Toptal'da Ürün Yönetimi: Uzaktan Başarı Stratejileri

Toptal'ın ürün ekipleri, ilk günden itibaren uzaktan çalışmanın doğasını benimsemiştir. Dünya çapında dağıtılan bir düzineden fazla ürün yöneticisi, ekip oluşturma, sözleşme yapma ve insan kaynaklarında devrim yaratmayı amaçlayan bir yazılım ürünü geliştiriyor. En başından itibaren yenilikçi süreç yönetimi çerçevesini kurarak ekiplerin işi mümkün olan en iyi şekilde yapmasını ve teslim etmesini sağlarlar. Uzaktan çalışmanın başarısı hakkında olağanüstü hikayeler anlatan Toptalers için gökyüzü bile sınır değil.

Ürün Geliştirme Süreci Temeldir

Toptal'ın inşa ettiği platform, işletmeleri mühendislik, tasarım ve teknoloji alanlarında üst düzey yeteneklerle buluşturuyor. 60'tan fazla ülkede 500'den fazla kişi ile ana işin yürütülmesine yardımcı olan Toptal, en büyük tamamen dağıtılmış küresel işgücünden biridir.

Toptal'da ürün geliştirme süreci, ekipler tarafından yürütülen tüm ürün girişimlerinin merkezinde yer alır. Toptal'ın Ürün Yönetimi Direktörü Paul Timmermann, “Ürün ekibi olarak resmileştirdiğimiz ilk şeylerden biriydi ve temettü ödemeye devam ediyor” dedi. Herhangi bir girişim, dört ana aşamaya ayrılan iyi kurulmuş bir ürün geliştirme sürecinden geçer: yol haritası, ürün spesifikasyonu ve planlama, geliştirme ve yayın sonrası.

Toptal'daki bir girişim, bir özellik geliştirme kadar küçük veya yepyeni bir işletmeden tüketiciye ürünün tanıtımı kadar büyük olabilir. Bu eylemler için çok farklı düzeyde bir belgeleme beklenebilir, ancak her ikisi de aynı süreci takip eder. “Bunu kurduk çünkü mutlaka uygun önceliklendirme aşamalarından geçmeyen veya iş değerini değerlendirmeyen başarısız girişimler gördük. Bu sorunları çözmek için ürün geliştirme süreci başlatıldı," diye açıkladı Timmermann.

Uzak ürün ekipleri, yerinde ekiplerle aynı ürün yönetimi süreçlerini takip eder, ancak uzaktan çalışmak sağlam çerçevelere sahip olmayı ve bunlara bağlı kalmayı gerektirir. Timmermann, Toptal'da tüm ürün girişimlerinin yol boyunca belirli kontrol noktalarından geçmesi gerektiğini, çünkü bu herkesin ürünleri aynı şekilde üretmesini sağladığını açıkladı: "Gerçekten yüksek kaliteli ürün girişimlerinin gizli sosunu bulduk."

Problemi Tanımlamak

Kullanıcı araştırması ve fırsat değerlendirmesi oluşturma gibi yol haritası aşamasındaki temel faaliyetler, Toptal'daki ürün ekiplerinin başarısının devam etmesinin başlıca nedenidir. Bu aşamanın kilit sonuçları, açıkça tanımlanmış ve önceliklendirilmiş ürün fırsat değerlendirmeleridir.

Bu çalışma, her ürün yöneticisinin çok önemli bir sorumluluğudur ve Toptal'daki ürün geliştirme sürecinin ilk kilometre taşıdır. Amaç, başarılı olmak için neyin gerekli olduğunu anlarken, zayıf fırsatlar üzerinde zaman ve para israfını önlemektir. "Her planlama döngüsünün başında, sağlıklı bir fırsat değerlendirmeleri birikimi ile başlıyoruz. Mühendislik meslektaşlarımızdan bazı ilk tahminleri aldıktan sonra, çeşitli problemlerin yatırım getirisini kolayca karşılaştırabilir ve önceliklendirebiliriz. Fırsat değerlendirmesinin gerçek güzelliği, soruna özel olarak odaklanmasıdır. Genellikle, çeşitli paydaşlara sunulduktan sonra, sorunu çözmenin değeri sabit kalırken çok daha iyi ve etkili çözümler ortaya çıkıyor," diye açıkladı Timmermann.

