Cum să desfășori un sprint de proiectare la distanță

Printre echipele de produse, un Design Sprint este una dintre numeroasele metodologii de design populare care concurează pentru atenția lor. Un „Sprint” – în jargonul designerilor – este un proces în cinci faze, limitat de timp, care utilizează gândirea de proiectare pentru a reduce riscul atunci când proiectează un produs nou. Ca abordare de design de produs, aceasta câștigă teren în rândul designerilor, managerilor de produs și al altora care lucrează în domeniul rezolvării problemelor și al inovației de produs. De ce?

Funcționează.

Scopul unui Design Sprint este de a se concentra pe o problemă specifică, de a genera mai multe soluții, de a construi prototipuri și de a obține feedback rapid de la utilizatori. Poate ajuta companiile să ia decizii strategice mai bune și să inoveze mai rapid.

Un Sprint se desfășoară cu un grup de oameni și are loc pe parcursul mai multor zile cu multe părți în mișcare. Nu este pentru cei slabi de inimă, dar dacă totul merge conform planului, se poate dovedi extrem de plină de satisfacții. Cu toată lumea în aceeași locație, un Design Sprint este dificil de rulat, iar atunci când echipele trec la lucrul de la distanță , poate deveni și mai solicitant.

Notă: Se presupune că sunteți familiarizat cu versiunea de patru zile a Design Sprint. Dacă nu, vă rugăm să citiți The Design Sprint 2.0: Ce este și cum arată?

Metodologia Design Sprint

Încă de la începuturile sale la Google Ventures și lansarea Sprint, cartea lui Jake Knapp, multe companii și agenții au preluat Design Sprints ca un proces și l-au făcut parte din metodologia lor de design. Google, Airbnb, Uber și LEGO sunt doar câțiva jucători mari care au integrat Design Sprints în fluxul lor de lucru de dezvoltare a produselor.

Acesta a fost răspunsul meu prima dată când am citit „Sprint: Cum să rezolvi mari probleme și să testezi idei noi în doar cinci zile”. Wow!

Oricine a petrecut ani de zile în design de produs știe că aceleași întrebări critice continuă să apară în timpul procesului de proiectare a produsului:

• Cum putem trece mai repede de la o idee la un prototip validat?
• Cum ne putem asigura că proiectăm ceea ce trebuie înainte de a cheltui mulți bani pentru a-l construi?
• Cum putem lua decizii mai sigure despre produse?

Sprintul a fost răspunsul meu și s-a simțit ca un schimbător de joc.

Cu excepția unui aspect, totul mergea bine în practica mea de design: 90% dintre clienții mei erau la distanță, cuprinzând tot globul de la San Francisco până la Melbourne, Australia. În calitate de designer de produse cu sediul în Europa, îmi lipsea un proces pentru a lucra cu echipe distribuite și a valorifica magia Design Sprints.

Lucrul logic de făcut a fost să găsiți un client și o provocare de design potrivită, să programați un Design Sprint de la distanță, să mergeți după carte și să sperați la ce este mai bun.

A fost un dezastru.

Nu știam să mă pregătesc, oamenii erau dezactivați și erau probleme cu colaborarea și comunicarea.

Provocările rulării sprinturilor de design de la distanță

• Diferențele de fus orar și disponibilitatea echipei. Este greu să programați și să aliniați echipele distribuite pentru perioade lungi, deoarece Sprintul necesită sesiuni intense de lucru.
• Angajament scăzut. Într-un Sprint obișnuit, echipa dvs. lucrează împreună în același spațiu fizic și este ușor să-i mențineți concentrați și concentrați. Când lucrați de la distanță, echipa dvs. se află la o distanță Alt-Tab de Slack sau Netflix.
• Probleme legate de tehnologie. O conexiune slabă la internet, AirPod-uri cu baterie scăzută și microfoane nesigure vă pot deturna sesiunea de la distanță.
• Colaborare ineficientă. Într-o cameră Sprint, aveți o tablă albă ca spațiu de lucru unic. De la distanță, lucrurile se pot încurca mai repede decât poți spune „notă lipicioasă”.

