Manajemen Produk di Toptal: Strategi untuk Sukses Jarak Jauh

Tim produk Toptal telah merangkul sifat kerja jarak jauh sejak hari pertama. Lebih dari selusin manajer produk yang didistribusikan di seluruh dunia sedang membangun produk perangkat lunak yang bertujuan untuk merevolusi pembuatan tim, kontrak, dan sumber daya manusia. Mereka menyiapkan kerangka kerja manajemen proses yang inovatif sejak awal, memungkinkan tim untuk menyelesaikan pekerjaan dan menyampaikannya dengan cara terbaik. Bagi Toptalers, yang menceritakan kisah luar biasa tentang keberhasilan bekerja dari jarak jauh, bahkan langit bukanlah batasnya.

Proses Pengembangan Produk Adalah Inti

Platform yang dibangun Toptal menghubungkan bisnis dengan talenta terbaik di bidang teknik, desain, dan teknologi. Dengan lebih dari 500 individu di lebih dari 60 negara yang membantu mengoperasikan bisnis inti, Toptal adalah salah satu tenaga kerja global terbesar yang terdistribusi sepenuhnya.

Di Toptal, proses pengembangan produk merupakan inti dari semua inisiatif produk yang dijalankan oleh tim. "Itu adalah salah satu hal pertama yang kami formalkan sebagai tim produk, dan terus membayar dividen," kata Paul Timmermann, Direktur Manajemen Produk Toptal. Setiap inisiatif tunggal melewati proses pengembangan produk yang mapan, yang dibagi menjadi empat fase utama: pemetaan jalan, spesifikasi dan perencanaan produk, pengembangan, dan pasca-rilis.

Inisiatif di Toptal bisa sekecil peningkatan fitur atau sebesar pengenalan produk bisnis-ke-konsumen yang benar-benar baru. Tingkat dokumentasi yang sangat berbeda diharapkan untuk tindakan ini, tetapi keduanya mengikuti proses yang sama. “Kami mengaturnya karena kami melihat inisiatif yang gagal yang tidak harus melalui fase prioritas yang tepat atau menilai nilai bisnis. Proses pengembangan produk diperkenalkan untuk memperbaiki masalah tersebut,” jelas Timmermann.

Tim produk jarak jauh mengikuti proses manajemen produk yang sama dengan tim di lokasi, namun bekerja dari jarak jauh memerlukan kerangka kerja yang solid dan mematuhinya. Di Toptal, semua inisiatif produk harus mengalir melalui pos pemeriksaan tertentu di sepanjang jalan, jelas Timmermann, karena ini memastikan bahwa setiap orang membangun produk dengan cara yang sama: “Kami menemukan saus rahasia untuk inisiatif produk yang benar-benar berkualitas tinggi.”

Mendefinisikan Masalah

Aktivitas penting dalam fase pemetaan jalan, seperti penelitian pengguna dan pengembangan penilaian peluang, adalah alasan utama untuk kesuksesan tim produk di Toptal. Hasil utama dari fase ini adalah penilaian peluang produk yang didefinisikan dan diprioritaskan dengan jelas.

Pekerjaan ini merupakan tanggung jawab penting dari setiap manajer produk dan tonggak pertama dalam proses pengembangan produk di Toptal. Tujuannya adalah untuk mencegah pemborosan waktu dan uang pada peluang yang buruk sambil memahami apa yang diperlukan untuk berhasil. “Di awal setiap siklus perencanaan, kami memulai dengan tumpukan penilaian peluang yang sehat. Setelah menerima beberapa estimasi awal dari rekan-rekan teknik kami, kami dapat dengan mudah membandingkan dan memprioritaskan ROI dari berbagai masalah. Keindahan sebenarnya dari penilaian peluang adalah fokus spesifiknya pada masalah. Seringkali, setelah dipresentasikan ke berbagai pemangku kepentingan, solusi yang jauh lebih baik dan efektif muncul, sementara nilai penyelesaian masalah tetap konstan,” jelas Timmermann.

Salah satu tantangan terbesar dengan penilaian peluang adalah mencari tahu dari mana harus memulai. “Di Toptal, pekerjaan ini sedikit lebih mudah karena penerapan Objectives and Key Result (OKR) kami di seluruh perusahaan. Mereka dengan cepat memberi kami metrik bintang utara untuk menyelaraskan upaya kami melawan, ”ungkap Timmermann.

