Zarządzanie produktem w Toptal: Strategie zdalnego sukcesu

Zespoły produktowe Toptal od pierwszego dnia przyjęły charakter pracy zdalnej. Kilkunastu menedżerów produktów rozsianych po całym świecie tworzy oprogramowanie, które ma na celu zrewolucjonizowanie tworzenia zespołów, zawierania umów i zasobów ludzkich. Od samego początku stworzyli innowacyjne ramy zarządzania procesami, umożliwiając zespołom wykonanie i dostarczenie pracy w najlepszy możliwy sposób. Dla Toptalerów, którzy opowiadają wyjątkowe historie o sukcesie pracy zdalnej, nawet niebo nie jest granicą.

Proces rozwoju produktu to podstawa

Platforma, którą buduje Toptal, łączy firmy z największymi talentami w dziedzinie inżynierii, projektowania i technologii. Dzięki ponad 500 osobom w ponad 60 krajach pomagających w prowadzeniu podstawowej działalności, Toptal jest jedną z największych w pełni rozproszonych globalnych pracowników.

W Toptal proces rozwoju produktu ma kluczowe znaczenie dla wszystkich inicjatyw produktowych realizowanych przez zespoły. „Była to jedna z pierwszych rzeczy, które sformalizowaliśmy jako zespół produktowy i nadal przynosi ona zyski” — powiedział Paul Timmermann, dyrektor ds. zarządzania produktami w Toptal. Każda pojedyncza inicjatywa przechodzi przez ugruntowany proces rozwoju produktu, który jest podzielony na cztery główne fazy: planowanie, specyfikacja i planowanie produktu, rozwój i po wydaniu.

Inicjatywa w Toptal może być tak niewielka, jak ulepszenie funkcji lub tak duża, jak wprowadzenie zupełnie nowego produktu typu business-to-consumer. W przypadku tych działań można by oczekiwać znacznie innego poziomu dokumentacji, ale oba te działania przebiegają zgodnie z tym samym procesem. „Ustawiliśmy to, ponieważ widzieliśmy nieudane inicjatywy, które niekoniecznie przeszły przez odpowiednie fazy priorytetyzacji lub oceny wartości biznesowej. Proces rozwoju produktu został wprowadzony w celu rozwiązania tych problemów” – wyjaśnił Timmermann.

Zdalne zespoły produktowe postępują zgodnie z tymi samymi procesami zarządzania produktami, co zespoły działające na miejscu, jednak praca zdalna wymaga posiadania solidnych ram i trzymania się ich. W Toptal wszystkie inicjatywy produktowe muszą przechodzić po drodze przez określone punkty kontrolne, wyjaśnił Timmermann, ponieważ zapewnia to, że wszyscy budują produkty w ten sam sposób: „Znaleźliśmy sekretny sos do naprawdę wysokiej jakości inicjatyw produktowych”.

Zdefiniowanie problemu

Niezbędne działania w fazie planowania, takie jak badania użytkowników i budowanie oceny możliwości, są głównym powodem ciągłego sukcesu zespołów produktowych w Toptal. Kluczowymi wynikami tej fazy są oceny możliwości produktów, które są jasno określone i mają określone priorytety.

Ta praca jest kluczowym obowiązkiem każdego menedżera produktu i pierwszym kamieniem milowym w procesie rozwoju produktu w Toptal. Celem jest zapobieganie marnowaniu czasu i pieniędzy na marne szanse przy jednoczesnym zrozumieniu, co jest wymagane do odniesienia sukcesu. „Na początku każdego cyklu planowania zaczynamy od solidnych zaległości w ocenie możliwości. Po otrzymaniu wstępnych szacunków od naszych inżynierów, możemy łatwo porównywać i ustalać priorytety zwrotu z inwestycji w różne problemy. Prawdziwym pięknem oceny szans jest jej szczególne skupienie się na problemie. Często po przedstawieniu go różnym interesariuszom pojawiają się znacznie lepsze i skuteczne rozwiązania, a wartość rozwiązania problemu pozostaje stała” – wyjaśnił Timmermann.

Jednym z największych wyzwań związanych z oceną szans jest ustalenie, od czego zacząć. „W Toptal ta praca jest nieco łatwiejsza ze względu na przyjęcie w całej firmie celów i kluczowych wyników (OKR). Szybko dostarczają nam metryki gwiazdy północnej, aby dostosować nasze wysiłki do tego” – ujawnił Timmermann.

