Projektmanagement-Spickzettel

Während es großartig ist, das Wissen anzunehmen und über die perfekten Prozesse zur Führung eines Teams zu lesen, ist es auch wichtig zu verstehen, dass es keinen einzigen perfekten Prozess gibt, der universell angewendet werden kann. In diesem Artikel werde ich die wichtigsten Fähigkeiten aufzählen, die Ihnen helfen können, ein besserer Projektmanager zu werden, unabhängig von der Technik, dem Framework oder der Methodik, die Sie verwenden.

Das Team, das Team, das Team

Das Team ist Ihr sicheres Haus. Es ist wichtig, eine gute Beziehung zu Ihrem Team aufzubauen und die Teamkommunikation und den Teamgeist zu verbessern. Das Team muss für alle Mitglieder ein sicherer Ort sein, an dem sie sich am stärksten fühlen. Was auch immer die Entscheidung ist, sie wird vom Team getroffen; Welches Feature auch immer gebaut wird, es wird vom Team gebaut; Sie alle ernten Anerkennung als Team und nicht einzeln.

Vor ein paar Jahren habe ich meine formelle Kommunikationsetikette geändert, indem ich von „ich“ auf „wir“ umgestellt habe. Wenn ich zum Beispiel etwas mit den Stakeholdern außerhalb des Teams teile, sage ich: „ Wir haben das Geschwindigkeitsdiagramm für den letzten Sprint erstellt. Wir haben die Budget- und Zeitplan-Kostenprognose erstellt .“ Obwohl dies auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen mag, hat es offensichtliche Vorteile. Erstens liegt die Macht im Team, und eine Entscheidung wird robuster, wenn Sie sie als Team getroffen haben. Zweitens gehen Projektmanager mit gutem Beispiel voran, und indem wir nicht „ich“ sagen, zeigen wir, dass wir uns selbst nichts zuschreiben. Gleiches gilt für Fehler⁠ – alles, was falsch gemacht wurde, liegt im Team. Wir beschuldigen nicht einzelne Teammitglieder. Anschließend führen wir eine interne Überprüfung durch, um den Prozess anzupassen und zu verbessern, um ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Hören Sie auf, nach einem perfekten Prozess zu suchen

Wenn Sie nach dem perfekten Prozess für Ihr Team suchen, können Sie jetzt aufhören. Es gibt nichts, was universell anwendbar ist.

Projektmanager sind im Laufe ihrer Karriere vielen verschiedenen Frameworks, Praktiken und Prozessen ausgesetzt. Sie entscheiden sich dafür, einige der Frameworks in ihrem Team einzusetzen, um herauszufinden, was speziell funktioniert. Wenn sich das Team jedoch dem Prozess widersetzt, ist es wichtig, nicht einem „one size fits all“-Modell zu folgen.

Umgekehrt sollten Projektmanager den Prozess auf die Zusammenarbeit mit ihrem Team zuschneiden. Während meiner Laufbahn in der IT ist mir noch kein einziges Team begegnet, das irgendein Framework komplett „nach Vorschrift“ einsetzt. Was für uns und unsere Teambildung, Kultur und Mentalität funktioniert, funktioniert höchstwahrscheinlich nicht für andere Teams. Daher sollten Projektmanager so lange verschiedene Praktiken testen, bis sie einen idealen Punkt erreicht haben – eine Kombination von Praktiken, die für das Team am besten funktionieren.

Wenn das Team Scrum eingeführt hat, aber tägliche Meetings als zusätzlichen Overhead empfunden hat, besteht die Alternative darin, einen Meeting-Bot in Slack zu haben und Anrufe nur bei Bedarf zu planen. Die gleiche Einstellung gilt für Sprint-Reviews – wenn Teammitglieder sie für kontraproduktiv halten, können Manager entscheiden, Reviews basierend auf den Bedürfnissen des Teams zu planen. Es ist wichtig zu verstehen, dass wir nicht die Hüter von Scrum, Kanban oder anderen Frameworks sind, und dass sie nur da sind, um das Team bei der Suche nach Produktivität und Motivation zu unterstützen.

