Gestión de productos en Toptal: estrategias para el éxito remoto

Los equipos de productos de Toptal han adoptado la naturaleza del trabajo remoto desde el primer día. Más de una docena de gerentes de producto distribuidos por todo el mundo están creando un producto de software que tiene como objetivo revolucionar la creación de equipos, la contratación y los recursos humanos. Establecieron el innovador marco de gestión de procesos desde el principio, lo que permitió a los equipos realizar el trabajo y entregarlo de la mejor manera posible. Para los Toptalers, que cuentan historias excepcionales sobre el éxito del trabajo remoto, ni siquiera el cielo es el límite.

El proceso de desarrollo de productos es el núcleo

La plataforma que Toptal está construyendo conecta empresas con los mejores talentos en ingeniería, diseño y tecnología. Con más de 500 personas en más de 60 países que ayudan a operar el negocio principal, Toptal es una de las mayores fuerzas de trabajo globales completamente distribuidas.

En Toptal, el proceso de desarrollo de productos es fundamental para todas las iniciativas de productos ejecutadas por los equipos. “Fue una de las primeras cosas que formalizamos como equipo de producto y sigue dando frutos”, dijo Paul Timmermann, director de gestión de productos de Toptal. Cualquier iniciativa individual pasa por un proceso de desarrollo de productos bien establecido, que se divide en cuatro fases principales: planificación, especificación y planificación del producto, desarrollo y publicación posterior.

Una iniciativa en Toptal puede ser tan pequeña como una mejora de características o tan grande como la introducción de un nuevo producto de empresa a consumidor. Se esperaría un nivel de documentación muy diferente para estas acciones, pero ambas siguen el mismo proceso. “Establecimos eso porque estábamos viendo iniciativas sin éxito que no necesariamente pasaban por las fases de priorización adecuadas o evaluaban el valor comercial. El proceso de desarrollo de productos se introdujo para solucionar esos problemas”, explicó Timmermann.

Los equipos de productos remotos siguen los mismos procesos de gestión de productos que los equipos en el sitio, sin embargo, trabajar de forma remota requiere tener marcos sólidos y apegarse a ellos. En Toptal, todas las iniciativas de productos deben fluir a través de puntos de control específicos en el camino, explicó Timmermann, ya que esto garantiza que todos construyan productos de la misma manera: "Encontramos el ingrediente secreto para iniciativas de productos de muy alta calidad".

Definiendo el problema

Las actividades esenciales en la fase de planificación, como la investigación de usuarios y la evaluación de oportunidades, son la razón principal del éxito continuo de los equipos de productos en Toptal. Los resultados clave de esta fase son evaluaciones de oportunidades de productos claramente definidas y priorizadas.

Este trabajo es una responsabilidad crucial de cada gerente de producto y el primer hito en el proceso de desarrollo de productos en Toptal. El propósito es evitar perder tiempo y dinero en malas oportunidades mientras se comprende lo que se requiere para tener éxito. “Al comienzo de cada ciclo de planificación, comenzamos con una acumulación saludable de evaluaciones de oportunidades. Después de recibir algunas estimaciones iniciales de nuestros homólogos de ingeniería, podemos comparar y priorizar fácilmente el ROI de los diversos problemas. La verdadera belleza de la evaluación de oportunidades es su enfoque específico en el problema. A menudo, después de presentarlo a varias partes interesadas, surgen soluciones mucho mejores y más efectivas, mientras que el valor de resolver el problema permanece constante”, explicó Timmermann.

Uno de los mayores desafíos con las evaluaciones de oportunidades es averiguar por dónde empezar. “En Toptal, este trabajo es un poco más fácil debido a la adopción de objetivos y resultados clave (OKR) en toda la empresa. Rápidamente nos brindan métricas de estrellas polares para alinear nuestros esfuerzos”, reveló Timmermann.

