Produktmanagement bei Toptal: Strategien für den Erfolg aus der Ferne

Die Produktteams von Toptal haben sich vom ersten Tag an der Natur der Fernarbeit verschrieben. Mehr als ein Dutzend Produktmanager, die auf der ganzen Welt verteilt sind, entwickeln ein Softwareprodukt, das darauf abzielt, die Teambildung, die Vertragsgestaltung und die Personalverwaltung zu revolutionieren. Sie haben von Anfang an das innovative Prozessmanagement-Framework eingerichtet, das es den Teams ermöglicht, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen und zu liefern. Für Toptaler, die außergewöhnliche Geschichten über den Erfolg des Remote-Arbeitens erzählen, ist selbst der Himmel nicht die Grenze.

Der Produktentwicklungsprozess ist der Kern

Die Plattform, die Toptal aufbaut, verbindet Unternehmen mit Top-Talenten in den Bereichen Ingenieurwesen, Design und Technologie. Mit mehr als 500 Mitarbeitern in mehr als 60 Ländern, die beim Betrieb des Kerngeschäfts helfen, ist Toptal eine der größten vollständig verteilten globalen Belegschaften.

Bei Toptal steht der Produktentwicklungsprozess im Mittelpunkt aller Produktinitiativen, die von den Teams durchgeführt werden. „Das war eines der ersten Dinge, die wir als Produktteam formalisiert haben, und es zahlt sich weiterhin aus“, sagte Paul Timmermann, Director of Product Management bei Toptal. Jede einzelne Initiative durchläuft einen etablierten Produktentwicklungsprozess, der in vier Hauptphasen unterteilt ist: Roadmapping, Produktspezifikation und -planung, Entwicklung und Post-Release.

Eine Initiative bei Toptal kann so klein sein wie eine Funktionserweiterung oder so groß wie die Einführung eines brandneuen Business-to-Consumer-Produkts. Für diese Maßnahmen wäre eine sehr unterschiedliche Dokumentationsebene zu erwarten, aber beide folgen demselben Prozess. „Wir haben das eingerichtet, weil wir erfolglose Initiativen gesehen haben, die nicht unbedingt die richtigen Priorisierungsphasen durchlaufen oder den Geschäftswert bewertet haben. Der Produktentwicklungsprozess wurde eingeführt, um diese Probleme zu beheben“, erklärt Timmermann.

Remote-Produktteams folgen den gleichen Produktmanagementprozessen wie Teams vor Ort, jedoch erfordert die Arbeit aus der Ferne solide Rahmenbedingungen und hält sich daran. Bei Toptal müssen alle Produktinitiativen auf ihrem Weg bestimmte Kontrollpunkte durchlaufen, erklärt Timmermann, da dies sicherstellt, dass alle Produkte auf die gleiche Weise bauen: „Wir haben das Geheimrezept für wirklich hochwertige Produktinitiativen gefunden.“

Definieren des Problems

Wesentliche Aktivitäten in der Roadmapping-Phase, wie z. B. Benutzerforschung und Erstellung von Chancenbewertungen, sind der Hauptgrund für den anhaltenden Erfolg der Produktteams bei Toptal. Die wichtigsten Ergebnisse dieser Phase sind klar definierte und priorisierte Produktchancenbewertungen.

Diese Arbeit ist eine entscheidende Verantwortung jedes Produktmanagers und der allererste Meilenstein im Produktentwicklungsprozess bei Toptal. Der Zweck besteht darin, zu verhindern, dass Zeit und Geld für schlechte Gelegenheiten verschwendet werden, und gleichzeitig zu verstehen, was für den Erfolg erforderlich ist. „Am Anfang jedes Planungszyklus beginnen wir mit einem gesunden Rückstand an Chancenbewertungen. Nachdem wir einige erste Schätzungen von unseren technischen Kollegen erhalten haben, können wir den ROI der verschiedenen Probleme leicht vergleichen und priorisieren. Die wahre Schönheit der Chancenbewertung ist ihr spezifischer Fokus auf das Problem. Oft ergeben sich, nachdem es verschiedenen Interessengruppen präsentiert wurde, viel bessere und effektivere Lösungen, während der Wert der Problemlösung konstant bleibt“, erklärt Timmermann.

