ورقة الغش في إدارة المشروع

في حين أنه من الرائع تبني المعرفة والقراءة عن العمليات المثالية لقيادة فريق ، فمن المهم أيضًا أن نفهم أنه لا توجد عملية مثالية واحدة يمكن تطبيقها عالميًا. في هذه المقالة ، سأستعرض أهم المهارات التي يمكن أن تساعدك على أن تصبح مدير مشروع أفضل ، بغض النظر عن التقنية أو إطار العمل أو المنهجية التي تستخدمها.

الفريق ، الفريق ، الفريق

الفريق هو منزلك الآمن. من الضروري إقامة علاقة رائعة مع فريقك وتعزيز التواصل الجماعي وروح الفريق. يجب أن يكون الفريق مكانًا آمنًا لجميع الأعضاء ، حيث يشعرون بأنهم الأقوى. مهما كان القرار ، يتخذه الفريق ؛ أيا كانت الميزة التي يتم بناؤها ، يتم إنشاؤها بواسطة الفريق ؛ أنتم جميعًا تأخذون الفضل كفريق وليس فرديًا.

قبل بضع سنوات ، غيرت آداب الاتصال الرسمية الخاصة بي بالتبديل من "أنا" إلى "نحن". على سبيل المثال ، عندما أشارك شيئًا ما مع أصحاب المصلحة خارج الفريق ، أقول: " لقد أنشأنا مخطط السرعة لآخر سباق. لقد أنجزنا الميزانية وتوقع التكلفة بالجدول الزمني ". على الرغم من أن هذا قد يبدو غير عادي في البداية ، إلا أن له فوائد واضحة. أولاً ، تكمن القوة داخل الفريق ، ويصبح القرار أكثر قوة إذا وصلت إليه كفريق. ثانيًا ، يقود مديرو المشاريع عن طريق القدوة ، ومن خلال عدم قول "أنا" ، فإننا نثبت أننا لا ننسب أي شيء من جانبنا. الأمر نفسه ينطبق على الأخطاء - كل ما تم القيام به بشكل خاطئ يقع على عاتق الفريق. نحن لا نلوم أعضاء الفريق الفردي. بعد ذلك ، نقوم بإجراء مراجعة داخلية لتعديل العملية والتحسين من أجل تجنب أخطاء مماثلة في المستقبل.

توقف عن البحث عن عملية مثالية

إذا كنت تطارد العملية المثالية لفريقك ، فيمكنك التوقف الآن. لا يوجد شيء من هذا القبيل يمكن تطبيقه عالميًا.

يتعرض مديرو المشاريع للعديد من الأطر والممارسات والعمليات المختلفة طوال حياتهم المهنية. اختاروا استخدام بعض الأطر داخل فريقهم لاكتشاف ما ينجح على وجه التحديد. ومع ذلك ، إذا قاوم الفريق العملية ، فمن المهم عدم اتباع نموذج "مقاس واحد يناسب الجميع".

على العكس من ذلك ، يجب على مديري المشاريع تصميم العملية للعمل مع فريقهم. خلال مسيرتي المهنية في مجال تكنولوجيا المعلومات ، لم أواجه فريقًا واحدًا يستخدم أي إطار عمل بالكامل "حسب الكتاب". ما يصلح لنا وللفريق ، وثقافتنا ، وعقليتنا من غير المرجح أن تعمل مع فرق أخرى. لذلك ، يجب على مديري المشاريع الاستمرار في اختبار الممارسات المختلفة حتى يصلوا إلى نقطة جيدة - وهي مجموعة من الممارسات التي تعمل بشكل أفضل للفريق.

إذا قدم الفريق Scrum ولكنه وجد اجتماعات يومية إضافية ، فإن البديل هو أن يكون لديك روبوت اجتماعات في Slack وجدولة المكالمات عند الضرورة فقط. يمكن تطبيق نفس الموقف على مراجعات العدو - إذا وجد أعضاء الفريق أنها تأتي بنتائج عكسية ، يمكن للمديرين أن يقرروا جدولة المراجعات بناءً على احتياجات الفريق. من الضروري أن نفهم أننا لسنا الأوصياء على Scrum أو Kanban أو أطر أخرى ، وأنهم موجودون فقط لمساعدة الفريق في السعي لتحقيق الإنتاجية والتحفيز.

