Product Management in Toptal: strategie per il successo a distanza

I team di prodotto di Toptal hanno abbracciato la natura del lavoro a distanza sin dal primo giorno. Più di una dozzina di product manager distribuiti in tutto il mondo stanno costruendo un prodotto software che mira a rivoluzionare la creazione di team, la contrattazione e le risorse umane. Hanno creato l'innovativo framework di gestione dei processi fin dall'inizio, consentendo ai team di portare a termine il lavoro e consegnato nel miglior modo possibile. Per i Toptalers, che raccontano storie eccezionali sul successo del lavoro da remoto, anche il cielo non è il limite.

Il processo di sviluppo del prodotto è il fulcro

La piattaforma che Toptal sta costruendo collega le aziende con i migliori talenti in ingegneria, design e tecnologia. Con oltre 500 persone in più di 60 paesi che aiutano a gestire il core business, Toptal è una delle più grandi forze di lavoro globali completamente distribuite.

In Toptal, il processo di sviluppo del prodotto è fondamentale per tutte le iniziative di prodotto eseguite dai team. "È stata una delle prime cose che abbiamo formalizzato come team di prodotto e continua a dare i suoi frutti", ha affermato Paul Timmermann, Direttore del Product Management di Toptal. Ogni singola iniziativa passa attraverso un processo di sviluppo prodotto ben consolidato, suddiviso in quattro fasi principali: roadmapping, specifiche e pianificazione del prodotto, sviluppo e post-rilascio.

Un'iniziativa in Toptal può essere piccola come un miglioramento delle funzionalità o grande come l'introduzione di un nuovissimo prodotto business-to-consumer. Per queste azioni ci si aspetterebbe un livello di documentazione molto diverso, ma entrambi seguono lo stesso processo. “L'abbiamo impostato perché stavamo assistendo a iniziative infruttuose che non hanno necessariamente attraversato le fasi di definizione delle priorità appropriate o valutato il valore aziendale. Il processo di sviluppo del prodotto è stato introdotto per risolvere questi problemi", ha spiegato Timmermann.

I team di prodotto remoti seguono gli stessi processi di gestione del prodotto dei team in loco, tuttavia lavorare in remoto richiede di disporre di strutture solide e di attenersi ad esse. In Toptal, tutte le iniziative sui prodotti devono fluire lungo il percorso attraverso punti di controllo specifici, ha spiegato Timmermann, in quanto ciò garantisce che tutti costruiscano prodotti allo stesso modo: "Abbiamo trovato la salsa segreta per iniziative di prodotti di altissima qualità".

Definire il problema

Le attività essenziali nella fase di roadmapping, come la ricerca degli utenti e la creazione di valutazione delle opportunità, sono la ragione principale del continuo successo dei team di prodotto in Toptal. I risultati chiave di questa fase sono le valutazioni delle opportunità di prodotto chiaramente definite e prioritarie.

Questo lavoro è una responsabilità cruciale di ogni product manager e la prima pietra miliare nel processo di sviluppo del prodotto in Toptal. Lo scopo è quello di evitare di sprecare tempo e denaro in scarse opportunità, pur comprendendo cosa è necessario per avere successo. “All'inizio di ogni ciclo di pianificazione, iniziamo con un sano arretrato di valutazioni delle opportunità. Dopo aver ricevuto alcune stime iniziali dalle nostre controparti ingegneristiche, possiamo facilmente confrontare e dare priorità al ROI dei vari problemi. La vera bellezza della valutazione dell'opportunità è il suo focus specifico sul problema. Spesso, dopo che è stato presentato a vari stakeholder, emergono soluzioni molto migliori ed efficaci, mentre il valore della risoluzione del problema rimane costante", ha spiegato Timmermann.

Una delle maggiori sfide con la valutazione delle opportunità è capire da dove cominciare. “In Toptal, questo lavoro è un po' più semplice grazie all'adozione da parte dell'azienda di Obiettivi e Risultati Chiave (OKR). Ci forniscono rapidamente le metriche della stella polare contro cui allineare i nostri sforzi", ha rivelato Timmermann.