Am fost încântat de ideea de a rula Design Sprints și mi-a plăcut munca de la distanță. A făcut parte din ADN-ul meu. A trebuit să găsesc o modalitate de a le combina pe cele două.

M-am uitat la potențiale soluții, am experimentat mult și, inevitabil, am făcut greșeli. În cele din urmă, am găsit amestecul potrivit de instrumente și tehnici pentru a face Design Sprints de la distanță să funcționeze. Iată concluziile mele cheie.

Cheia pentru desfășurarea de succes a sprinturilor de design de la distanță: sparge-l!

Cea mai mare provocare atunci când rulați Sprinturi de la distanță este structura Sprint în sine.

Într-un Sprint obișnuit, în persoană, există un grup de oameni care colaborează și trec prin exerciții bazate pe următorul program:

Luni și marți sunt pentru ateliere. Echipa trece prin diverse exerciții pentru o zi întreagă, umplând table și strângând note lipicioase. Echipa de prototipare vine miercuri, iar apoi testele utilizatorilor sunt efectuate pentru validarea ideilor joi.

Luni și marți sunt zilele cele mai intense și necesită cel mai mare efort pentru a organiza și facilita Sprintul. Membrii echipei trebuie să ștergă și să sincronizeze calendarele și să rămână împreună o perioadă destul de lungă, ceea ce poate duce la oboseală.

În timp ce cadrul tradițional Design Sprint funcționează excelent pentru sesiunile în persoană, sunt necesare câteva ajustări pentru a se potrivi echipelor la distanță, distribuite. După multe iterații (și sincer, câteva greșeli), a fost dezvoltată o soluție câștigătoare.

Versiunea actualizată, la distanță, a Design Sprint oferă o combinație de sesiuni sincrone și asincrone, care permit o mai bună flexibilitate.

Iată programul nostru de Design Sprint la distanță:

Zilele 1 și 2 sunt zile de atelier, inclusiv întreaga echipă; sesiunile sunt împărțite în părți, alternând între online și offline. Ziua 3 este pentru echipa de prototipare la distanță să prototipeze soluțiile cu care a venit echipa, iar ziua 4 este pentru testarea utilizatorilor.

(Pentru o schiță detaliată a exercițiilor Sprint, cronometrajului și instrucțiunilor, consultați șablonul nostru Miro de mai jos.)

Rețineți că nu am etichetat zilele luni, marți etc. Acest lucru a fost făcut în mod deliberat, deoarece atunci când faceți un Sprint la distanță, programul depinde de disponibilitatea echipei și este posibil ca un început de luni să nu fie posibil.

Un proces simplu, în trei etape, pentru rularea și facilitarea unui Sprint eficient de proiectare la distanță

Există trei elemente care vor face ca un Sprint la distanță să funcționeze fără probleme:

• Pregătire riguroasă
• Alegerea corectă a instrumentelor
• Facilitare adecvată

Pasul 1: Pregătiți-vă pentru Remote Design Sprint

Cel mai bun mod de a distruge un Design Sprint înainte de a începe este să nu fii suficient de pregătit, mai ales atunci când faci o sesiune la distanță. În timp ce unii ar putea considera munca de dinainte de Sprint contraintuitivă, deoarece este concepută pentru a permite ideea și prototiparea liberă, trebuie totuși să ruleze în circumstanțe controlate; prin urmare, pregătirea meticuloasă este cheia.

Defineste problema

Odată ce Design Sprint este planificat, este esențial să se familiarizeze cu problema care trebuie rezolvată. Părțile interesate cheie trebuie consultate și trebuie să fie clar de ce rezultat va fi responsabil fiecare membru al echipei într-o anumită provocare. Acest exercițiu va ajuta la alegerea persoanelor potrivite pentru Sprint, precum și la pregătirea mai eficientă a sesiunii.

Creați echipa de design Sprint

Construirea echipei potrivite este vitală și va asigura succesul Design Sprint. O echipă de cinci până la șapte persoane este ideală.