وجود أيدي كثيرة لإتمام العديد من المهام

عندما يتعلق الأمر بأصحاب المصلحة في المشروع ، فإن التواصل هو المفتاح. سواء أعجبك ذلك أم لا ، يجب تضمين مدير المشروع في جميع الاتصالات الخاصة بالمشروع. في بعض الأحيان ، يشعر المديرون بالارتباك من كثرة الرسائل والمهام ، ولكن هذه هي الوظيفة التي اشتركوا فيها.

يتقن مديرو المشاريع من ذوي الخبرة مهارة النظر بسرعة من خلال الاتصالات وتحديد ما يتطلب اهتمامهم الوثيق. في البداية ، قد يتطلب الأمر مزيدًا من الجهد لتحقيق ذلك ، لكن الهدف هو منع نفسك من الدخول في التفاصيل ، مثل المناقشات الفنية العميقة ، إذا لم تستفد من المشروع. بدلاً من ذلك ، لتوفير الوقت وتجنب المراسلة ذهابًا وإيابًا ، يمكن لمدير المشروع تحديد موعد مكالمة فريق للعثور على حل. غالبًا ما تحل مكالمة واحدة مدتها 15 دقيقة محل ساعات من الاتصال الكتابي غير الحاسم.

يجب أن يدرك جميع أصحاب المصلحة أن مدير المشروع هو نقطة الاتصال الوحيدة. تحديد الأولويات وتفويض المسؤوليات هو الدور الأساسي لمدير المشروع ، للتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح. يختار العديد من المديرين إكمال المهام بأنفسهم للتأكد من تلبية المتطلبات ، ولكن على المدى الطويل ، قد يفقدون تركيزهم على الأشياء المهمة. تفويض كل ما يمكن تفويضه. لا يزال بإمكانك القيام بالمهام التي تتطلب عادة انتباه مدير المشروع ؛ على سبيل المثال ، أقوم ببعض ضمان الجودة للميزات والمهام المهمة ، لكنني لا أشارك كثيرًا في مهام الأعضاء الآخرين.

ثق في التقديرات افتراضيًا ، ثم قسها وناقشها

يجب أن يثق مدير المشروع في التقديرات التي يقدمها أعضاء الفريق للمهام. قبل أن أصبح مدير مشروع ، كنت مطورًا لمدة أربع سنوات. لم أجادل مطلقًا في تقدير مع مطور بدون وجود بعض البيانات لدعم حجتي. وأقصد بالبيانات السجل السابق لعضو الفريق للوقت المقدر والفعلي الذي يقضيه في المهام ، وليس تجربتي في التطوير. عليك أن تأخذ في الاعتبار خبرات الناس وخلفياتهم المختلفة عند تقدير المهام. إذا أراد مدير المشروع أن يناقش ويتجادل بشأن تقدير ما ، فعليه أن يدعم حججه بالبيانات وأن يكون واضحًا بشأن ما يريد تحقيقه.

الشفافية والتحكم في المعلومات الحساسة

مديرو المشاريع هم الروابط بين الأعمال والتكنولوجيا ، وغالبًا ما يمتلكون معلومات من كلا الجانبين. بصرف النظر عن رؤية الصورة الكبيرة ، فإنهم يواجهون بعض المخاطر أيضًا ، مثل التعامل مع المعلومات الحساسة. من الضروري إيجاد الخط الفاصل بين كونك قائدًا يتسم بالشفافية والتعامل مع المعلومات السرية بشكل صحيح.

في الشركات التي لا يُعتبر فيها مديرو المشاريع من كبار المديرين ، لا يزال بإمكانهم الوصول إلى الكثير من المعلومات السرية. في بعض الأحيان ، لا يتم إخبارهم على وجه التحديد بالمعلومات السرية وعليهم اكتشافها بأنفسهم. الهدف النهائي ليس حجب المعلومات عن الفريق ، ويجب أن تكون جميع المعلومات المهمة لتسليم المشروع متاحة للجميع في الفريق. ومع ذلك ، يجب أن يظل بعضها سريًا لسبب ما ، حيث يمكن أن يفسد دافع الفريق أو يثير حججًا غير ضرورية. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة على وشك توقيع صفقة كبيرة مع المستثمرين ، فهناك خيار لإعلان الخبر للفريق أو الاحتفاظ به لمجموعة معينة من الأشخاص حتى يتم التحقق من الصفقة. الخيار الثاني أفضل لأن الصفقة يمكن أن تسير بشكل جانبي في أي وقت ، وإذا لم تتحقق توقعات الفريق ، فيمكن أن تقلل من الدافع.