Fırsat değerlendirmeleriyle ilgili en büyük zorluklardan biri nereden başlayacağınızı bulmaktır. “Toptal'da, Hedefler ve Temel Sonuçların (OKR'ler) şirket genelinde benimsenmesi nedeniyle bu iş biraz daha kolay. Çabalarımızı hizalamak için bize hızlı bir şekilde kuzey yıldızı ölçümleri veriyorlar, ”diye açıkladı Timmermann.

Beyin Fırtınası Oturumları Tutmak

Ürün beyin fırtınası, uzak bir ortamda göz korkutucu bir zorluktur. Ofis tabanlı ekipler beyin fırtınası çalışmaları için genellikle beyaz tahtaları kullanır ve uzak ekipler de tam olarak aynısını yapar, ancak beyaz tahtanın dijital eşdeğeri ile. Timmermann, "Anahtar, çok özel bir amaç ve gündem ile yapılandırılmış beyin fırtınası oturumları oluşturmaktır, çünkü uzak bir ortamda birçok zaman diliminde herkesin bir saatini bile bulabildiğiniz için çok şanslısınız," dedi. Beyin fırtınası oturumlarına yapı getirmenin, büyük bir fark yaratan birkaç küçük ince ayar gerektirdiğini açıkladı. İlk olarak, beyin fırtınasının sonucunu açıkça aklınızda bulundurun. Çoğu zaman, beyin fırtınası liderleri, sonucun aktivite sırasında sihirli bir şekilde ortaya çıkmasını bekler, ancak bu sınırlı bir süre boyunca mümkün değildir. Bir diğer önemli parça, tüm katılımcıların ele alınması gereken temel sorunları anlamalarını sağlamaktır.

“Beyin fırtınasını genellikle iki bileşene ayırırız: problemler üzerine beyin fırtınası ve ardından çözümler için ikinci bir fikir oluşturma etkinliği. Son olarak, beyin fırtınası bileşenlerinin her birinin katı bir gündeme uyması gerekiyor," dedi Timmermann. Toplantıyı tasarlarken lider, her beyin fırtınası etkinliği için belirli dakika sayısını tanımlamalı ve herkesin doğru yolda kaldığından emin olmak için toplantı sırasında katılımcılar tarafından görülebilen zamanlayıcılardan yararlanmalıdır.

Timmermann ayrıca bir bonus ipucu paylaştı: “Uzak bir ortamda, beş kişi aynı anda konuşamaz, bu nedenle çoğu zaman en dışadönük kişi seansa hakim olur. Bunu, ekip üyelerinin bir tahtaya hızla sanal yapışkan notlar eklediği ve ardından ekip olarak birlikte gözden geçirdiği 5-7 dakikalık bir sessizlik ayırarak yönetiyoruz."

Kullanıcı Araştırması Yürütme

Kullanıcı bakış açısı, Toptal'da tüm ürün geliştirme yaşam döngüsünün en kritik parçasıdır. Her ürün yöneticisi, kullanıcıların temel sorunlu noktalarını ortaya çıkarmak için önemli miktarda kullanıcı araştırmasından sorumludur. Bu, kullanıcı görüşmeleri ve anketlerinden A/B testlerine ve önemli bilgileri toplamak için diğer birçok kullanıcı araştırma yöntemine kadar her şeyi içerir.