Prowadzenie sesji burzy mózgów

Burza mózgów produktowych to zniechęcające wyzwanie w odległym otoczeniu. Zespoły biurowe zazwyczaj używają tablic do ćwiczeń burzy mózgów, a zespoły zdalne robią dokładnie to samo, ale z cyfrowym odpowiednikiem tablicy. „Kluczem jest zorganizowanie zorganizowanych sesji burzy mózgów z bardzo konkretnym celem i programem, ponieważ w środowisku zdalnym masz szczęście znaleźć nawet godzinę czasu każdego w wielu strefach czasowych” – zauważył Timmermann. Wyjaśnił, że wprowadzenie struktury do sesji burzy mózgów wymaga kilku drobnych poprawek, które robią dużą różnicę. Po pierwsze, miej na uwadze wynik burzy mózgów. Często liderzy burzy mózgów oczekują, że wynik w magiczny sposób pojawi się podczas działania, ale nie jest to możliwe w ograniczonym czasie. Innym istotnym elementem jest upewnienie się, że wszyscy uczestnicy rozumieją podstawowe problemy, którymi należy się zająć.

„Często dzielimy burzę mózgów na dwa elementy: burzę mózgów dotyczącą problemów, a następnie drugą czynność polegającą na wymyślaniu rozwiązań. Wreszcie, każdy z kluczowych elementów burzy mózgów musi być zgodny ze ścisłym programem” – zauważył Timmermann. Projektując spotkanie, lider powinien określić konkretną liczbę minut dla każdej burzy mózgów i wykorzystać liczniki czasu widoczne dla uczestników podczas spotkania, aby upewnić się, że wszyscy są na dobrej drodze.

Timmermann podzielił się również dodatkową wskazówką: „W odległym otoczeniu pięć osób nie może rozmawiać jednocześnie, więc często podczas sesji dominuje najbardziej ekstrawertyczna osoba. Zarządzamy tym, poświęcając 5–7 minut ciszy, podczas której członkowie zespołu szybko dodają wirtualne karteczki samoprzylepne do tablicy, a następnie przeglądają je razem jako zespół”.

Prowadzenie badań użytkowników

Perspektywa użytkownika jest najbardziej krytyczną częścią całego cyklu życia produktu w firmie Toptal. Każdy menedżer produktu jest odpowiedzialny za znaczną ilość badań użytkowników, aby odkryć kluczowe problemy użytkowników. Obejmuje to wszystko, od wywiadów z użytkownikami i ankiet po testy A/B i wiele innych metod badania użytkowników w celu zebrania kluczowych informacji.

W Toptal wywiady badawcze z użytkownikami przeprowadzane są za pomocą Zoom – są nagrywane i często później transkrybowane. Aby na dobry początek, zespoły wykorzystują transkrypcję AI i kontynuują ręczną transkrypcję, którą uzupełniają, aby poprawić błędne słowa. „Wspaniałą rzeczą w rozwoju obecnych technologii zdalnych jest to, że możemy to wszystko robić w naszych domowych biurach. W rzeczywistości bycie zdalnym daje nam doskonałe, łatwo dostępne archiwum ponad 500 godzin badań, które każdego roku wykonujemy jako zespół produktowy” – zauważył Timmermann, dodając, że pozwala to również zespołom produktowym na przejrzenie kluczowych części wywiadu, które mogą przynieść spostrzeżeniami, które początkowo przegapili. „Badania użytkowników są tym, co kieruje dużą częścią naszej strategii, a posiadanie dobrze ustrukturyzowanych, dobrze udokumentowanych i łatwych do ponownego zweryfikowania badań w przyszłości jest ważne, abyśmy nie musieli wychodzić i ponownie zadawać tych samych pytań ”.

Dmitry Petrashev, główny menedżer produktu w firmie Toptal, mówi, że wewnętrzne narzędzia programowe przyspieszają proces planowania zdalnych wywiadów, co oszczędza znaczną ilość czasu: „Jeśli prowadzimy badania na dużą skalę z udziałem wielu menedżerów produktu, polegamy na Wewnętrzny produkt Toptal o nazwie TopScheduler, który jest szybkim i łatwym sposobem na rezerwację dostępnych terminów zarówno dla ankietowanych, jak i menedżerów”.

Badania użytkowników pomagają zespołom produktowym Toptal lepiej zrozumieć kluczowe problemy, z jakimi borykają się ich użytkownicy, i opracować doskonałe oceny możliwości. „Pod koniec fazy ustalania priorytetów dołożyliśmy wszelkich starań, aby połączyć wszystkie nasze badania i zidentyfikować najważniejsze problemy, które obecnie rozwiązujemy”, zauważył Timmermann, który kieruje zespołem menedżerów produktu.

