Toptalでの製品管理：リモートで成功するための戦略

Toptalの製品チームは、初日からリモートワークの性質を受け入れてきました。 世界中に分散している12人以上の製品マネージャーが、チームの作成、契約、および人材に革命をもたらすことを目的としたソフトウェア製品を構築しています。 彼らは最初から革新的なプロセス管理フレームワークを設定し、チームが可能な限り最良の方法で仕事を遂行し、提供できるようにしました。 リモートでの作業の成功について例外的な話をするToptalersにとって、空でさえも限界ではありません。

製品開発プロセスがコアです

Toptalが構築しているプラ​​ットフォームは、ビジネスとエンジニアリング、設計、テクノロジーのトップタレントを結び付けます。 60か国以上に500人以上の個人がコアビジネスの運営を支援しているToptalは、完全に分散した最大のグローバル労働力の1つです。

Toptalでは、製品開発プロセスは、チームによって実行されるすべての製品イニシアチブの中心です。 「これは、製品チームとして最初に正式に策定したものの1つであり、引き続き配当を支払っています」と、Toptalの製品管理ディレクターであるPaulTimmermannは述べています。 単一のイニシアチブは、確立された製品開発プロセスを経ており、ロードマッピング、製品の仕様と計画、開発、およびリリース後の4つの主要なフェーズに分かれています。

Toptalでのイニシアチブは、機能の強化と同じくらい小さい場合もあれば、まったく新しい企業から消費者向けの製品の導入と同じくらい大きい場合もあります。 これらのアクションには、大幅に異なるレベルのドキュメントが期待されますが、どちらも同じプロセスに従います。 「これを設定したのは、必ずしも適切な優先順位付けフェーズを経たり、ビジネス価値を評価したりする必要のないイニシアチブが失敗したためです。 これらの問題を解決するために製品開発プロセスが導入されました」とTimmermann氏は説明します。

リモートの製品チームは、オンサイトのチームと同じ製品管理プロセスに従いますが、リモートで作業するには、強固なフレームワークを用意し、それらに固執する必要があります。 Toptalでは、すべての製品イニシアチブが途中で特定のチェックポイントを通過する必要があります。これにより、誰もが同じ方法で製品を構築できるようになります。「本当に高品質の製品イニシアチブの秘訣を見つけました。」

問題の定義

Toptalの製品チームが継続的に成功する主な理由は、ユーザー調査や機会評価の構築など、ロードマッピングフェーズの重要な活動です。 このフェーズの主な成果は、明確に定義され、優先順位が付けられた製品機会の評価です。

この作業は、すべての製品マネージャーの重要な責任であり、Toptalの製品開発プロセスにおける最初のマイルストーンです。 目的は、成功するために何が必要かを理解しながら、貧しい機会に時間とお金を浪費することを防ぐことです。 「各計画サイクルの開始時に、機会評価の健全なバックログから始めます。 エンジニアリング担当者から初期見積もりを受け取った後、さまざまな問題のROIを簡単に比較して優先順位を付けることができます。 機会評価の真の美しさは、問題に特に焦点を当てていることです。 多くの場合、さまざまな利害関係者に提示された後、問題を解決することの価値は一定のままでありながら、はるかに優れた効果的な解決策が生まれます」とTimmermann氏は説明します。

機会評価の最大の課題の1つは、どこから始めればよいかを理解することです。 「Toptalでは、目標と主要な結果（OKR）を全社的に採用しているため、この作業は少し簡単です。 彼らはすぐに私たちの努力を調整するための北極星の測定基準を与えてくれます」とTimmermannは明らかにしました。

ブレーンストーミングセッションの開催

製品のブレーンストーミングは、遠隔地での困難な課題です。 オフィスベースのチームは通常、ブレーンストーミングの演習にホワイトボードを使用し、リモートチームはまったく同じことを行いますが、デジタル版のホワイトボードを使用します。 「重要なのは、非常に具体的な目的とアジェンダを備えた構造化されたブレーンストーミングセッションを設定することです。リモート環境では、多くのタイムゾーンで全員の時間が1時間でも見つかるので、非常に幸運です」とTimmermann氏は述べています。 彼は、ブレーンストーミングセッションに構造をもたらすには、大きな違いを生むいくつかの小さな調整が必要であると説明しました。 まず、ブレインストーミングの結果を明確に念頭に置いてください。 多くの場合、ブレインストーミングリーダーは、活動中に結果が魔法のように現れることを期待しますが、これは限られた時間内には不可能です。 もう1つの重要な要素は、すべての参加者が対処する必要のある主要な問題を確実に理解することです。

「私たちはしばしば、ブレインストーミングを2つの要素に分けます。問題についてのブレインストーミングと、解決策の2番目のアイデア活動です。 最後に、主要なブレインストーミングコンポーネントのそれぞれは、厳格な議題に準拠する必要があります」とTimmermann氏は述べています。 会議を設計するとき、リーダーは各ブレーンストーミングアクティビティの特定の分数を定義し、会議中に参加者に表示されるタイマーを活用して、全員が順調に進んでいることを確認する必要があります。