Eine der größten Herausforderungen bei der Bewertung von Chancen besteht darin, herauszufinden, wo man anfangen soll. „Bei Toptal ist diese Aufgabe aufgrund unserer unternehmensweiten Einführung von Objectives and Key Results (OKRs) etwas einfacher. Sie geben uns schnell Nordstern-Metriken, an denen wir unsere Bemühungen ausrichten können“, erklärte Timmermann.

Abhalten von Brainstorming-Sitzungen

Produkt-Brainstorming ist eine entmutigende Herausforderung in einer Remote-Umgebung. Bürobasierte Teams verwenden normalerweise Whiteboards für Brainstorming-Übungen, und Remote-Teams tun genau dasselbe, jedoch mit dem digitalen Äquivalent des Whiteboards. „Der Schlüssel liegt darin, strukturierte Brainstorming-Sitzungen mit einem ganz bestimmten Zweck und einer ganz bestimmten Agenda einzurichten, da Sie in der abgelegenen Umgebung das große Glück haben, auch nur eine Stunde Zeit für alle in den vielen Zeitzonen zu finden“, bemerkte Timmermann. Er erklärte, dass es ein paar kleinerer Anpassungen bedarf, die einen großen Unterschied machen, um Struktur in Brainstorming-Sitzungen zu bringen. Zunächst sollten Sie sich das Ergebnis des Brainstormings klar vor Augen halten. Oft erwarten Brainstorming-Leiter, dass das Ergebnis während der Aktivität auf magische Weise erscheint, aber dies ist während einer begrenzten Zeit nicht möglich. Ein weiteres wesentliches Element ist sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Kernprobleme verstehen, die angegangen werden müssen.

„Wir unterteilen Brainstorming oft in zwei Komponenten: Brainstorming zu den Problemen und dann eine zweite Ideenfindungsaktivität für die Lösungen. Schließlich muss sich jede der wichtigsten Brainstorming-Komponenten an eine strenge Agenda halten“, bemerkte Timmermann. Bei der Gestaltung des Meetings sollte der Leiter die genaue Anzahl von Minuten für jede Brainstorming-Aktivität festlegen und Timer nutzen, die für die Teilnehmer während des Meetings sichtbar sind, um sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben.

Timmermann gab auch einen Bonus-Tipp: „In einer abgelegenen Umgebung können fünf Personen nicht gleichzeitig sprechen, so dass oft die extrovertierteste Person die Sitzung dominiert. Wir schaffen dies, indem wir 5–7 Schweigeminuten einplanen, in denen Teammitglieder schnell virtuelle Haftnotizen auf eine Tafel kleben und sie dann gemeinsam als Team überprüfen.“

Durchführung von Nutzerforschung

Die Benutzerperspektive ist der kritischste Teil des gesamten Produktentwicklungslebenszyklus hier bei Toptal. Jeder Produktmanager ist für einen erheblichen Teil der Benutzerforschung verantwortlich, um die wichtigsten Schmerzpunkte der Benutzer aufzudecken. Dies umfasst alles von Benutzerinterviews und Umfragen bis hin zu A/B-Tests und vielen anderen Methoden der Benutzerforschung, um wichtige Erkenntnisse zu sammeln.

