كيفية إجراء انتقال العمل عن بُعد بسهولة

بينما يقول 83٪ من العمال إن العمل عن بعد سيجعلهم أكثر سعادة بوظائفهم ، لم يتوقع الكثير من الناس أن هذا التحول سيحدث فجأة كما حدث.

مع قيام الشركات في جميع أنحاء العالم بنقل قوتها العاملة بسرعة إلى العمل من المنزل ، سيجد بعض الموظفين صعوبة في إجراء التغيير. في حين أن المصممين ربما كانوا يحلمون بالعمل مرتديًا بيجاماتهم من أريكتهم طوال اليوم ، فإن واقع كونك عاملًا منتجًا عن بُعد سيُظهر بسرعة أن هذه الطريقة ليست مثالية.

اكتشف أسلوب العمل الأمثل

عند العمل من المنزل ، قد يكون من الصعب الدخول في "أخدود" يوم العمل. لا تكون المساحات المخصصة للمكاتب المنزلية ممكنة دائمًا ، خاصةً عندما يتم نقل العمال فجأة إلى موقع بعيد. غالبًا ما يتم ارتكاب أخطاء تؤثر على الإنتاجية والروح المعنوية.

يشعر العديد من العاملين عن بُعد حديثًا أنهم بحاجة إلى الاستمرار في روتينهم المعتاد من الساعة 9 إلى 5. بالنسبة للعديد من المصممين ، هذه ليست بالضرورة أفضل طريقة للعمل من المنزل. يمكن أن يكون العمل أكثر فاعلية خلال الساعات التي تكون فيها إنتاجية مثالية. بالنسبة للبعض ، قد يكون هذا هو أول شيء في الصباح. بالنسبة للآخرين ، يمكن أن يكون في وقت متأخر من الليل. ولا يزال المصممون الآخرون يجدون أن العمل على فترات متقطعة على مدار اليوم يعمل بشكل أفضل.

يمكن أن يحدث تعاون الفريق عن بُعد بشكل غير متزامن. في بيئة المكتب ، يمكن للمصممين قضاء بعض ساعات عملهم على الأقل في انتظار قيام الآخرين بإكمال العمل أو مراجعته. لكن في بيئة العمل عن بُعد ، لا يتعين عليهم الانتظار أو البحث عن "عمل مزدحم" ليبدو كما لو كانوا منتجين. بدلاً من ذلك ، يمكنهم التركيز على مجالات أخرى من حياتهم أثناء انتظار زملائهم في الفريق لإكمال العمل ، أو على العملاء مراجعة عناصر التصميم التي قدموها.

العمل بشكل غير متزامن يتطلب بعض التعديل. من المهم أن تظل متاحًا خلال "ساعات العمل" حتى في حالة عدم العمل بنشاط ، في حال كان لدى أحد أعضاء الفريق سؤال أو يحتاج إلى مساعدة في مشروع ما. لحسن الحظ ، فإن إصدارات تطبيقات الأجهزة المحمولة من أدوات مثل Slack تجعل من السهل البقاء على اتصال حتى عندما لا تكون جالسًا على مكتبك.

من المهم لأي شخص يعمل من المنزل أن يقيم توازنًا صحيًا بين العمل والحياة. عندما يتم العمل في نفس المساحة مثل أي شيء آخر في حياة المصمم ، قد يكون من السهل البقاء على اتصال طوال الوقت. من المهم وضع إرشادات شخصية لتسجيل الخروج. على سبيل المثال ، تسمح تطبيقات مثل Slack للأشخاص بتعيين ساعات عملهم المتاحة وغير المتاحة ، وكتم الإشعارات خلال ذلك الوقت غير المتاح. هذا مهم بشكل خاص في الشركات الموزعة مثل Toptal ، التي لديها أعضاء فريق يمتدون إلى مناطق زمنية متعددة.