ティマーマンはまた、ボーナスのヒントを共有しました。「リモート設定では、5人が一度に話すことができないため、多くの場合、最も外向的な個人がセッションを支配します。 これを管理するために、チームメンバーが仮想付箋をボードにすばやく追加してチームとして一緒にレビューする5〜7分の沈黙を捧げます。」

ユーザー調査の実施

ユーザーの視点は、ここToptalでの製品開発ライフサイクル全体の中で最も重要な部分です。 各製品マネージャーは、ユーザーの主要な問題点を明らかにするために、かなりの量のユーザー調査を担当しています。 これには、ユーザーのインタビューや調査からA / Bテスト、および重要な洞察を収集するための他の多くのユーザー調査方法まで、すべてが含まれます。

Toptalでは、ユーザー調査のインタビューはZoomを使用して実施されます。インタビューは記録され、後で転記されることがよくあります。 良いスタートを切るために、チームはAIの文字起こしを活用し、手動の文字起こしをフォローアップして、誤った単語を修正します。 「現在のリモートテクノロジーの進歩の素晴らしい点は、これらすべてをホームオフィスから実行できることです。 実際、リモートにいることで、製品チームとして毎年行っている500時間以上の調査の優れた、簡単にアクセスできるアーカイブが得られます」とTimmermann氏は述べ、これにより、製品チームはインタビューの重要な部分を確認できるようになります。彼らが最初に見逃した洞察。 「ユーザー調査は私たちの戦略の多くを導くものであり、将来、よく構造化され、十分に文書化され、簡単に再検討できる調査を行うことが重要です。そうすれば、外に出て同じ質問をする必要がなくなります。 。」

ToptalのリードプロダクトマネージャーであるDmitryPetrashevは、社内のソフトウェアツールがリモートインタビューのスケジュール設定プロセスを加速し、大幅な時間を節約すると述べています。 Toptalの社内製品であるTopSchedulerは、面接対象者とマネージャーの両方が利用できるタイムスロットをすばやく簡単に予約する方法です。」

ユーザー調査は、Toptal製品チームがユーザーが直面している主要な問題をよりよく理解し、優れた機会評価を作成するのに役立ちます。 「優先順位付けフェーズの終わりに、私たちはすべての調査を統合し、現在解決している最も重要な問題を特定するために最善を尽くしました」と、製品マネージャーのチームを率いるTimmermannは述べています。

ドキュメントに焦点を当てる

分散したチームは通常、有機的にコミュニケーションをとることができないため、行われたすべてのプロセスと決定を文書化する時間を作ることについて意図的に行う必要があります。 オンラインツールは、ズームビデオ録画やスライドプレゼンテーションなど、さまざまな文書化方法を提供します。

一貫性のあるドキュメントはコミュニケーションを促進し、チームを軌道に乗せます、とペトラシェフは言いました。 「それはあなたの考えを明確にすることによってあなたをより効果的にするようにあなたを促します。 プロダクトマネージャーは、ドキュメントのコンテキストを設定し、クロスリンクを追加し、相互に排他的で集合的に網羅的な（MECE）原則に従って情報をセグメント化する責任があります。」

書かれたすべてのドキュメントの配布を制御するために、製品チームはConfluenceの内部ライブラリに依存しています。「ドキュメントはアドホックな方法で共有されていたため、以前は多くの発見可能性の問題がありました。 JiraとConfluenceに移行した後、Confluenceとテンプレートの内部ライブラリに構造を構築するために多額の投資を行いました。 これにより、誰でも専用ドメインのすべてのアセットを調べて、他のドメインを見つけることができます。 さらに、標準化されたテンプレートは、新しいドキュメントを作成する際の「空白ページ」の問題に役立ちます。」

コミュニケーション

Toptalのリモートチームメンバーは、すべてのメッセージを非同期で通信することを、リモート製品マネージャーの成功の鍵と考えています。 「プレゼンテーションの核となるメッセージが明確で、聴衆に非同期で伝達できるようにするために、これまで以上にプレゼンテーションを磨いてきました」とTimmermann氏は述べています。

彼のエンジニアリングとの協力関係では、タイムゾーンの違いを考慮して、より非同期のプロセスに変更する必要もありました。「私のエンジニアリングチームのほとんどは、私より7〜8時間進んでいます。 私たちは、最初に解決しようとしている主要な問題を明確に伝えることに大きく依存しています。 エンジニアリングチームが障害に遭遇した場合、全体的な目標を理解することで、私の存在なしに賢明な意思決定を行うことができます。」

重要な機能を備えた優れたソフトウェアツールも、コミュニケーションを促進するのに役立ちます。 たとえば、開発者は録画されたビデオの機能をデモします。 「クリップは私と共有されているので、目覚めたときにクリップを見てコメントすることができます」とTimmermann氏は述べています。

ToptalのシニアプロダクトマネージャーであるSnezanaMarkovic氏は、リモートワークの性質上、オフィス環境よりもチームの進捗状況を頻繁に紹介する必要があると述べています。進歩し、それを祝います。 また、私たちのドメインに属していない他の人が私たちのしていることに簡単に気付くことができるように、私たちはしばしば新機能のデモビデオを録画します。」

