Managementul produselor la Toptal: Strategii pentru succesul de la distanță

Echipele de produse Toptal au îmbrățișat natura lucrului de la distanță încă din prima zi. Peste o duzină de manageri de produs distribuiți pe tot globul construiesc un produs software care își propune să revoluționeze crearea de echipe, contractarea și resursele umane. Ei au creat cadrul inovator de management al proceselor de la bun început, permițând echipelor să-și facă treaba și să fie livrate în cel mai bun mod posibil. Pentru Toptalers, care spun povești excepționale despre succesul lucrului de la distanță, nici măcar cerul nu este limita.

Procesul de dezvoltare a produsului este nucleul

Platforma pe care Toptal o construiește conectează companiile cu talente de top în inginerie, design și tehnologie. Cu peste 500 de persoane din peste 60 de țări care ajută la operarea activității de bază, Toptal este una dintre cele mai mari forțe de muncă complet distribuite la nivel mondial.

La Toptal, procesul de dezvoltare a produsului este esențial pentru toate inițiativele de produs executate de echipe. „A fost unul dintre primele lucruri pe care le-am oficializat ca o echipă de produs și continuă să plătească dividende”, a declarat Paul Timmermann, director de management al produselor Toptal. Orice inițiativă unică trece printr-un proces de dezvoltare a produsului bine stabilit, care este împărțit în patru faze principale: roadmapping, specificarea și planificarea produsului, dezvoltare și post-lansare.

O inițiativă la Toptal poate fi la fel de mică ca o îmbunătățire a caracteristicilor sau la fel de mare ca introducerea unui nou produs business-to-consumer. Pentru aceste acțiuni ar fi de așteptat un nivel foarte diferit de documentare, dar ambele urmează același proces. „Am creat asta pentru că am văzut inițiative nereușite care nu au trecut neapărat prin fazele adecvate de prioritizare sau nu au evaluat valoarea afacerii. Procesul de dezvoltare a produsului a fost introdus pentru a rezolva aceste probleme”, a explicat Timmermann.

Echipele de produse de la distanță urmează aceleași procese de gestionare a produselor ca echipele de la fața locului, totuși lucrul de la distanță necesită să aibă cadre solide și să se respecte. La Toptal, toate inițiativele de produs trebuie să treacă prin puncte de control specifice pe parcurs, a explicat Timmermann, deoarece acest lucru asigură că toată lumea construiește produse în același mod: „Am găsit sosul secret pentru inițiative de produse cu adevărat de înaltă calitate.”

Definirea Problemei

Activitățile esențiale din faza de planificare, cum ar fi cercetarea utilizatorilor și evaluarea oportunităților, sunt motivul principal pentru succesul continuu al echipelor de produse de la Toptal. Rezultatele cheie ale acestei faze sunt evaluările oportunităților de produs, care sunt clar definite și prioritizate.

Această muncă este o responsabilitate crucială a fiecărui manager de produs și prima etapă de hotar în procesul de dezvoltare a produsului la Toptal. Scopul este de a preveni pierderea timpului și a banilor pe oportunități slabe, înțelegând totodată ceea ce este necesar pentru a reuși. „La începutul fiecărui ciclu de planificare, începem cu un număr sănătos de evaluări de oportunități. După ce primim câteva estimări inițiale de la omologii noștri de inginerie, putem compara și prioritiza cu ușurință rentabilitatea investiției diferitelor probleme. Adevărata frumusețe a evaluării oportunităților este concentrarea sa specifică asupra problemei. Adesea, după ce este prezentat diverselor părți interesate, apar soluții mult mai bune și eficiente, în timp ce valoarea rezolvării problemei rămâne constantă”, a explicat Timmermann.

Una dintre cele mai mari provocări legate de evaluările oportunităților este să găsești de unde să începi. „La Toptal, această slujbă este puțin mai ușoară datorită adoptării la nivel de companie a obiectivelor și rezultatelor cheie (OKR). Ne oferă rapid valori ale stelei nordice cu care să ne aliniem eforturile”, a dezvăluit Timmermann.

