Problemas financieros en una crisis: no se puede predecir, se puede preparar

La pandemia de COVID-19 ha provocado una disrupción sin precedentes en las economías mundiales. Las consecuencias financieras y emocionales para los gobiernos, las empresas y los ciudadanos persistirán mucho después de que se relajen las reglas de aislamiento necesarias, y ya se ha comenzado a hablar de que la economía mundial sufrirá su peor contracción desde la Gran Depresión de la década de 1930.

Dado que la duración y la gravedad de la crisis económica actual siguen sin estar claras, las empresas deben sobrevivir a esta recesión para poder prosperar en la eventual recuperación. Los consultores de recuperación brindan una perspectiva externa experimentada y pueden ayudar a protegerse contra los riesgos a la baja mientras preservan la opcionalidad al alza. En general, no se puede predecir, pero se puede preparar.

Cómo las dificultades financieras pueden afectar su negocio

Incluso si su empresa está administrada de manera conservadora y bien capitalizada, puede verse afectado negativamente por las dificultades financieras de los demás. Como consultor de reestructuración, he visto muchos casos en los que la angustia de las partes interesadas clave se transmitió al cliente, provocando su propia quiebra final. Los clientes pueden incumplir o dejar de pagar, los proveedores con dificultades financieras pueden interrumpir su cadena de suministro, los competidores desesperados pueden reducir los precios a niveles insostenibles y los bancos e inversores pueden retirarse de la financiación. Hay varias acciones que las empresas pueden tomar para navegar a través de esta incertidumbre y minimizar su exposición financiera.

Consideraciones financieras durante una crisis

Las seis áreas en las que puede concentrarse son:

1. Liquidez: más importante que los ingresos y las ganancias, céntrese en la liquidez, liquidez, liquidez. La liquidez es la cantidad de efectivo que tiene disponible actualmente más su capacidad para utilizar líneas de crédito renovables.
2. Prestamistas: Los bancos estarán muy centrados en el flujo de caja a corto plazo y en el margen de maniobra de los convenios. La comunicación con los prestamistas es esencial durante cualquier tipo de crisis financiera.
3. Clientes: Los clientes son la fuente última de sus flujos de efectivo. Evita la concentración de clientes, aunque sacrifiques márgenes. A medida que los clientes clave se vean en dificultades financieras, comenzarán a pagar más y más tarde y, finalmente, no pagarán nada. Supervise su informe de antigüedad de cuentas por cobrar dos veces por semana.
4. Proveedores: a corto plazo, examine su cadena de suministro y decida si necesita mantener algunas reservas de inventario para mitigar la posible interrupción de los proveedores. Doble fuente de todo.
5. Socios de empresas conjuntas (JV): debido a un cambio inesperado de circunstancias, es posible que los socios de JV no puedan cumplir con sus requisitos de financiación o realizar los servicios contratados. Es importante comprender sus derechos si dejan de financiarse para que pueda decidir cuál es el mejor curso de acción.
6. Amenazas cibernéticas: la rotación de personal y el trabajo desde casa amplían las vulnerabilidades para que los ciberdelincuentes ataquen. Asegúrese de tener los procedimientos adecuados en su lugar.

La contratación de un consultor de respuesta para abordar estos problemas puede ayudar a un equipo de gestión a mantenerse enfocado en las operaciones diarias mientras confía las comunicaciones delicadas y las negociaciones desafiantes a los profesionales.

1. Centrarse en la liquidez: esperar lo mejor, planificar para lo peor

Tener una comprensión sólida de la liquidez y los flujos de efectivo de su empresa es la prioridad número uno al adaptarse durante una recesión. Si bien una crisis como la del COVID-19 puede parecer una recesión económica temporal, puede convertirse en una recesión más prolongada y severa. Revise el historial de los ciclos de la industria en su campo para calibrar la gravedad y la duración de la recesión. Analice sus costos fijos versus variables y calcule los márgenes de contribución (no los márgenes brutos) para cada escenario. En períodos de volatilidad significativa, es importante ejecutar múltiples escenarios en paralelo y desarrollar un plan de contingencia para cada uno. Cree un cronograma detallado para implementar cada plan. Si no está seguro de cómo hacer esto, un consultor de recuperación puede ayudarlo.

Las empresas deben tener la disciplina financiera para revisar de manera objetiva las recesiones pasadas y superponer lo que esas condiciones le harían a su negocio hoy. Dado que la supervivencia depende más de la gestión de la liquidez que del crecimiento de los ingresos y los márgenes de beneficio, las decisiones deben tomarse teniendo en cuenta las restricciones de liquidez.