Viele Hände haben, um viele Aufgaben zu erledigen

Wenn es um Projektbeteiligte geht, ist Kommunikation der Schlüssel. Ob Sie wollen oder nicht, ein Projektmanager muss in die gesamte Kommunikation über das Projekt einbezogen werden. Manchmal werden Manager von der Flut an Nachrichten und Aufgaben überwältigt, aber das ist der Job, für den sie sich angemeldet haben.

Erfahrene Projektmanager beherrschen die Fähigkeit, schnell durch die Kommunikation zu schauen und zu entscheiden, was ihre besondere Aufmerksamkeit erfordert. Am Anfang mag es mehr Aufwand erfordern, dies zu erreichen, aber das Ziel ist es, sich davon zurückzuhalten, auf Details wie tiefgreifende technische Diskussionen einzugehen, wenn sie dem Projekt nicht nützen. Stattdessen kann der Projektmanager, um Zeit zu sparen und Hin- und Her-Messaging zu vermeiden, einen Teamanruf vereinbaren, um eine Lösung zu finden. Ein 15-minütiger Anruf kann oft Stunden ergebnisloser schriftlicher Kommunikation ersetzen.

Alle Beteiligten sollten sich darüber im Klaren sein, dass der Projektmanager der einzige Ansprechpartner ist. Das Priorisieren und Delegieren von Verantwortlichkeiten ist die wesentliche Rolle des Projektmanagers, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Viele Manager entscheiden sich dafür, Aufgaben selbst zu erledigen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden, aber auf lange Sicht können sie den Fokus auf das Wesentliche verlieren. Delegieren Sie alles, was delegiert werden kann. Sie können immer noch die Aufgaben erledigen, die normalerweise die Aufmerksamkeit des Projektmanagers erfordern; zum Beispiel übernehme ich einige Qualitätssicherungen für wichtige Funktionen und Aufgaben, aber ich engagiere mich nie zu sehr in den Aufgaben anderer Mitglieder.

Schätzungen standardmäßig vertrauen, dann messen und diskutieren

Ein Projektmanager muss den Schätzungen seiner Teammitglieder für Aufgaben vertrauen. Bevor ich Projektleiter wurde, war ich vier Jahre Entwickler. Ich habe noch nie mit einem Entwickler über eine Schätzung gestritten, ohne einige Daten zu haben, die meine Argumentation untermauern. Und mit Daten meine ich die bisherigen Aufzeichnungen des Teammitglieds über die geschätzte und tatsächliche Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wurde, nicht meine eigene Entwicklungserfahrung. Bei der Einschätzung von Aufgaben müssen Sie die unterschiedlichen Erfahrungen und Hintergründe der Menschen berücksichtigen. Wenn ein Projektmanager über eine Schätzung diskutieren und argumentieren möchte, muss er seine Argumente mit Daten untermauern und sich darüber im Klaren sein, was er erreichen möchte.

Transparenz und Kontrolle sensibler Informationen

Projektmanager sind das Bindeglied zwischen Business und Technologie und verfügen oft über Informationen von beiden Seiten. Abgesehen davon, dass sie das große Ganze sehen, sind sie auch einigen Risiken ausgesetzt, wie z. B. dem Umgang mit sensiblen Informationen. Es ist wichtig, den schmalen Grat zwischen einer transparenten Führungsrolle und dem richtigen Umgang mit vertraulichen Informationen zu finden.

In Unternehmen, in denen Projektmanager nicht zum Top-Management zählen, haben sie dennoch Zugriff auf viele vertrauliche Informationen. Manchmal wird ihnen nicht genau gesagt, welche Informationen vertraulich sind, und sie müssen es selbst herausfinden. Das Endziel besteht nicht darin, dem Team Informationen vorzuenthalten, und alle Informationen, die für die Projektabwicklung von Bedeutung sind, müssen allen im Team zur Verfügung stehen. Dennoch sollten einige davon aus einem bestimmten Grund vertraulich bleiben, da sie die Teammotivation ruinieren oder unnötige Streitereien auslösen können. Wenn das Unternehmen beispielsweise kurz davor steht, einen großen Deal mit Investoren zu unterzeichnen, besteht die Möglichkeit, die Neuigkeiten dem Team mitzuteilen oder sie einer bestimmten Gruppe von Personen vorzuenthalten, bis der Deal verifiziert ist. Die zweite Option ist besser, da der Deal jederzeit schief gehen kann und wenn die Erwartungen des Teams nicht erfüllt werden, die Motivation sinken kann.