Tenendo sessioni di brainstorming

Il brainstorming sui prodotti è una sfida scoraggiante in un ambiente remoto. I team in ufficio in genere utilizzano le lavagne per esercizi di brainstorming e i team remoti fanno esattamente lo stesso, ma con l'equivalente digitale della lavagna. "La chiave è impostare sessioni di brainstorming strutturate con uno scopo e un'agenda molto specifici, poiché nell'ambiente remoto sei molto fortunato a trovare anche un'ora del tempo di tutti attraverso i molti fusi orari", ha osservato Timmermann. Ha spiegato che dare struttura alle sessioni di brainstorming richiede alcune piccole modifiche che fanno una grande differenza. In primo luogo, avere chiaramente in mente l'esito del brainstorming. Spesso, i leader del brainstorming si aspettano che il risultato appaia magicamente durante l'attività, ma ciò non è possibile per un periodo di tempo limitato. Un altro elemento essenziale è garantire che tutti i partecipanti comprendano i problemi fondamentali che devono essere affrontati.

“Spesso suddividiamo il brainstorming in due componenti: il brainstorming sui problemi e poi una seconda attività di ideazione per le soluzioni. Infine, ciascuna delle componenti chiave del brainstorming deve aderire a un programma rigoroso", ha osservato Timmermann. Durante la progettazione della riunione, il leader dovrebbe definire il numero specifico di minuti per ciascuna attività di brainstorming e sfruttare i timer visibili ai partecipanti durante la riunione per assicurarsi che tutti rimangano sulla buona strada.

Timmermann ha anche condiviso un suggerimento bonus: “In un ambiente remoto, cinque persone non possono parlare contemporaneamente, quindi spesso l'individuo più estroverso domina la sessione. Lo gestiamo dedicando 5-7 minuti di silenzio in cui i membri del team aggiungono rapidamente note adesive virtuali a una bacheca e quindi le rivedono insieme come una squadra".

Condurre ricerche sugli utenti

Il punto di vista dell'utente è la parte più critica dell'intero ciclo di vita dello sviluppo del prodotto qui in Toptal. Ogni product manager è responsabile di una quantità significativa di ricerche sugli utenti per scoprire i punti critici degli utenti. Ciò include qualsiasi cosa, dalle interviste agli utenti e dai sondaggi ai test A/B e molti altri metodi di ricerca degli utenti per raccogliere informazioni chiave.

In Toptal, le interviste di ricerca degli utenti vengono condotte utilizzando Zoom: vengono registrate e spesso trascritte in seguito. Per iniziare bene, i team sfruttano la trascrizione AI e seguono la trascrizione manuale che completano da soli per correggere le parole errate. “La cosa grandiosa con il progresso delle attuali tecnologie remote è che possiamo fare tutto questo dai nostri uffici domestici. In effetti, essere remoti ci offre un archivio eccellente e facilmente accessibile di oltre 500 ore di ricerca che facciamo ogni anno come team di prodotto", ha osservato Timmermann, aggiungendo che ciò consente anche ai team di prodotto di rivedere parti chiave dell'intervista che potrebbero produrre intuizioni che inizialmente si erano perse. "La ricerca degli utenti è ciò che guida gran parte della nostra strategia e avere in futuro ricerche ben strutturate, ben documentate e facilmente revisionabili è importante in modo da non dover uscire e porre di nuovo tutte le stesse domande .”

Dmitry Petrashev, lead product manager di Toptal, afferma che gli strumenti software interni accelerano il processo di pianificazione delle interviste a distanza, il che consente di risparmiare una notevole quantità di tempo: "Se stiamo conducendo ricerche su larga scala con più product manager coinvolti, ci affidiamo a Il prodotto interno di Toptal chiamato TopScheduler, che è un modo semplice e veloce per prenotare le fasce orarie disponibili sia per gli intervistati che per i manager”.

La ricerca degli utenti aiuta i team di prodotti Toptal a comprendere meglio i problemi chiave che i loro utenti devono affrontare e a creare eccellenti valutazioni delle opportunità. "Alla conclusione della fase di definizione delle priorità, abbiamo fatto del nostro meglio per riunire tutta la nostra ricerca e identificare i problemi più importanti che stiamo risolvendo in questo momento", ha osservato Timmermann, che guida un team di product manager.