Cuando fui designado anteriormente como director general interino de una gran empresa nacional, mi equipo y yo gestionamos el plan de reestructuración y nos centramos en optimizar las operaciones principales y mejorar la liquidez a corto plazo. Priorizamos los cobros en efectivo y la disponibilidad de líneas de crédito para mantener las luces encendidas. Identificamos problemas y logramos un consenso con el equipo de alta gerencia y el personal. Lo más importante, fuimos proactivos en lugar de reactivos. En caso de emergencia, es probable que el Plan B se convierta en el Plan A, por lo que es importante hacer su tarea con anticipación para asegurarse de que la liquidez y el efectivo estén disponibles cuando sea necesario.

2. Gestión de prestamistas: sea proactivo y comuníquese

Los shocks económicos inevitablemente señalan los próximos incumplimientos financieros en todas las industrias, lo que requerirá modificaciones de préstamos y acuerdos de indulgencia para evitar quiebras generalizadas. Habiendo trabajado en ambos lados de la mesa, entiendo las necesidades tanto de las empresas como de los prestamistas.

Durante tiempos inciertos, los bancos endurecen sus políticas examinando los préstamos existentes y verificando tres veces las nuevas solicitudes. Además de la liquidez, los bancos estarán muy centrados en el flujo de efectivo a corto plazo y el margen de maniobra de los convenios, lo que significa que el margen de error entre las métricas crediticias reales y presupuestadas es reducido. Los equipos de crédito y renegociación ahora tienen mucho más que decir en el escrutinio de los prestatarios y exigen más análisis de los escenarios a la baja por parte de los banqueros de relaciones con los clientes.

Para mantener una relación positiva con los prestamistas durante estos tiempos inciertos, es importante que usted o su asesor de reestructuración proporcionen a sus banqueros información realista sobre su empresa. La comunicación con los prestamistas es esencial durante una crisis; ocultar problemas ahora puede arruinar su credibilidad más adelante. La clave para administrar a los prestamistas es ser proactivo al analizar esos casos y planes de acción negativos bien cuantificados.

Los consultores de reestructuración son profesionales en el manejo de estas delicadas discusiones en las que comparten un Plan A reflexivo y un Plan B sincero. Los prestamistas entienden que sus prestatarios están bajo presión y experimentan un alto grado de incertidumbre. Cuanto más pueda mostrar su capacidad para administrar de manera reflexiva y decisiva en una recesión, mejor será la recepción por parte de sus bancos. Hacer esto permitirá a los bancos pasar más tiempo con los prestatarios menos preparados, que recibirán un trato mucho más duro, y le permitirá concentrarse en lo que es realmente importante: administrar su negocio.

3. Gestión de clientes: analice los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar y evite la concentración de clientes

Los clientes son la fuente principal de sus flujos de efectivo, pero tenga cuidado con la angustia de un cliente clave que desencadena su propia angustia. Cada vez que vende productos o servicios en términos, se convierte en el acreedor no garantizado de su cliente. Considere el efecto de que sus clientes clave paguen cada vez más tarde y, finalmente, no paguen nada. Recuerde que los tiempos desesperados exigen medidas desesperadas, por lo que incluso las relaciones a largo plazo pueden cambiar drásticamente en una crisis financiera.

Clientes en apuros

Ahora es un buen momento para realizar nuevas verificaciones de crédito para todos sus clientes, incluida la solicitud de estados financieros actualizados. Además, considere una nueva revisión de todos sus contratos y otros documentos legales con sus clientes. En particular, comprenda cualquier cláusula de fuerza mayor o similar en la que su cliente pueda cancelar contratos o alterar los términos.

Usted o su consultor de reestructuración deben monitorear el informe de antigüedad de sus cuentas por cobrar dos veces por semana y estar atentos a las tendencias de pago negativas. Examine las cuentas por cobrar vencidas entre 30 y 60 días, entre 61 y 90 días y más de 90 días y busque cambios en los patrones de pago de clientes específicos. A menudo he visto casos en que los clientes que habitualmente pagaban en 45 días cambiaron a 60 días o más. Cuando detecte problemas potenciales, debe comenzar a comunicarse más regularmente con estos clientes antes de que los pequeños problemas se intensifiquen.

Considere agregar incentivos para un pago más rápido y desconfíe cuando surjan nuevas excusas. En particular, sea más agresivo con el cobro de las cuentas por cobrar vencidas por 90 días o más y considere buscar asesoramiento legal para proteger su exposición financiera, como iniciar un litigio y presentar un gravamen para convertirse en acreedor garantizado. En situaciones extremas, considere contratar una agencia de cobro de deudas.