Mengadakan Sesi Brainstorming

Brainstorming produk adalah tantangan yang menakutkan dalam pengaturan jarak jauh. Tim berbasis kantor biasanya menggunakan papan tulis untuk latihan curah pendapat, dan tim jarak jauh melakukan hal yang persis sama, tetapi dengan papan tulis digital yang setara. “Kuncinya adalah menyiapkan sesi brainstorming terstruktur dengan tujuan dan agenda yang sangat spesifik, karena di lingkungan terpencil Anda sangat beruntung menemukan bahkan satu jam waktu setiap orang di banyak zona waktu,” kata Timmermann. Dia menjelaskan bahwa membawa struktur ke sesi brainstorming memerlukan beberapa penyesuaian kecil yang membuat perbedaan besar. Pertama, pikirkan hasil brainstorming dengan jelas. Seringkali, pemimpin brainstorming mengharapkan hasilnya akan muncul secara ajaib selama kegiatan, tetapi ini tidak mungkin selama waktu yang terbatas. Bagian penting lainnya adalah memastikan bahwa semua peserta memahami masalah inti yang perlu ditangani.

“Kami sering membagi brainstorming menjadi dua komponen: brainstorming pada masalah dan kemudian aktivitas ide kedua untuk solusi. Akhirnya, masing-masing komponen utama brainstorming harus mematuhi agenda yang ketat, ”kata Timmermann. Saat merancang rapat, pemimpin harus menentukan jumlah menit tertentu untuk setiap aktivitas curah pendapat dan memanfaatkan pengatur waktu yang terlihat oleh peserta selama rapat untuk memastikan semua orang tetap pada jalurnya.

Timmermann juga membagikan tip bonus: “Dalam pengaturan jarak jauh, lima orang tidak dapat berbicara sekaligus, sehingga sering kali, individu yang paling ekstrovert mendominasi sesi. Kami mengelola ini dengan mendedikasikan 5-7 menit keheningan di mana anggota tim dengan cepat menambahkan catatan tempel virtual ke papan dan kemudian meninjaunya bersama sebagai sebuah tim.

Melakukan Riset Pengguna

Perspektif pengguna adalah bagian paling kritis dari keseluruhan siklus hidup pengembangan produk di Toptal. Setiap manajer produk bertanggung jawab atas sejumlah besar riset pengguna untuk mengungkap poin-poin utama pengguna. Ini mencakup semuanya, mulai dari wawancara dan survei pengguna hingga pengujian A/B dan banyak metode penelitian pengguna lainnya untuk mengumpulkan wawasan utama.

Di Toptal, wawancara riset pengguna dilakukan menggunakan Zoom—mereka direkam dan sering kali ditranskripsikan setelahnya. Untuk mendapatkan awal yang baik, tim memanfaatkan transkripsi AI dan menindaklanjuti dengan transkripsi manual yang mereka selesaikan sendiri untuk mengoreksi kata yang salah. “Hal yang hebat dengan kemajuan teknologi jarak jauh saat ini adalah kita dapat melakukan semua ini dari kantor rumah kita. Faktanya, menjadi jauh memberi kami arsip yang sangat baik dan mudah diakses dari lebih dari 500 jam penelitian yang kami lakukan sebagai tim produk setiap tahun, ”kata Timmermann, menambahkan bahwa ini juga memungkinkan tim produk untuk meninjau bagian-bagian penting dari wawancara yang mungkin menghasilkan wawasan yang mereka lewatkan pada awalnya. “Penelitian pengguna adalah yang memandu banyak strategi kami, dan memiliki penelitian yang terstruktur dengan baik, terdokumentasi dengan baik, dan dapat ditinjau ulang dengan mudah di masa depan adalah penting sehingga kami tidak perlu keluar dan menanyakan semua pertanyaan yang sama lagi. .”

Dmitry Petrashev, manajer produk utama di Toptal, mengatakan bahwa perangkat lunak internal mempercepat proses penjadwalan wawancara jarak jauh, yang menghemat banyak waktu: “Jika kami melakukan penelitian skala besar dengan banyak manajer produk yang terlibat, kami mengandalkan Produk internal Toptal disebut TopScheduler, yang merupakan cara cepat dan mudah untuk memesan slot waktu yang tersedia untuk orang yang diwawancarai dan manajer.”

Riset pengguna membantu tim produk Toptal lebih memahami masalah utama yang dihadapi pengguna mereka dan membuat penilaian peluang yang sangat baik. “Pada akhir fase penentuan prioritas, kami telah melakukan upaya terbaik kami untuk menggabungkan semua penelitian kami dan mengidentifikasi masalah terpenting yang kami pecahkan saat ini,” kata Timmermann, yang memimpin tim manajer produk.