Concentrati sulla documentazione

Poiché i team distribuiti in genere non sono in grado di comunicare in modo organico, devono essere intenzionati a trovare il tempo per documentare tutti i processi e le decisioni prese. Gli strumenti online offrono una varietà di metodi di documentazione, tra cui registrazioni video Zoom e presentazioni di diapositive.

Una documentazione coerente facilita la comunicazione e mantiene i team in carreggiata, ha affermato Petrashev. “Ti spinge a diventare più efficace chiarendo i tuoi pensieri. Un product manager ha la responsabilità di impostare il contesto per il documento, aggiungere collegamenti incrociati e seguire il principio MECE (Mutuamente Esclusivi e Collettivamente Esaurienti) per segmentare le informazioni".

Per controllare la distribuzione di tutti i documenti scritti, i team di prodotto si affidano alla libreria interna su Confluence, afferma Petrashev: “Abbiamo avuto molti problemi di rilevabilità in precedenza perché i documenti venivano condivisi in modo ad hoc. Dopo la migrazione a Jira e Confluence, abbiamo investito molto per costruire una struttura su Confluence e una libreria interna di modelli. Ciò consente a chiunque di esaminare tutte le risorse per un dominio dedicato e scoprire altri domini. Inoltre, i modelli standardizzati aiutano con il problema della "pagina vuota" durante la creazione di nuovi documenti".

Comunicazione

I membri del team remoto di Toptal pensano alla comunicazione di tutti i messaggi in modo asincrono come una chiave per il successo di un product manager remoto. "Mi ritrovo a perfezionare le presentazioni molto più di quanto abbia mai fatto prima per garantire che i messaggi principali delle presentazioni siano chiari e possano essere comunicati in modo asincrono al mio pubblico", ha affermato Timmermann.

I suoi rapporti di lavoro con l'ingegneria hanno anche richiesto il passaggio a un processo più asincrono per tenere conto delle differenze di fuso orario: "La maggior parte del mio team di ingegneri è 7-8 ore avanti a me. Facciamo molto affidamento sulla prima comunicazione chiara dei problemi chiave che stiamo cercando di risolvere. Quando il team di ingegneri incontra un ostacolo, la comprensione degli obiettivi generali consente loro di prendere decisioni intelligenti senza la mia presenza".

Ottimi strumenti software con funzionalità significative aiutano anche a migliorare la comunicazione. Ad esempio, le funzionalità demo degli sviluppatori sui video registrati. "Le clip vengono condivise con me così posso guardarle e commentarle quando mi sveglio", ha detto Timmermann.

Snezana Markovic, senior product manager di Toptal, afferma che la natura del lavoro a distanza richiede che i progressi del team siano mostrati più frequentemente che in un ufficio: "Devi condividere i risultati del team in modo che tutti i membri del team possano vedere il progredire e celebrarlo. Inoltre, registriamo spesso video dimostrativi per nuove funzionalità in modo che altri che non sono nel nostro dominio possano facilmente rendersi conto di ciò che stiamo facendo".

Anche le conversazioni non pianificate tra colleghi contribuiscono in modo importante al flusso di conoscenze all'interno di un'organizzazione, ha scritto Kleanthis Georgaris, VP of Product di Toptal, nel suo post sul blog sui principali team di prodotti remoti. Secondo Georgaris, ciò può essere ottenuto organizzando chiamate di "ritrovo" in cui i membri del team possono discutere qualsiasi argomento al di là del lavoro, creando un ambiente di ufficio virtuale condiviso in cui le persone continuano a svolgere il proprio lavoro ma possono interagire con un'altra persona del team al volo.

Markovic ha trasformato la sfida del lavoro a distanza in un punto di forza stabilendo connessioni di persona con il team di ingegneri. "Ho rapporti ancora più stretti con il mio team remoto di quanto non avessi con il mio precedente team in loco", ha riconosciuto. Markovic è responsabile del team bonding online, aiutando a far sentire tutti pieni di energia e motivati. Li invita regolarmente a pause caffè virtuali a tema su Zoom, dove possono condividere i loro hobby, mostrare le foto delle vacanze o semplicemente giocare. “Investire tempo per conoscere meglio i tuoi compagni di squadra e costruire la giusta cultura e spirito di squadra è molto importante. Crea fiducia e apertura tra i membri del team", ha affermato Markovic.