Realización de sesiones de lluvia de ideas

La lluvia de ideas sobre productos es un desafío abrumador en un entorno remoto. Los equipos en la oficina suelen utilizar pizarras para ejercicios de intercambio de ideas y los equipos remotos hacen exactamente lo mismo, pero con el equivalente digital de la pizarra. “La clave es establecer sesiones de intercambio de ideas estructuradas con un propósito y una agenda muy específicos, ya que en el entorno remoto es muy afortunado encontrar incluso una hora del tiempo de todos en las distintas zonas horarias”, comentó Timmermann. Explicó que dar estructura a las sesiones de lluvia de ideas requiere algunos ajustes menores que marcan una gran diferencia. Primero, tenga en mente claramente el resultado de la lluvia de ideas. A menudo, los líderes de la lluvia de ideas esperan que el resultado aparezca mágicamente durante la actividad, pero esto no es posible durante un tiempo limitado. Otra pieza esencial es asegurarse de que todos los participantes entiendan los problemas centrales que deben abordarse.

“A menudo dividimos la lluvia de ideas en dos componentes: lluvia de ideas sobre los problemas y luego una segunda actividad de ideación para las soluciones. Finalmente, cada uno de los componentes clave de la lluvia de ideas debe cumplir con una agenda estricta”, señaló Timmermann. Al diseñar la reunión, el líder debe definir la cantidad específica de minutos para cada actividad de lluvia de ideas y aprovechar los cronómetros visibles para los participantes durante la reunión para asegurarse de que todos se mantengan encaminados.

Timmermann también compartió un consejo adicional: “En un entorno remoto, cinco personas no pueden hablar a la vez, por lo que, a menudo, la persona más extrovertida domina la sesión. Logramos esto dedicando de 5 a 7 minutos de silencio en los que los miembros del equipo agregan rápidamente notas adhesivas virtuales a una pizarra y luego las revisan juntos como equipo”.

Realización de investigaciones de usuarios

La perspectiva del usuario es la parte más crítica de todo el ciclo de vida del desarrollo del producto aquí en Toptal. Cada gerente de producto es responsable de una cantidad significativa de investigación de usuarios para descubrir los puntos débiles clave de los usuarios. Esto incluye todo, desde entrevistas y encuestas de usuarios hasta pruebas A/B y muchos otros métodos de investigación de usuarios para recopilar información clave.

En Toptal, las entrevistas de investigación de usuarios se realizan mediante Zoom: se graban y, a menudo, se transcriben después. Para tener un buen comienzo, los equipos aprovechan la transcripción de IA y siguen con la transcripción manual que completan ellos mismos para corregir las palabras errantes. “Lo mejor del avance de las tecnologías remotas actuales es que podemos hacer todo esto desde nuestras oficinas en casa. De hecho, ser remoto nos brinda un archivo excelente y de fácil acceso de más de 500 horas de investigación que hacemos como equipo de producto cada año”, señaló Timmermann, y agregó que esto también permite que los equipos de producto revisen partes clave de la entrevista que podrían generar percepciones que se perdieron inicialmente. “La investigación del usuario es lo que guía gran parte de nuestra estrategia, y tener una investigación bien estructurada, bien documentada y fácilmente revisable en el futuro es importante para que no tengamos que salir y hacer las mismas preguntas nuevamente. .”

Dmitry Petrashev, gerente principal de productos en Toptal, dice que las herramientas de software internas aceleran el proceso de programar entrevistas remotas, lo que ahorra una cantidad sustancial de tiempo: "Si estamos realizando una investigación a gran escala con múltiples gerentes de productos involucrados, confiamos en El producto interno de Toptal llamado TopScheduler, que es una forma rápida y fácil de reservar los horarios disponibles tanto para los entrevistados como para los gerentes”.

La investigación de usuarios ayuda a los equipos de productos de Toptal a comprender mejor los problemas clave que enfrentan sus usuarios y a elaborar excelentes evaluaciones de oportunidades. “Al finalizar la fase de priorización, hicimos nuestro mejor esfuerzo para fusionar toda nuestra investigación e identificar los problemas más importantes que estamos resolviendo en este momento”, observó Timmermann, quien dirige un equipo de gerentes de producto.

Centrarse en la documentación

Dado que los equipos distribuidos normalmente no pueden comunicarse de manera orgánica, deben tener la intención de tomarse el tiempo para documentar todos los procesos y las decisiones tomadas. Las herramientas en línea ofrecen una variedad de métodos de documentación, incluidas grabaciones de video Zoom y presentaciones de diapositivas.

