Gestion des produits chez Toptal : stratégies pour réussir à distance

Les équipes produit de Toptal ont adopté la nature du travail à distance dès le premier jour. Plus d'une douzaine de chefs de produit répartis à travers le monde construisent un produit logiciel qui vise à révolutionner la création d'équipes, les contrats et les ressources humaines. Ils ont mis en place le cadre innovant de gestion des processus dès le début, permettant aux équipes de faire le travail et de le livrer de la meilleure manière possible. Pour les Toptalers, qui racontent des histoires exceptionnelles sur le succès du travail à distance, même le ciel n'est pas la limite.

Le processus de développement de produits est au cœur

La plate-forme que Toptal construit met en relation les entreprises avec les meilleurs talents en ingénierie, conception et technologie. Avec plus de 500 personnes dans plus de 60 pays qui aident à exploiter l'activité principale, Toptal est l'un des plus grands effectifs mondiaux entièrement distribués.

Chez Toptal, le processus de développement de produits est au cœur de toutes les initiatives de produits exécutées par les équipes. "C'était l'une des premières choses que nous avons formalisées en tant qu'équipe produit, et cela continue de porter ses fruits", a déclaré Paul Timmermann, directeur de la gestion des produits chez Toptal. Toute initiative passe par un processus de développement de produit bien établi, qui est divisé en quatre phases principales : feuille de route, spécification et planification du produit, développement et post-lancement.

Une initiative chez Toptal peut être aussi petite qu'une amélioration de fonctionnalité ou aussi grande que l'introduction d'un tout nouveau produit d'entreprise à consommateur. Un niveau de documentation très différent serait attendu pour ces actions, mais les deux suivent le même processus. « Nous avons mis cela en place parce que nous voyions des initiatives infructueuses qui ne passaient pas nécessairement par les phases de priorisation appropriées ou n'évaluaient pas la valeur commerciale. Le processus de développement de produits a été introduit pour résoudre ces problèmes », a expliqué Timmermann.

Les équipes de produits à distance suivent les mêmes processus de gestion de produits que les équipes sur site, mais le travail à distance nécessite d'avoir des cadres solides et de s'y tenir. Chez Toptal, toutes les initiatives de produits doivent passer par des points de contrôle spécifiques en cours de route, a expliqué Timmermann, car cela garantit que tout le monde construit les produits de la même manière : "Nous avons trouvé la sauce secrète pour des initiatives de produits de très haute qualité."

Définir le problème

Les activités essentielles de la phase de feuille de route, telles que la recherche d'utilisateurs et la création d'évaluation des opportunités, sont la principale raison du succès continu des équipes de produits chez Toptal. Les principaux résultats de cette phase sont des évaluations d'opportunités de produits clairement définies et hiérarchisées.

Ce travail est une responsabilité cruciale de chaque chef de produit et la toute première étape du processus de développement de produit chez Toptal. Le but est d'éviter de perdre du temps et de l'argent sur de mauvaises opportunités tout en comprenant ce qui est nécessaire pour réussir. « Au début de chaque cycle de planification, nous commençons avec un important arriéré d'évaluations d'opportunités. Après avoir reçu quelques estimations initiales de nos homologues ingénieurs, nous pouvons facilement comparer et hiérarchiser le retour sur investissement des différents problèmes. La vraie beauté de l'évaluation des opportunités est sa focalisation spécifique sur le problème. Souvent, après avoir été présenté à diverses parties prenantes, des solutions bien meilleures et efficaces émergent, tandis que la valeur de la résolution du problème reste constante », a expliqué Timmermann.

L'un des plus grands défis des évaluations d'opportunités est de savoir par où commencer. "Chez Toptal, ce travail est un peu plus facile grâce à l'adoption d'objectifs et de résultats clés (OKR) à l'échelle de l'entreprise. Ils nous donnent rapidement des métriques d'étoiles du nord sur lesquelles aligner nos efforts », a révélé Timmermann.

