop facile de continuer un projet jusqu'à ce qu'ils soient épuisés. Ces journées de travail de huit heures peuvent rapidement s'étendre à 10 ou 12 heures, voire plus. Bien que cela puisse parfois être nécessaire pour respecter un délai serré ou s'attaquer à un gros projet, ce n'est pas une habitude saine à prendre.

Optimiser la productivité du bureau à domicile

Aussi tentant que cela puisse paraître pour les nouveaux travailleurs à distance de travailler depuis leur canapé en pyjama toute la journée, ce n'est pas la meilleure façon de devenir un concepteur à distance à succès. Dans le même temps, recréer l'environnement exact que vous aviez dans un bureau ne se traduit pas nécessairement par de la productivité non plus.

Avoir un espace de travail dédié est important. C'est un signal au cerveau qu'il est temps de travailler quand il est là. Il s'agit d'un élément de motivation énorme pour de nombreux travailleurs à distance.

Idéalement, une pièce séparée qui peut être isolée du reste de la maison pendant et après la journée de travail est la meilleure option. Si ce n'est pas une option, cependant, un bureau niché dans le coin d'une pièce moins utilisée peut suffire.

Il est important d'aménager un bureau fonctionnel et comprenant tout le nécessaire pour le travail de la journée. Une chaise ergonomique est également un incontournable pour tous ceux qui passent des heures devant leur ordinateur tous les jours. Les bureaux debout sont également excellents pour les travailleurs à domicile. Si un bureau debout n'est pas une option, un comptoir de cuisine (selon la hauteur) est une excellente alternative.

Investissez dans une technologie fiable

Une technologie fiable est l'un des aspects les plus importants de toute configuration de bureau à domicile. Les défaillances technologiques sont l'un des principaux obstacles à la productivité des travailleurs à distance, et comme le service informatique n'est pas facilement disponible pour résoudre les problèmes, il est avantageux d'investir dès le départ dans une technologie solide.

Un bon ordinateur portable est essentiel pour de nombreux travailleurs à distance. Alors que la plupart des travaux peuvent être effectués dans un espace de travail dédié, avoir la possibilité de travailler à partir d'un endroit différent, même si cet endroit n'est qu'un patio par une belle journée, peut être essentiel pour maintenir la productivité et le moral.

Étant donné que la plupart des entreprises distribuées organisent des réunions par vidéoconférence, un bon casque est un équipement essentiel pour de nombreux concepteurs à distance. Il existe de nombreuses options, à la fois supra-auriculaires et intra-auriculaires. La principale chose à rechercher est un ensemble avec un microphone en ligne. Certains travailleurs à distance préfèrent les écouteurs Bluetooth, tandis que d'autres ne veulent pas avoir à se souvenir d'un autre appareil à charger et optent pour des écouteurs filaires.

Des données suffisantes sur un forfait de téléphonie mobile aident les travailleurs à distance à être moins liés à leur bureau. Lorsque les notifications peuvent arriver de n'importe où, cela permet de s'éloigner du travail sans se soucier de manquer des informations ou des communications importantes. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des coéquipiers dans différents fuseaux horaires, qui peuvent avoir une question importante après votre déconnexion pour la journée.

Une connexion Internet haut débit fiable est également indispensable, en particulier pour les vidéoconférences. Sans une connexion Internet suffisante, les appels vidéo deviennent saccadés et difficiles à gérer. Dans de nombreux endroits, un Internet fiable est facilement disponible, ce qui n'est pas nécessairement le cas partout, même dans certaines grandes villes.

Surcommuniquer pendant et après une transition de travail à distance

Lorsqu'un designer est assis dans un bureau, il est évident pour ses collègues qu'il travaille. Lorsqu'un designer est assis dans un bureau à domicile, ce n'est plus le cas.

Parce qu'il n'est plus possible pour un responsable ou un chef d'équipe de conception de voir ce que font ses coéquipiers, il est important de communiquer les informations plus directement. Différentes entreprises et équipes ont des politiques différentes sur la fréquence à laquelle ces informations doivent être communiquées ; cela peut aussi dépendre du projet spécifique sur lequel vous travaillez.