Toptal'da, kullanıcı araştırma görüşmeleri Zoom kullanılarak gerçekleştirilir; bunlar kaydedilir ve genellikle daha sonra kopyalanır. Ekipler, iyi bir başlangıç ​​yapmak için yapay zeka transkripsiyonundan yararlanır ve hatalı kelimeleri düzeltmek için kendilerinin tamamladığı manuel transkripsiyon ile devam eder. “Mevcut uzak teknolojilerin gelişmesiyle ilgili en güzel şey, tüm bunları ev ofislerimizden yapabilmemiz. Aslında, uzakta olmak bize her yıl ürün ekibi olarak yaptığımız 500 saatten fazla araştırmadan oluşan mükemmel ve kolay erişilebilir bir arşiv sağlıyor” dedi ve bunun ürün ekiplerinin röportajın önemli kısımlarını gözden geçirmesine olanak tanıdığını da sözlerine ekledi. başlangıçta gözden kaçırdıkları içgörüler. "Kullanıcı araştırması, stratejimizin çoğuna rehberlik eden şeydir ve gelecekte iyi yapılandırılmış, iyi belgelenmiş ve kolayca yeniden gözden geçirilebilir araştırmalara sahip olmak, dışarı çıkıp aynı soruları tekrar sormak zorunda kalmamamız için önemlidir. ”

Toptal'ın ürün müdürü Dmitry Petrashev, kurum içi yazılım araçlarının uzaktan görüşme planlama sürecini hızlandırdığını ve bunun da önemli miktarda zaman kazandırdığını söylüyor: Hem görüşülen kişiler hem de yöneticiler için uygun zaman dilimlerini ayırmanın hızlı ve kolay bir yolu olan TopScheduler adlı Toptal'ın dahili ürünü.

Kullanıcı araştırması, Toptal ürün ekiplerinin kullanıcılarının karşılaştığı temel sorunları daha iyi anlamasına ve mükemmel fırsat değerlendirmeleri oluşturmasına yardımcı olur. Ürün yöneticilerinden oluşan bir ekibe liderlik eden Timmermann, “Önceliklendirme aşamasının sonunda, tüm araştırmalarımızı birleştirmek ve şu anda çözmekte olduğumuz en önemli sorunları belirlemek için elimizden gelenin en iyisini yaptık” dedi.

Dokümantasyona Odaklanma

Dağıtılmış ekipler genellikle organik olarak iletişim kuramadıklarından, alınan tüm süreçleri ve kararları belgelemek için zaman ayırma konusunda kasıtlı olmaları gerekir. Çevrimiçi araçlar, Zoom video kayıtları ve slayt sunumları dahil olmak üzere çeşitli belgeleme yöntemleri sunar.

Petrashev, tutarlı dokümantasyonun iletişimi kolaylaştırdığını ve ekiplerin yolunda gitmesini sağladığını söyledi. “Düşüncelerinizi netleştirerek sizi daha etkili olmaya itiyor. Bir ürün yöneticisi, belgenin bağlamını belirleme, çapraz bağlantılar ekleme ve bilgileri bölümlere ayırmak için birbirini dışlayan ve toplu olarak kapsamlı (MECE) ilkesini takip etme sorumluluğuna sahiptir.

Petrashev, tüm yazılı belgelerin dağıtımını kontrol etmek için ürün ekiplerinin Confluence'taki dahili kitaplığa güvendiğini söylüyor: “Belgeler geçici bir şekilde paylaşıldığı için daha önce birçok keşfedilebilirlik sorunu yaşadık. Jira ve Confluence'a geçiş yaptığımızda, Confluence üzerinde bir yapı ve dahili bir şablon kitaplığı oluşturmak için büyük yatırımlar yaptık. Bu, herkesin özel bir etki alanı için tüm varlıklara bakmasına ve diğer etki alanlarını keşfetmesine olanak tanır. Ayrıca, standartlaştırılmış şablonlar, yeni belgeler oluştururken "boş sayfa" sorununa yardımcı olur.

İletişim

Toptal'daki uzak ekip üyeleri, uzak bir ürün yöneticisinin başarısının anahtarı olarak tüm mesajları eşzamansız olarak iletmeyi düşünür. Timmermann, "Sunumların temel mesajlarının net olduğundan ve izleyicilerime eşzamansız olarak iletilebildiğinden emin olmak için kendimi sunumları daha önce hiç olmadığı kadar güzelleştirirken buluyorum" dedi.

