Gestão de Produtos na Toptal: Estratégias para o Sucesso Remoto

As equipes de produtos da Toptal adotaram a natureza do trabalho remoto desde o primeiro dia. Mais de uma dúzia de gerentes de produto distribuídos em todo o mundo estão desenvolvendo um produto de software que visa revolucionar a criação de equipes, contratação e recursos humanos. Eles configuraram a estrutura inovadora de gerenciamento de processos desde o início, permitindo que as equipes fizessem o trabalho e entregassem da melhor maneira possível. Para os Toptalers, que contam histórias excepcionais sobre o sucesso do trabalho remoto, nem o céu é o limite.

Processo de desenvolvimento de produto é o núcleo

A plataforma que a Toptal está construindo conecta empresas com os melhores talentos em engenharia, design e tecnologia. Com mais de 500 pessoas em mais de 60 países ajudando a operar o negócio principal, a Toptal é uma das maiores forças de trabalho globais totalmente distribuídas.

Na Toptal, o processo de desenvolvimento de produtos é central para todas as iniciativas de produtos que estão sendo executadas pelas equipes. “Foi uma das primeiras coisas que formalizamos como equipe de produto e continua a render dividendos”, disse Paul Timmermann, diretor de gerenciamento de produtos da Toptal. Qualquer iniciativa individual passa por um processo de desenvolvimento de produto bem estabelecido, que é dividido em quatro fases principais: roadmap, especificação e planejamento do produto, desenvolvimento e pós-lançamento.

Uma iniciativa na Toptal pode ser tão pequena quanto um aprimoramento de recursos ou tão grande quanto a introdução de um novo produto business-to-consumer. Seria esperado um nível de documentação muito diferente para essas ações, mas ambas seguem o mesmo processo. “Fizemos isso porque estávamos vendo iniciativas malsucedidas que não necessariamente passavam pelas fases de priorização adequadas ou avaliavam o valor do negócio. O processo de desenvolvimento de produtos foi introduzido para corrigir esses problemas”, explicou Timmermann.

As equipes de produtos remotos seguem os mesmos processos de gerenciamento de produtos que as equipes no local, no entanto, trabalhar remotamente exige ter estruturas sólidas e cumpri-las. Na Toptal, todas as iniciativas de produtos devem passar por pontos de verificação específicos ao longo do caminho, explicou Timmermann, pois isso garante que todos estejam construindo produtos da mesma maneira: “Encontramos o molho secreto para iniciativas de produtos realmente de alta qualidade”.

Definindo o problema

Atividades essenciais na fase de roadmap, como pesquisa de usuários e construção de avaliação de oportunidades, são a principal razão para o sucesso contínuo das equipes de produto da Toptal. Os principais resultados desta fase são avaliações de oportunidades de produtos que são claramente definidas e priorizadas.

Este trabalho é uma responsabilidade crucial de cada gerente de produto e o primeiro marco no processo de desenvolvimento de produto na Toptal. O objetivo é evitar o desperdício de tempo e dinheiro em oportunidades ruins, enquanto entende o que é necessário para ter sucesso. “No início de cada ciclo de planejamento, começamos com um acúmulo saudável de avaliações de oportunidades. Depois de receber algumas estimativas iniciais de nossos colegas de engenharia, podemos facilmente comparar e priorizar o ROI dos vários problemas. A verdadeira beleza da avaliação de oportunidades é seu foco específico no problema. Muitas vezes, depois de apresentado a vários stakeholders, surgem soluções muito melhores e eficazes, enquanto o valor de resolver o problema permanece constante”, explicou Timmermann.

Um dos maiores desafios com avaliações de oportunidades é descobrir por onde começar. “Na Toptal, esse trabalho é um pouco mais fácil devido à adoção de Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) em toda a empresa. Eles rapidamente nos fornecem métricas de estrelas do norte para alinhar nossos esforços”, revelou Timmermann.