هناك عدة أسباب للبحث عن أقصى قدر من الشفافية. أولاً ، إبقاء الآخرين في حلقة الاتصال يقلل من خطر فقدان شيء مهم. نظرًا لوجود الكثير من المناقشات داخل المشروع ، فليس من غير المعتاد أن يخطئ المدراء في وضع بعض المعلومات أو ينسوا الرد. ثانيًا ، مع وجود المزيد من الأشخاص في الحلقة ، تقل الحاجة إلى تكرار نفس المعلومات لأعضاء الفريق المختلفين ، كما يعرفونها بالفعل.

الإبلاغ عن المخاطر مبكرًا

يجب على مدير المشروع تشكيل نهج منظم لإزالة العقبات حتى يتمكن أعضاء الفريق من معالجة جميع مهام المشروع. إذا لم يتعامل المديرون مع أدوات الحظر بعد سباقات السرعة ، فقد ينتهي الأمر بعلامة العديد من العناصر على أنها محظورة في التراكم. هناك ميل لإزالة الحواجز فقط من المهام الأكثر أهمية ، ومع ذلك ، فمن المحتمل أن يؤدي هذا إلى كارثة ، حيث يمكن حظر عدد كبير من المهام التي تعتمد على بعضها البعض.

إنها لفكرة جيدة إنشاء قائمة عناصر إجراءات مخصصة فقط لإزالة أدوات الحظر ومتابعة كل منها مع أصحاب المصلحة المخصصين. من المهم بنفس القدر إجراء اتصالات مناسبة بين المهام بحيث يكون الجميع على دراية بالمهام ذات الأولوية العالية التي سيتم حظرها بسبب الحواجز في المستويات الأدنى. في النهاية ، ينتهي الأمر بمديري المشاريع بخيارين. أولاً ، يمكنهم الاحتفاظ بقائمة المهام الخاصة بهم مع تحديد أولوياتهم التي تركز على إزالة أدوات الحظر. ثانيًا ، يمكنهم إضافة المزيد من التفاصيل إلى المهام وربطها تمامًا عن طريق إضافة التبعيات التي تحافظ على محاذاة أدوات الحظر لجميع المهام المتصلة. يصبح الخيار الثاني معقدًا للغاية ، خاصة في المشاريع الكبيرة ؛ غالبًا ما ينتهي الأمر بالمدراء بالقيام بالأمرين معًا من أجل استمرار العمل وإزالة الحواجز في الوقت المحدد.

من النكسات والأوقات الصعبة إلى المكاسب الصغيرة

إذا أصبح تفويت الموعد النهائي أمرًا لا مفر منه ، فلا ينبغي أن يغضب مدير المشروع من الفريق. هذه بالتحديد الأوقات التي تستدعي تعزيز الحافز ، وليس اللوم. اصعد وكن قائدا. إذا لزم الأمر ، فقم بإلقاء اللوم على نفسك وحفز الفريق للتغلب على الوظائف وتقديم أفضل ما يمكنك. حدد موعدًا للمراجعة لفهم الخطأ الذي حدث وكيف يمكن لفريقك العمل بشكل أفضل في المستقبل من أجل منع حدوث تلك النكسات مرة أخرى.

نفس القدر من الأهمية هو الاحتفال بالمكاسب الصغيرة معًا. حدد موعدًا لاجتماع قصير لمدح الفريق ، على سبيل المثال ، عند تقديم النتائج في غضون الجدول الزمني المعتمد. تؤدي المكاسب الصغيرة التراكمية إلى نجاح المشروع بشكل عام.

