Cómo hacer la transición al trabajo remoto con facilidad

Si bien el 83% de los trabajadores dice que el trabajo remoto los haría más felices con sus trabajos, no mucha gente anticipó que el cambio sucedería tan repentinamente como sucedió.

Con empresas de todo el mundo que están cambiando rápidamente su fuerza laboral para trabajar desde casa, a algunos empleados les resultará un desafío hacer el cambio. Si bien los diseñadores pueden haber soñado con trabajar en pijama desde el sofá todo el día, la realidad de ser un trabajador remoto productivo mostrará rápidamente que este método no es óptimo.

Descubra el estilo de trabajo óptimo

Cuando se trabaja desde casa, puede ser difícil entrar en el "ritmo" de la jornada laboral. Los espacios de oficina en el hogar dedicados no siempre son posibles, especialmente cuando los trabajadores se trasladan repentinamente a una posición remota. A menudo se cometen errores que afectan tanto la productividad como la moral.

Muchos trabajadores remotos nuevos a menudo sienten que necesitan mantener su rutina habitual de 9 a 5. Para muchos diseñadores, esa no es necesariamente la mejor manera de trabajar desde casa. Puede ser más efectivo trabajar durante las horas en que tiene una productividad óptima. Para algunos, eso puede ser a primera hora de la mañana. Para otros, podría ser tarde en la noche. Y aún otros diseñadores pueden encontrar que trabajar en ráfagas durante todo el día funciona mejor.

La colaboración en equipo remoto puede ocurrir de forma asincrónica. En un entorno de oficina, los diseñadores pueden pasar al menos parte de sus horas de trabajo esperando que otros completen o revisen el trabajo. Pero en un entorno de trabajo remoto, no tienen que esperar o encontrar "trabajo ocupado" para parecer que están siendo productivos. En cambio, pueden concentrarse en otras áreas de sus vidas mientras esperan que los compañeros de equipo completen el trabajo o que los clientes revisen los elementos de diseño que han enviado.

Trabajar de forma asincrónica requiere algunos ajustes. Es importante estar disponible durante las "horas de trabajo", incluso cuando no esté trabajando activamente, en caso de que un compañero de equipo tenga una pregunta o necesite ayuda con un proyecto. Afortunadamente, las versiones de aplicaciones móviles de herramientas como Slack facilitan mantenerse conectado incluso cuando no está sentado en su escritorio.

Es importante que cualquier persona que trabaje desde casa establezca un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Cuando el trabajo ocurre en el mismo espacio que todo lo demás en la vida de un diseñador, puede ser fácil mantenerse conectado todo el tiempo. Es importante establecer pautas personales para cerrar la sesión. Por ejemplo, aplicaciones como Slack permiten a las personas configurar sus horas disponibles y no disponibles, silenciando las notificaciones durante ese tiempo no disponible. Esto es particularmente importante en empresas distribuidas como Toptal, que tienen miembros del equipo que abarcan múltiples zonas horarias.

Sentarse en un escritorio todo el día también es perjudicial para la productividad y la salud de los trabajadores remotos. Establezca una rutina para cosas como la meditación, el ejercicio, el yoga, caminar o incluso estiramientos básicos. Los recordatorios del calendario para hacer estas cosas pueden evitar que se les pasen por alto. Como mínimo, es una buena idea levantarse y estirarse cada hora más o menos y hacer ejercicio regular u otro cuidado personal durante el día.

Descuidar el cuidado personal y no desconectarse del trabajo de forma rutinaria puede provocar rápidamente el agotamiento de los trabajadores remotos. Para los diseñadores que aman lo que hacen, puede ser demasiado fácil continuar con un proyecto hasta que se agoten. Esas jornadas laborales de ocho horas pueden extenderse rápidamente a 10 o 12 horas, o más. Si bien eso puede ser necesario ocasionalmente para cumplir con un plazo ajustado o abordar un gran proyecto, no es un hábito saludable.