Tenir des séances de remue-méninges

Le remue-méninges sur les produits est un défi de taille dans un environnement éloigné. Les équipes basées au bureau utilisent généralement des tableaux blancs pour les exercices de brainstorming, et les équipes distantes font exactement la même chose, mais avec l'équivalent numérique du tableau blanc. "La clé est de mettre en place des séances de brainstorming structurées avec un objectif et un ordre du jour très spécifiques, car dans un environnement éloigné, vous avez la chance de trouver ne serait-ce qu'une heure du temps de chacun sur les nombreux fuseaux horaires", a fait remarquer Timmermann. Il a expliqué qu'apporter une structure aux sessions de brainstorming nécessite quelques ajustements mineurs qui font une grande différence. Tout d'abord, ayez clairement à l'esprit le résultat du remue-méninges. Souvent, les responsables du brainstorming s'attendent à ce que le résultat apparaisse comme par magie pendant l'activité, mais cela n'est pas possible pendant un temps limité. Un autre élément essentiel consiste à s'assurer que tous les participants comprennent les problèmes fondamentaux qui doivent être résolus.

« Nous décomposons souvent le brainstorming en deux volets : un brainstorming sur les problèmes puis une seconde activité d'idéation pour les solutions. Enfin, chacun des composants clés du brainstorming doit respecter un programme strict », a noté Timmermann. Lors de la conception de la réunion, le responsable doit définir le nombre spécifique de minutes pour chaque activité de brainstorming et tirer parti des minuteries visibles par les participants pendant la réunion pour s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.

Timmermann a également partagé un conseil bonus : "Dans un environnement distant, cinq personnes ne peuvent pas parler en même temps, si souvent, l'individu le plus extraverti domine la session. Nous gérons cela en consacrant 5 à 7 minutes de silence où les membres de l'équipe ajoutent rapidement des notes autocollantes virtuelles à un tableau, puis les examinent ensemble en équipe.

Mener des recherches sur les utilisateurs

La perspective de l'utilisateur est la partie la plus critique de l'ensemble du cycle de vie du développement de produits ici chez Toptal. Chaque chef de produit est responsable d'une quantité importante de recherches sur les utilisateurs pour découvrir les principaux points faibles des utilisateurs. Cela comprend tout, des entretiens et enquêtes avec les utilisateurs aux tests A/B et à de nombreuses autres méthodes de recherche d'utilisateurs pour collecter des informations clés.

Chez Toptal, les entretiens de recherche d'utilisateurs sont menés à l'aide de Zoom, ils sont enregistrés et souvent transcrits par la suite. Pour bien démarrer, les équipes tirent parti de la transcription par IA et enchaînent avec une transcription manuelle qu'elles complètent elles-mêmes pour corriger les mots errants. « Ce qui est formidable avec l'avancement des technologies à distance actuelles, c'est que nous pouvons faire tout cela depuis notre bureau à domicile. En fait, le fait d'être à distance nous donne une excellente archive facilement accessible de plus de 500 heures de recherche que nous effectuons chaque année en tant qu'équipe produit », a noté Timmermann, ajoutant que cela permet également aux équipes produit d'examiner les parties clés de l'entretien qui pourraient donner aperçus qu'ils ont manqués au départ. "La recherche sur les utilisateurs est ce qui guide une grande partie de notre stratégie, et il est important d'avoir des recherches bien structurées, bien documentées et facilement révisables à l'avenir pour que nous n'ayons pas à sortir et à poser à nouveau toutes les mêmes questions. .”

Dmitry Petrashev, chef de produit principal chez Toptal, déclare que les outils logiciels internes accélèrent le processus de planification des entretiens à distance, ce qui permet de gagner un temps considérable : "Si nous menons des recherches à grande échelle avec plusieurs chefs de produit impliqués, nous comptons sur Le produit interne de Toptal appelé TopScheduler, qui est un moyen simple et rapide de réserver les plages horaires disponibles pour les personnes interrogées et les managers. »

La recherche sur les utilisateurs aide les équipes de produits Toptal à mieux comprendre les problèmes clés auxquels leurs utilisateurs sont confrontés et à élaborer d'excellentes évaluations des opportunités. « À la fin de la phase de priorisation, nous avons fait de notre mieux pour fusionner toutes nos recherches et identifier les problèmes les plus importants que nous résolvons en ce moment », a observé Timmermann, qui dirige une équipe de chefs de produit.

Mettre l'accent sur la documentation

Étant donné que les équipes distribuées ne peuvent généralement pas communiquer de manière organique, elles doivent prendre le temps de documenter tous les processus et décisions prises. Les outils en ligne offrent une variété de méthodes de documentation, y compris des enregistrements vidéo Zoom et des présentations de diapositives.