Organizarea de sesiuni de brainstorming

Brainstormingul de produse este o provocare descurajantă într-un cadru de la distanță. Echipele de la birou folosesc de obicei table albe pentru exerciții de brainstorming, iar echipele de la distanță fac exact același lucru, dar cu echivalentul digital al tablei albe. „Cheia este să stabiliți sesiuni de brainstorming structurate cu un scop și o agendă foarte specifice, deoarece în mediul îndepărtat sunteți foarte norocoși să găsiți chiar și o oră din timpul fiecăruia în numeroasele fusuri orare”, a remarcat Timmermann. El a explicat că aducerea structurii sesiunilor de brainstorming necesită câteva modificări minore care fac o mare diferență. În primul rând, ține cont de rezultatul brainstorming-ului. Adesea, liderii brainstorming se așteaptă ca rezultatul să apară magic în timpul activității, dar acest lucru nu este posibil într-un timp limitat. O altă piesă esențială este asigurarea faptului că toți participanții înțeleg problemele de bază care trebuie abordate.

„Deseori despărțim brainstormingul în două componente: brainstorming asupra problemelor și apoi o a doua activitate de ideație pentru soluții. În cele din urmă, fiecare dintre componentele cheie de brainstorming trebuie să adere la o agendă strictă”, a menționat Timmermann. Când proiectează întâlnirea, liderul ar trebui să definească numărul specific de minute pentru fiecare activitate de brainstorming și să folosească cronometre vizibile pentru participanți în timpul întâlnirii pentru a se asigura că toată lumea rămâne pe drumul cel bun.

Timmermann a împărtășit și un sfat bonus: „Într-un cadru de la distanță, cinci persoane nu pot vorbi deodată, așa că deseori, cel mai extrovertit individ domină sesiunea. Reușim acest lucru dedicând 5-7 minute de liniște în care membrii echipei adaugă rapid note lipicioase virtuale pe un panou și apoi le revizuim împreună ca o echipă.”

Efectuarea cercetării utilizatorilor

Perspectiva utilizatorului este partea cea mai critică a întregului ciclu de viață al dezvoltării produsului aici, la Toptal. Fiecare manager de produs este responsabil pentru o cantitate semnificativă de cercetare a utilizatorilor pentru a descoperi punctele cheie de durere ale utilizatorilor. Aceasta include totul, de la interviuri și sondaje cu utilizatori până la teste A/B și multe alte metode de cercetare a utilizatorilor pentru a colecta informații cheie.

La Toptal, interviurile de cercetare ale utilizatorilor sunt efectuate folosind Zoom - sunt înregistrate și adesea transcrise ulterior. Pentru a avea un început bun, echipele folosesc transcrierea AI și urmează transcrierea manuală pe care o completează singure pentru a corecta cuvintele rătăcitoare. „Luc minunat cu progresul tehnologiilor actuale de la distanță este că putem face toate acestea de la birourile noastre de acasă. De fapt, a fi la distanță ne oferă o arhivă excelentă, ușor accesibilă, cu peste 500 de ore de cercetare pe care le facem ca echipă de produs în fiecare an”, a remarcat Timmermann, adăugând că acest lucru le permite, de asemenea, echipelor de produse să revizuiască părți cheie ale interviului care ar putea avea rezultate. intuiții pe care le-au ratat inițial. „Cercetarea utilizatorilor este cea care ghidează o mare parte a strategiei noastre, iar cercetarea bine structurată, bine documentată și ușor de revizuit în viitor este importantă, astfel încât să nu fie nevoie să ieșim și să punem din nou aceleași întrebări. .”

Dmitry Petrashev, manager de produs principal la Toptal, spune că instrumentele software interne accelerează procesul de programare a interviurilor la distanță, ceea ce economisește o cantitate substanțială de timp: „Dacă desfășurăm cercetări la scară largă cu mai mulți manageri de produs implicați, ne bazăm pe Produsul intern Toptal numit TopScheduler, care este o modalitate rapidă și ușoară de a rezerva intervale de timp disponibile atât pentru intervievați, cât și pentru manageri.”

Cercetarea utilizatorilor ajută echipele de produse Toptal să înțeleagă mai bine problemele cheie cu care se confruntă utilizatorii lor și să creeze evaluări excelente de oportunități. „La încheierea fazei de stabilire a priorităților, am făcut tot posibilul pentru a reuni toate cercetările noastre și pentru a identifica cele mai importante probleme pe care le rezolvăm în acest moment”, a observat Timmermann, care conduce o echipă de manageri de produs.

Concentrați-vă pe documentare

Deoarece echipele distribuite de obicei nu pot comunica organic, trebuie să fie intenționate să-și facă timp pentru a documenta toate procesele și deciziile luate. Instrumentele online oferă o varietate de metode de documentare, inclusiv înregistrări video Zoom și prezentări de diapozitive.