Mühendislikle olan çalışma ilişkileri, saat dilimi farklılıklarını hesaba katmak için daha asenkron bir süreçte bir değişiklik gerektiriyordu: “Mühendislik ekibimin çoğu benden 7-8 saat önde. Çözmeye çalıştığımız temel sorunları öncelikle net bir şekilde iletmeye büyük ölçüde güveniyoruz. Mühendislik ekibi bir engelle karşılaştığında, genel hedefleri anlamak, benim varlığım olmadan akıllı kararlar vermelerini sağlıyor.”

Önemli özelliklere sahip harika yazılım araçları da iletişimi geliştirmeye yardımcı olur. Örneğin, geliştiriciler, kaydedilen videolar üzerinde demo özellikleri sunar. Timmermann, "Klipler benimle paylaşılıyor, böylece uyandığımda onları izleyip yorumlayabiliyorum" dedi.

Toptal'da kıdemli bir ürün müdürü olan Snezana Markovic, uzaktan çalışmanın doğası gereği, ekibin ilerlemesinin bir ofis ortamından daha sık sergilenmesini gerektirdiğini söylüyor: "Ekibin başarılarını paylaşmalısınız ki ekipteki herkes, ilerleyin ve kutlayın. Ayrıca, alanımızda olmayan diğer kişilerin ne yaptığımızdan kolayca haberdar olabilmesi için sık sık yeni özellikler için demo videolar kaydediyoruz.”

Toptal'ın Üründen Sorumlu Başkan Yardımcısı Kleanthis Georgaris, önde gelen uzak ürün ekipleriyle ilgili blog yazısında, iş arkadaşları arasındaki planlanmamış konuşmaların da bir kuruluştaki bilgi akışına önemli katkılar sağladığını yazdı. Georgaris'e göre bu, ekip üyelerinin iş dışındaki herhangi bir konuyu tartışabilecekleri “takma” görüşmeleri düzenleyerek, insanların işlerini yapmaya devam ettikleri ancak ekipteki başka bir kişiyle anında etkileşime girebilecekleri sanal bir ortak ofis ortamı oluşturarak başarılabilir.

Markovic, mühendislik ekibiyle yüz yüze bağlantılar kurarak uzaktan çalışmanın zorluğunu bir güce dönüştürdü. "Uzaktaki ekibimle, önceki saha ekibimden daha yakın ilişkilere sahibim" dedi. Markovic, herkesin enerjik ve motive hissetmesine yardımcı olan çevrimiçi ekip bağından sorumludur. Onları hobilerini paylaşabilecekleri, tatil fotoğraflarını gösterebilecekleri veya sadece oyun oynayabilecekleri Zoom'daki temalı sanal kahve molalarına düzenli olarak davet ediyor. “Takım arkadaşlarınızı daha iyi tanımak için zaman ayırmak, doğru kültürü ve takım ruhunu oluşturmak çok önemli. Ekip üyeleri arasında güven ve açıklık oluşturur” dedi Markoviç.

Ürün Geliştirme En İyi Uygulamaları

Toptalers, uzak bir ortamda ellerinden gelenin en iyisini elde etmek için ipuçlarını paylaşır:

