Toptal 的產品管理：遠程成功的策略

Toptal 的產品團隊從一開始就接受了遠程工作的本質。 分佈在全球各地的十多名產品經理正在構建一個旨在徹底改變團隊創建、合同和人力資源的軟件產品。 他們從一開始就建立了創新的流程管理框架，使團隊能夠以最佳方式完成和交付工作。 對於講述遠程工作成功的非凡故事的 Toptalers 來說，即使是天空也不是極限。

產品開發流程是核心

Toptal 正在構建的平台將企業與工程、設計和技術方面的頂尖人才聯繫起來。 Toptal 擁有 60 多個國家/地區的 500 多名員工幫助運營核心業務，是全球最大的完全分佈式員工隊伍之一。

在 Toptal，產品開發過程是團隊執行的所有產品計劃的核心。 Toptal 產品管理總監 Paul Timmermann 說：“這是我們正式組建產品團隊的第一件事，而且它繼續帶來紅利。” 任何單個計劃都經過完善的產品開發過程，該過程分為四個主要階段：路線圖、產品規範和規劃、開發和發布後。

Toptal 的一項舉措可以小到功能增強，也可以大到引入全新的企業對消費者產品。 預計這些操作的文檔級別會大不相同，但兩者都遵循相同的過程。 “我們之所以設置它，是因為我們看到不成功的舉措不一定要經過適當的優先級劃分階段或評估業務價值。 引入了產品開發流程來解決這些問題，”Timmermann 解釋道。

遠程產品團隊遵循與現場團隊相同的產品管理流程，但是遠程工作需要有堅實的框架並堅持下去。 Timmermann 解釋說，在 Toptal，所有產品計劃都必須通過特定的檢查點，因為這可以確保每個人都以相同的方式構建產品：“我們找到了真正高質量產品計劃的秘訣。”

定義問題

路線圖階段的基本活動，例如用戶研究和機會評估構建，是 Toptal 產品團隊持續成功的主要原因。 這一階段的主要成果是明確定義和優先排序的產品機會評估。

這項工作是每位產品經理的重要職責，也是 Toptal 產品開發過程中的第一個里程碑。 目的是防止在糟糕的機會上浪費時間和金錢，同時了解成功所需的條件。 “在每個規劃週期開始時，我們都會從大量積壓的機會評估開始。 在收到工程同行的一些初步估計後，我們可以輕鬆比較各種問題的 ROI 並確定其優先級。 機會評估的真正美妙之處在於它對問題的具體關注。 通常，在向各種利益相關者展示之後，會出現更好、更有效的解決方案，而解決問題的價值卻保持不變，”Timmermann 解釋說。

機會評估的最大挑戰之一是弄清楚從哪裡開始。 “在 Toptal，由於我們在全公司範圍內採用了目標和關鍵結果 (OKR)，因此這項工作要容易一些。 他們很快就為我們提供了北極星指標，以調整我們的努力，”蒂默曼透露。

舉行頭腦風暴會議

在遠程環境中，產品頭腦風暴是一項艱鉅的挑戰。 基於辦公室的團隊通常使用白板進行頭腦風暴練習，而遠程團隊的做法完全相同，但使用的是數字版的白板。 “關鍵是要建立具有非常特定目的和議程的結構化頭腦風暴會議，因為在遠程環境中，你很幸運能在許多時區找到每個人的一小時時間，”蒂默曼說。 他解釋說，為頭腦風暴會議帶來結構需要一些小的調整，這些調整會產生很大的不同。 首先，頭腦風暴的結果要清楚。 通常，頭腦風暴的領導者期望結果會在活動期間神奇地出現，但這在有限的時間內是不可能的。 另一個重要的部分是確保所有參與者都了解需要解決的核心問題。

“我們經常將頭腦風暴分為兩個部分：針對問題進行頭腦風暴，然後進行第二次構思活動以尋求解決方案。 最後，每個關鍵的頭腦風暴組件都需要遵守嚴格的議程，”Timmermann 指出。 在設計會議時，領導者應該為每個頭腦風暴活動定義具體的分鐘數，並利用會議期間參與者可以看到的計時器來確保每個人都保持在正軌上。