Es gibt eine Reihe von Gründen, um maximale Transparenz anzustreben. Erstens verringert das Halten anderer Personen in der Kommunikationsschleife das Risiko, etwas Wichtiges zu verpassen. Da es innerhalb des Projekts viele Diskussionen gibt, ist es nicht ungewöhnlich, dass Manager einige Informationen verlegen oder einfach vergessen zu reagieren. Zweitens besteht mit mehr Personen in der Schleife weniger Bedarf, die gleichen Informationen an verschiedene Teammitglieder zu wiederholen, da sie sie bereits kennen.

Risiken frühzeitig erkennen

Ein Projektmanager muss einen systematischen Ansatz zur Beseitigung von Hindernissen entwickeln, damit die Teammitglieder alle Projektaufgaben bewältigen können. Wenn Manager Blocker nach Sprints nicht ansprechen, könnten viele Elemente im Backlog als blockiert markiert werden. Es besteht die Tendenz, Blocker nur von den wichtigsten Aufgaben zu entfernen, dies führt jedoch möglicherweise zu einer Katastrophe, da eine erhebliche Anzahl von voneinander abhängigen Aufgaben blockiert werden könnte.

Es ist eine gute Idee, eine Liste mit Aktionselementen zu erstellen, die ausschließlich der Beseitigung von Blockern gewidmet ist, und jede von ihnen mit dem engagierten Stakeholder durchzugehen. Ebenso wichtig ist es, richtige Verbindungen zwischen den Aufgaben herzustellen, damit jeder weiß, welche Aufgaben mit hoher Priorität aufgrund von Blockern auf den unteren Ebenen blockiert werden. Letztendlich haben Projektmanager zwei Möglichkeiten. Erstens können sie ihre eigene To-Do-Liste mit ihren Prioritäten führen, die sich auf das Entfernen von Blockern konzentrieren. Zweitens können sie den Aufgaben weitere Details hinzufügen und sie gründlich verbinden, indem sie Abhängigkeiten hinzufügen, die Blocker für alle verbundenen Aufgaben ausgerichtet halten. Die zweite Option wird zu komplex, besonders bei großen Projekten; Manager tun am Ende oft beides, um die Arbeit am Laufen zu halten und Blockaden rechtzeitig zu beseitigen.

Von Rückschlägen und schwierigen Zeiten bis hin zu kleinen Erfolgen

Wenn eine Terminüberschreitung unvermeidlich wird, sollte sich der Projektleiter nicht über das Team ärgern. Genau in diesen Zeiten sind Motivationsbooster gefragt, nicht Schuldzuweisungen. Steigen Sie auf und seien Sie ein Anführer; Nehmen Sie gegebenenfalls die Schuld auf sich und motivieren Sie das Team, die Funktionalität so gut wie möglich zu überwinden und bereitzustellen. Planen Sie eine Überprüfung, um zu verstehen, was schief gelaufen ist und wie Ihr Team in Zukunft besser arbeiten kann, um zu verhindern, dass sich diese Rückschläge wiederholen.

Ebenso wichtig ist es, gemeinsam kleine Siege zu feiern. Planen Sie ein kurzes Meeting ein, um das Team zu loben, z. B. wenn Sie Ergebnisse innerhalb des genehmigten Zeitplans liefern. Kumulative kleine Gewinne führen zum Gesamtprojekterfolg.