يضر الجلوس على المكتب طوال اليوم أيضًا بإنتاجية العمال عن بعد وصحتهم. ضع روتينًا لأشياء مثل التأمل ، والتمارين الرياضية ، واليوجا ، والمشي ، أو حتى مجرد تمارين الإطالة الأساسية. تذكير التقويم للقيام بهذه الأشياء يمكن أن يمنعهم من الانزلاق عبر الفجوات. على أقل تقدير ، من الجيد الاستيقاظ والتمدد كل ساعة أو نحو ذلك وممارسة التمارين الرياضية بانتظام أو أي رعاية ذاتية أخرى في اليوم.

يمكن أن يؤدي إهمال الرعاية الذاتية والفشل في تسجيل الخروج من العمل على أساس روتيني بسرعة إلى إرهاق العمال عن بعد. بالنسبة للمصممين الذين يحبون ما يفعلونه ، قد يكون من السهل جدًا الاستمرار في مشروع ما حتى يتم استنفادهم. يمكن أن تمتد أيام العمل ذات الثماني ساعات هذه بسرعة إلى 10 أو 12 ساعة - أو أكثر. في حين أن ذلك قد يكون ضروريًا في بعض الأحيان للوفاء بموعد نهائي ضيق أو التعامل مع مشروع كبير ، إلا أنه ليس من العادات الصحية الدخول فيها.

تحسين إنتاجية المكاتب المنزلية

بقدر ما قد يبدو من المغري بالنسبة للعمال عن بعد حديثًا العمل من أريكتهم في ملابس النوم طوال اليوم ، فهي ليست أفضل طريقة لتصبح مصممًا ناجحًا عن بُعد. في الوقت نفسه ، لا تُترجم إعادة إنشاء البيئة الدقيقة التي كانت لديك في مكتب بالضرورة إلى إنتاجية أيضًا.

من المهم وجود مساحة عمل مخصصة. إنها إشارة للدماغ بأن وقت العمل قد حان. هذا عنصر تحفيزي ضخم للعديد من العمال عن بعد.

من الناحية المثالية ، تعتبر الغرفة المنفصلة التي يمكن إغلاقها عن باقي المنزل أثناء وبعد يوم العمل هي الخيار الأفضل. ومع ذلك ، إذا لم يكن هذا خيارًا ، فيمكن أن يكون مكتبًا مطويًا في زاوية غرفة أقل استخدامًا كافيًا.

من المهم إعداد مكتب وظيفي ويتضمن كل ما هو ضروري للعمل اليومي. الكرسي المريح ضروري أيضًا لأي شخص يقضي ساعات أمام أجهزة الكمبيوتر الخاصة به كل يوم. المكاتب الدائمة ممتازة أيضًا للعاملين في المنزل. إذا لم يكن المكتب الدائم خيارًا ، فإن طاولة المطبخ (حسب الارتفاع) تعد بديلاً ممتازًا.

استثمر في تقنية موثوقة

تعد التكنولوجيا الموثوقة أحد أهم جوانب إعداد أي مكتب منزلي. تعد إخفاقات التكنولوجيا واحدة من أكبر العوائق التي تحول دون إنتاجية العمال عن بُعد ، وبما أن قسم تكنولوجيا المعلومات ليس متاحًا بسهولة لإصلاح المشكلات ، فمن المفيد الاستثمار في التكنولوجيا الصلبة مقدمًا.

الكمبيوتر المحمول الجيد هو المفتاح للعديد من العاملين عن بعد. بينما يمكن إنجاز معظم الأعمال في مساحة عمل مخصصة ، فإن امتلاك خيار العمل من موقع مختلف - حتى لو كان هذا الموقع مجرد فناء في يوم جميل - يمكن أن يكون مفتاحًا للحفاظ على الإنتاجية والروح المعنوية.