Optimizar para la productividad de la oficina en casa

Por muy tentador que pueda parecer para los nuevos trabajadores remotos trabajar desde su sofá en pijama todo el día, no es la mejor manera de convertirse en un exitoso diseñador remoto. Al mismo tiempo, recrear el entorno exacto que tenía en una oficina tampoco se traduce necesariamente en productividad.

Tener un espacio de trabajo dedicado es importante. Es una señal para el cerebro de que es hora de trabajar cuando está allí. Este es un gran componente de motivación para muchos trabajadores remotos.

Idealmente, una habitación separada que pueda aislarse del resto de la casa tanto durante como después de la jornada laboral es la mejor opción. Sin embargo, si esa no es una opción, un escritorio escondido en la esquina de una habitación menos utilizada puede ser suficiente.

Es importante configurar un escritorio que sea funcional e incluya todo lo necesario para el trabajo del día. Una silla ergonómica también es imprescindible para cualquiera que pase horas frente a su computadora todos los días. Los escritorios de pie también son excelentes para los trabajadores domésticos. Si un escritorio de pie no es una opción, un mostrador de cocina (dependiendo de la altura) es una excelente alternativa.

Invierta en tecnología confiable

La tecnología confiable es uno de los aspectos más importantes de cualquier configuración de oficina en el hogar. Las fallas tecnológicas son uno de los mayores obstáculos para la productividad de los trabajadores remotos, y dado que el departamento de TI no está disponible para solucionar problemas, vale la pena invertir en tecnología sólida desde el principio.

Una buena computadora portátil es clave para muchos trabajadores remotos. Si bien la mayor parte del trabajo se puede realizar en un espacio de trabajo dedicado, tener la opción de trabajar desde una ubicación diferente, incluso si esa ubicación es solo un patio en un día agradable, puede ser clave para mantener la productividad y la moral.

Dado que la mayoría de las empresas distribuidas realizan reuniones a través de videoconferencias, un buen par de auriculares es un equipo esencial para muchos diseñadores remotos. Hay muchas opciones, tanto para colocar sobre las orejas como para auriculares. Lo principal a buscar es un conjunto con un micrófono en línea. Algunos trabajadores remotos prefieren auriculares Bluetooth, mientras que otros no quieren tener que recordar otro dispositivo para cargar y optan por auriculares con cable.

Los datos suficientes en un plan de telefonía celular ayudan a los trabajadores remotos a estar menos atados a sus escritorios. Cuando las notificaciones pueden llegar desde cualquier lugar, es posible alejarse del trabajo sin preocuparse por perder información o comunicaciones importantes. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con compañeros de equipo en diferentes zonas horarias, que pueden tener una pregunta importante después de que haya cerrado la sesión del día.

Internet confiable y de alta velocidad también es imprescindible, especialmente para videoconferencias. Sin una conexión a Internet suficiente, las videollamadas se vuelven entrecortadas y difíciles de administrar. En muchos lugares, Internet confiable está fácilmente disponible, no necesariamente en todas partes, incluso en algunas ciudades importantes.

Sobrecomunicarse durante y después de una transición de trabajo remoto

Cuando un diseñador está sentado en una oficina, es evidente para sus compañeros de trabajo que está trabajando. Cuando un diseñador está sentado en una oficina en casa, ya no es el caso.

Debido a que ya no es posible que un gerente o líder del equipo de diseño vea lo que están haciendo sus compañeros de equipo, es importante comunicar la información de manera más directa. Diferentes empresas y equipos tienen diferentes políticas sobre la frecuencia con la que se debe comunicar esa información; también puede depender del proyecto específico en el que se esté trabajando.

Si no hay una política establecida sobre comunicación, al menos, el progreso debe comunicarse semanalmente. Siempre que haya un bloqueo o un retraso en la entrega, eso también debe comunicarse. Lo mismo ocurre cuando un proyecto avanza sin problemas y se completará antes de la fecha límite.