Distribuya el riesgo entre los clientes para reducir la concentración

Evite la concentración de clientes incluso si esto conlleva el sacrificio de márgenes. Recuerde, la liquidez es más importante que el crecimiento de los ingresos y los márgenes de beneficio en una crisis. Si ya tiene concentración de clientes, considere aceptar nuevos negocios de clientes menos atractivos para diluir su exposición a un gran cliente. Si eso no es posible en el corto plazo, considere fusionarse con un competidor que también tenga concentración pero con un cliente diferente. Por ejemplo, si el 70 % de sus ingresos proviene de Walmart y el 70 % de los ingresos de su competidor provienen de Target, la fusión crearía un perfil de cliente más estable y mitigaría los riesgos de un cliente que experimenta dificultades financieras.

Si su exposición financiera se vuelve alarmante a medida que un cliente en particular comienza a pagar cada vez más tarde, considere pedirle a su asesor de respuesta que le solicite el pago contra reembolso (COD) para pedidos futuros. Equilibre el valor de sus relaciones a largo plazo con los riesgos de que nunca le paguen después de entregar bienes o prestar servicios. A veces, es necesario cortar a un cliente por completo hasta que se realice el pago de los pedidos anteriores. También puede solicitar garantías de padres, cartas de crédito, derechos de compensación y depósitos de seguridad como respaldo de crédito adicional.

Tenga en cuenta las preferencias anulables y otros riesgos legales. Los cobros agresivos se pueden recuperar si el cliente entra en bancarrota dentro de los 90 días. Si el cliente cae en bancarrota, querrá tener sus archivos organizados de inmediato para estar preparado para posibles litigios preferenciales, que pueden surgir meses o años después. Se aplican muchas excepciones, así que consulte a su abogado sobre el riesgo de preferencia anulable para su empresa.

4. Gestión de proveedores: mitigar la interrupción de la cadena de suministro

El mayor riesgo de los proveedores es la interrupción de su cadena de suministro, especialmente si un proveedor es la única fuente o la principal fuente de componentes importantes. En general, es una buena práctica tener una fuente dual de todo en su cadena de suministro. Dé pequeños pedidos a los proveedores alternativos para configurar sus sistemas y establecer la relación. Si su proveedor principal experimenta dificultades financieras, tendrá una copia de seguridad lista en lugar de tener que luchar para encontrar un reemplazo.

Proveedores en apuros

Los consultores de respuesta examinarán toda su cadena de suministro y decidirán si necesita mantener reservas de inventario para materias primas y productos terminados. También lo ayudarán a reevaluar las prácticas de inventario justo a tiempo porque las eficiencias esperadas pueden crear problemas imprevistos si su proveedor quiebra repentinamente. Durante tiempos inciertos, las prácticas de inventario justo a tiempo pueden volverse ineficientes.

Del mismo modo, considere almacenar piezas de repuesto para equipos y maquinaria clave. Especialmente si el fabricante o distribuidor está en el extranjero, puede haber demoras costosas en la entrega. Evite emergencias innecesarias planificando con anticipación. El tiempo de inactividad inesperado y los retrasos sorpresivos durante una crisis pueden agotar su liquidez innecesariamente.

Al igual que usted puede buscar COD, depósitos, garantías, gravámenes, etc. de sus clientes para limitar su exposición financiera, sus proveedores pueden buscar estas mejoras crediticias de usted. Por lo tanto, debe tratar de mantener la confianza y fortalecer las relaciones para que sus proveedores continúen otorgando crédito, especialmente si un proveedor es crítico para su negocio. Si ya tiene un depósito grande con un proveedor, considere pedirle a su asesor de respuesta que le pida que le devuelvan una parte o la totalidad para aumentar su liquidez, incluso si eso significa pagar precios más altos o aceptar términos COD en el futuro.

Si tiene la suerte de contar con una amplia liquidez, considere utilizar su fuerza de liquidez para negociar compras en condiciones muy ventajosas con los proveedores. Como cliente, es posible que pueda comprar materias primas, comprar equipos usados ​​(en lugar de arrendar), obtener pedidos al por mayor a precios de volumen o incluso realizar adquisiciones estratégicas a un precio con descuento.