Realização de sessões de brainstorming

O brainstorming de produtos é um desafio assustador em um ambiente remoto. Equipes baseadas em escritório normalmente usam quadros brancos para exercícios de brainstorming, e equipes remotas fazem exatamente o mesmo, mas com o equivalente digital do quadro branco. “A chave é estabelecer sessões estruturadas de brainstorming com um propósito e uma agenda muito específicos, pois no ambiente remoto você tem muita sorte de encontrar até uma hora do tempo de todos nos vários fusos horários”, observou Timmermann. Ele explicou que trazer estrutura para as sessões de brainstorming requer alguns pequenos ajustes que fazem uma grande diferença. Primeiro, tenha o resultado do brainstorming claramente em mente. Muitas vezes, os líderes do brainstorming esperam que o resultado apareça magicamente durante a atividade, mas isso não é possível durante um período limitado. Outra peça essencial é garantir que todos os participantes compreendam os problemas centrais que precisam ser abordados.

“Muitas vezes dividimos o brainstorming em dois componentes: brainstorming sobre os problemas e, em seguida, uma segunda atividade de ideação para as soluções. Por fim, cada um dos principais componentes do brainstorming precisa seguir uma agenda rígida”, observou Timmermann. Ao projetar a reunião, o líder deve definir o número específico de minutos para cada atividade de brainstorming e aproveitar os cronômetros visíveis aos participantes durante a reunião para garantir que todos permaneçam no caminho certo.

Timmermann também compartilhou uma dica bônus: “Em um ambiente remoto, cinco pessoas não podem falar ao mesmo tempo, muitas vezes, o indivíduo mais extrovertido domina a sessão. Gerenciamos isso dedicando de 5 a 7 minutos de silêncio em que os membros da equipe adicionam rapidamente notas adesivas virtuais a um quadro e as revisam juntos como uma equipe.”

Conduzindo pesquisas de usuários

A perspectiva do usuário é a parte mais crítica de todo o ciclo de vida de desenvolvimento de produtos aqui na Toptal. Cada gerente de produto é responsável por uma quantidade significativa de pesquisas de usuários para descobrir os principais pontos problemáticos dos usuários. Isso inclui tudo, desde entrevistas e pesquisas com usuários até testes A/B e muitos outros métodos de pesquisa de usuários para coletar insights importantes.

Na Toptal, as entrevistas de pesquisa de usuários são realizadas usando o Zoom - elas são gravadas e muitas vezes transcritas posteriormente. Para ter um bom começo, as equipes aproveitam a transcrição de IA e acompanham a transcrição manual para que sejam concluídas para corrigir palavras erradas. “O melhor com o avanço das tecnologias remotas atuais é que podemos fazer tudo isso em nossos escritórios domésticos. Na verdade, ser remoto nos dá um arquivo excelente e facilmente acessível de mais de 500 horas de pesquisa que fazemos como equipe de produto a cada ano”, observou Timmermann, acrescentando que isso também permite que as equipes de produto revisem partes importantes da entrevista que podem render insights que eles perderam inicialmente. “A pesquisa do usuário é o que orienta grande parte da nossa estratégia, e ter uma pesquisa bem estruturada, bem documentada e facilmente revisável no futuro é importante para que não precisemos sair e fazer as mesmas perguntas novamente .”

Dmitry Petrashev, gerente de produto líder da Toptal, diz que as ferramentas de software internas aceleram o processo de agendamento de entrevistas remotas, o que economiza muito tempo: “Se estamos realizando pesquisas em larga escala com vários gerentes de produto envolvidos, contamos com O produto interno da Toptal chamado TopScheduler, que é uma maneira rápida e fácil de reservar horários disponíveis para entrevistados e gerentes.”

A pesquisa de usuários ajuda as equipes de produtos da Toptal a entender melhor os principais problemas que seus usuários estão enfrentando e a elaborar excelentes avaliações de oportunidades. “Na conclusão da fase de priorização, fizemos nosso melhor esforço para reunir todas as nossas pesquisas e identificar os problemas mais importantes que estamos resolvendo no momento”, observou Timmermann, que lidera uma equipe de gerentes de produto.