Fokus pada Dokumentasi

Karena tim terdistribusi biasanya tidak dapat berkomunikasi secara organik, mereka harus sengaja meluangkan waktu untuk mendokumentasikan semua proses dan keputusan yang dibuat. Alat online menawarkan berbagai metode dokumentasi, termasuk perekaman video Zoom dan presentasi slide.

Dokumentasi yang konsisten memfasilitasi komunikasi dan menjaga tim tetap pada jalurnya, kata Petrashev. “Ini mendorong Anda untuk menjadi lebih efektif dengan mengklarifikasi pikiran Anda. Manajer produk memiliki tanggung jawab untuk mengatur konteks dokumen, menambahkan tautan silang, dan mengikuti prinsip saling eksklusif dan menyeluruh (MECE) untuk mengelompokkan informasi.”

Untuk mengontrol distribusi semua dokumen tertulis, tim produk mengandalkan perpustakaan internal di Confluence, kata Petrashev: “Kami memiliki banyak masalah kemampuan untuk ditemukan sebelumnya karena dokumen dibagikan secara ad hoc. Setelah kami bermigrasi ke Jira dan Confluence, kami banyak berinvestasi untuk membangun struktur di Confluence dan perpustakaan template internal. Ini memungkinkan siapa saja untuk melihat semua aset untuk domain khusus dan menemukan domain lain. Selain itu, template standar membantu dengan masalah "halaman kosong" saat membuat dokumen baru.

Komunikasi

Anggota tim jarak jauh di Toptal berpikir untuk mengomunikasikan semua pesan secara asinkron sebagai kunci keberhasilan manajer produk jarak jauh. “Saya menemukan diri saya memoles presentasi lebih dari yang pernah saya lakukan sebelumnya untuk memastikan pesan inti presentasi jelas dan dapat dikomunikasikan secara asinkron kepada audiens saya,” kata Timmermann.

Hubungan kerjanya dengan teknik juga memerlukan perubahan ke proses yang lebih asinkron untuk memperhitungkan perbedaan zona waktu: “Sebagian besar tim teknik saya 7-8 jam di depan saya. Kami sangat bergantung pada komunikasi pertama yang jelas tentang masalah utama yang kami coba pecahkan. Ketika tim teknik menemukan kendala, memahami tujuan keseluruhan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang cerdas tanpa kehadiran saya.”

Alat perangkat lunak yang hebat dengan fitur yang signifikan juga membantu untuk memajukan komunikasi. Misalnya, pengembang mendemonstrasikan fitur melalui video yang direkam. “Klip dibagikan kepada saya sehingga saya dapat menonton dan mengomentarinya ketika saya bangun,” kata Timmermann.

Snezana Markovic, manajer produk senior di Toptal, mengatakan bahwa sifat pekerjaan jarak jauh mengharuskan kemajuan tim lebih sering dipamerkan daripada di kantor: “Anda harus berbagi pencapaian tim sehingga semua orang di tim dapat melihat kemajuan dan merayakannya. Selain itu, kami sering merekam video demo untuk fitur baru sehingga orang lain yang tidak berada dalam domain kami dapat dengan mudah mengetahui apa yang kami lakukan.”

Percakapan yang tidak direncanakan antara rekan kerja juga merupakan kontributor penting untuk aliran pengetahuan di seluruh organisasi, tulis Kleanthis Georgaris, Wakil Presiden Produk Toptal, dalam posting blognya tentang tim produk jarak jauh terkemuka. Menurut Georgaris, ini dapat dicapai dengan mengatur panggilan "hangout" di mana anggota tim dapat mendiskusikan topik apa pun di luar pekerjaan, menciptakan lingkungan kantor bersama virtual di mana orang terus melakukan pekerjaan mereka tetapi dapat berinteraksi dengan orang lain dalam tim dengan cepat.

Markovic telah mengubah tantangan kerja jarak jauh menjadi kekuatan dengan membuat koneksi langsung dengan tim teknik. “Saya memiliki hubungan yang lebih dekat dengan tim jarak jauh saya daripada yang saya lakukan dengan tim di tempat saya sebelumnya,” akunya. Markovic bertanggung jawab atas ikatan tim online, membantu membuat semua orang merasa bersemangat dan termotivasi. Dia mengundang mereka ke rehat kopi virtual bertema di Zoom secara teratur, di mana mereka dapat berbagi hobi, menunjukkan foto liburan, atau sekadar bermain game. “Menginvestasikan waktu untuk mengenal rekan tim Anda lebih baik dan membangun budaya dan semangat tim yang tepat sangat penting. Itu membangun kepercayaan dan keterbukaan di antara anggota tim, ”kata Markovic.

