Управление продуктом в Toptal: стратегии удаленного успеха

Команды разработчиков Toptal с первого дня освоили удаленную работу. Более дюжины менеджеров по продуктам, разбросанных по всему миру, создают программный продукт, целью которого является революционный подход к созданию команд, заключению контрактов и управлению персоналом. Они с самого начала создали инновационную структуру управления процессами, позволяющую командам выполнять работу наилучшим образом. Для Toptalers, которые рассказывают исключительные истории об успехах удаленной работы, даже небо не предел.

Процесс разработки продукта является ядром

Платформа, которую строит Toptal, объединяет компании с лучшими специалистами в области инженерии, дизайна и технологий. С более чем 500 людьми в более чем 60 странах, помогающими управлять основным бизнесом, Toptal является одной из крупнейших полностью распределенных глобальных трудовых ресурсов.

В Toptal процесс разработки продукта занимает центральное место во всех продуктовых инициативах, реализуемых командами. «Это была одна из первых вещей, которую мы формализовали как продуктовую команду, и она продолжает приносить дивиденды», — сказал Пол Тиммерманн, директор Toptal по управлению продуктами. Любая отдельная инициатива проходит через хорошо отлаженный процесс разработки продукта, который делится на четыре основных этапа: составление дорожной карты, спецификация продукта и планирование, разработка и пост-релиз.

Инициатива Toptal может быть как незначительной, как улучшение функций, так и крупной, например, внедрением совершенно нового продукта для бизнеса и потребителя. Для этих действий можно ожидать совершенно другой уровень документации, но оба они следуют одному и тому же процессу. «Мы создали это, потому что видели неудачные инициативы, которые не обязательно проходили этапы надлежащей расстановки приоритетов или оценивали ценность для бизнеса. Чтобы решить эти проблемы, был введен процесс разработки продукта», — пояснил Тиммерманн.

Удаленные группы по продуктам следуют тем же процессам управления продуктами, что и команды на местах, однако для удаленной работы необходимо иметь надежные рамки и придерживаться их. По словам Тиммерманн, в Toptal все продуктовые инициативы должны проходить через определенные контрольно-пропускные пункты, поскольку это гарантирует, что все создают продукты одинаково: «Мы нашли секретный соус к действительно высококачественным продуктовым инициативам».

Определение проблемы

Важнейшие действия на этапе составления дорожной карты, такие как исследование пользователей и построение оценки возможностей, являются основной причиной постоянного успеха продуктовых команд в Toptal. Ключевыми результатами этого этапа являются оценки возможностей продукта, которые четко определены и расставлены по приоритетам.

Эта работа является важной обязанностью каждого менеджера по продукту и самой первой вехой в процессе разработки продукта в Toptal. Цель состоит в том, чтобы предотвратить трату времени и денег на плохие возможности, понимая, что требуется для успеха. «В начале каждого цикла планирования мы начинаем с большого количества невыполненных оценок возможностей. Получив некоторые первоначальные оценки от наших коллег-инженеров, мы можем легко сравнить и расставить приоритеты по окупаемости различных проблем. Истинная красота оценки возможностей заключается в том, что она уделяет особое внимание проблеме. Часто после того, как она представлена ​​различным заинтересованным сторонам, появляются гораздо лучшие и эффективные решения, при этом ценность решения проблемы остается неизменной», — пояснил Тиммерманн.

Одна из самых больших проблем с оценкой возможностей — выяснить, с чего начать. «В Toptal эта работа немного проще, потому что наша компания приняла цели и ключевые результаты (OKR). Они быстро дают нам метрики полярной звезды, с которыми мы согласовываем наши усилия», — сказал Тиммерманн.

Проведение мозговых штурмов

Мозговой штурм продукта — сложная задача в удаленной обстановке. Команды в офисе обычно используют доски для мозгового штурма, а удаленные команды делают то же самое, но с цифровым эквивалентом доски. «Ключевым моментом является организация структурированных сеансов мозгового штурма с очень конкретной целью и повесткой дня, поскольку в удаленной среде вам очень повезло найти хотя бы час времени каждого в разных часовых поясах», — заметил Тиммерманн. Он объяснил, что структурирование сеансов мозгового штурма требует нескольких незначительных изменений, которые имеют большое значение. Во-первых, четко держите в голове результат мозгового штурма. Часто лидеры мозгового штурма ожидают, что результат волшебным образом появится во время действия, но это невозможно в течение ограниченного времени. Еще одним важным элементом является обеспечение того, чтобы все участники понимали основные проблемы, которые необходимо решить.

«Мы часто разбиваем мозговой штурм на два компонента: мозговой штурм по проблемам, а затем второй этап поиска решений. Наконец, каждый из ключевых компонентов мозгового штурма должен строго соответствовать повестке дня», — отметил Тиммерманн. При планировании собрания руководитель должен определить конкретное количество минут для каждого мозгового штурма и использовать таймеры, видимые участникам во время собрания, чтобы убедиться, что все не сбиваются с пути.