Toptalの製品担当副社長であるKleanthisGeorgarisは、主要なリモート製品チームに関するブログ投稿で、同僚間の計画外の会話も組織全体の知識の流れに重要な貢献をしていると述べています。 Georgaris氏によると、これは、チームメンバーが仕事以外のトピックについて話し合うことができる「ハングアウト」コールを編成し、人々が仕事を続けながらチーム内の別の人とその場で対話できる仮想共有オフィス環境を作成することで実現できます。

マルコビッチは、エンジニアリングチームと直接つながることで、リモートワークの課題を強みに変えました。 「以前のオンサイトチームよりもリモートチームとの関係はさらに緊密です」と彼女は認めました。 マルコビッチはオンラインチームボンディングを担当しており、誰もが元気とやる気を感じられるように支援しています。 彼女は定期的にZoomのテーマに沿ったバーチャルコーヒーブレイクに招待し、趣味を共有したり、休暇の写真を見せたり、単にゲームをしたりすることができます。 「チームメイトをよりよく知るために時間を費やし、適切な文化とチームスピリットを構築することは非常に重要です。 チームメンバー間の信頼と開放性を構築します」とMarkovic氏は述べています。

製品開発のベストプラクティス

Toptalersは、リモート環境内で最善を達成するためのヒントを共有しています。

• チームは毎週ミーティングを開いて、他の分野で起こっていることと連絡を取り合い、チーム全員が固執しているプロセスと実践について話し合います。
• チームは大規模なグループ通話を最小限に抑え、代わりに、貴重なディスカッションや更新が行われる集中的な小グループまたは1対1の通話を強調します。
• アドホック会議をスケジュールするために、チームはクラウドベースのカレンダーを最大限に活用します。 彼らは、スケジュールを立てる簡単なアプローチを採用しており、同僚のカレンダーでビデオハングアウト用のオープンスポットを選択するだけで、質問したり行ったり来たりすることはありません。 これが機能するために、すべてのチームメンバーはカレンダーを最新の状態に保つことを約束します。
• プロダクトマネージャーは、チームメンバーが日中の空き状況を認識していることを確認します。 これは特にエンジニアリングチームに当てはまります。マネージャーは休憩時間と昼食時間についてチームに通知するため、チームの全員がチームとコミュニケーションをとることができます。
• エネルギーレベルは一般的に長いテキストや長い電話の間に低下するため、製品マネージャーは視覚的で楽しい方法でアイデアを提供します。
• チームが新しいことを学んでいる途中で調整するため、ベストプラクティスは常に変化します。

ソフトウェアツールの適切なセット

リモートワーク設定では、明確なコミュニケーション、適切なフィードバックループ、および主要な製品決定を行う前にデータが適切に評価されることを確認する必要があります。 潜在的な問題を回避するために、Toptalの製品チームは優れた技術ツールを使用してスタッフの生産性を向上させています。 チームメンバーは、効率的なオンライン作業のための一連のツールとヒントを共有します。

• ズーム：内部ビデオ会議の頼みの綱。 ZoomをSlackアカウントに接続して、1つのコマンド（/zoom）で部屋の作成をトリガーします。 通話に参加する前に、必ずデフォルト設定（カメラとオーディオがオフ）を確認してください。 ただし、会議の開始後、チームメンバーはカメラをオンにするように求められます。 これは、より迅速に人間関係を構築するのに役立ち、有用なボディーランゲージの手がかりを提供します。
• Slack ：ほとんどすべてのToptal通信はここで行われます。 Slackをクリーンに保ち、上にとどまる必要のあるチャットを固定し、設定を使用して、すぐに注意を払う必要のないチャットを非表示にします。 チャネルの説明を固定して、すべての人にとって重要なリンクを一番上に保ちます。
• ConfluenceとJira ：どちらも製品管理のための強力なツールスイートを提供します。 プロジェクトのチケット変更時にSlackのJira通知を構成します。これにより、すべての電子メールpingを使用して、変更が失われないようにし、最新の状態を維持できます。 Confluenceを使用して、適切な階層の構築に時間を費やします。 チームが成長するにつれて、この投資は報われるでしょう。
• Sisense for Cloud Data Teams （以前のPeriscope Data）：これはデフォルトの視覚化ツールであり、非常に機能が満載のブラウザーベースの分析プラットフォームです。
• ミロ：オンラインホワイトボードのゴールドスタンダード
• UsabilityHub ：迅速でモデレートされていないユーザビリティテストセッション
• Qualaroo ：製品内調査
• FullStory ：ユーザーセッションの観察

成功への鍵

Toptalersは世界中に分散していますが、いくつかの基本的な価値観を中心に統一されています。影響を考えて推進し、常にデータを使用して決定を支持し、何があっても進歩を遂げます。 Timmermannはまた、成功するリモート製品管理アプローチを、戦略的な成果をもたらす反復可能なプロセスとして定義しています。 「私たちは今、チームとして非常にうまく機能していますが、それは一夜にして起こりませんでした。 私たちの仕事の鍵となる製品開発プロセス全体を完了するのに、1年の大部分を要しました」とTimmermann氏は認めています。