Foco na Documentação

Como as equipes distribuídas normalmente não podem se comunicar organicamente, elas precisam ter a intenção de reservar tempo para documentar todos os processos e decisões tomadas. As ferramentas online oferecem uma variedade de métodos de documentação, incluindo gravações de vídeo Zoom e apresentações de slides.

A documentação consistente facilita a comunicação e mantém as equipes no caminho certo, disse Petrashev. “Isso o leva a se tornar mais eficaz, esclarecendo seus pensamentos. Um gerente de produto tem a responsabilidade de definir o contexto do documento, adicionar links cruzados e seguir o princípio mutuamente exclusivo e coletivamente exaustivo (MECE) para segmentar informações.”

Para controlar a distribuição de todos os documentos escritos, as equipes de produto contam com a biblioteca interna do Confluence, diz Petrashev: “Tivemos muitos problemas de descoberta anteriormente porque os documentos eram compartilhados de maneira ad hoc. Assim que migramos para o Jira e o Confluence, investimos muito para construir uma estrutura no Confluence e uma biblioteca interna de templates. Isso permite que qualquer pessoa procure em todos os ativos um domínio dedicado e descubra outros domínios. Além disso, os modelos padronizados ajudam com o problema da “página em branco” ao criar novos documentos.”

Comunicação

Os membros remotos da equipe da Toptal pensam em comunicar todas as mensagens de forma assíncrona como a chave para o sucesso de um gerente de produto remoto. “Eu me vejo aprimorando as apresentações muito mais do que nunca para garantir que as mensagens principais das apresentações sejam claras e possam ser comunicadas de forma assíncrona ao meu público”, disse Timmermann.

Suas relações de trabalho com a engenharia também exigiram uma mudança para um processo mais assíncrono para levar em conta as diferenças de fuso horário: “A maior parte da minha equipe de engenharia está de 7 a 8 horas à minha frente. Confiamos muito em primeiro comunicar claramente os principais problemas que estamos tentando resolver. Quando a equipe de engenharia se depara com um obstáculo, entender os objetivos gerais permite que eles tomem decisões inteligentes sem a minha presença.”

Ótimas ferramentas de software com recursos significativos também ajudam a promover a comunicação. Por exemplo, os desenvolvedores demonstram recursos em vídeos gravados. “Os clipes são compartilhados comigo para que eu possa assisti-los e comentá-los quando acordar”, disse Timmermann.

Snezana Markovic, gerente sênior de produtos da Toptal, diz que a natureza do trabalho remoto exige que o progresso da equipe seja exibido com mais frequência do que em um ambiente de escritório: progresso e celebrá-lo. Além disso, muitas vezes gravamos vídeos de demonstração de novos recursos para que outras pessoas que não estão em nosso domínio possam facilmente saber o que estamos fazendo.”

Conversas não planejadas entre colegas de trabalho também são importantes contribuintes para o fluxo de conhecimento em toda a organização, escreveu Kleanthis Georgaris, vice-presidente de produtos da Toptal, em sua postagem no blog sobre as principais equipes de produtos remotos. De acordo com Georgaris, isso pode ser alcançado organizando chamadas de “hangout” onde os membros da equipe podem discutir qualquer assunto além do trabalho, criando um ambiente de escritório compartilhado virtual onde as pessoas continuam a fazer seu trabalho, mas podem interagir com outra pessoa da equipe em tempo real.

Markovic transformou o desafio do trabalho remoto em um ponto forte ao fazer conexões pessoais com a equipe de engenharia. “Tenho um relacionamento ainda mais próximo com minha equipe remota do que com minha equipe anterior no local”, ela reconheceu. Markovic é responsável pela união da equipe online, ajudando a fazer com que todos se sintam energizados e motivados. Ela os convida regularmente para coffee breaks virtuais temáticos no Zoom, onde eles podem compartilhar seus hobbies, mostrar suas fotos de férias ou simplesmente jogar. “Investir tempo para conhecer melhor seus companheiros de equipe e construir a cultura certa e o espírito de equipe é muito importante. Isso cria confiança e abertura entre os membros da equipe”, disse Markovic.