5. Socios de empresas conjuntas en apuros: Tome medidas proactivas

También vale la pena actualizar su análisis financiero de cualquier socio de JV y volver a leer los acuerdos legales relacionados. Los consultores de recuperación pueden ayudarlo a revisar el Acuerdo de operación conjunta (JOA) para planificar los efectos del peor de los casos en la liquidez de su empresa. Si sus socios de JV tienen dificultades financieras, es posible que no puedan cumplir con sus compromisos de financiación o realizar los servicios contratados, lo que significa que puede encontrarse con una carga financiera inesperada. Para prepararse para estas circunstancias desafortunadas, es importante comprender sus derechos legales ahora para que pueda decidir cuál es el mejor curso de acción. Antes de tomar cualquier medida proactiva, consulte a su abogado para comprender sus derechos.

Si los socios de JV cambian su perspectiva y dejan de financiar o realizar, es posible que tenga remedios bajo el JOA. La JOA puede otorgarle derechos a:

1. Hacer cumplir los plazos de financiación
2. Ejercer derechos de llamada en efectivo
3. Solicite depósitos, garantías de padres, cartas de crédito y otros apoyos crediticios
4. Ejercer la suspensión de derechos, todo lo cual su consultor de reestructuración puede ayudarlo a comprender

Además, es posible que desee considerar realizar pagos directos a los proveedores en lugar de pagar indirectamente a través del socio JV. Alternativamente, es posible que desee depositar efectivo en una cuenta de depósito en garantía con instrucciones claras para un agente sobre la liberación de fondos. Cualquiera de los dos enfoques ayuda a evitar que su efectivo quede atrapado en el estado de quiebra de un socio de JV.

6. Las amenazas cibernéticas aumentan durante la angustia: proteja a su empresa

Finalmente, si bien muchas partes de la economía mundial se ven afectadas negativamente por la crisis de la COVID-19, los ciberdelincuentes son uno de los pocos grupos que buscan explotarla en beneficio propio. Desde las grandes empresas de energía que cotizan en bolsa hasta las pequeñas tiendas de 10 personas, he visto a los ciberdelincuentes enviar indiscriminadamente correos electrónicos de phishing a los empleados para intentar enviar malware malicioso o fondos seguros. Durante la rápida transición al trabajo desde casa, muchas empresas están probando capacidades remotas completas por primera vez. Los consultores de recuperación pueden ayudarlo a comprender y revisar sus políticas, procedimientos, tecnología, pruebas y capacitación para garantizar que las computadoras domésticas de los empleados (y, si corresponde, las partes interesadas externas) estén seguras y protegidas de las ciberamenazas. Debe comprender las identidades de todas las personas que tienen acceso a sus sistemas y asegurarse de que sus computadoras tengan la seguridad adecuada para protegerlas de las ciberamenazas.

Protección contra ciberamenazas

Adopte un enfoque de "confianza cero" para cualquier transacción financiera y asuma que las contraseñas de los empleados están comprometidas. Para evitar pérdidas:

1. Asegure la autenticación de dos factores en TODAS las cuentas clave (bancos, correo electrónico, sistema ERP, etc.).
2. Cree procedimientos a prueba de fallas con puntos de control independientes para todos los desembolsos de efectivo.
3. Mantenga el software antivirus actualizado y en funcionamiento.
4. Por último, y lo más importante, capacite a los empleados sobre el phishing y manténgalos actualizados sobre las últimas amenazas furtivas y contramedidas efectivas.

Los empleados pueden ser su eslabón más débil o su defensa más fuerte, dependiendo de qué tan bien los equipe y capacite para tener éxito.

No puedes predecir, puedes prepararte

Los consultores de recuperación benefician a sus clientes al aportar experiencia relevante en gestión de crisis, conocimientos prácticos para la evaluación de riesgos, mejores prácticas para implementar cambios rápidos y capacidad comprobada para desentrañar problemas financieros, operativos y legales entrelazados. Tomar medidas proactivas ahora evitará emergencias más adelante. Retrasar la acción inevitablemente aumentará los riesgos de su empresa, transformará pequeños problemas en grandes problemas y puede resultar en una bancarrota que podría haberse evitado.

Todos estos problemas demuestran que, si bien no puede predecir el efecto final de una crisis inesperada, puede tomar medidas deliberadas para prepararse para los escenarios negativos. Como se ve en los ejemplos a lo largo de este artículo, en tiempos de estrés, será evidente que otras partes interesadas de su negocio (por ejemplo, sus proveedores y clientes) también pasarán por momentos difíciles. Un consultor de respuesta excepcional es aquel que puede empatizar con una variedad de partes interesadas pero también negociar de manera eficiente para gestionar los mejores intereses de sus clientes.