La documentación consistente facilita la comunicación y mantiene a los equipos encaminados, dijo Petrashev. “Te empuja a ser más efectivo al aclarar tus pensamientos. Un gerente de producto tiene la responsabilidad de establecer el contexto para el documento, agregar enlaces cruzados y seguir el principio mutuamente excluyente y colectivamente exhaustivo (MECE) para segmentar la información”.

Para controlar la distribución de todos los documentos escritos, los equipos de productos confían en la biblioteca interna de Confluence, dice Petrashev: “Hemos tenido muchos problemas de descubrimiento anteriormente porque los documentos se compartían de manera ad hoc. Una vez que migramos a Jira y Confluence, invertimos mucho para crear una estructura en Confluence y una biblioteca interna de plantillas. Esto permite que cualquier persona busque en todos los activos un dominio dedicado y descubra otros dominios. Además, las plantillas estandarizadas ayudan con el problema de la "página en blanco" al crear nuevos documentos".

Comunicación

Los miembros del equipo remoto en Toptal piensan en comunicar todos los mensajes de forma asíncrona como la clave para el éxito de un gerente de producto remoto. “Me encuentro puliendo las presentaciones mucho más que antes para garantizar que los mensajes centrales de las presentaciones sean claros y puedan comunicarse de forma asincrónica a mi audiencia”, dijo Timmermann.

Sus relaciones laborales con la ingeniería también requirieron un cambio a un proceso más asincrónico para tener en cuenta las diferencias de zona horaria: “La mayor parte de mi equipo de ingeniería está entre 7 y 8 horas por delante de mí. Confiamos en gran medida en comunicar primero claramente los problemas clave que estamos tratando de resolver. Cuando el equipo de ingeniería se encuentra con un obstáculo, comprender los objetivos generales les permite tomar decisiones inteligentes sin mi presencia”.

Excelentes herramientas de software con funciones significativas también ayudan a mejorar la comunicación. Por ejemplo, los desarrolladores hacen demostraciones de funciones sobre videos grabados. “Los clips se comparten conmigo para que pueda verlos y comentarlos cuando me despierte”, dijo Timmermann.

Snezana Markovic, gerente sénior de productos en Toptal, dice que la naturaleza del trabajo remoto requiere que el progreso del equipo se muestre con más frecuencia que en un entorno de oficina: "Tienes que compartir los logros del equipo para que todos en el equipo puedan ver el progresar y celebrarlo. Además, a menudo grabamos videos de demostración de nuevas funciones para que otras personas que no están en nuestro dominio puedan darse cuenta fácilmente de lo que estamos haciendo”.

Las conversaciones no planificadas entre compañeros de trabajo también contribuyen de manera importante al flujo de conocimiento en toda la organización, escribió Kleanthis Georgaris, vicepresidente de productos de Toptal, en su publicación de blog sobre cómo liderar equipos de productos remotos. Según Georgaris, esto se puede lograr organizando llamadas de "hangout" donde los miembros del equipo pueden discutir cualquier tema más allá del trabajo, creando un entorno de oficina virtual compartida donde las personas continúan haciendo su trabajo pero pueden interactuar con otra persona en el equipo sobre la marcha.

Markovic ha transformado el desafío del trabajo remoto en una fortaleza al hacer conexiones en persona con el equipo de ingeniería. “Tengo una relación aún más cercana con mi equipo remoto que con mi equipo anterior en el sitio”, reconoció. Markovic está a cargo de la vinculación del equipo en línea, lo que ayuda a que todos se sientan llenos de energía y motivados. Ella los invita regularmente a pausas de café virtuales temáticas en Zoom, donde pueden compartir sus pasatiempos, mostrar las fotos de sus vacaciones o simplemente jugar. “Invertir tiempo para conocer mejor a tus compañeros de equipo y desarrollar la cultura y el espíritu de equipo adecuados es muy importante. Genera confianza y apertura entre los miembros del equipo”, dijo Markovic.