Documentația consecventă facilitează comunicarea și menține echipele pe drumul cel bun, a spus Petrashev. „Te împinge să devii mai eficient prin clarificarea gândurilor. Un manager de produs are responsabilitatea de a stabili contextul documentului, de a adăuga legături încrucișate și de a urma principiul care se exclude reciproc și exhaustiv colectiv (MECE) pentru a segmenta informațiile.”

Pentru a controla distribuirea tuturor documentelor scrise, echipele de produs se bazează pe biblioteca internă a Confluence, spune Petrashev: „Am avut o mulțime de probleme de descoperire anterior, deoarece documentele au fost partajate într-un mod ad-hoc. Odată ce am migrat la Jira și Confluence, am investit enorm pentru a construi o structură pe Confluence și o bibliotecă internă de șabloane. Acest lucru permite oricui să caute prin toate activele un domeniu dedicat și să descopere alte domenii. În plus, șabloanele standardizate ajută la problema „paginii goale” atunci când se creează documente noi.”

Comunicare

Membrii echipei de la distanță de la Toptal se gândesc că comunică toate mesajele în mod asincron ca fiind cheia succesului unui manager de produs la distanță. „Mă trezesc să lustruiesc prezentările mult mai mult decât am făcut vreodată înainte, pentru a mă asigura că mesajele de bază ale prezentărilor sunt clare și pot fi comunicate asincron publicului meu”, a spus Timmermann.

Relațiile sale de lucru cu ingineria au necesitat, de asemenea, o schimbare la un proces mai asincron pentru a ține seama de diferențele de fus orar: „Majoritatea echipei mele de ingineri este cu 7-8 ore înaintea mea. Ne bazăm foarte mult pe comunicarea clară a problemelor cheie pe care încercăm să le rezolvăm. Când echipa de ingineri întâlnește un obstacol, înțelegerea obiectivelor generale le permite să ia decizii inteligente fără prezența mea.”

Instrumentele software excelente cu caracteristici semnificative ajută, de asemenea, la avansarea comunicării. De exemplu, funcțiile demo pentru dezvoltatori peste videoclipurile înregistrate. „Clipurile sunt partajate cu mine, astfel încât să le pot viziona și comenta când mă trezesc”, a spus Timmermann.

Snezana Markovic, manager senior de produs la Toptal, spune că natura lucrului de la distanță necesită ca progresul echipei să fie prezentat mai frecvent decât într-un cadru de birou: „Trebuie să împărtășiți realizările echipei, astfel încât toată lumea din echipă să poată vedea progresează și sărbătorește-l. De asemenea, înregistrăm adesea videoclipuri demonstrative pentru funcții noi, astfel încât alții care nu sunt în domeniul nostru să poată deveni cu ușurință conștienți de ceea ce facem.”

Conversațiile neplanificate între colegi contribuie, de asemenea, de asemenea la fluxul de cunoștințe în cadrul unei organizații, a scris Kleanthis Georgaris, vicepreședintele Toptal pentru produse, în postarea sa de blog despre conducerea echipelor de produse de la distanță. Potrivit lui Georgaris, acest lucru poate fi realizat prin organizarea de apeluri „hangout” în care membrii echipei pot discuta orice subiect dincolo de muncă, creând un mediu virtual de birou partajat în care oamenii continuă să-și facă treaba, dar pot interacționa cu o altă persoană din echipă din mers.

Markovic a transformat provocarea muncii de la distanță într-un punct forte, făcând conexiuni în persoană cu echipa de ingineri. „Am relații și mai strânse cu echipa mea de la distanță decât am avut cu echipa mea anterioară de la fața locului”, a recunoscut ea. Markovic se ocupă de legăturile de echipă online, ajutând să-i facă pe toți să se simtă energici și motivați. Ea îi invită în mod regulat la pauze de cafea virtuale tematice pe Zoom, unde își pot împărtăși hobby-urile, își pot arăta fotografiile din vacanță sau pur și simplu își pot juca jocuri. „Este foarte important să investești timp pentru a-ți cunoaște mai bine colegii de echipă și pentru a construi cultura și spiritul de echipă potrivite. Construiește încredere și deschidere între membrii echipei”, a spus Markovic.