Práticas recomendadas de desenvolvimento de produtos

Toptalers compartilham dicas para alcançar o seu melhor em um ambiente remoto:

• As equipes têm reuniões semanais para manter contato com o que está acontecendo em outras áreas e também para discutir processos e práticas que todos seguem.
• As equipes reduzem ao mínimo as chamadas de grandes grupos, enfatizando o foco em pequenos grupos ou chamadas individuais, onde ocorrem discussões e atualizações valiosas.
• Para agendar reuniões ad hoc, as equipes usam um calendário baseado em nuvem para aproveitar ao máximo. Eles adotam uma abordagem direta de agendamento, simplesmente selecionando um local aberto na agenda de um colega para uma videochamada sem perguntar ou ir e voltar. Para que isso funcione, todos os membros da equipe se comprometem a manter seus calendários atualizados.
• Os gerentes de produto garantem que os membros da equipe estejam cientes de sua disponibilidade durante o dia. Isso é especialmente verdadeiro com a equipe de engenharia – os gerentes informam a equipe sobre seus intervalos e horário de almoço, para que todos na equipe possam se comunicar com eles.
• Os gerentes de produto entregam suas ideias de maneira visual e divertida, já que os níveis de energia geralmente caem durante longas mensagens de texto ou chamadas longas.
• As melhores práticas mudam constantemente, à medida que as equipes se ajustam ao longo do caminho quando estão aprendendo algo novo.

O conjunto certo de ferramentas de software

Uma configuração de trabalho remoto requer comunicação clara, ciclos de feedback adequados e garantia de que os dados sejam avaliados adequadamente antes de tomar decisões importantes sobre o produto. Para evitar possíveis problemas, as equipes de produto da Toptal usam ótimas ferramentas tecnológicas para aumentar a produtividade da equipe. Os membros da equipe compartilham seu conjunto de ferramentas e dicas para um trabalho online eficiente:

• Zoom : O go-to para videoconferência interna. Conecte o Zoom à sua conta do Slack para acionar a criação de salas com um comando (/zoom). Certifique-se de verificar as configurações padrão: câmera e áudio desligados antes de entrar na chamada. No entanto, após o início da reunião, os membros da equipe são solicitados a colocar suas câmeras. Isso ajuda a construir relacionamentos mais rapidamente e fornece dicas úteis de linguagem corporal.
• Slack : Quase toda a comunicação da Toptal acontece aqui. Mantenha o Slack limpo, fixe os bate-papos que você precisa acompanhar, use as configurações para ocultar bate-papos que não exigem sua atenção imediata. Fixe descrições de canais para manter links importantes no topo para todos.
• Confluence e Jira : ambos fornecem um poderoso conjunto de ferramentas para gerenciamento de produtos. Configure as notificações do Jira para o Slack nas alterações de ticket em seu projeto — com todos os pings de e-mail, isso ajuda a garantir que as alterações não sejam perdidas e que você fique por dentro de tudo. Com o Confluence, invista tempo na construção de uma hierarquia adequada; com uma equipe em crescimento, esse investimento será recompensado.
• Sisense for Cloud Data Teams (anteriormente Periscope Data): Esta é uma ferramenta de visualização padrão, uma plataforma de análise baseada em navegador incrivelmente repleta de recursos.
• Miro : O padrão ouro em whiteboard online
• UsabilidadeHub : sessões de teste de usabilidade rápidas e não moderadas
• Qualaroo : pesquisas no produto
• FullStory : Observação da sessão do usuário

Uma chave para o sucesso

Embora os Toptalers sejam distribuídos em todo o mundo, eles estão unidos em torno de alguns valores fundamentais – pense e pressione pelo impacto, sempre respalde sua decisão com dados e progrida, não importa o que aconteça. Timmermann também define uma abordagem bem-sucedida de gerenciamento remoto de produtos como um processo repetível que fornece resultados estratégicos. “Trabalhamos muito bem em equipe agora, mas isso não aconteceu da noite para o dia. Levamos quase um ano para trabalhar em todo o processo de desenvolvimento de produtos que é tão importante para o nosso trabalho”, reconheceu Timmermann.