Bei Toptal werden Benutzerforschungsinterviews mit Zoom durchgeführt – sie werden aufgezeichnet und oft anschließend transkribiert. Um einen guten Start zu haben, nutzen die Teams die KI-Transkription und führen anschließend eine manuelle Transkription durch, die sie selbst vervollständigen, um fehlerhafte Wörter zu korrigieren. „Das Tolle an der Weiterentwicklung der aktuellen Remote-Technologien ist, dass wir all dies von unseren Heimbüros aus erledigen können. In der Tat bietet uns die Fernarbeit ein hervorragendes, leicht zugängliches Archiv mit mehr als 500 Stunden Recherche, die wir als Produktteam jedes Jahr durchführen“, bemerkte Timmermann und fügte hinzu, dass dies den Produktteams auch ermögliche, wichtige Teile des Interviews zu überprüfen, die sich ergeben könnten Einblicke, die sie zunächst verpasst haben. „Anwenderforschung bestimmt einen Großteil unserer Strategie, und eine gut strukturierte, gut dokumentierte und leicht überprüfbare Forschung in der Zukunft ist wichtig, damit wir nicht wieder hinausgehen und dieselben Fragen stellen müssen .“

Dmitry Petrashev, leitender Produktmanager bei Toptal, sagt, dass interne Softwaretools den Prozess der Planung von Remote-Interviews beschleunigen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet: „Wenn wir groß angelegte Forschungen mit mehreren beteiligten Produktmanagern durchführen, verlassen wir uns auf Toptals internes Produkt namens TopScheduler, mit dem verfügbare Zeitfenster sowohl für Interviewpartner als auch für Manager schnell und einfach gebucht werden können.“

Die Benutzerforschung hilft den Toptal-Produktteams, die wichtigsten Probleme ihrer Benutzer besser zu verstehen und hervorragende Chancenbewertungen zu erstellen. „Am Ende der Priorisierungsphase haben wir uns nach besten Kräften bemüht, unsere gesamte Forschung zusammenzuführen und die wichtigsten Probleme zu identifizieren, die wir derzeit lösen“, bemerkte Timmermann, der ein Team von Produktmanagern leitet.

Fokus auf Dokumentation

Da verteilte Teams normalerweise nicht organisch kommunizieren können, müssen sie sich bewusst Zeit nehmen, um alle Prozesse und getroffenen Entscheidungen zu dokumentieren. Online-Tools bieten eine Vielzahl von Dokumentationsmethoden, einschließlich Zoom-Videoaufzeichnungen und Folienpräsentationen.

Konsistente Dokumentation erleichtert die Kommunikation und hält die Teams auf Kurs, sagte Petrashev. „Es drängt Sie, effektiver zu werden, indem es Ihre Gedanken klärt. Ein Produktmanager ist dafür verantwortlich, den Kontext für das Dokument festzulegen, Querverweise hinzuzufügen und dem MECE-Prinzip (MECE) zu folgen, um Informationen zu segmentieren.“

Um die Verteilung aller schriftlichen Dokumente zu steuern, verlassen sich Produktteams auf die interne Bibliothek von Confluence, sagt Petrashev: „Wir hatten früher viele Auffindbarkeitsprobleme, weil Dokumente ad hoc geteilt wurden. Nach der Migration zu Jira und Confluence haben wir viel investiert, um eine Struktur auf Confluence und eine interne Vorlagenbibliothek aufzubauen. Auf diese Weise kann jeder alle Assets für eine dedizierte Domain durchsuchen und andere Domains entdecken. Außerdem helfen die standardisierten Vorlagen bei der „Leerseiten“-Problematik bei der Erstellung neuer Dokumente.“

Kommunikation

Remote-Teammitglieder bei Toptal betrachten die asynchrone Übermittlung aller Nachrichten als Schlüssel zum Erfolg eines Remote-Produktmanagers. „Ich finde mich viel mehr als je zuvor dabei, Präsentationen zu verfeinern, um sicherzustellen, dass die Kernbotschaften der Präsentationen klar sind und asynchron an mein Publikum kommuniziert werden können“, sagte Timmermann.