Scopul Sprintului este de a determina oamenii potriviți să se concentreze asupra unei probleme specifice și să genereze soluții. Echipa de mai sus este un mix ideal; rolurile pot fi ajustate in functie de necesitati.

Programați Sprintul

Cel mai bine este să programați participanții într-o fereastră de nouă ore în diferite fusuri orare. De asemenea, este esențial să anunțați oamenii când vor fi necesare și pentru cât timp. Doodle-ul este un instrument excelent pentru asta.

Sfat profesionist: utilizați World Time Buddy pentru a examina fusurile orare și a verifica suprapunerile.

Iată câteva exemple de combinații de timp de lansare pe care le folosim frecvent:

• 18:00 Berlin/9:00 San Francisco
• 15:00 Perth/9:00 Berlin
• 5 PM San Francisco/8 AM Perth

Dar ce se întâmplă dacă echipa ta este mai departe, dincolo de fereastra de 9 ore? Dacă câțiva oameni sunt în San Francisco, iar restul sunt în Mumbai, ar fi necesare două sesiuni separate, iar rezultatele sunt compilate. Va fi un moment, însă, când urmează să se ia o decizie importantă, așa că cineva va trebui să facă un mic sacrificiu pentru a fi la apel la o oră mai puțin decât optimă.

Creați un Design Sprint Brief

Odată ce echipa este stabilită, creați un brief folosind acest șablon. Este documentul de bază menit să alinieze toți participanții la ce să se aștepte de la viitorul Design Sprint. Include o schiță a provocării, programul, intervalul de timp și o listă de verificare a lucrurilor de făcut.

Încadrați problema

Încadrarea problemelor este o componentă crucială a pregătirii pentru Design Sprint. Ea implică efectuarea de suficiente cercetări în jurul problemei pentru a fi rezolvată. Aceasta înseamnă să vorbești cu oameni cheie, să te uiți la analize – și, în funcție de tipul problemei, să realizezi audituri sau interviuri pentru a afla cât mai multe despre problemă. Acest proces va ajuta la stabilirea scenei și la alinierea tuturor înainte de a începe Design Sprint.

Configurați apeluri preliminare cu echipa Sprint

Este esențial să oferi tuturor o privire de ansamblu asupra a ceea ce se va întâmpla în timpul unui Design Sprint. Procesul este intens și cel mai bine este să vă asigurați că oamenii sunt pe aceeași pagină și sunt conștienți de ceea ce se va întâmpla. Ei trebuie să înțeleagă provocarea și ceea ce se așteaptă de la ei. Poate părea evident, dar este și o idee bună să vă asigurați că echipa știe cum să opereze toate instrumentele și tehnologia de la distanță care vor fi utilizate.

Pasul 2: Instrumentele

Din fericire pentru noi, există deja multe instrumente și tehnologii excelente de la distanță pentru comunicare și colaborare. Iată instrumentele mele preferate:

• Zoom: Conectează-te, chat, partajează ecrane și înregistrează sesiuni fără probleme.
• Noțiune: păstrați totul într-un singur loc, de la note și sarcini până la prototipuri.
• Figma: Prototipează și colaborează online pe diferite fusuri orare.
• UserTesting: obțineți feedback rapid despre prototipuri.
• Doodle: programați întâlniri.
• Miro: Construiește și dezvoltă idei cu o platformă de tablă colaborativă.
• Asana: gestionați cu ușurință proiectele și sarcinile echipei.

Pasul 3: Executați sprinturi de design la distanță fără întreruperi folosind șablonul nostru Miro

Am creat un șablon complet Sprint de proiectare la distanță (este necesară înregistrarea la Miro) pentru a ajuta la rularea unui Sprint fără întreruperi. Iată câteva elemente din șablon:

Zone de lucru independente pentru fiecare participant

Crearea de spații de lucru individuale pentru fiecare membru al echipei crește eficiența generală. Le permite oamenilor să rămână concentrați asupra sarcinilor lor și oferă o imagine clară asupra progresului lor, permițând facilitatorului să vadă rapid dacă cineva are probleme.