نظرًا لأن معظم الشركات الموزعة تعقد اجتماعات عبر مؤتمرات الفيديو ، فإن مجموعة جيدة من سماعات الرأس تعد من المعدات الأساسية للعديد من المصممين عن بُعد. هناك الكثير من الخيارات المتاحة ، سواء على شكل سماعة أذن أو سماعة أذن. الشيء الرئيسي الذي يجب البحث عنه هو مجموعة بها ميكروفون داخلي. يفضل بعض العمال عن بُعد سماعات الرأس التي تعمل بتقنية Bluetooth ، بينما لا يريد البعض الآخر متاعب تذكر جهاز آخر لشحن واختيار سماعات الرأس السلكية.

تساعد البيانات الكافية على خطة الهاتف الخلوي العمال عن بُعد في أن يكونوا أقل ارتباطًا بمكاتبهم. عندما تصل الإشعارات من أي مكان ، فإن هذا يجعل من الممكن الابتعاد عن العمل دون القلق بشأن فقد المعلومات أو الاتصالات المهمة. هذا مهم بشكل خاص عند العمل مع زملائه في مناطق زمنية مختلفة ، والذين قد يكون لديهم سؤال مهم بعد تسجيل الخروج لهذا اليوم.

يعد الإنترنت الموثوق وعالي السرعة أمرًا ضروريًا أيضًا ، خاصةً في مؤتمرات الفيديو. بدون اتصال إنترنت كافٍ ، تصبح مكالمات الفيديو متقطعة ويصعب إدارتها. في العديد من المواقع ، يتوفر الإنترنت الموثوق به بسهولة — ليس بالضرورة أن يكون هذا هو الحال في كل مكان ، حتى في بعض المدن الكبرى.

الإفراط في التواصل أثناء وبعد انتقال العمل عن بُعد

عندما يكون المصمم جالسًا في مكتب ، يتضح لزملائه في العمل أنه يعمل. عندما يكون المصمم جالسًا في مكتب منزلي ، لم يعد الأمر كذلك.

نظرًا لأنه لم يعد من الممكن للمدير أو قائد فريق التصميم رؤية ما يفعله زملائهم في الفريق ، فمن المهم توصيل المعلومات بشكل أكثر مباشرة. لدى الشركات والفرق المختلفة سياسات مختلفة حول عدد المرات التي يجب فيها توصيل هذه المعلومات ؛ يمكن أن تعتمد أيضًا على المشروع المحدد الذي يتم العمل عليه.

إذا لم تكن هناك سياسة محددة حول الاتصال ، على الأقل ، يجب الإبلاغ عن التقدم على أساس أسبوعي. في أي وقت يكون هناك حظر أو تأخير في التسليم ، يجب أيضًا الإبلاغ عن ذلك. ينطبق الأمر نفسه على عندما يسير المشروع بسلاسة وسيتم الانتهاء منه قبل الموعد النهائي.

الشفافية هي أيضا مفتاح للاتصال العمل عن بعد. لمنع المشكلات الصغيرة من التحول إلى مشكلات كبيرة ، من المهم مناقشة أي كتل أو مشكلات في وقت مبكر. في المكتب التقليدي ، تظهر المشكلات بشكل عضوي أكثر مما تظهر في بيئة بعيدة - يعتبر توضيح نقطة لإثارة المشكلات عند ظهورها أمرًا أساسيًا لحل المشكلات بسرعة والحفاظ على اتصالات الفريق الجيدة.

اعتمد على المجتمع

من أكبر التحديات التي تواجه أي وظيفة عن بعد هو الشعور بالعزلة. عندما لا يعمل أعضاء الفريق معًا بشكل شخصي بشكل يومي ، يمكن أن يحدث انقطاع في الاتصال. في أسوأ السيناريوهات ، قد يتوقف الأعضاء عن العمل كفريق.

من المهم للعاملين عن بُعد تجنب مشاعر العزلة من خلال الاعتماد على مجتمعاتهم - سواء في العمل أو على الصعيد الشخصي. يعد إعداد روتين مع الآخرين طريقة جيدة للحفاظ على حيوية هذه المجتمعات. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون تناول الغداء مع صديق (حتى لو كان افتراضيًا) مرة واحدة في الأسبوع طريقة جيدة للحفاظ على المجتمعات الشخصية قوية.