Cele mai bune practici de dezvoltare a produsului

Toptalers împărtășesc sfaturi pentru a obține cele mai bune rezultate într-un mediu îndepărtat:

• Echipele au întâlniri săptămânale pentru a păstra legătura cu ceea ce se întâmplă în alte domenii și, de asemenea, pentru a discuta despre procesele și practicile pe care le respectă.
• Echipele țin la minimum apelurile de grup mari, accentuând în schimb apelurile de grup mic sau unu-la-unu, unde au loc discuții și actualizări valoroase.
• Pentru a programa întâlniri ad-hoc, echipele folosesc un calendar bazat pe cloud în avantajul său maxim. Aceștia adoptă o abordare simplă a programării, selectând pur și simplu un loc deschis în calendarul unui coleg pentru un apel video, fără a întreba sau a merge înainte și înapoi. Pentru ca acest lucru să funcționeze, toți membrii echipei se angajează să-și mențină calendarele la zi.
• Managerii de produs se asigură că membrii echipei sunt conștienți de disponibilitatea lor în timpul zilei. Acest lucru este valabil mai ales în cazul echipei de inginerie – managerii informează echipa despre pauzele și ora de prânz, astfel încât toată lumea din echipă să poată comunica cu ei.
• Managerii de produs își transmit ideile într-un mod vizual și distractiv, deoarece nivelurile de energie scad în general în timpul mesajelor de text lungi sau a unui apel lung.
• Cele mai bune practici se schimbă în mod constant, pe măsură ce echipele se adaptează pe parcurs atunci când învață ceva nou.

Setul potrivit de instrumente software

O setare de lucru de la distanță necesită o comunicare clară, bucle de feedback adecvate și asigurarea faptului că datele sunt evaluate corect înainte de a lua decizii cheie despre produse. Pentru a evita orice probleme potențiale, echipele de produse Toptal folosesc instrumente tehnologice excelente pentru a spori productivitatea personalului. Membrii echipei își împărtășesc setul de instrumente și sfaturi pentru o muncă online eficientă:

• Zoom : soluția de bază pentru videoconferințele interne. Conectați Zoom la contul dvs. Slack pentru a declanșa crearea camerei cu o singură comandă (/zoom). Asigurați-vă că verificați setările implicite: camera și sunetul oprite înainte de a vă alătura apelului. Cu toate acestea, după începerea întâlnirii, membrilor echipei li se cere să aibă camera pornită. Acest lucru ajută la construirea mai rapidă a relațiilor și oferă indicii utile pentru limbajul corpului.
• Slack : Aproape toată comunicarea Toptal are loc aici. Păstrați Slack curat, fixați chat-urile de care aveți nevoie pentru a rămâne la curent, utilizați setările pentru a ascunde chat-urile care nu necesită atenția dvs. imediată. Fixați descrierile canalelor pentru a menține linkurile importante pe partea de sus pentru toată lumea.
• Confluence și Jira : ambele oferă o suită puternică de instrumente pentru managementul produselor. Configurați notificările Jira pentru Slack privind modificările biletelor din proiectul dvs. — cu toate ping-urile de e-mail, acest lucru vă ajută să vă asigurați că modificările nu se pierd și că rămâneți la curent cu lucrurile. Cu Confluence, investiți timp în construirea unei ierarhii adecvate; cu o echipă în creștere, această investiție va da roade.
• Sisense for Cloud Data Teams (anterior Periscope Data): Acesta este un instrument de vizualizare implicit, o platformă de analiză bazată pe browser, incredibil de plină de caracteristici.
• Miro : Standardul de aur în tablă online
• UsabilityHub : sesiuni de testare a gradului de utilizare rapidă, nemoderată
• Qualaroo : sondaje în cadrul produsului
• FullStory : Observarea sesiunii de utilizator

O cheie a succesului

În timp ce Toptalers sunt distribuite în întreaga lume, ei sunt uniți în jurul unor valori fundamentale - gândiți-vă și împingeți pentru impact, susțineți întotdeauna decizia cu date și faceți progrese indiferent de situație. Timmermann definește, de asemenea, o abordare de succes a managementului produselor de la distanță ca un proces repetabil care oferă rezultate strategice. „Acum lucrăm foarte bine ca o echipă, dar nu s-a întâmplat peste noapte. Ne-a luat cea mai mare parte a unui an să lucrăm la întregul proces de dezvoltare a produsului care este atât de esențial pentru munca noastră”, a recunoscut Timmermann.