Best practice per lo sviluppo del prodotto

I Toptalers condividono suggerimenti per ottenere il meglio in un ambiente remoto:

• I team hanno riunioni settimanali per rimanere in contatto con ciò che sta accadendo in altre aree e anche per discutere i processi e le pratiche a cui tutti si attengono.
• I team riducono al minimo le chiamate di gruppo di grandi dimensioni, enfatizzando invece le chiamate di piccoli gruppi mirate o individuali in cui si svolgono discussioni e aggiornamenti preziosi.
• Per pianificare riunioni ad hoc, i team utilizzano al meglio un calendario basato su cloud. Abbracciano un approccio semplice alla pianificazione, selezionando semplicemente un punto aperto nel calendario di un collega per una videochiamata senza chiedere o andare avanti e indietro. Affinché ciò funzioni, tutti i membri del team si impegnano a mantenere aggiornati i propri calendari.
• I product manager si assicurano che i membri del team siano consapevoli della loro disponibilità durante il giorno. Ciò è particolarmente vero per il team di ingegneri: i manager informano il team delle pause e dell'ora di pranzo, in modo che tutti i membri del team possano comunicare con loro.
• I product manager trasmettono le loro idee in modo visivo e divertente poiché i livelli di energia generalmente diminuiscono durante lunghi testi o una lunga chiamata.
• Le best practice cambiano costantemente, man mano che i team si adattano lungo il percorso quando stanno imparando qualcosa di nuovo.

Il giusto set di strumenti software

Un ambiente di lavoro a distanza richiede una comunicazione chiara, circuiti di feedback adeguati e la garanzia che i dati siano valutati correttamente prima di prendere decisioni chiave sui prodotti. Per evitare potenziali problemi, i team di prodotto di Toptal utilizzano ottimi strumenti tecnologici per potenziare la produttività del personale. I membri del team condividono la loro serie di strumenti e suggerimenti per un lavoro online efficiente:

• Zoom : il punto di riferimento per le videoconferenze interne. Collega Zoom al tuo account Slack per attivare la creazione di una stanza con un comando (/zoom). Assicurati di controllare le impostazioni predefinite: videocamera e audio spenti prima di partecipare alla chiamata. Tuttavia, dopo l'inizio della riunione, ai membri del team viene chiesto di accendere la fotocamera. Questo aiuta a costruire relazioni più rapidamente e fornisce utili spunti di linguaggio del corpo.
• Slack : Quasi tutta la comunicazione Toptal avviene qui. Mantieni Slack pulito, blocca le chat di cui hai bisogno per rimanere aggiornato, usa le impostazioni per nascondere le chat che non richiedono la tua attenzione immediata. Aggiungi le descrizioni dei canali per mantenere i link importanti in primo piano per tutti.
• Confluence e Jira : entrambi forniscono una potente suite di strumenti per la gestione dei prodotti. Configura le notifiche Jira per Slack sulle modifiche ai biglietti sul tuo progetto: con tutti i ping e-mail, questo aiuta a garantire che le modifiche non vadano perse e che tu sia sempre aggiornato. Con Confluence, investi tempo nella costruzione di una gerarchia adeguata; con un team in crescita, questo investimento ripagherà.
• Sisense for Cloud Data Teams (precedentemente Periscope Data): questo è uno strumento di visualizzazione predefinito, una piattaforma di analisi basata su browser incredibilmente ricca di funzionalità.
• Miro : Il gold standard nella lavagna online
• UsabilityHub : sessioni di test di usabilità rapide e non moderate
• Qualaroo : sondaggi interni al prodotto
• FullStory : osservazione della sessione dell'utente

Una chiave per il successo

Sebbene i Toptalers siano distribuiti in tutto il mondo, sono uniti attorno ad alcuni valori fondamentali: pensare e spingere per l'impatto, supportare sempre la tua decisione con i dati e fare progressi, qualunque cosa accada. Timmermann definisce anche un approccio di successo alla gestione remota del prodotto come un processo ripetibile che fornisce risultati strategici. “Ora lavoriamo molto bene come squadra, ma non è successo dall'oggi al domani. Ci è voluto la parte migliore di un anno per completare l'intero processo di sviluppo del prodotto che è così fondamentale per il nostro lavoro", ha riconosciuto Timmermann.