• Ekipler, diğer alanlarda neler olup bittiğiyle bağlantıda kalmak ve aynı zamanda hepsinin bağlı olduğu süreçleri ve uygulamaları tartışmak için haftalık toplantılar yapar.
• Ekipler, büyük grup çağrılarını minimumda tutar, bunun yerine, değerli tartışmaların ve güncellemelerin yapıldığı, odaklanmış küçük grup veya bire bir çağrıları vurgular.
• Ekipler, geçici toplantılar planlamak için bulut tabanlı bir takvimi tüm avantajlarından yararlanarak kullanır. Programlama için basit bir yaklaşımı benimsiyorlar, sormadan veya ileri geri gitmeden bir iş arkadaşının takviminde bir video görüşmesi için açık bir nokta seçiyorlar. Bunun çalışması için tüm ekip üyeleri takvimlerini güncel tutmayı taahhüt eder.
• Ürün yöneticileri, ekip üyelerinin gün boyunca kullanılabilirliklerinin farkında olmalarını sağlar. Bu özellikle mühendislik ekibi için geçerlidir; yöneticiler, ekipteki herkesin onlarla iletişim kurabilmesi için molaları ve öğle yemeği saatleri hakkında ekibe bilgi verir.
• Ürün yöneticileri, enerji seviyeleri genellikle uzun metinler veya uzun bir arama sırasında düştüğü için fikirlerini görsel ve eğlenceli bir şekilde sunar.
• Ekipler yeni bir şey öğrenirken bu süreçte uyum sağladıkça en iyi uygulamalar sürekli değişir.

Doğru Yazılım Araçları Seti

Uzaktan çalışma ayarı, açık iletişim, uygun geri bildirim döngüleri ve önemli ürün kararları vermeden önce verilerin uygun şekilde değerlendirilmesini gerektirir. Herhangi bir olası sorundan kaçınmak için Toptal'ın ürün ekipleri, personel üretkenliğini güçlendirmek için harika teknolojik araçlar kullanır. Ekip üyeleri, verimli çevrimiçi çalışma için araç setlerini ve ipuçlarını paylaşır:

• Yakınlaştırma : Dahili video konferans için gidilecek yer. Oda oluşturma işlemini tek bir komutla (/zoom) tetiklemek için Zoom'u Slack hesabınıza bağlayın. Aramaya katılmadan önce varsayılan ayarları kontrol ettiğinizden emin olun: kamera ve ses kapalı. Ancak toplantı başladıktan sonra ekip üyelerinden kameralarını açmaları istenir. Bu, ilişkilerin daha hızlı kurulmasına yardımcı olur ve kullanışlı beden dili ipuçları sağlar.
• Gevşek : Hemen hemen tüm Toptal iletişimi burada gerçekleşir. Slack'i temiz tutun, takip etmeniz gereken sohbetleri sabitleyin, hemen ilgilenmenizi gerektirmeyen sohbetleri gizlemek için ayarları kullanın. Önemli bağlantıları herkes için en üstte tutmak için kanal açıklamalarını sabitleyin.
• Confluence ve Jira : Her ikisi de ürün yönetimi için güçlü bir araç takımı sağlar. Projenizdeki bilet değişikliklerinde Slack için Jira bildirimlerini yapılandırın; tüm e-posta ping'leriyle bu, değişikliklerin kaybolmamasını ve her şeyin üstünde kalmanızı sağlamaya yardımcı olur. Confluence ile, uygun bir hiyerarşi oluşturmaya zaman ayırın; Büyüyen bir ekiple, bu yatırımın karşılığını alacaktır.
• Bulut Veri Ekipleri için Sisense (önceden Periscope Verileri): Bu, inanılmaz özelliklerle dolu, tarayıcı tabanlı bir analiz platformu olan varsayılan bir görselleştirme aracıdır.
• Miro : Çevrimiçi beyaz tahtada altın standart
• UsabilityHub : Hızlı, denetlenmeyen kullanılabilirlik testi oturumları
• Qualaroo : Ürün içi anketler
• FullStory : Kullanıcı oturumu gözlemi

Başarının Anahtarı

Toptalers dünya çapında dağıtılırken, bazı temel değerler etrafında birleşirler - etki için düşünün ve itin, kararınızı her zaman verilerle destekleyin ve ne olursa olsun ilerleme kaydedin. Timmermann ayrıca başarılı bir uzaktan ürün yönetimi yaklaşımını stratejik sonuçlar sağlayan tekrarlanabilir bir süreç olarak tanımlar. "Şu anda ekip olarak çok iyi çalışıyoruz, ancak bu bir gecede olmadı. Çalışmamız için çok önemli olan tüm ürün geliştirme sürecini tamamlamak bir yılın daha iyi bir bölümünü aldı," dedi Timmermann.