Dokumententreffen

Konsequente Dokumentation ist eine der wichtigsten Gewohnheiten für jeden Projektmanager. Meiner Erfahrung nach wird das Meeting-Management normalerweise unterschätzt, und infolgedessen habe ich während meiner Projektmanagement-Karriere viele Stunden mit verschwenderischen Meetings verbracht. Vorbereitung ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Meeting und dauert etwa fünf Minuten:

• Erstellen Sie die Agenda und entscheiden Sie sich für die gewünschten Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer eingeladen sind.
• Senden Sie die Tagesordnung an die Teilnehmer und klären Sie mit ihnen, ob noch etwas besprochen werden sollte.
• Wenn Sie ein virtuelles Meeting haben, überprüfen Sie, ob der Link gesendet wurde.

Wenn das Treffen beginnt:

• Treten Sie ein paar Minuten früher bei, begrüßen Sie alle, begrüßen Sie sie und tauchen Sie nach einer kurzen Zeit des Smalltalks direkt in die Agenda ein.
• Machen Sie sich während des Meetings Notizen, schreiben Sie alle Aktionspunkte auf, suchen Sie nach Fragen, nachdem Sie die Tagesordnung durchgearbeitet haben, und schließen Sie das Meeting.
• Nachdem das Meeting beendet ist, teilen Sie die Notizen und Aktionselemente sofort mit dem Team.

Aus meiner Erfahrung sind 15 Minuten oft produktiver als ein ein- oder zweistündiges Meeting, weil alle auf den Punkt kommen und man verhindern kann, dass die Teilnehmer von der Agenda abweichen⁠ – es sei denn, es gibt etwas Wichtiges zu besprechen.

Ein paar Bonus-Tipps, die viel Zeit sparen können:

• Haben Sie eine Vorlage für Besprechungsnotizen.
• Senden Sie nach Möglichkeit wiederkehrende Einladungen.
• Erstellen Sie Vorlagen für die Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Stellen Sie sich Erinnerungen für die Folge-E-Mails ein.

Die richtigen Werkzeuge machen den Unterschied

Die Auswahl der richtigen Software-Tools ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es ist üblich, dass sich Projektmanager in Diskussionen darüber einmischen, mit welchen spezifischen Tools das Team arbeiten sollte. Solche Diskussionen können entweder zeitraubend oder produktiv sein, je nachdem, wie das Team versteht, was es mit einem bestimmten Tool erreichen möchte. Bei der Auswahl der am besten geeigneten Werkzeuge sind einige Faktoren zu berücksichtigen:

• Größe des Teams
• Teamzusammensetzung
• Projektmethodik oder Rahmen
• Wie viele Details der Bericht enthalten sollte

Ich habe meine Liste der Tools nach Teamgröße organisiert. Für kleinere Teams, insbesondere wenn sie am Anfang eines Projekts stehen, verwende ich Trello. Dieses Tool verfügt über die meisten Funktionen, die für das Kanban-Framework benötigt werden. Wenn ich mit Dutzenden von Leuten an einem mittelgroßen Projekt arbeite, ziehe ich die Verwendung von Asana in Betracht. Es hat einige anständige Projektmanagementfunktionen, einschließlich eines gewissen Grads an Berichterstattung. Wenn das Projekt jedoch mehr als 20 Personen und detaillierte Berichtsebenen umfasst, neige ich dazu, Jira zu verwenden. Es lässt sich gut in eine Vielzahl anderer auf dem Markt erhältlicher Lösungen integrieren und ermöglicht eine hervorragende Anpassung. Ich verwende Clubhouse auch als mein bevorzugtes Tool für alle kleinen bis mittelgroßen Projekte, und ich habe dort eine großartige Reihe von Funktionalitäten gefunden.

Anpassung ist der Schlüssel

Frameworks, Prozesse und Tools müssen an die Bedürfnisse und Probleme des Teams angepasst werden, nicht umgekehrt. Mit zunehmender Erfahrung häufen Sie eine Schiffsladung von Tools und Methoden an, die Sie mögen, hassen, sparsam verwenden oder verworfen haben. Mit jedem Jahr werden neue aus dem Boden schießen, und einige der älteren werden veraltet sein. Aber die Fähigkeiten, die Sie als Führungskraft entwickeln, werden es Ihnen ermöglichen, das Beste aus jedem Rahmen herauszuholen.