Seine Arbeitsbeziehungen mit dem Engineering erforderten auch eine Umstellung auf einen asynchroneren Prozess, um Zeitzonenunterschiede zu berücksichtigen: „Der Großteil meines Engineering-Teams ist mir 7–8 Stunden voraus. Wir verlassen uns stark darauf, zunächst die wichtigsten Probleme, die wir zu lösen versuchen, klar zu kommunizieren. Wenn das Engineering-Team auf ein Hindernis stößt, ermöglicht es ihm das Verständnis der Gesamtziele, ohne meine Anwesenheit kluge Entscheidungen zu treffen.“

Großartige Software-Tools mit bedeutenden Funktionen tragen ebenfalls dazu bei, die Kommunikation voranzutreiben. Beispielsweise können Entwickler Demofunktionen über aufgezeichnete Videos vorführen. „Clips werden mit mir geteilt, damit ich sie ansehen und kommentieren kann, wenn ich aufwache“, sagte Timmermann.

Snezana Markovic, Senior Product Manager bei Toptal, sagt, dass die Art der Remote-Arbeit erfordert, dass der Teamfortschritt häufiger präsentiert wird als in einer Büroumgebung: „Man muss die Leistungen des Teams teilen, damit jeder im Team sie sehen kann Fortschritt und feiern Sie es. Außerdem nehmen wir oft Demovideos für neue Funktionen auf, damit andere, die sich nicht in unserer Domäne befinden, leicht erkennen können, was wir tun.“

Auch ungeplante Gespräche zwischen Kollegen leisten einen wichtigen Beitrag zum Wissensfluss im gesamten Unternehmen, schrieb Kleanthis Georgaris, VP of Product bei Toptal, in seinem Blogbeitrag über das Führen von Remote-Produktteams. Laut Georgaris kann dies erreicht werden, indem „Hangout“-Anrufe organisiert werden, bei denen Teammitglieder jedes Thema über die Arbeit hinaus besprechen können, wodurch eine virtuelle gemeinsame Büroumgebung geschaffen wird, in der die Mitarbeiter weiterhin ihre Arbeit erledigen, aber spontan mit einer anderen Person im Team interagieren können.

Markovic hat die Herausforderung der Fernarbeit in eine Stärke verwandelt, indem er persönliche Verbindungen zum Engineering-Team hergestellt hat. „Ich habe noch engere Beziehungen zu meinem Remote-Team als zu meinem vorherigen Team vor Ort“, räumte sie ein. Markovic ist für die Online-Teambindung verantwortlich und trägt dazu bei, dass sich alle mit Energie und Motivation fühlen. Sie lädt sie regelmäßig zu thematischen virtuellen Kaffeepausen auf Zoom ein, wo sie ihre Hobbys teilen, ihre Urlaubsfotos zeigen oder einfach nur Spiele spielen können. „Es ist sehr wichtig, Zeit zu investieren, um seine Teamkollegen besser kennenzulernen und die richtige Kultur und den richtigen Teamgeist aufzubauen. Es schafft Vertrauen und Offenheit zwischen den Teammitgliedern“, sagte Markovic.

Best Practices für die Produktentwicklung

Toptaler geben Tipps, wie sie in einer abgelegenen Umgebung ihr Bestes geben können:

• Die Teams haben wöchentliche Meetings, um in Kontakt zu bleiben, was in anderen Bereichen passiert, und um Prozesse und Praktiken zu besprechen, an denen sie alle festhalten.
• Teams halten große Gruppenanrufe auf ein Minimum und konzentrieren sich stattdessen auf konzentrierte Kleingruppen- oder Einzelgespräche, bei denen wertvolle Diskussionen und Aktualisierungen stattfinden.
• Um Ad-hoc-Meetings zu planen, nutzen Teams einen Cloud-basierten Kalender zu seinem vollen Vorteil. Sie verfolgen einen unkomplizierten Ansatz zur Terminplanung, indem sie einfach einen freien Platz im Kalender eines Kollegen für einen Videoanruf auswählen, ohne zu fragen oder hin und her zu gehen. Damit dies funktioniert, verpflichten sich alle Teammitglieder, ihre Kalender auf dem neuesten Stand zu halten.
• Produktmanager stellen sicher, dass die Teammitglieder ihre Verfügbarkeit während des Tages kennen. Dies gilt insbesondere für das Engineering-Team – Manager informieren das Team über ihre Pausen und Mittagszeiten, sodass alle Teammitglieder mit ihnen kommunizieren können.
• Produktmanager liefern ihre Ideen auf visuelle und unterhaltsame Weise, da bei langen Texten oder einem langen Telefonat normalerweise die Energie nachlässt.
• Best Practices ändern sich ständig, da sich Teams im Laufe der Zeit anpassen, wenn sie etwas Neues lernen.