Тиммерманн также поделился дополнительным советом: «В удаленной обстановке пять человек не могут говорить одновременно, поэтому часто на сеансе доминирует самый экстравертный человек. Мы справляемся с этим, посвящая 5–7 минут молчания, когда члены команды быстро добавляют виртуальные заметки на доску, а затем вместе просматривают их».

Проведение исследований пользователей

Перспектива пользователя является наиболее важной частью всего жизненного цикла разработки продукта здесь, в Toptal. Каждый менеджер по продукту отвечает за значительное количество исследований пользователей, чтобы выявить ключевые болевые точки пользователей. Это включает в себя все, от пользовательских интервью и опросов до A / B-тестов и многих других методов исследования пользователей для сбора ключевых идей.

В Toptal опросы пользователей проводятся с использованием Zoom — они записываются и часто расшифровываются впоследствии. Чтобы получить хорошее начало, команды используют транскрипцию ИИ, а затем выполняют ручную транскрипцию, которую они выполняют сами, чтобы исправить ошибочные слова. «Самое замечательное в развитии современных удаленных технологий заключается в том, что мы можем делать все это из наших домашних офисов. На самом деле удаленность дает нам превосходный, легко доступный архив из более чем 500 часов исследований, которые мы проводим как команда по продукту каждый год», — отметил Тиммерманн, добавив, что это также позволяет командам по продуктам просматривать ключевые части интервью, которые могут дать результаты. идеи, которые они упустили изначально. «Исследования пользователей — это то, что направляет большую часть нашей стратегии, и наличие хорошо структурированных, хорошо документированных и легко пересматриваемых исследований в будущем важно, чтобы нам не приходилось выходить и снова задавать одни и те же вопросы. ».

Дмитрий Петрашев, ведущий продакт-менеджер Toptal, говорит, что собственные программные инструменты ускоряют процесс планирования удаленных интервью, что значительно экономит время: «Если мы проводим масштабное исследование с участием нескольких продакт-менеджеров, мы полагаемся на Внутренний продукт Toptal под названием TopScheduler, который позволяет быстро и легко бронировать доступные временные интервалы как для интервьюируемых, так и для менеджеров».

Исследование пользователей помогает продуктовым командам Toptal лучше понять ключевые проблемы, с которыми сталкиваются их пользователи, и провести превосходную оценку возможностей. «По завершении этапа определения приоритетов мы приложили все усилия, чтобы объединить все наши исследования и определить наиболее важные проблемы, которые мы решаем в данный момент», — заметил Тиммерманн, возглавляющий группу менеджеров по продуктам.

Сосредоточьтесь на документации

Поскольку распределенные команды, как правило, не могут общаться органично, они должны целенаправленно выделять время для документирования всех процессов и принятых решений. Онлайн-инструменты предлагают различные методы документирования, включая видеозаписи Zoom и слайд-презентации.

По словам Петрашева, согласованная документация облегчает общение и помогает командам идти в ногу со временем. «Это подталкивает вас к тому, чтобы стать более эффективным, проясняя свои мысли. Менеджер по продукту несет ответственность за установку контекста для документа, добавление перекрестных ссылок и соблюдение принципа взаимоисключающего и коллективного исчерпывания (MECE) для сегментирования информации».

По словам Петрашева, чтобы контролировать распространение всех письменных документов, разработчики продуктов используют внутреннюю библиотеку Confluence: «Ранее у нас было много проблем с обнаружением, потому что документы распространялись нерегулярно. После того, как мы перешли на Jira и Confluence, мы вложили значительные средства в создание структуры на Confluence и внутренней библиотеки шаблонов. Это позволяет любому просматривать все активы для выделенного домена и находить другие домены. Кроме того, стандартизированные шаблоны помогают решить проблему «пустой страницы» при создании новых документов».

Коммуникация

Члены удаленной команды в Toptal считают асинхронную передачу всех сообщений ключом к успеху удаленного менеджера по продукту. «Я полирую презентации гораздо больше, чем когда-либо прежде, чтобы убедиться, что основные сообщения презентаций ясны и могут быть донесены до моей аудитории асинхронно», — сказал Тиммерманн.

Его рабочие отношения с инженерами также требовали перехода на более асинхронный процесс для учета разницы часовых поясов: «Большая часть моей инженерной команды опережает меня на 7–8 часов. Мы в значительной степени полагаемся на то, что сначала четко сообщаем о ключевых проблемах, которые пытаемся решить. Когда команда инженеров сталкивается с препятствием, понимание общих целей позволяет им принимать разумные решения без моего присутствия».

Отличные программные инструменты со значительными функциями также помогают улучшить общение. Например, разработчики демонстрируют функции поверх записанных видео. «Мне поделились клипами, поэтому я могу посмотреть и прокомментировать их, когда проснусь», — сказал Тиммерманн.

Снежана Маркович, старший менеджер по продукту в Toptal, говорит, что природа удаленной работы требует, чтобы прогресс команды демонстрировался чаще, чем в офисе: «Вы должны делиться достижениями команды, чтобы все в команде могли видеть прогрессировать и отмечать это. Кроме того, мы часто записываем демонстрационные видеоролики для новых функций, чтобы другие, кто не находится в нашей области, могли легко узнать о том, что мы делаем».