Skup się na dokumentacji

Ponieważ zespoły rozproszone zazwyczaj nie mogą komunikować się organicznie, muszą świadomie poświęcać czas na udokumentowanie wszystkich podejmowanych procesów i decyzji. Narzędzia online oferują różne metody tworzenia dokumentacji, w tym nagrania wideo Zoom i prezentacje slajdów.

Spójna dokumentacja ułatwia komunikację i utrzymuje zespoły na dobrej drodze, powiedział Petrashev. „Popycha cię do większej efektywności poprzez wyjaśnianie swoich myśli. Menedżer produktu jest odpowiedzialny za ustawienie kontekstu dla dokumentu, dodanie powiązań i przestrzeganie zasady wzajemnie wykluczającej się i zbiorczo wyczerpującej (MECE) w celu segmentacji informacji”.

Aby kontrolować dystrybucję wszystkich pisemnych dokumentów, zespoły produktowe polegają na wewnętrznej bibliotece Confluence, mówi Petrashev: „Mieliśmy wcześniej wiele problemów z wykrywalnością, ponieważ dokumenty były udostępniane ad hoc. Po migracji do Jira i Confluence dużo zainwestowaliśmy, aby zbudować strukturę na Confluence i wewnętrzną bibliotekę szablonów. Dzięki temu każdy może przeglądać wszystkie zasoby dla dedykowanej domeny i odkrywać inne domeny. Co więcej, standardowe szablony pomagają rozwiązać problem „pustej strony” podczas tworzenia nowych dokumentów”.

Komunikacja

Zdalni członkowie zespołu w Toptal uważają, że przekazywanie wszystkich wiadomości w sposób asynchroniczny jest kluczem do sukcesu zdalnego menedżera produktu. „Czuję, że dopracowuję prezentacje znacznie bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, aby upewnić się, że główne przesłania prezentacji są jasne i mogą być asynchronicznie przekazywane moim odbiorcom” – powiedział Timmermann.

Jego relacje robocze z inżynierami wymagały również zmiany na bardziej asynchroniczny proces, aby uwzględnić różnice w strefach czasowych: „Większość mojego zespołu inżynierów wyprzedza mnie o 7–8 godzin. W dużej mierze polegamy na tym, aby najpierw jasno zakomunikować kluczowe problemy, które staramy się rozwiązać. Kiedy zespół inżynierów napotyka przeszkodę, zrozumienie ogólnych celów umożliwia im podejmowanie mądrych decyzji bez mojej obecności”.

Świetne narzędzia programowe z istotnymi funkcjami również pomagają w rozwoju komunikacji. Na przykład programiści mają funkcje demo na nagranych filmach. „Klipy są udostępniane mi, więc mogę je oglądać i komentować, gdy się obudzę” – powiedział Timmermann.

Snezana Markovic, starszy menedżer produktu w Toptal, mówi, że natura pracy zdalnej wymaga, aby postępy zespołu były prezentowane częściej niż w środowisku biurowym: „Musisz dzielić się osiągnięciami zespołu, aby wszyscy w zespole mogli zobaczyć postęp i celebruj go. Ponadto często nagrywamy filmy demonstracyjne pod kątem nowych funkcji, aby osoby spoza naszej domeny mogły łatwo zorientować się, co robimy”.

Nieplanowane rozmowy między współpracownikami są również ważnym czynnikiem wpływającym na przepływ wiedzy w całej organizacji, napisał Kleanthis Georgaris, wiceprezes ds. produktu w Toptal, w swoim poście na blogu o wiodących zdalnych zespołach produktowych. Według Georgarisa można to osiągnąć, organizując rozmowy „hangoutowe”, podczas których członkowie zespołu mogą dyskutować na dowolny temat poza pracą, tworząc wirtualne środowisko współdzielonego biura, w którym ludzie nadal wykonują swoją pracę, ale mogą w locie wchodzić w interakcje z inną osobą w zespole.

Markovic przekształcił wyzwanie związane z pracą zdalną w mocną stronę, nawiązując osobiste kontakty z zespołem inżynierów. „Mam jeszcze bliższe relacje z moim zdalnym zespołem niż z moim poprzednim zespołem na miejscu” – przyznała. Markovic jest odpowiedzialny za łączenie zespołów online, pomagając wszystkim czuć się pobudzonym i zmotywowanym. Regularnie zaprasza ich na tematyczne wirtualne przerwy kawowe na Zoomie, gdzie mogą podzielić się swoimi hobby, pokazać zdjęcia z wakacji lub po prostu pograć w gry. „Inwestowanie czasu w lepsze poznanie kolegów z zespołu oraz budowanie odpowiedniej kultury i ducha zespołu jest bardzo ważne. Buduje zaufanie i otwartość między członkami zespołu” – powiedział Markovic.