Une documentation cohérente facilite la communication et maintient les équipes sur la bonne voie, a déclaré Petrashev. « Cela vous pousse à devenir plus efficace en clarifiant vos pensées. Un chef de produit a la responsabilité de définir le contexte du document, d'ajouter des liens croisés et de suivre le principe mutuellement exclusif et collectivement exhaustif (MECE) pour segmenter les informations.

Pour contrôler la distribution de tous les documents écrits, les équipes produit s'appuient sur la bibliothèque interne de Confluence, explique Petrashev : "Nous avons eu beaucoup de problèmes de découverte auparavant parce que les documents étaient partagés de manière ad hoc. Une fois que nous avons migré vers Jira et Confluence, nous avons beaucoup investi pour construire une structure sur Confluence et une bibliothèque interne de modèles. Cela permet à quiconque de parcourir tous les actifs d'un domaine dédié et de découvrir d'autres domaines. De plus, les modèles standardisés aident à résoudre le problème de la « page blanche » lors de la création de nouveaux documents. »

la communication

Les membres de l'équipe à distance de Toptal pensent que la communication de tous les messages de manière asynchrone est la clé du succès d'un chef de produit à distance. "Je me retrouve à peaufiner les présentations beaucoup plus que jamais auparavant pour m'assurer que les messages principaux des présentations sont clairs et peuvent être communiqués de manière asynchrone à mon public", a déclaré Timmermann.

Ses relations de travail avec l'ingénierie nécessitaient également de passer à un processus plus asynchrone pour tenir compte des différences de fuseau horaire : « La plupart de mon équipe d'ingénieurs a 7 à 8 heures d'avance sur moi. Nous nous appuyons fortement sur la communication claire des problèmes clés que nous essayons de résoudre. Lorsque l'équipe d'ingénierie rencontre un obstacle, la compréhension des objectifs globaux leur permet de prendre des décisions intelligentes sans ma présence. »

D'excellents outils logiciels dotés de fonctionnalités importantes contribuent également à faire progresser la communication. Par exemple, les développeurs présentent des fonctionnalités de démonstration sur des vidéos enregistrées. "Les clips sont partagés avec moi afin que je puisse les regarder et les commenter quand je me réveille", a déclaré Timmermann.

Snezana Markovic, chef de produit senior chez Toptal, explique que la nature du travail à distance exige que les progrès de l'équipe soient présentés plus fréquemment que dans un environnement de bureau : "Vous devez partager les réalisations de l'équipe afin que tous les membres de l'équipe puissent voir le progresser et le célébrer. De plus, nous enregistrons souvent des vidéos de démonstration pour de nouvelles fonctionnalités afin que d'autres personnes qui ne sont pas dans notre domaine puissent facilement prendre conscience de ce que nous faisons.

Les conversations non planifiées entre collègues sont également des contributeurs importants au flux de connaissances dans toute une organisation, a écrit Kleanthis Georgaris, vice-président des produits de Toptal, dans son article de blog sur les principales équipes de produits à distance. Selon Georgaris, cela peut être réalisé en organisant des appels "hangout" où les membres de l'équipe peuvent discuter de n'importe quel sujet au-delà du travail, en créant un environnement de bureau partagé virtuel où les gens continuent à faire leur travail mais peuvent interagir avec une autre personne de l'équipe à la volée.

Markovic a transformé le défi du travail à distance en une force en établissant des liens en personne avec l'équipe d'ingénierie. "J'ai des relations encore plus étroites avec mon équipe à distance qu'avec mon ancienne équipe sur site", a-t-elle reconnu. Markovic est responsable de la cohésion d'équipe en ligne, aidant à ce que tout le monde se sente énergisé et motivé. Elle les invite régulièrement à des pauses-café virtuelles thématiques sur Zoom, où ils peuvent partager leurs loisirs, montrer leurs photos de vacances ou simplement jouer à des jeux. « Il est très important d'investir du temps pour mieux connaître vos coéquipiers et développer la bonne culture et l'esprit d'équipe. Cela renforce la confiance et l'ouverture entre les membres de l'équipe », a déclaré Markovic.