Das richtige Set an Softwaretools

Eine Remote-Arbeitsumgebung erfordert eine klare Kommunikation, angemessene Feedbackschleifen und die Sicherstellung, dass Daten ordnungsgemäß bewertet werden, bevor wichtige Produktentscheidungen getroffen werden. Um potenzielle Probleme zu vermeiden, verwenden die Produktteams von Toptal großartige technologische Tools, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Teammitglieder teilen ihre Tools und Tipps für eine effiziente Online-Arbeit:

• Zoom : Die erste Wahl für interne Videokonferenzen. Verbinden Sie Zoom mit Ihrem Slack-Konto, um die Raumerstellung mit einem Befehl (/zoom) auszulösen. Überprüfen Sie unbedingt die Standardeinstellungen: Kamera und Audio aus, bevor Sie dem Anruf beitreten. Nach Beginn des Meetings werden die Teammitglieder jedoch gebeten, ihre Kamera anzuschalten. Dies hilft dabei, Beziehungen schneller aufzubauen und bietet nützliche Hinweise auf die Körpersprache.
• Slack : Fast die gesamte Toptal-Kommunikation findet hier statt. Halten Sie Slack sauber, heften Sie die Chats an, die Sie benötigen, und verwenden Sie Einstellungen, um Chats auszublenden, die nicht Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Pinne Kanalbeschreibungen an, um wichtige Links für alle im Vordergrund zu haben.
• Confluence und Jira : Beide bieten eine leistungsstarke Suite von Tools für das Produktmanagement. Konfigurieren Sie Jira-Benachrichtigungen für Slack bei Ticketänderungen in Ihrem Projekt – mit all den E-Mail-Pings hilft dies sicherzustellen, dass Änderungen nicht verloren gehen und Sie den Überblick behalten. Investieren Sie mit Confluence Zeit in den Aufbau einer angemessenen Hierarchie; Mit einem wachsenden Team zahlt sich diese Investition aus.
• Sisense for Cloud Data Teams (früher Periscope Data): Dies ist ein Standard-Visualisierungstool, eine unglaublich funktionsreiche, browserbasierte Analyseplattform.
• Miro : Der Goldstandard im Online-Whiteboarding
• UsabilityHub : Schnelle, unmoderierte Usability-Testsitzungen
• Qualaroo : In-Produkt-Umfragen
• FullStory : Beobachtung der Benutzersitzung

Ein Schlüssel zum Erfolg

Obwohl Toptaler weltweit vertrieben werden, sind sie um einige grundlegende Werte vereint – denken Sie nach und drängen Sie auf die Wirkung, untermauern Sie Ihre Entscheidung immer mit Daten und machen Sie Fortschritte, egal was passiert. Timmermann definiert einen erfolgreichen Remote-Produktmanagement-Ansatz auch als einen wiederholbaren Prozess, der strategische Ergebnisse liefert. „Wir arbeiten jetzt sehr gut als Team zusammen, aber es ist nicht über Nacht passiert. Wir haben fast ein Jahr gebraucht, um den gesamten Produktentwicklungsprozess zu durchlaufen, der für unsere Arbeit so wichtig ist“, bestätigt Timmermann.