اجتماعات وثيقة

يعد التوثيق المتسق أحد أهم العادات لكل مدير مشروع. من واقع خبرتي ، عادة ما يتم التقليل من أهمية إدارة الاجتماعات ، ونتيجة لذلك ، أمضيت ساعات طويلة في اجتماعات مهدرة خلال مسيرتي المهنية في إدارة المشروع. التحضير هو مفتاح كل اجتماع ناجح ، ويستغرق ما يقرب من خمس دقائق:

• ضع جدول الأعمال وحدد المشاركين المطلوبين. تأكد من دعوة جميع المشاركين.
• أرسل جدول الأعمال إلى المشاركين وتحقق معهم حول ما إذا كان ينبغي مناقشة أي شيء آخر.
• إذا كان لديك اجتماع افتراضي ، فتحقق من إرسال الرابط.

عندما يبدأ الاجتماع:

• انضم لبضع دقائق مبكرًا ، ورحب بالجميع ، وحيِّيهم ، وبعد فترة قصيرة من الحديث الصغير ، انغمس مباشرةً في جدول الأعمال.
• أثناء الاجتماع ، احتفظ بالملاحظات ، وقم بتدوين جميع عناصر العمل ، وتحقق من وجود أي أسئلة بعد الانتهاء من جدول الأعمال ، وأغلق الاجتماع.
• بعد انتهاء الاجتماع ، شارك الملاحظات وعناصر العمل مع الفريق على الفور.

من واقع خبرتي ، فإن 15 دقيقة غالبًا ما تكون أكثر إنتاجية من اجتماع مدته ساعة أو ساعتان ، لأن الجميع يلتزم بالموضوع ويمكنك منع المشاركين من الانحراف عن جدول الأعمال - ما لم يكن هناك شيء مهم للمناقشة.

بعض النصائح الإضافية التي يمكن أن توفر الكثير من الوقت:

• لديك نموذج لملاحظات الاجتماع.
• عندما يكون ذلك ممكنًا ، أرسل دعوات متكررة.
• إنشاء قوالب للمتابعة مع عناصر العمل.
• ضع لنفسك تذكيرات لرسائل المتابعة الإلكترونية.

الأدوات الصحيحة تصنع الفارق

يعد اختيار الأدوات البرمجية المناسبة جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع. من الشائع أن يشارك مديرو المشاريع في المناقشات حول الأدوات المحددة التي يجب أن يعمل بها الفريق. يمكن أن تكون مثل هذه المناقشات مضيعة للوقت أو مثمرة ، اعتمادًا على فهم الفريق لما يريدون تحقيقه باستخدام أداة معينة. هناك بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن أنسب الأدوات:

• حجم الفريق
• تكوين فريق
• منهجية المشروع أو إطار العمل
• ما مقدار التفاصيل التي يجب أن يتضمنها التقرير

لقد قمت بتنظيم قائمة الأدوات الخاصة بي حسب حجم الفريق. بالنسبة للفرق الأصغر ، خاصة إذا كانت في بداية المشروع ، أستخدم Trello. تحتوي هذه الأداة على معظم الميزات المطلوبة في إطار عمل كانبان. عندما أعمل في مشروع متوسط ​​الحجم مع عشرات الأشخاص ، أفكر في استخدام Asana. لديها بعض ميزات إدارة المشروع اللائقة ، بما في ذلك درجة معينة من التقارير. ومع ذلك ، إذا تضمن المشروع أكثر من 20 شخصًا ومستويات مفصلة من التقارير ، فأنا أميل إلى استخدام Jira. إنه يتكامل بشكل جيد مع مجموعة من الحلول الأخرى المتوفرة في السوق ، مما يسمح بتخصيص كبير. أستخدم أيضًا Clubhouse كأداة الانتقال الخاصة بي لجميع المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم ، وقد وجدت مجموعة كبيرة من الوظائف هناك.

التعديل هو المفتاح

يجب تعديل الأطر والعمليات والأدوات بناءً على احتياجات الفريق ومتاعبه ، وليس العكس. عندما تكتسب الخبرة ، فإنك تجمع عددًا كبيرًا من الأدوات والمنهجيات التي تحبها أو تكرهها أو تستخدمها باعتدال أو تتجاهلها. سوف تظهر جديدة مع مرور كل عام ، وبعض كبار السن سيصبح عفا عليه الزمن. لكن المهارات التي تطورها كقائد ستمكنك من تحقيق أقصى استفادة من كل إطار عمل.