Незапланированные разговоры между коллегами также вносят важный вклад в обмен знаниями по всей организации, — написал Клеантис Георгарис, вице-президент Toptal по продукту, в своем блоге о руководстве удаленными продуктовыми командами. По словам Георгариса, этого можно достичь, организовав «тусовки», на которых члены команды могут обсудить любые темы, выходящие за рамки работы, создав виртуальную общую офисную среду, в которой люди продолжают выполнять свою работу, но могут взаимодействовать с другими членами команды на лету.

Маркович превратил проблему удаленной работы в силу, установив личные связи с командой инженеров. «У меня даже более тесные отношения с моей удаленной командой, чем с моей предыдущей командой на месте», — призналась она. Маркович отвечает за сплочение онлайн-команды, помогая всем чувствовать себя энергичными и мотивированными. Она регулярно приглашает их на тематические виртуальные кофе-брейки в Zoom, где они могут поделиться своими увлечениями, показать фотографии из отпуска или просто поиграть в игры. «Очень важно уделять время тому, чтобы лучше узнать своих товарищей по команде и формировать правильную культуру и командный дух. Это укрепляет доверие и открытость между членами команды», — сказал Маркович.

Лучшие практики разработки продуктов

Участники Toptalers делятся советами, как добиться наилучших результатов в удаленной среде:

• Команды проводят еженедельные встречи, чтобы быть в курсе того, что происходит в других областях, а также обсуждать процессы и практики, которых они все придерживаются.
• Команды сводят к минимуму большие групповые звонки, вместо этого делая упор на целевые звонки в небольших группах или индивидуальные звонки, во время которых происходят ценные обсуждения и новости.
• Чтобы планировать специальные встречи, команды используют облачный календарь в полной мере. Они используют простой подход к планированию, просто выбирая свободное место в календаре коллеги для видеозвонка, не спрашивая и не переходя туда и обратно. Чтобы это работало, все члены команды обязуются обновлять свои календари.
• Менеджеры по продукту следят за тем, чтобы члены команды знали об их доступности в течение дня. Особенно это касается команды инженеров — менеджеры информируют команду о своих перерывах и обеденном времени, чтобы все в команде могли с ними общаться.
• Менеджеры по продукту доносят свои идеи в наглядной и увлекательной форме, поскольку уровень энергии обычно падает во время длинных сообщений или продолжительного звонка.
• Лучшие практики постоянно меняются, поскольку команды приспосабливаются по мере того, как они изучают что-то новое.

Правильный набор программных инструментов

Условия удаленной работы требуют четкого общения, надлежащих циклов обратной связи и обеспечения надлежащей оценки данных перед принятием ключевых решений о продукте. Чтобы избежать любых потенциальных проблем, команды разработчиков Toptal используют отличные технологические инструменты для повышения производительности труда персонала. Члены команды делятся своим набором инструментов и советов для эффективной онлайн-работы:

• Zoom : идеальное решение для внутренних видеоконференций. Подключите Zoom к своей учетной записи Slack, чтобы запустить создание комнаты с помощью одной команды (/zoom). Обязательно проверьте настройки по умолчанию: камера и звук отключены, прежде чем присоединиться к вызову. Однако после начала встречи членов команды просят включить камеру. Это помогает быстрее строить отношения и дает полезные сигналы языка тела.
• Slack : почти все общение Toptal происходит здесь. Содержите Slack в чистоте, закрепляйте нужные вам чаты, используйте настройки, чтобы скрыть чаты, не требующие вашего непосредственного внимания. Закрепите описания каналов, чтобы важные ссылки всегда были видны всем.
• Confluence и Jira : оба предоставляют мощный набор инструментов для управления продуктом. Настройте уведомления Jira для Slack об изменениях заявки в вашем проекте — со всеми эхо-запросами по электронной почте это помогает гарантировать, что изменения не потеряются и вы будете в курсе событий. С Confluence потратьте время на построение правильной иерархии; с растущей командой эти инвестиции окупятся.
• Sisense для групп облачных данных (ранее Periscope Data): это инструмент визуализации по умолчанию, невероятно многофункциональная аналитическая платформа на основе браузера.
• Миро : золотой стандарт онлайн-доски
• UsabilityHub : быстрые немодерируемые сеансы юзабилити-тестирования.
• Qualaroo : Опросы в продукте
• FullStory : наблюдение за сеансом пользователя

Ключ к успеху

Хотя Toptalers распространены по всему миру, они объединены некоторыми фундаментальными ценностями — думайте и добивайтесь результатов, всегда подкрепляйте свое решение данными и добивайтесь прогресса, несмотря ни на что. Тиммерманн также определяет успешный подход к удаленному управлению продуктами как повторяющийся процесс, обеспечивающий достижение стратегических результатов. «Сейчас мы очень хорошо работаем как команда, но это не произошло за одну ночь. Нам потребовалась большая часть года, чтобы проработать весь процесс разработки продукта, который так важен для нашей работы», — признал Тиммерманн.