Najlepsze praktyki opracowywania produktów

Toptalerzy dzielą się wskazówkami, jak osiągać najlepsze wyniki w środowisku zdalnym:

• Zespoły odbywają cotygodniowe spotkania, aby pozostać w kontakcie z tym, co dzieje się w innych obszarach, a także omówić procesy i praktyki, których wszyscy się trzymają.
• Zespoły ograniczają rozmowy w dużych grupach do minimum, zamiast tego kładą nacisk na skoncentrowane rozmowy w małych grupach lub rozmowy indywidualne, podczas których odbywają się cenne dyskusje i aktualizacje.
• Aby planować spotkania ad hoc, zespoły w pełni wykorzystują kalendarz oparty na chmurze. Przyjmują proste podejście do planowania, po prostu wybierając wolne miejsce w kalendarzu współpracownika na rozmowę wideo bez pytania lub przechodzenia tam iz powrotem. Aby to zadziałało, wszyscy członkowie zespołu zobowiązują się do aktualizowania swoich kalendarzy.
• Menedżerowie produktu upewniają się, że członkowie zespołu są świadomi ich dostępności w ciągu dnia. Dotyczy to zwłaszcza zespołu inżynierów — menedżerowie informują zespół o przerwach i porze lunchu, aby wszyscy członkowie zespołu mogli się z nimi komunikować.
• Menedżerowie produktu przedstawiają swoje pomysły w wizualny i zabawny sposób, ponieważ poziom energii zwykle spada podczas długich wiadomości tekstowych lub długich rozmów.
• Najlepsze praktyki stale się zmieniają, ponieważ zespoły dostosowują się w trakcie, gdy uczą się czegoś nowego.

Właściwy zestaw narzędzi programowych

Ustawienie pracy zdalnej wymaga jasnej komunikacji, odpowiednich pętli informacji zwrotnych i zapewnienia właściwej oceny danych przed podjęciem kluczowych decyzji dotyczących produktu. Aby uniknąć potencjalnych problemów, zespoły produktowe Toptal korzystają z doskonałych narzędzi technologicznych, aby zwiększyć produktywność pracowników. Członkowie zespołu dzielą się zestawem narzędzi i wskazówek dotyczących wydajnej pracy online:

• Zoom : Główne miejsce do prowadzenia wewnętrznych wideokonferencji. Połącz Zoom ze swoim kontem Slack, aby uruchomić tworzenie pokoju za pomocą jednego polecenia (/zoom). Przed dołączeniem do rozmowy sprawdź ustawienia domyślne: kamera i dźwięk są wyłączone. Jednak po rozpoczęciu spotkania członkowie zespołu proszeni są o włączenie kamery. Pomaga to szybciej budować relacje i dostarcza przydatnych wskazówek mowy ciała.
• Slack : Prawie cała komunikacja Toptal odbywa się tutaj. Utrzymuj Slack w czystości, przypinaj czaty, na których chcesz być na bieżąco, używaj ustawień, aby ukryć czaty, które nie wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Przypnij opisy kanałów, aby wszystkie ważne linki były na wierzchu.
• Confluence i Jira : Oba zapewniają potężny zestaw narzędzi do zarządzania produktami. Skonfiguruj powiadomienia Jira dla Slack o zmianach biletów w swoim projekcie — przy wszystkich pingach e-mail pomaga to zapewnić, że zmiany nie zostaną utracone i że będziesz na bieżąco. Dzięki Confluence zainwestuj czas w budowanie odpowiedniej hierarchii; przy powiększającym się zespole ta inwestycja się opłaci.
• Sisense for Cloud Data Teams (wcześniej Periscope Data): Jest to domyślne narzędzie do wizualizacji, niezwykle bogata w funkcje platforma analityczna oparta na przeglądarce.
• Miro : Złoty standard w whiteboardingu online
• UsabilityHub : szybkie, niemoderowane sesje testowania użyteczności
• Qualaroo : Ankiety dotyczące produktów
• FullStory : Obserwacja sesji użytkownika

Klucz do sukcesu

Chociaż Toptalery są dystrybuowane na całym świecie, są zjednoczone wokół pewnych podstawowych wartości — myśl i naciskaj na wpływ, zawsze wspieraj swoją decyzję danymi i rób postępy bez względu na wszystko. Timmermann definiuje również skuteczne podejście do zdalnego zarządzania produktami jako powtarzalny proces, który zapewnia strategiczne wyniki. „Teraz pracujemy bardzo dobrze jako zespół, ale nie stało się to z dnia na dzień. Przepracowanie całego procesu rozwoju produktu, który jest kluczowy dla naszej pracy, zajęło nam większą część roku” — przyznał Timmermann.