Timmermann 還分享了一個額外的提示：“在遠程環境中，五個人不能同時說話，所以通常，最外向的人會主導會話。 我們通過 5 到 7 分鐘的靜默來管理這一點，團隊成員快速將虛擬便簽添加到板上，然後作為一個團隊一起審查。”

進行用戶研究

在 Toptal，用戶視角是整個產品開發生命週期中最關鍵的部分。 每個產品經理都負責大量的用戶研究，以發現用戶的關鍵痛點。 這包括從用戶訪談和調查到 A/B 測試以及許多其他用於收集關鍵見解的用戶研究方法的所有內容。

在 Toptal，用戶研究訪談是使用 Zoom 進行的——它們會被記錄下來，然後經常被轉錄。 為了獲得良好的開端，團隊利用 AI 轉錄並跟進手動轉錄，他們自己完成以糾正錯誤的單詞。 “當前遠程技術的進步帶來的好處是，我們可以在家中完成所有這些工作。 事實上，遠程為我們提供了一個極好的、易於訪問的存檔，其中包含我們作為產品團隊每年進行的 500 多個小時的研究，”Timmermann 指出，並補充說這還允許產品團隊審查可能產生的採訪的關鍵部分他們最初錯過的見解。 “用戶研究是我們許多戰略的指導，並且在未來進行結構良好、記錄良好且易於重新審查的研究非常重要，這樣我們就不必再出去問所有相同的問題。”

Toptal 的首席產品經理 Dmitry Petrashev 表示，內部軟件工具可以加速安排遠程面試的過程，從而節省大量時間：“如果我們在涉及多個產品經理的情況下進行大規模研究，我們依賴Toptal 的內部產品稱為 TopScheduler，這是一種為受訪者和經理預訂可用時間段的快速簡便的方法。”

用戶研究可幫助 Toptal 產品團隊更好地了解用戶面臨的關鍵問題，並製定出色的機會評估。 “在確定優先級階段結束時，我們已盡最大努力整合我們所有的研究並確定我們目前正在解決的最重要的問題，”領導產品經理團隊的 Timmermann 說。

專注於文檔

由於分佈式團隊通常無法進行有機溝通，因此他們必須有意識地花時間記錄所有流程和做出的決策。 在線工具提供了多種文檔方法，包括 Zoom 視頻錄製和幻燈片演示。

Petrashev 說，一致的文檔有助於溝通並讓團隊保持正軌。 “它通過澄清你的想法來推動你變得更有效率。 產品經理有責任為文檔設置上下文，添加交叉鏈接，並遵循互斥和集體詳盡 (MECE) 原則來細分信息。”

為了控制所有書面文檔的分發，產品團隊依賴於 Confluence 上的內部庫，Petrashev 說：“我們以前遇到過很多可發現性問題，因為文檔是以臨時方式共享的。 遷移到 Jira 和 Confluence 後，我們投入巨資在 Confluence 上構建結構和內部模板庫。 這允許任何人查看專用域的所有資產並發現其他域。 此外，標準化模板有助於解決創建新文檔時的“空白頁”問題。”

溝通

Toptal 的遠程團隊成員認為異步通信所有消息是遠程產品經理成功的關鍵。 “我發現自己比以往任何時候都更加完善演示文稿，以確保演示文稿的核心信息清晰，並且可以異步地傳達給我的聽眾，”蒂默曼說。

他與工程部門的工作關係還需要改變一個更加異步的流程來解決時區差異：“我的工程團隊中的大多數人都比我早 7 到 8 個小時。 我們在很大程度上依賴於首先清楚地傳達我們試圖解決的關鍵問題。 當工程團隊遇到障礙時，了解總體目標使他們能夠在沒有我在場的情況下做出明智的決定。”

具有重要功能的優秀軟件工具也有助於促進溝通。 例如，開發人員在錄製的視頻上演示功能。 “剪輯與我共享，所以當我醒來時可以觀看和評論它們，”蒂默曼說。

Toptal 的高級產品經理 Snezana Markovic 表示，遠程工作的性質要求團隊進展比在辦公室環境中更頻繁地展示：“你必須分享團隊的成就，以便團隊中的每個人都能看到進步並慶祝它。 此外，我們經常為新功能錄製演示視頻，以便不在我們領域的其他人可以輕鬆了解我們在做什麼。”