Mejores prácticas de desarrollo de productos

Los Toptalers comparten consejos para lograr lo mejor en un entorno remoto:

• Los equipos tienen reuniones semanales para mantenerse en contacto con lo que sucede en otras áreas y también para analizar los procesos y las prácticas que todos siguen.
• Los equipos reducen al mínimo las llamadas de grupos grandes y, en cambio, enfatizan las llamadas de grupos pequeños o individuales donde se llevan a cabo discusiones valiosas y actualizaciones.
• Para programar reuniones ad hoc, los equipos aprovechan al máximo un calendario basado en la nube. Adoptan un enfoque sencillo para la programación, simplemente seleccionando un lugar abierto en el calendario de un colega para una videollamada sin preguntar o ir y venir. Para que esto funcione, todos los miembros del equipo se comprometen a mantener sus calendarios actualizados.
• Los gerentes de producto se aseguran de que los miembros del equipo estén al tanto de su disponibilidad durante el día. Esto es especialmente cierto con el equipo de ingeniería: los gerentes informan al equipo sobre sus descansos y la hora del almuerzo, para que todos en el equipo puedan comunicarse con ellos.
• Los gerentes de producto transmiten sus ideas de una manera visual y divertida, ya que los niveles de energía generalmente caen durante los mensajes de texto largos o una llamada larga.
• Las mejores prácticas cambian constantemente, ya que los equipos se adaptan a medida que aprenden algo nuevo.

El conjunto correcto de herramientas de software

Un entorno de trabajo remoto requiere una comunicación clara, circuitos de retroalimentación adecuados y garantizar que los datos se evalúen correctamente antes de tomar decisiones clave sobre el producto. Para evitar posibles problemas, los equipos de productos de Toptal utilizan excelentes herramientas tecnológicas para potenciar la productividad del personal. Los miembros del equipo comparten su conjunto de herramientas y consejos para un trabajo en línea eficiente:

• Zoom : el recurso ideal para videoconferencias internas. Conecte Zoom a su cuenta de Slack para activar la creación de salas con un solo comando (/zoom). Asegúrese de verificar la configuración predeterminada: cámara y audio apagados antes de unirse a la llamada. Sin embargo, después de que comience la reunión, se les pide a los miembros del equipo que tengan la cámara encendida. Esto ayuda a construir relaciones más rápidamente y proporciona pistas útiles sobre el lenguaje corporal.
• Slack : Casi toda la comunicación de Toptal ocurre aquí. Mantenga Slack limpio, fije los chats que necesita para estar al tanto, use la configuración para ocultar los chats que no requieren su atención inmediata. Ancle las descripciones de los canales para mantener los enlaces importantes en la parte superior para todos.
• Confluence y Jira : ambos proporcionan un potente conjunto de herramientas para la gestión de productos. Configure las notificaciones de Jira para Slack sobre los cambios de tickets en su proyecto: con todos los pings de correo electrónico, esto ayuda a garantizar que los cambios no se pierdan y que esté al tanto de todo. Con Confluence, invierta tiempo en construir una jerarquía adecuada; con un equipo en crecimiento, esta inversión valdrá la pena.
• Sisense para Cloud Data Teams (anteriormente Periscope Data): esta es una herramienta de visualización predeterminada, una plataforma de análisis basada en navegador increíblemente repleta de funciones.
• Miro : El estándar de oro en la pizarra en línea
• UsabilityHub : sesiones de prueba de usabilidad rápidas y no moderadas
• Qualaroo : encuestas en el producto
• FullStory : observación de la sesión del usuario

Una clave para el éxito

Si bien los Toptalers se distribuyen en todo el mundo, están unidos en torno a algunos valores fundamentales: pensar e impulsar el impacto, siempre respaldar su decisión con datos y progresar sin importar qué. Timmermann también define un enfoque exitoso de gestión remota de productos como un proceso repetible que ofrece resultados estratégicos. “Trabajamos muy bien como equipo ahora, pero no sucedió de la noche a la mañana. Nos tomó la mayor parte de un año trabajar en todo el proceso de desarrollo de productos que es tan clave para nuestro trabajo”, reconoció Timmermann.