S'il n'y a pas de politique définie sur la communication, à tout le moins, les progrès devraient être communiqués sur une base hebdomadaire. Chaque fois qu'il y a un blocage ou un retard de livraison, cela doit également être communiqué. Il en va de même lorsqu'un projet se déroule sans heurts et sera terminé avant une date limite.

La transparence est également essentielle à la communication du travail à distance. Pour éviter que de petits problèmes ne se transforment en gros problèmes, il est important de discuter tôt de tout blocage ou problème. Dans un bureau traditionnel, les problèmes surviennent de manière plus organique que dans un environnement distant. S'assurer de signaler les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent est essentiel pour résoudre les problèmes rapidement et préserver de bonnes communications d'équipe.

Appuyez-vous sur la communauté

L'un des plus grands défis de tout travail à distance est le sentiment d'isolement. Lorsque les coéquipiers ne travaillent pas ensemble en personne au quotidien, des déconnexions peuvent se produire. Dans le pire des cas, les membres peuvent cesser de fonctionner en équipe.

Il est important que les travailleurs à distance évitent les sentiments d'isolement en s'appuyant sur leurs communautés, tant professionnelles que personnelles. Établir une routine avec les autres est un bon moyen de garder ces communautés dynamiques. Par exemple, déjeuner avec un ami (même virtuellement) une fois par semaine peut être un bon moyen de renforcer les communautés personnelles.

La collaboration est un moyen de maintenir la force des communautés de travail. Offrir son aide pour le projet d'un autre coéquipier est un excellent moyen de renforcer les relations d'équipe. Cela facilite également la demande d'aide en cas de besoin.

Les concepteurs (et en particulier les chefs d'équipe de conception) doivent être sensibles à l'idée que la transition vers un environnement de travail à distance peut ne pas être facile pour tous les employés. Certains peuvent prendre plus de temps pour entrer dans le flux du travail à domicile, et parfois, les distractions peuvent entraîner des problèmes de productivité. Une communauté de travail solide peut aider les concepteurs à distance à résoudre ces problèmes.

Adoptez un état d'esprit d'itération

S'il y a une chose avec laquelle les concepteurs doivent être familiers, c'est l'itération. Mais de nombreux designers n'appliquent l'état d'esprit d'itération qu'à leurs projets de conception. Au lieu de cela, ils devraient envisager de l'appliquer à tous les aspects de leur carrière, y compris la façon dont ils gèrent la transition vers le travail à distance.

L'optimisation d'un workflow à distance prend du temps. Très peu de gens trouvent la meilleure façon pour eux de travailler à distance du premier coup. Tous les hacks de productivité qu'ils ont appris au bureau peuvent ne pas se traduire par un environnement de travail à domicile.

Les designers qui travaillent à domicile pour la première fois doivent constamment rechercher de nouvelles façons d'améliorer leur travail et leur flux de travail. Essayez de nouvelles choses, techniques et technologies. Ne restez pas coincé dans une ornière de faire les choses d'une certaine manière parce qu'elles ont fonctionné dans le passé.

Il y a toujours place à l'amélioration dans la carrière d'un designer. Adopter un état d'esprit de test et de collecte de commentaires (soit des données personnelles, soit en demandant à des coéquipiers ce qui semble fonctionner ou non) permet aux concepteurs de créer de meilleures routines de travail et d'adopter de meilleures techniques.

Partager ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec vos coéquipiers est également un excellent moyen d'améliorer les flux de travail et de rester connecté en équipe. Il améliore la culture d'équipe d'une manière que la simple collaboration sur des projets ne suffit pas toujours.

Conclusion

Apprendre à travailler à distance n'est pas toujours une transition facile, surtout si c'est soudain. Mais l'adoption d'une approche itérative, le maintien de communautés fortes et la mise en place d'un bureau à domicile conçu pour la productivité sont les clés du succès.

Pour que la transition vers le travail à distance se déroule en douceur, il faut de la planification et de l'expérimentation. Les concepteurs ne doivent pas avoir peur d'essayer différentes configurations de bureau, heures de travail et méthodes de communication jusqu'à ce qu'ils trouvent quelque chose qui clique.

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