Toptal 的產品副總裁 Kleanthis Georgaris 在他關於領導遠程產品團隊的博客文章中寫道，同事之間的計劃外對話也是整個組織內知識流動的重要貢獻者。 根據 Georgaris 的說法，這可以通過組織“環聊”電話來實現，團隊成員可以在其中討論工作之外的任何話題，創建一個虛擬共享辦公環境，人們可以在其中繼續工作，但可以與團隊中的其他人即時互動。

Markovic 通過與工程團隊建立面對面的聯繫，將遠程工作的挑戰轉化為優勢。 “我與遠程團隊的關係比我以前的現場團隊更密切，”她承認。 Markovic 負責在線團隊凝聚力，幫助每個人都感到充滿活力和動力。 她定期邀請他們參加 Zoom 上的主題虛擬茶歇，在那裡他們可以分享他們的愛好、展示他們的假期照片，或者只是玩遊戲。 “花時間更好地了解你的隊友，建立正確的文化和團隊精神非常重要。 它在團隊成員之間建立了信任和開放，”馬爾科維奇說。

產品開發最佳實踐

Toptalers 分享在遠程環境中實現最佳狀態的技巧：

• 團隊每週都會舉行會議，以與其他領域發生的事情保持聯繫，並討論他們都堅持的流程和實踐。
• 團隊將大型團體電話保持在最低限度，而不是強調重點小組或一對一電話，在這些電話中進行有價值的討論和更新。
• 為了安排臨時會議，團隊可以充分利用基於雲的日曆。 他們採用一種直接的日程安排方法，只需在同事的日曆上選擇一個空閒位置進行視頻通話，無需詢問或來回詢問。 為此，所有團隊成員都承諾保持他們的日曆是最新的。
• 產品經理確保團隊成員在白天知道他們的可用性。 對於工程團隊來說尤其如此——經理會通知團隊他們的休息時間和午餐時間，這樣團隊中的每個人都可以與他們溝通。
• 產品經理以視覺和有趣的方式表達他們的想法，因為在長文本或長電話期間能量水平通常會下降。
• 最佳實踐不斷變化，因為團隊在學習新事物時會不斷調整。

正確的軟件工具集

遠程工作環境需要清晰的溝通、適當的反饋循環，並確保在做出關鍵產品決策之前正確評估數據。 為避免任何潛在問題，Toptal 的產品團隊使用出色的技術工具來提高員工的生產力。 團隊成員分享他們高效在線工作的工具和技巧：

• Zoom ：內部視頻會議的首選。 將 Zoom 連接到您的 Slack 帳戶以通過一個命令 (/zoom) 觸發房間創建。 請務必檢查默認設置：在加入通話之前關閉攝像頭和音頻。 但是，會議開始後，團隊成員被要求打開相機。 這有助於更快地建立關係並提供有用的肢體語言提示。
• Slack ：幾乎所有的 Toptal 通信都發生在這裡。 保持 Slack 清潔，固定您需要關注的聊天，使用設置隱藏不需要您立即關注的聊天。 固定頻道描述，為每個人保留重要鏈接。
• Confluence 和 Jira ：兩者都提供了一套強大的產品管理工具。 為 Slack 配置有關項目工單更改的 Jira 通知 - 使用所有電子郵件 ping，這有助於確保更改不會丟失並且您始終掌握最新動態。 使用 Confluence，花時間建立適當的層次結構； 隨著團隊的不斷壯大，這項投資將獲得回報。
• 適用於雲數據團隊的 Sisense （以前的 Periscope Data）：這是一個默認的可視化工具，一個功能豐富、基於瀏覽器的分析平台。
• Miro ：在線白板的黃金標準
• UsabilityHub ：快速、無節制的可用性測試會議
• Qualaroo : 產品內調查
• FullStory ：用戶會話觀察

成功的關鍵

雖然 Toptalers 分佈在全球各地，但他們圍繞著一些基本價值觀團結起來——思考並推動影響，始終以數據支持您的決定，無論如何都要取得進展。 Timmermann 還將成功的遠程產品管理方法定義為交付戰略成果的可重複過程。 “我們現在作為一個團隊工作得很好，但這不是一夜之間發生的。 我們花了一年的大部分時間來完成對我們工作至關重要的整個產品開發過程，”Timmermann 承認道。