Explicații și instrucțiuni clare

În loc să întrebe în mod repetat cum să facă exercițiile, fiecărui participant i se oferă pași clari și exemple asociate cu zona de lucru. În acest fel, conversațiile care distrag atenția sunt minimizate, în special la jumătatea sarcinilor silențioase.

Instrumente încorporate care fac viața mai ușoară

Miro a fost ales din diverse motive. Este o soluție care oferă toate instrumentele și widget-urile pentru a porni un Sprint, cum ar fi un cronometru, un vot în zonă și un mod de prezentare.

Luați șablonul Miro aici.

Sfaturi avansate pentru facilitarea Sprintului de proiectare la distanță

Iată câteva sfaturi utile pentru a facilita rularea de la distanță Design Sprints:

• Un mediu de apel liniștit. Nimic nu este mai rău decât un espressor care zbârnește în fundal în timp ce încerci să rulezi un Sprint. Lucrați într-o sală de ședințe liniștită.
• Videoclipul live este obligatoriu. Este o idee bună să fii strict cu asta pentru că, în calitate de facilitator, va fi util. Este ușor de observat dacă cineva este dezactivat dacă îi poți vedea pe toată lumea într-un flux video live. De exemplu, lumina iese de pe fața lor atunci când comută filele sau arată confuz, oferind facilitatorului ocazia de a-i ajuta.
• Gestionarea așteptărilor. Gestionarea așteptărilor echipei este crucială, mai ales dacă rulați un Design Sprint la distanță pentru prima dată. La urma urmei, calendarul echipei este blocat pentru câteva zile și trebuie să vadă un ROI. Membrii echipei trebuie să fie conștienți de rezultatul dorit, care este un prototip validat (sau invalidat) pentru provocarea în cauză. Într-un Design Sprint, echipa nu construiește un produs întreg. Este vorba despre validarea unei direcții și câștigarea încrederii pentru a merge mai departe.
• Rămâi organizat. A avea o singură sursă de adevăr pentru toate resursele Design Sprint va economisi mult timp. Este o idee bună să configurați un proiect într-un instrument precum Asana sau Notion, unde pot fi furnizate actualizări și toate materialele relevante pot fi încărcate, astfel încât întreaga echipă să fie conectată și să înțeleagă unde să găsească totul. Simțiți-vă liber să utilizați alte instrumente precum Basecamp sau Trello.
• Confruntarea cu conflictul. Pot apărea situații în care factorii de probleme și scepticii care pun la îndoială eficacitatea Sprintului vor trebui gestionați. Sprintul are particularitățile sale care nu seamănă cu o zi de lucru obișnuită. A fi capabil să stabilească clar așteptările înainte și în timpul Sprintului va scuti dureri de cap în continuare.

Cum să porniți următorul Sprint de design la distanță

• Odată ce Sprintul este pe drum, treceți la curent cu provocarea și discutați cu oamenii cheie din echipă.
• Construiește echipa de vis Design Sprint (vezi mai sus).
• Programați sesiunile și confirmați angajamentul echipei.
• Utilizați acest șablon pentru a crea un Design Sprint Brief.
• Configurați un proiect într-un instrument preferat de management de proiect.
• Pregătiți „camera Sprint” virtuală utilizând șablonul nostru exclusiv Sprint de proiectare la distanță pe Miro.
• Rulați Sprintul.

Avem o serie de videoclipuri despre cum să rulați eficient Design Sprints de la distanță:

1. Cum să rulezi un Sprint de proiectare la distanță: Partea #1 - Procesul
2. Cum să rulezi un Sprint de proiectare la distanță: Partea #2 - Instrumente
3. Cum să rulezi un Sprint de proiectare la distanță: Partea #3 - Pregătire
4. Cum să rulezi un Sprint de proiectare la distanță: Partea #4 - Facilitare

• • •

Citiri suplimentare pe Blogul Toptal Design:

• Discuții despre design: lucru la distanță ca designer independent
• Cum să perfecționați și să utilizați atelierele UX de la distanță
• Lucrați mai inteligent cu aceste sfaturi pentru designeri independenți
• Cum să desfășurați un sprint de design eficient