طريقة واحدة للحفاظ على مجتمعات العمل قوية من خلال التعاون. يعد تقديم المساعدة في مشروع زميل آخر في الفريق طريقة رائعة لتقوية علاقات الفريق. كما أنه يسهل طلب المساعدة عند الضرورة.

يجب أن يكون المصممون (وخاصة قادة فريق التصميم) حساسين لفكرة أن الانتقال إلى بيئة عمل بعيدة قد لا يكون سهلاً لكل موظف. قد يستغرق البعض وقتًا أطول للوصول إلى تدفق العمل من المنزل ، وفي بعض الأحيان ، قد تتسبب عوامل التشتيت في حدوث مشكلات في الإنتاجية. يمكن أن يساعد مجتمع العمل القوي في دعم المصممين عن بُعد من خلال هذه المشكلات.

تبني عقلية التكرار

إذا كان هناك شيء واحد يجب أن يكون المصممون على دراية به ، فهو التكرار. لكن العديد من المصممين يطبقون عقلية التكرار فقط على مشاريع التصميم الخاصة بهم. بدلاً من ذلك ، يجب عليهم التفكير في تطبيقه على جميع جوانب حياتهم المهنية ، بما في ذلك كيفية تعاملهم مع انتقال العمل عن بُعد.

يستغرق تحسين سير العمل عن بُعد وقتًا. قلة قليلة من الناس يكتشفون أفضل طريقة لهم للعمل عن بعد في المحاولة الأولى. قد لا تُترجم جميع الاختراقات الإنتاجية التي تعلموها في المكتب إلى بيئة عمل منزلية.

يجب أن يبحث المصممون الذين يعملون من المنزل لأول مرة باستمرار عن طرق جديدة لتحسين عملهم وسير عملهم. جرب أشياء وتقنيات وتقنيات جديدة. لا تتعثر في شبق القيام بالأشياء بطريقة معينة لأنهم عملوا في الماضي.

هناك دائمًا مجال للتحسين في مهنة أي مصمم. يتيح اعتماد عقلية الاختبار وجمع التعليقات (سواء البيانات الشخصية أو من خلال سؤال زملائه في الفريق عما يبدو أنه يعمل أو لا يعمل) للمصممين لإنشاء إجراءات عمل أفضل واعتماد تقنيات أفضل.

تعد مشاركة ما يصلح وما لا ينجح مع الزملاء أيضًا طريقة رائعة لتحسين سير العمل والبقاء على اتصال كفريق. إنه يحسن ثقافة الفريق بطرق لا يفعلها التعاون ببساطة في المشاريع دائمًا.

خاتمة

إن تعلم كيفية العمل عن بُعد ليس دائمًا انتقالًا سهلاً ، خاصةً إذا كان مفاجئًا. لكن اعتماد نهج تكراري ، والحفاظ على مجتمعات قوية ، وإنشاء مكتب منزلي مصمم للإنتاجية هي مفاتيح النجاح.

يتطلب إجراء انتقال العمل عن بُعد بسلاسة التخطيط والتجريب. يجب ألا يخاف المصممون من تجربة إعدادات مكتبية مختلفة ، وساعات عمل ، وطرق اتصال حتى يجدون شيئًا ينقر.

اسمحوا لنا أن نعرف ما هو رأيك! يرجى ترك أفكارك وتعليقاتك وملاحظاتك أدناه.

• • •

مزيد من القراءة على مدونة Toptal Design:

• كيف تعمل عن بعد عندما يكون الأمر مهمًا للغاية
• اعمل بشكل أكثر ذكاءً مع نصائح المصمم المستقل عن بُعد
• العمل عن بعد كمصمم مستقل
• كيفية إجراء تصميم عن بعد Sprint
• كيفية تحسين ورش عمل Remote UX والاستفادة منها