Meilleures pratiques de développement de produits

Les Toptalers partagent des conseils pour tirer le meilleur parti d'un environnement distant :

• Les équipes ont des réunions hebdomadaires pour rester au courant de ce qui se passe dans d'autres domaines et aussi pour discuter des processus et des pratiques auxquels elles adhèrent toutes.
• Les équipes réduisent au minimum les appels de grands groupes, mettant plutôt l'accent sur les petits groupes ciblés ou les appels individuels où des discussions et des mises à jour précieuses ont lieu.
• Pour planifier des réunions ad hoc, les équipes utilisent pleinement un calendrier basé sur le cloud. Ils adoptent une approche simple de la planification, en sélectionnant simplement une place libre sur le calendrier d'un collègue pour un appel vidéo sans demander ni aller et venir. Pour que cela fonctionne, tous les membres de l'équipe s'engagent à tenir leurs calendriers à jour.
• Les chefs de produit s'assurent que les membres de l'équipe sont au courant de leur disponibilité pendant la journée. C'est particulièrement vrai avec l'équipe d'ingénierie : les managers informent l'équipe de leurs pauses et de leurs heures de déjeuner, afin que tous les membres de l'équipe puissent communiquer avec eux.
• Les chefs de produit livrent leurs idées de manière visuelle et ludique car l'énergie baisse généralement lors de longs textes ou d'un long appel.
• Les meilleures pratiques changent constamment, car les équipes s'adaptent en cours de route lorsqu'elles apprennent quelque chose de nouveau.

Le bon ensemble d'outils logiciels

Un environnement de travail à distance nécessite une communication claire, des boucles de rétroaction appropriées et la garantie que les données sont correctement évaluées avant de prendre des décisions clés sur les produits. Pour éviter tout problème potentiel, les équipes de produits de Toptal utilisent d'excellents outils technologiques pour renforcer la productivité du personnel. Les membres de l'équipe partagent leur ensemble d'outils et de conseils pour un travail en ligne efficace :

• Zoom : La référence pour la visioconférence interne. Connectez Zoom à votre compte Slack pour déclencher la création d'une salle avec une seule commande (/zoom). Assurez-vous de vérifier les paramètres par défaut : caméra et audio désactivés avant de rejoindre l'appel. Cependant, après le début de la réunion, les membres de l'équipe sont priés d'allumer leur caméra. Cela aide à établir des relations plus rapidement et fournit des indices de langage corporel utiles.
• Slack : Presque toutes les communications de Toptal se passent ici. Gardez Slack propre, épinglez les chats dont vous avez besoin pour rester au courant, utilisez les paramètres pour masquer les chats qui ne nécessitent pas votre attention immédiate. Épinglez les descriptions des chaînes pour garder les liens importants en tête pour tout le monde.
• Confluence et Jira : tous deux fournissent une puissante suite d'outils pour la gestion des produits. Configurez les notifications Jira pour Slack sur les modifications de ticket de votre projet. Avec tous les pings par e-mail, cela permet de garantir que les modifications ne se perdent pas et que vous restez au courant. Avec Confluence, investissez du temps dans la construction d'une hiérarchie appropriée ; avec une équipe grandissante, cet investissement sera payant.
• Sisense pour les équipes de données cloud (anciennement Periscope Data) : il s'agit d'un outil de visualisation par défaut, une plate-forme d'analyse basée sur un navigateur incroyablement riche en fonctionnalités.
• Miro : La référence en matière de tableau blanc en ligne
• UsabilityHub : sessions de test d'utilisabilité rapides et non modérées
• Qualaroo : Enquêtes In-Produit
• FullStory : observation de la session utilisateur

Une clé du succès

Bien que les Toptalers soient distribués dans le monde entier, ils sont unis autour de certaines valeurs fondamentales : pensez et poussez pour l'impact, étayez toujours votre décision avec des données et progressez quoi qu'il arrive. Timmermann définit également une approche réussie de gestion des produits à distance comme un processus reproductible qui produit des résultats stratégiques. « Nous travaillons très bien en équipe maintenant, mais cela ne s'est pas fait du jour au lendemain. Il nous a fallu près d'un an pour parcourir l'ensemble du processus de développement de produits qui est si essentiel à notre travail », a reconnu Timmermann.