La transparencia también es clave para la comunicación en el trabajo remoto. Para evitar que los pequeños problemas se conviertan en grandes, es importante discutir cualquier bloqueo o problema con anticipación. En una oficina tradicional, los problemas surgen de manera más orgánica que en un entorno remoto; es fundamental señalar los problemas a medida que surgen para resolverlos rápidamente y preservar las buenas comunicaciones del equipo.

Apóyate en la comunidad

Uno de los mayores desafíos que surgen con cualquier trabajo remoto es la sensación de aislamiento. Cuando los compañeros de equipo no trabajan juntos en persona todos los días, pueden ocurrir desconexiones. En el peor de los casos, los miembros pueden dejar de funcionar como equipo.

Es importante que los trabajadores remotos eviten sentimientos de aislamiento apoyándose en sus comunidades, tanto laborales como personales. Establecer una rutina con otros es una buena manera de mantener vibrantes a esas comunidades. Por ejemplo, almorzar con un amigo (aunque sea virtualmente) una vez a la semana puede ser una buena manera de mantener fuertes las comunidades personales.

Una forma de mantener fuertes las comunidades de trabajo es a través de la colaboración. Ofrecerse a ayudar con el proyecto de otro compañero de equipo es una excelente manera de fortalecer las relaciones del equipo. También hace que sea más fácil pedir ayuda cuando sea necesario.

Los diseñadores (y especialmente los líderes del equipo de diseño) deben ser conscientes de la idea de que la transición a un entorno de trabajo remoto puede no ser fácil para todos los empleados. Algunos pueden tardar más en incorporarse al flujo de trabajo desde casa y, a veces, las distracciones pueden causar problemas de productividad. Una comunidad de trabajo fuerte puede ayudar a los diseñadores remotos a superar estos problemas.

Adopte una mentalidad de iteración

Si hay algo con lo que los diseñadores deberían estar familiarizados, es con la iteración. Pero muchos diseñadores solo aplican la mentalidad de iteración a sus proyectos de diseño. En cambio, deberían considerar aplicarlo a todos los aspectos de su carrera, incluida la forma en que manejan la transición del trabajo remoto.

Optimizar un flujo de trabajo remoto lleva tiempo. Muy pocas personas descubren la mejor manera de trabajar de forma remota en el primer intento. Es posible que todos los trucos de productividad que aprendieron en la oficina no se traduzcan en un entorno de trabajo en casa.

Los diseñadores que trabajan desde casa por primera vez deben buscar constantemente nuevas formas de mejorar su trabajo y su flujo de trabajo. Prueba cosas, técnicas y tecnologías nuevas. No se quede atascado en la rutina de hacer las cosas de cierta manera porque han funcionado en el pasado.

Siempre hay margen de mejora en la carrera de cualquier diseñador. Adoptar una mentalidad de prueba y recopilación de comentarios (ya sea datos personales o preguntando a los compañeros de equipo qué parece funcionar o no) permite a los diseñadores crear mejores rutinas de trabajo y adoptar mejores técnicas.

Compartir lo que funciona y lo que no funciona con los compañeros de equipo también es una excelente manera de mejorar los flujos de trabajo y mantenerse conectado como equipo. Mejora la cultura del equipo en formas que simplemente colaborar en proyectos no siempre lo hace.

Conclusión

Aprender a trabajar de forma remota no siempre es una transición fácil, especialmente si es repentina. Pero la adopción de un enfoque iterativo, el mantenimiento de comunidades sólidas y la creación de una oficina en el hogar diseñada para la productividad son claves para tener éxito.

Hacer que la transición al trabajo remoto se realice sin problemas requiere planificación y experimentación. Los diseñadores no deben tener miedo de probar diferentes configuraciones de escritorio, horarios de trabajo y métodos de comunicación hasta que encuentren algo que haga clic.

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Lectura adicional en el blog de diseño de Toptal:

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