Praktik Terbaik Pengembangan Produk

Toptalers berbagi tip untuk mencapai yang terbaik dalam lingkungan terpencil:

• Tim mengadakan pertemuan mingguan untuk tetap berhubungan dengan apa yang terjadi di area lain dan juga untuk mendiskusikan proses dan praktik yang mereka ikuti.
• Tim meminimalkan panggilan grup besar, alih-alih menekankan grup kecil yang terfokus atau panggilan satu lawan satu di mana diskusi dan pembaruan yang berharga berlangsung.
• Untuk menjadwalkan rapat ad hoc, tim menggunakan kalender berbasis cloud secara maksimal. Mereka menerapkan pendekatan langsung untuk penjadwalan, cukup memilih tempat terbuka di kalender rekan kerja untuk panggilan video tanpa bertanya atau bolak-balik. Agar ini berhasil, semua anggota tim berkomitmen untuk selalu memperbarui kalender mereka.
• Manajer produk memastikan anggota tim mengetahui ketersediaan mereka di siang hari. Hal ini terutama berlaku untuk tim teknik—manajer memberi tahu tim tentang waktu istirahat dan makan siang mereka, sehingga semua orang di tim dapat berkomunikasi dengan mereka.
• Manajer produk menyampaikan ide-ide mereka dengan cara visual dan menyenangkan karena tingkat energi umumnya turun selama teks panjang atau panggilan panjang.
• Praktik terbaik terus berubah, seiring tim menyesuaikan diri saat mereka mempelajari sesuatu yang baru.

Perangkat Perangkat Lunak yang Tepat

Pengaturan kerja jarak jauh memerlukan komunikasi yang jelas, putaran umpan balik yang tepat, dan memastikan bahwa data dinilai dengan benar sebelum membuat keputusan produk utama. Untuk menghindari potensi masalah, tim produk Toptal menggunakan alat teknologi hebat untuk memberdayakan produktivitas staf. Anggota tim membagikan seperangkat alat dan kiat mereka untuk pekerjaan online yang efisien:

• Zoom : Pilihan untuk konferensi video internal. Hubungkan Zoom ke akun Slack Anda untuk memicu pembuatan ruangan dengan satu perintah (/ zoom). Pastikan untuk memeriksa pengaturan default: kamera dan audio mati sebelum bergabung dengan panggilan. Namun, setelah rapat dimulai, anggota tim diminta untuk menyalakan kamera. Ini membantu membangun hubungan lebih cepat dan memberikan isyarat bahasa tubuh yang berguna.
• Slack : Hampir semua komunikasi Toptal terjadi di sini. Jaga kebersihan Slack, sematkan obrolan yang Anda perlukan agar tetap teratas, gunakan pengaturan untuk menyembunyikan obrolan yang tidak memerlukan perhatian langsung Anda. Sematkan deskripsi saluran agar tautan penting tetap di atas untuk semua orang.
• Confluence dan Jira : Keduanya menyediakan seperangkat alat yang kuat untuk manajemen produk. Konfigurasikan pemberitahuan Jira untuk Slack tentang perubahan tiket di proyek Anda—dengan semua ping email, ini membantu memastikan perubahan tidak hilang dan Anda tetap yang teratas. Dengan Confluence, investasikan waktu untuk membangun hierarki yang tepat; dengan tim yang berkembang, investasi ini akan membuahkan hasil.
• Sisense for Cloud Data Teams (sebelumnya Periscope Data): Ini adalah alat visualisasi default, platform analitik berbasis browser yang sangat penuh fitur.
• Miro : Standar emas dalam papan tulis online
• UsabilityHub : Sesi pengujian kegunaan yang cepat dan tidak dimoderasi
• Qualaroo : Survei dalam produk
• Cerita Lengkap : Pengamatan sesi pengguna

Kunci Sukses

Sementara Toptalers didistribusikan di seluruh dunia, mereka bersatu di sekitar beberapa nilai dasar — ​​pikirkan dan dorong dampaknya, selalu dukung keputusan Anda dengan data, dan buat kemajuan apa pun yang terjadi. Timmermann juga mendefinisikan pendekatan manajemen produk jarak jauh yang sukses sebagai proses berulang yang memberikan hasil strategis. “Kami bekerja sangat baik sebagai tim sekarang, tetapi itu tidak terjadi dalam semalam. Kami membutuhkan bagian yang lebih baik dari satu tahun untuk mengerjakan seluruh proses pengembangan produk yang sangat penting bagi pekerjaan kami, ”aku Timmermann.